L indice. Numéro 3, septembre 2014

Transcription

1 Numéro 3, septembre 014 Comprendre Partager Améliorer Plan d action LEAN - Volet II Avec le support du MSSS et la subvention LEAN volet II de $, le CSSS d Antoine-Labelle a la chance d accélérer le déploiement de l Approche LEAN à travers un vaste plan d action. Parmi les principales mesures se trouvent différentes formations, des projets, le développement d outils et le déploiement de plusieurs nouvelles pratiques qui sauront favoriser une gestion de proximité avec les équipes sur le terrain. L objectif ultime du déploiement LEAN est de développer la capacité de l organisation à innover afin de générer plus de valeur ajoutée pour la clientèle, améliorer et alléger les processus que doivent supporter les équipes. Le secret de la sauce LEAN est le respect. Dr John Toussaint, CEO chez ThedaCare Center for Healthcare Value Saviez-vous que... Vous pouvez retrouver un coffre à outils, des modèles, des résumés de projets et toute sorte de documentation utile à propos du LEAN sur la bibliothèque virtuelle? Il suffit de cliquer sur le dossier Approche LEAN et le tour est joué. Formation Devenez ceinture blanche Offerte à tous les employés, pour tous les titres d emploi. 3h30 d introduction aux principes LEAN et à la méthodologie des projets d amélioration continue. Inscrivez-vous à un des blocs cidessous auprès de Mylène Perrier au poste 6348 ou par Lotus Notes. Possibilité d être libéré. Inscription obligatoire. À lire dans cette édition: Le LEAN au quotidien Qu est-ce qu un caucus Planification stratégique Approche Patient-partenaire Colloque LEAN de la CVpac Séminaire sur les salles de pilotage Opti-Route volet client - phase 3 Trajectoire des demandes au SAD - phase Nouvelle trajectoire des requêtes aux cliniques externes Note infirmière aux dossiers 6 octobre octobre 014 Salle A-10 (HML) 3 novembre novembre 014 Salle 033 C-D (SCML) 6 octobre 014 1h30 à 16h00 17 octobre 014 1h30 à 16h00 Salle A-10 (HML) 3 novembre 014 1h30 à 16h00 14 novembre 014 1h30 à 16h00 Salle 033 C-D (SCML)

2 Le LEAN au quotidien Les 5 et 6 mai derniers, une formation sur la gestion de la performance au quotidien a été offerte aux gestionnaires dans le cadre du déploiement de l Approche LEAN. Loin de se limiter à des projets, le potentiel d amélioration continue réside d abord et avant tout dans le travail d équipe et près des opérations, soit là où se crée de la valeur pour le client. C est dans cet esprit que Denis Lagacé, professeur titulaire de l UQTR est venu aborder avec les gestionnaires du CSSS les notions de LEAN leadership, de la gestion du changement et des caucus d équipe. Qu est-ce qu un caucus? Normalement utilisé dans le langage sportif, le caucus implique un arrêt de jeu où l équipe fait rapidement le point et réaligne sa stratégie afin de se donner toutes les chances possibles de remporter la victoire. Au CSSS d Antoine-Labelle, les caucus constituent une nouvelle pratique qui sera graduellement implantée dans les équipes en Il s agit ni plus ni moins d une rencontre d équipe d une durée de 15 minutes réalisée à une fréquence variable, selon la réalité de chaque équipe. Les caucus visent à structurer la résolution de problème. Partant d un indicateur à améliorer ou d un objectif précis, le personnel est ainsi appelé à trouver des idées pouvant être mises en place par l équipe afin de solutionner les irritants et d apporter des améliorations dans les services. L Approche LEAN ne se limite pas à réaliser d imposants projets. Il s agit d une culture managériale en amélioration continue reposant sur l écoute des clients et du personnel. Le tout, favorisant l alignement de nos actions sur des objectifs précis, rattachés à la planification stratégique. Les 8 règles du jeu du caucus Un comité de travail composé de plusieurs gestionnaires de l établissement a participé à l élaboration des 8 règles du jeu du caucus. Ces règles ont pour but de favoriser le bon déroulement de l activité. L UQTR s est montrée intéressée à l outil développé et les 8 règles du jeu du CSSS seront même intégrées aux formations offertes dans le cadre du programme LEAN du l UQTR. Voici les 8 fameuses règles: 1. Tenir le caucus à la fréquence établie. Durée de 15 minutes maximum 3. Rester centré sur les solutions 4. Garder le focus sur l objectif 5. Être respectueux et constructif 6. Chercher des solutions à la portée de l équipe et à l intérieur des ressources actuelles 7. Être créatif et innover 8. Limiter à deux ou trois les solutions à retenir au plan d action

3 Planification stratégique Suite aux consultations qui se sont tenues en février dernier, le CSSS d Antoine- Labelle était fier de dévoiler à ses employés et à ses partenaires le plan stratégique À la lumière des résultats de ces consultations, le comité de la planification stratégique et le conseil d administration ont énoncé une nouvelle vision, revu les valeurs qui devraient guider les comportements de chacun et formulé les enjeux et les orientations stratégiques à prioriser d ici 00. L équipe de direction a également travaillé à établir pour chaque enjeu retenu, des objectifs stratégiques comportant un indicateur à suivre et une cible visée pour 00. Parmi les suites qui seront données à cette planification stratégique notons la révision du code d éthique, du plan local d organisation des services, le développement d un tableau de bord de suivi des objectifs stratégiques ainsi qu un exercice d alignement des projets en cours et à venir selon les priorités organisationnelles. Faire vivre la planification stratégique c est donner un sens aux choix à faire et guider les équipes dans la mise en place de petites comme de grandes choses qui contribueront à réaliser la vision 00. C est aussi travailler ensemble et mettre tous les efforts en commun pour ajouter plus de santé et de mieuxêtre dans la communauté. Le lancement de ce plan stratégique n est pas une finalité, mais bien le commencement d une démarche qui amènera encore plus de synergie dans notre CSSS. Engagement patient-partenaire Le 10 septembre prochain des professionnels du Centre de pédagogie appliquée au secteur de la santé (CPASSS) de l Université de Montréal seront au CSRR pour offrir aux gestionnaires et à plusieurs médecins une conférence d une heure trente sur l Approche patient-partenaire. Que signifie cette Aaproche? D une part, d accompagner les clients et leurs proches dans la prise de décisions libres et éclairées sur leur santé et leurs soins. Ce faisant, les professionnels de la santé collaborent avec eux en tenant compte de leurs besoins, de leurs priorités et de leurs aspirations. Les soins deviennent ainsi une responsabilité partagée et les traitements font un sens pour les clients et leurs proches. Le lien avec l Approche LEAN? La voix du client, raison d être de notre volonté d améliorer nos services. Ainsi, le CSSS d Antoine-Labelle désire travailler à mettre en place des mécanismes qui favoriseront la participation de clients partenaires dans nos projets et nos démarches d amélioration continue. D ailleurs, les programmes Soutien à l autonomie des aînés (SAPA) et Santé mentale (SM) ont déjà une expérience inspirante en la matière. Cette illustration est tirée de la conférence de Sylvie Lafrenière et de Vincent Dumez intitulé Le virage patient partenaire : un dialogue pour faire équipe, donnée lors du congrès annuel de l Ordre des infirmières et infirmiers du Québec en octobre 01.

4 Colloque LEAN de la CvPac Rencontre avec John Toussaint de chez ThedaCare En mai dernier se déroulait le Colloque LEAN de la CvPac à Boucherville. Ce fut l occasion pour la délégation LEAN du CSSS d Antoine-Labelle de faire une rencontre inspirante en la personne de John Toussaint, CEO chez ThedaCare Center for Healthcare Value. Dr Toussaint est à la tête du réseau d établissements de santé le plus avancé en gestion LEAN au monde. Pour lui, le secret de la sauce LEAN est le respect. C est ce fondement qui selon lui permet d être à l écoute des besoins des clients, à l écoute des idées du personnel et des collaborateurs, de reconnaître l apport de chacun et de travailler ensemble pour ajouter de la valeur à nos activités quotidiennes. Le colloque 014 de la CVpac a réuni plusieurs centaines de personnes du réseau et offrait dans sa programmation des conférences et ateliers très variés en lien avec les enjeux du déploiement de l Approche LEAN, tant à l échelle organisationnelle que les facteurs de succès des projets. La délégation du CSSS d Antoine-Labelle en compagnie du Dr John Toussaint Séminaire sur les salles de pilotage Du 18 au 0 août, le CSSS d Antoine-Labelle participait au tout premier séminaire intitulé Déploiement et pilotage du LEAN stratégique dans le système de la santé et des services sociaux. Ce dernier est offert par l UQTR aux directeurs généraux et responsables LEAN et porte sur l analyse de la capacité de l organisation à supporter des projets, sur l exercice de choix de projets alignés sur les enjeux stratégiques, sur le suivi des indicateurs stratégiques et tactiques ainsi que sur le suivi et la pérennisation des améliorations apportées par les projets grâce aux caucus d équipe. Ce séminaire tombait à point pour le CSSS d Antoine-Labelle alors que la planification stratégique vient d être adoptée par le conseil d administration et que les premiers caucus démarreront au courant de l automne. Le trait d union à faire entre les opérations et la planification stratégique sera inspirée par les meilleures pratiques dans le domaine.

5 Opti-Route, volet transport de clients Phase 3 Depuis le 13 janvier 014, 183 demandes de transport ont transigé par l équipe Opti-Route. De ce nombre, 58 ont été jumelées. Un léger changement dans les types de transport utilisés a été remarqué, mais l ambulance reste encore un choix très courant, soit 3% de l ensemble des demandes de transport. Exception faite des demandes STAT, la requête électronique est maintenant utilisée quotidiennement par toutes les équipes. En cours La phase 3 actuellement en préparation consiste en une nouvelle version de la base de données Opti-Route. En plus de comprendre plusieurs petites améliorations suggérées par les membres du personnel, cette version permettra aux unités de pouvoir facilement visualiser les plages horaires des rendez-vous pour une journée et une destination données avant de fixer un rendez-vous à leur client. La proximité des rendez-vous créera des opportunités de jumelage beaucoup plus importantes. Cette version comprendra aussi un module de calcul des coûts de transport selon les ententes signées avec les transporteurs. Ce module contribuera grandement au processus de conciliation et de vérification des factures. Adoption d une nouvelle politique sur la gestion des transports et déploiement de la troisième version de l application Opti-Route. Danièle Constantineau et Mylène Perrier, co-chargées de projet Comité: Jean-Pierre St-Louis, Louise Tremblay, Josée Vincent, Éric Courtemanche, Suzy Rivest, Mireille Séguin, Julie Legault, Johanne Beaudry, Robert Vézina, Paul Lamarche, Francis Charbonneau et Dominique Paquette Charte de projet, cartographie et analyse Automne 013 Décembre 014 Développement des outils Janvier 014 Implantation du centre d appel Fév. et mars 014 Analyse des données préliminaires et préparation de la phase. Avril 014 Déploiement de la requête informatique aux unités Phase 3 Optimisation RI Processus de RV Politique transports

6 L indice Optimisation au SAD La phase 1 du projet LEAN au SAD a permis de réviser le processus de traitement d une nouvelle demande (long terme) au SAD, de la réception à l accueil santé jusqu à l assignation à un intervenant pivot. Des outils ont été développés en collaboration avec les deux équipes afin d harmoniser les critères et de faciliter l assignation au bon intervenant du premier coup. La période d essai a été concluante. En cours Quelques joueurs changeront dans ce comité et une nouvelle charte de projet sera élaborée pour bien démarrer la phase. Une phase se prépare afin de faciliter l assignation et la gestion de la liste d attente par l équipe du soutien à domicile dès la mise en liste d attente en vue de l OEMC, toujours pour la clientèle long terme. François Labelle, chef de service au soutien à domicile et agent de changement Comité: Céline Martine, Lise Blaquière, Sonia Perrier, Manon Gariépy, Dominique Paquette, Christine Blais, Mylène Perrier, Katie Jeanotte, Véronique L Écuyer Phase 1 Phase Charte de projet, cartographie Janvier 014 Kaizen et élaboration des outils Février et mars 014 Validation, correction et essai des outils développés Charte de projet, cartographie Octobre 014 La trajectoire des requêtes aux cliniques externes de Mont-Laurier La révision de la requête, l élaboration du guide, la programmation l élaboration et l installation des équipements informatiques requis, l élaboration de la nouvelle procédure de réception et de classement des requêtes électroniques s est avéré un projet plus ambitieux que prévu. Toutefois, tout est maintenant en place pour actualiser la procédure de transmission électronique de la requête. La date du lancement est le 15 septembre. En cours Depuis le 15 septembre, les requêtes sont numérisées et acheminées par courrier électronique aux cliniques externes. Cette nouvelle façon de faire permet de faciliter le traitement des demandes et de libérer les lignes téléphoniques pour faciliter la prise de rendez-vous, au grand bonheur de la clientèle et de l équipe en place. Bravo à l équipe pour sa grande flexibilité pendant la période de transition! Le guide de priorisation pour toutes les cliniques offertes en cliniques externes est en cours de conception et sera livré un peu plus tard au courant de l automne 014. Mylène Perrier, chargée de projet et agent de changement Comité: Dre Viviane Lagueux, Julie Lasnier, Lucie Viger, Nancy Renaud, Michelle Meilleur et Dre Marie-Claude Lacaille Lancement du guide de priorisation Automne 014 Analyse et Kaizen Mai 013 Rédaction du guide et implantation de la programmation et du matériel informatique Nouvelle procédure de classement des requêtes électroniques Printemps 014 Lancement de la procédure Septembre 014 3

7 Note infirmière aux dossiers à l unité de médecine de Rivière-Rouge Le projet de révision des notes infirmières à l unité de médecine de Rivière-Rouge a pour objectif que la note infirmière soit la référence principale pour connaître le portrait du patient et son évolution. La révision du et de la disposition du contenu, dans l optique de faciliter la communication dans le continuum de soins a été un succès à l unité de médecine de Rivière-Rouge. Les résultats? À la fin du projet une mesure a démontré une amélioration de 44% du taux d utilisation des notes aux dossiers par les infirmières et les médecins. Le taux de consultation des infirmières et infirmières auxiliaires était quant à lui à 83% après le projet, soit 3% de plus que l objectif fixé. Merci à l équipe de l unité de médecine de Rivière-Rouge pour sa précieuse contribution! De nouveaux comités de travail seront mis en place au courant de l année afin de voir comment optimiser l harmonisation des modèles dans les autres unités de soins, le tout, à partir de l outil développé avec succès à l unité de médecine de Rivière-Rouge. Chantal Beaudry, chargée de projet et agent de changement LEAN Comité: Aline Prévost, Marie-Hélène Belcourt, Johanne Landry, Sylvie Lalande, Dominique Paquette, Marie-Ève Généreux, Mireille Séguin, Mylène Perrier, Steve Sinki (CIM) L indice Analyse et kaizen Révision de la note et consultations Janvier 014 Développement des outils connexes, formation et plan de déploiement Mars et avril 014 Déploiement de la nouvelle note Mai 014 Nouveaux comités de travail pour harmoniser les notes dans les autres unités du CSSS L indice est rédigé, conçu et mis en page par: Mylène Perrier, B.A. Comm. M.B.A. Conseillère en communication et à l amélioration continue CSSS d Antoine-Labelle poste 6348 Mylene.Perrier@ssss.gouv.qc.ca L indice 4