RECUEIL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES

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1 DESTINATAIRES : ÉMISE PAR : APPROUVÉE PAR : Tutes les directins et unités administratives Tus les usagers La Directin des services techniques La Directin des technlgies de l infrmatin Le cnseil d administratin Original signé par Gertrude Burdn, secrétaire du cnseil Référence : Plitique d attributin et d utilisatin des appareils de télécmmunicatin sans fil du CHU de Québec (n ) Plitique du CHU de Québec en matière de sécurité infrmatinnelle (n ) 1. OBJET La présente plitique d utilisatin des appareils de télécmmunicatin sans fil à l intérieur des installatins du CHU de Québec vise à établir les règles d utilisatin de ce type d appareil à l intérieur de chaque installatin, et ce, afin d éviter les interférences avec les équipements médicaux, de préserver la sécurité des usagers et d assurer la sécurité des actifs infrmatinnels. 2. CADRE JURIDIQUE ET ADMINISTRATIF La présente plitique s inscrit, d une part, dans l applicatin des articles 3 et 19 de la Li sur les services de santé et les services sciaux (RLRQ, c. S-4.2). D autre part, elle vise à répndre aux exigences : De l article 53 de la Li sur l'accès aux dcuments des rganismes publics et sur la prtectin des renseignements persnnels (RLRQ, c. A-2.1); De l article et de l Annexe E de la nrme CAN/CSA-Z32-09 relative à la sécurité en matière d électricité et de réseaux électriques essentiels des établissements de santé; De la Plitique d attributin et d utilisatin des appareils de télécmmunicatin du CHU de Québec (n ); De la Plitique du CHU de Québec en matière de sécurité infrmatinnelle (n ). 3. CHAMP D APPLICATION La présente plitique vise tutes les persnnes qui se truvent dans les installatins du CHU de Québec et qui divent utiliser un équipement de télécmmunicatin sans fil pur un besin persnnel u prfessinnel. DATE D APPROBATION DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR NOUVELLE POLITIQUE DATE DE LA MISE À JOUR Page 1 de 9 25 nvembre nvembre 2013 Oui Nn 27 février 2014 DIC : 1-2-1

2 4. DÉFINITIONS 4.1. APPAREILS DE TÉLÉCOMMUNICATION SANS FIL Appareils de cmmunicatin utilisant des ndes radi. Ils cmprennent les appareils téléphniques intelligents (ex. : BlackBerry et iphne), les téléphnes cellulaires, les téléavertisseurs, les émetteursrécepteurs prtatifs (walkie-talkie), les téléphnes sans fil, les clés Internet mbiles, les appareils dtés de cartes SIM (par exemple les tablettes 3G/Wi-Fi et les rdinateurs prtables) u tut autre appareil du même genre ÉQUIPEMENT MÉDICAL Tut instrument u appareil, fixe u nn fixe, utilisé seul u en assciatin (cf. Nte 1), servant au dépistage et à la préventin d une maladie, au diagnstic, au mnitrage et au traitement des patients, excluant les implants. Nte 1 : Les appareils utilisés en assciatin snt : 4.3. PERSONNES Les appareils spécifiques pur l entretien et la préparatin de l équipement médical, de même que les vérificateurs dédiés (ex. : sécurité électrique, cntrôle de perfrmance des défibrillateurs); Les cmpsantes, les accessires, les lgiciels, les interfaces de transfert de dnnées et les statins infrmatiques dédiées ayant une fnctin clinique u diagnstique et qui snt requis pur la transmissin des dnnées, excluant les systèmes d archivage. Désigne les usagers et les visiteurs de l établissement, de même que tus les intervenants qui exercent des fnctins u leur prfessin au sein de l établissement. Ce terme regrupe les administrateurs, les emplyés, les médecins, les dentistes, les pharmaciens, les chercheurs, les cntractuels, les cnsultants, les résidents en médecine, les étudiants, les stagiaires et les bénévles WI-FI Technlgie de transmissin sans fil par ndes radi, destinée à un réseau lcal, qui permet d échanger des dnnées à haut débit et d avir accès à Internet. 5. OBJECTIFS Les bjectifs pursuivis par le CHU de Québec en élabrant la présente plitique d utilisatin des appareils de télécmmunicatin sans fil à l intérieur de ses installatins snt les suivants : Établir les règles d utilisatin, à l intérieur des installatins du CHU de Québec, des appareils de télécmmunicatin sans fil, sit les appareils téléphniques intelligents (ex. : BlackBerry et iphne), les téléphnes cellulaires, les téléavertisseurs, les émetteurs-récepteurs prtatifs (walkie-talkie), les téléphnes sans fil, les clés Internet mbiles, les appareils dtés de cartes SIM (par exemple les DATE D APPROBATION DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR NOUVELLE POLITIQUE DATE DE LA MISE À JOUR Page 2 de 9 25 nvembre nvembre 2013 Oui Nn 27 février 2014 DIC : 1-2-1

3 tablettes 3G/Wi-Fi et les rdinateurs prtables) u tut autre appareil du même genre, afin de minimiser le plus pssible : Les risques d interférence électrmagnétique avec l équipement médical défini, Les risques pur la sécurité des actifs infrmatinnels, Les perturbatins causées par de tels appareils, en particulier auprès des patients à risque, et favriser les pratiques éthiques d utilisatin des appareils de télécmmunicatin sans fil; Assurer une utilisatin adéquate et sécuritaire des appareils de télécmmunicatin sans fil afin d éviter les interférences avec les équipements médicaux, et ce, cnfrmément à l article et l Annexe E de la nrme CAN/CSA-Z32-09 Sécurité en matière d électricité et réseaux électriques essentiels des établissements de santé : «Il est recnnu que le fnctinnement et la fiabilité d un certain type d appareillage médical peuvent être altérés par des champs électrmagnétiques à fréquences radiélectriques. La sévérité des défaillances causées par les perturbatins peut aller de la défaillance technique (c est-à-dire degré de défaillance de l appareil) à la défaillance médicale (c est-à-dire degré des effets sur le patient).»; Prtéger la vie privée et l intimité des usagers de même que la cnfidentialité des renseignements qui les cncernent; Règlementer les fnctins intégrées des appareils de télécmmunicatin sans fil tels que les appareils pht, les caméras vidé et les appareils d enregistrement, et ce, tant pur les appareils persnnels que pur ceux attribués par le CHU de Québec; Truver une slutin permettant de prtéger les usagers, tut en favrisant une utilisatin saine et sécuritaire des appareils de télécmmunicatin sans fil dans des znes délimitées de l hôpital. 6. ÉNONCÉ DE POLITIQUE 6.1. MISE EN CONTEXTE Les appareils de télécmmunicatin sans fil émettent des ndes électrmagnétiques puvant interférer avec les équipements médicaux, ce qui peut entraîner un risque pur les usagers; Seln Santé Canada, un appareil de télécmmunicatin sans fil peut nuire au fnctinnement d un équipement médical cmme les défibrillateurs, u d un appareil médical, ntamment les stimulateurs cardiaques et les prthèses auditives; De nmbreux appareils de télécmmunicatin sans fil nt également des fnctins intégrées tels que des appareils pht, des caméras vidé et des appareils d enregistrement; ces fnctins, utilisées sans cntrôle au sein de l établissement, deviennent un risque d atteinte à la vie privée; L utilisatin abusive d appareils de télécmmunicatin sans fil dans les znes calmes de l hôpital peut nuire à la quiétude des usagers en cnvalescence. DATE D APPROBATION DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR NOUVELLE POLITIQUE DATE DE LA MISE À JOUR Page 3 de 9 25 nvembre nvembre 2013 Oui Nn 27 février 2014 DIC : 1-2-1

4 6.2. RÈGLES D UTILISATION À L INTÉRIEUR DES L utilisatin d appareils de télécmmunicatin sans fil est autrisée dans tutes les installatins du CHU de Québec, en cnfrmité avec les règles pératinnelles décrites à la sectin 6.5 de la présente plitique; Certaines znes peuvent cependant faire exceptin; dans une telle situatin, une affiche indique alrs clairement le type d exceptin (cf. Annexe 1 et Annexe 2); Tus les gestinnaires du CHU de Québec qui suhaitent exprimer des préccupatins particulières quant à l utilisatin sécuritaire des appareils de télécmmunicatin sans fil dans leur secteur d activité divent d abrd cnsulter l adjint au directeur des services techniques aux équipements médicaux; L adjint au directeur des services techniques à la planificatin, la prgrammatin et la gestin des espaces est l unique respnsable du maintien d une signalisatin adéquate visant le respect de la présente plitique; Tutes les znes ù l utilisatin des appareils de télécmmunicatin sans fil est limitée divent être identifiées en cnséquence par des affiches prévues à cet effet, lesquelles snt préalablement appruvées par la Directin des cmmunicatins et du raynnement (cf. Annexe 1 et Annexe 2); Tut type d appareil de télécmmunicatin sans fil n ayant pas fait l bjet d une étude u d une autrisatin d utilisatin par l adjint au directeur des services techniques aux équipements médicaux ne peut être utilisé dans les installatins du CHU de Québec; Tus les utilisateurs d appareils de télécmmunicatin sans fil snt tenus d être curtis envers les autres persnnes lrs de l usage de leur appareil à l intérieur des installatins du CHU de Québec et ainsi faire preuve de discrétin MODES DE COMMUNICATION RÈGLEMENTÉS L utilisatin des appareils de télécmmunicatin avec le réseau Wi-Fi de l établissement est permise partut ; L utilisatin d un signal d ndes cellulaires, que ce sit par un téléphne intelligent u cellulaire, un émetteur-récepteur prtatif (walkie-talkie), une clé Internet mbile, un appareil dté d une carte SIM u de tut autre appareil du même genre est permise, sauf pur certaines znes dûment identifiées par affichage (cf. Annexe 1 et Annexe 2) ZONES RÈGLEMENTÉES Les znes visées par une restrictin d utilisatin snt désignées cmme secteurs critiques; elles incluent les secteurs suivants : Blc pératire; Unité des sins intensifs; Unité des sins intensifs crnariens; DATE D APPROBATION DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR NOUVELLE POLITIQUE DATE DE LA MISE À JOUR Page 4 de 9 25 nvembre nvembre 2013 Oui Nn 27 février 2014 DIC : 1-2-1

5 Unité des sins intermédiaires; Urgence (à l exceptin de la salle d attente). Advenant une situatin d utilisatin urgente et exceptinnelle dans l une des znes visées par une restrictin, l utilisateur de l appareil dit se truver à au mins deux mètres de tut équipement médical; Cette même distance de restrictin (au mins deux mètres de tut équipement médical) s applique également dans tut autre lcal du CHU de Québec ù un usager est intubé (sus assistance respiratire) u sus mnitrage (surveillance des signaux physilgiques cardiaques) RÈGLES OPÉRATIONNELLES Les utilisateurs : Limitent au minimum l usage des appareils de télécmmunicatin sans fil à l intérieur du CHU de Québec; Se cnfrment à l affichage des znes limitant l utilisatin des appareils de télécmmunicatin sans fil (cf. Annexe 1 et Annexe 2); Mettent l appareil en mde «vibratin» u réduisent la snnerie au minimum si le mde «vibratin» n est pas dispnible; Utilisent l appareil de télécmmunicatin sans fil uniquement là ù il est permis de le faire, en s assurant de ne pas déranger l enturage immédiat; Utilisent l appareil de télécmmunicatin à vix basse et en faisant usage d un langage respectueux; Respectent le principe de la cnfidentialité des infrmatins applicable dans un milieu hspitalier; Les emplyés du CHU de Québec et les intervenants qui y exercent leurs fnctins divent éviter d utiliser les appareils de télécmmunicatin sans fil pur des raisns persnnelles pendant leurs heures de travail. Les fnctins suivantes des appareils de cmmunicatin sans fil snt strictement interdites d utilisatin dans les installatins du CHU de Québec : appareil pht, caméra vidé, enregistrement. Cependant, les nuveaux parents snt autrisés à le faire, sans tutefis déranger l enturage immédiat. 7. RESPONSABILITÉS D APPLICATION Les rôles, respnsabilités et bligatins des divers intervenants dans l applicatin de la présente plitique snt répartis de la façn suivante LE CONSEIL D ADMINISTRATION Adpte la présente plitique. DATE D APPROBATION DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR NOUVELLE POLITIQUE DATE DE LA MISE À JOUR Page 5 de 9 25 nvembre nvembre 2013 Oui Nn 27 février 2014 DIC : 1-2-1

6 7.2. LE COMITÉ DES RESSOURCES TECHNOLOGIQUES ET IMMOBILIÈRES Recmmande la présente plitique au cnseil d administratin LE COMITÉ DE DIRECTION Recmmande la présente plitique au cmité des ressurces technlgiques et immbilières; Entérine les rientatins de la plitique; S assure de l adhésin de tutes les directins LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES Évalue les risques d interférence électrmagnétique et détermine les mesures à prendre cncernant tut type d équipement de télécmmunicatin émetteur d ndes; Cntrôle la gestin de l ensemble du spectre des fréquences radiélectriques au CHU de Québec; Évalue les risques d un accès inapprprié tut en furnissant des cnseils pur une gestin sécurisée des accès au réseau sans fil; Veille à ce que des tests apprpriés précédant l acquisitin de nuveaux équipements de télécmmunicatin sans fil sient effectués par des experts cmpétents en la matière; Détermine, en cllabratin avec la Directin des cmmunicatins et du raynnement, le type de signalisatin nécessaire pur infrmer les utilisateurs, spécialement en ce qui a trait à la signalisatin interdisant l utilisatin d appareils de télécmmunicatin sans fil; Installe les affiches permettant d identifier crrectement les znes règlementées LA DIRECTION DES COMMUNICATIONS ET DU RAYONNEMENT Utilise les utils électrniques et le site Web de l établissement pur la diffusin de l infrmatin relative à la mise en applicatin de la présente plitique; Détermine, en cllabratin avec la Directin des services techniques, le type de signalisatin nécessaire pur infrmer les utilisateurs, spécialement en ce qui a trait à la signalisatin interdisant l utilisatin d appareils de télécmmunicatin sans fil LA DIRECTION DES TECHNOLOGIES DE L INFORMATION Fait des recmmandatins au cmité de sécurité infrmatinnelle du CHU de Québec en ce qui cncerne l applicatin de la présente plitique LE RESPONSABLE DE LA SÉCURITÉ DES ACTIFS INFORMATIONNELS Furnit, aux instances du CHU de Québec, les cnseils visant à faciliter le dépliement et l utilisatin sécuritaires de tutes les technlgies sans fil dans l établissement, et ce, cnfrmément aux directives et aux règles du ministère de la Santé et des Services sciaux, ainsi qu à tut autre aspect légal. DATE D APPROBATION DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR NOUVELLE POLITIQUE DATE DE LA MISE À JOUR Page 6 de 9 25 nvembre nvembre 2013 Oui Nn 27 février 2014 DIC : 1-2-1

7 7.8. CHAQUE DIRECTEUR DU CHU DE QUÉBEC Assure l applicatin de la présente plitique dans tus les secteurs d activité de sa directin; Assure la diffusin de la présente plitique afin de sensibiliser tutes les persnnes œuvrant au CHU de Québec LE SERVICE DE SÉCURITÉ PHYSIQUE ET DES STATIONNEMENTS Cllabre à la mise en applicatin de la plitique dans l établissement; Veille à l applicatin de la présente plitique dans les espaces publics; Prend les mesures nécessaires lrs d absence de cllabratin de la part des utilisateurs, afin d assurer la sécurité des usagers; Demande aux visiteurs qui refusent de se cnfrmer à la plitique de quitter les installatins du CHU de Québec; Demande l assistance u l interventin du Service de plice de la Ville de Québec pur les visiteurs qui ne se cnfrment pas à la plitique et qui refusent de quitter les lieux; Prduit un rapprt d incident en cas de nn-respect de la plitique par le persnnel du CHU de Québec LES GESTIONNAIRES, LES MÉDECINS ET LES EMPLOYÉS Cllabrent à la mise en applicatin de la présente plitique dans leurs secteurs d activité et dans les départements. 8. PROCÉDURE DÉCOULANT DE LA PRÉSENTE POLITIQUE Les persnnes suhaitant utiliser, acheter u luer un équipement de télécmmunicatin sans fil devant émettre des fréquences radi à l intérieur des installatins du CHU de Québec, autre que ceux ciblés dans la présente plitique, divent au préalable sumettre une demande à l adjint au directeur des services techniques aux équipements médicaux, afin d btenir une autrisatin écrite. 9. MÉCANISMES DE RÉVISION Le cas échéant, la présente plitique et les dcuments qui l accmpagnent sernt mis à jur à la suite de mdificatins apprtées aux lis et nrmes en vigueur ainsi qu aux prcessus internes de gestin ayant un rapprt direct avec un u des éléments de leur cntenu. Sinn, ils sernt révisés au plus tard le 25 nvembre DATE D APPROBATION DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR NOUVELLE POLITIQUE DATE DE LA MISE À JOUR Page 7 de 9 25 nvembre nvembre 2013 Oui Nn 27 février 2014 DIC : 1-2-1

8 10. APPROBATION ET ENTRÉE EN VIGUEUR Cette plitique a reçu l aval du cmité de directin le 6 nvembre 2013, ainsi que celui du cmité des ressurces technlgiques et immbilières le 12 nvembre La présente plitique entre en vigueur le jur de sn adptin par le cnseil d administratin du CHU de Québec, sit le 25 nvembre Elle abrge et remplace tute autre plitique u prcédure précédemment émises par l ex-cha u l ex-chuq et prtant sur les mêmes bjets. CHU DE QUÉBEC Directin des services techniques et Directin des technlgies de l infrmatin ( ) FB/JB/PAT/GG/c \\dmain_chuq\partageschuq\deqps\17313_gestin_int_dcuments\100_org ADM\141_POL_PRO_REG_Internes\1_CHUdeQBC\RECUEIL OFFICIEL\1_POL-PRO CHU de QBC\200_RESS INFORM\_POL_Utilisatin_appareils_telecm_sans_fil_dans_installatins_CHUdeQbc_RECUEIL.dcx DATE D APPROBATION DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR NOUVELLE POLITIQUE DATE DE LA MISE À JOUR Page 8 de 9 25 nvembre nvembre 2013 Oui Nn 27 février 2014 DIC : 1-2-1

9 ANNEXES ANNEXE 1 Affiche zne verte Utilisatin illimitée ANNEXE 2 Affiche zne ruge Utilisatin limitée au Wi-Fi seulement DATE D APPROBATION DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR NOUVELLE POLITIQUE DATE DE LA MISE À JOUR Page 9 de 9 25 nvembre nvembre 2013 Oui Nn 27 février 2014 DIC : 1-2-1

10 ANNEXE 1 AFFICHE ZONE VERTE UTILISATION ILLIMITÉE (à venir )

11 ANNEXE 2 AFFICHE ZONE ROUGE UTILISATION LIMITÉE AU WI-FI SEULEMENT (à venir )