OPTIMISATION DE L UTILISATION DES RESSOURCES EN SANTÉ : PROJETS LEAN HEALTHCARE DÉMYSTIFIÉS

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1 OPTIMISATION DE L UTILISATION DES RESSOURCES EN SANTÉ : PROJETS LEAN HEALTHCARE DÉMYSTIFIÉS Liette St-Pierre, inf. Ph. D. Université ité du Québec à Trois-Rivières iè Liette.St-Pierre@uqtr.ca

2 But de la présentation Présenter comment la philosophie p «lean» est «une» des méthodologies qui permet d améliorer la performance du réseau de la santé Présenter des résultats positifs de projets visant entre autres, l optimisation des compétences infirmières

3 Modèle Toyota (lean lean) (Liker, 2006, p.7)

4 Postulats à ne pas oublier Le PATIENT au cœur des préoccupations Implication des employés au cœur de la philosophie Changements organisationnels sont constants et font partie du quotidien Culture d amélioration continue

5 Objectifs visés par le lean healthcare h Améliorer la qualité des soins Améliorer la sécurité pour les patients Améliorer l efficience des soins Améliorer la performance du réseau Exercer pleinement notre rôle Optimiser les compétences infirmières Optimiser l organisation du travail Déployer le travail d équipe efficacement Éliminer les gaspillages

6 Approche DMAIC Outils utilisés Définir/Mesurer/Analyser/Implanter/Contrôler Cartographie Observations (temps et mouvements) QQOCQ 5S 6-sigma (zéro défaut) TRG (disponibilité x rendement x qualité) Activité Kaizen Travail équipe Plan d action

7 Cartographie

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9 Type de gaspillage Surproduction SAD Ouverture de dossier pour des prélèvements ponctuels et uniques Attente Défauts Transport ou manutention inutiles Évaluation par un autre professionnel Transport des prélèvements sanguins entre les visites pour répondre aux normes du laboratoire. Classification erronée du profil d interven Prélèvements sanguins hémolysés. (statistique). Usinages inutiles ou mal faits Stocks excédentaires Commande excédentaire de pansements spécifiques pour traitements sous succion. Gestes inutiles Transcription des données d un dossier à une fiche transportable pour consultation rapide sur la route Créativité inexploitée Défauts Ne pas impliquer les infirmières dans un nouveau projet (soins de plaie, soins palliatifs, gestion). Classification erronée du profil d intervention Erreurs de médication, de traitement

10 Temps et mouvements Importance de la mesure du travail Comprendre les processus actuels Connaître les performances des processus Obtenir une vision objective des faits Tous les quarts de travail Voir les protocoles et documentation utilisés Comprendre l organisation du travail

11 Importance de l observation Valeur ajoutée activité effectuée par un membre de l équipe et qui nécessite sa compétence Non valeur ajoutée activité qui ne nécessite pas la compétence de celui qui l effectue et qui pourrait être faite par quelqu un d autre Nécessaire les pauses et les heures de repas accordées par l employeur.

12 Exemple de résultats d observation

13 Infirmière (jour)

14 Exemple de résultats d observation

15 Temps d'attente et de passage (standards) Temps attente avant guichet Std Temps attente aux prélèvements Std Temps passage total Std 2:24:00 2:09:36 1:55:12 1:40:48 Temps 1:26:24 1:12: :57:36 0:43:12 0:28:48 0:14:24 0:00:00 06: : : : : : : : : : :30 12: :30 13: :30 14: :30 15:00 0 Heure Temps d'attente et de passage (prioritaires) Temps attente avant guichet Prio Temps attente aux prélèvements Prio Temps passage total Prio 0:43:12 0:36:00 0:28:48 Temps 0:21:36 Effet coumadin 0:14:24 0:07:12 0:00:00 06:30 07:00 07:30 08:00 08:30 09:00 09:30 10:00 10:30 11:00 11:30 12:00 12:30 13:00 13:30 14:00 14:30 15:00 Heure Laboratoire interdisciplinaire de recherche et d intervention dans les services de santé

16 Mesurer Grille d observation

17 QQOQC Un problème bien posé en est un à moitié résolu Quoi (objet) Que fait-on? Pourquoi l activité est-elle nécessaire? Éliminer les éléments inutiles du travail Qui (personne) Qui le fait? Pourquoi le travail est-il fait par cette personne en particulier? Combiner si possible ou permuter les opérations en vue d obtenir de meilleurs résultats. Où (endroit) Où le fait-on? Pourquoi le fait-on à cet endroit là? Quand (moment) Quand le fait-on? Pourquoi le fait-on à ce moment là? Comment (moyens) Comment le fait-on? Pourquoi le fait-on de cette manière là? Simplifier l opération

18 MODÈLE DE SIMULATION DE BASE Temps de passage total en minutes Prio Std Temps observé 28,07 85,75 Modèle de base 28,42 84,69 Différence 1,25% -1,24%

19 Planification des horaires : contraintes du système

20 Département Centre Parents- enfant

21 Déplacements Types de déplacements Description des déplacements De la salle d accouchement aux soins néo-nataux Urgents Du poste des infirmières du Post-partum aux soins néo-nataux Du poste des infirmières de l obstétrique à la salle d accouchement Du poste des infirmières de l obstétrique au SCOD Pressants Du poste des infirmières à la chambre d une patiente Transfert d une patiente de l obstétrique au post-partum Du poste des infirmières à la chambre d une patiente Non-urgents Du poste des infirmières à une salle de rangement Du poste des infirmières à la salle de repos

22 Aménagement du département Déplacements urgents Distances actuelles Distances aménagement proposé % réduction Salle accouchement aux soins néo- 54,2 m 8,7 m 84 % nataux Poste d infirmières du Post-partum aux soins néo-nataux 48,4 m 5,2 m 89 % Poste d infirmières de l obstétrique à la salle d accouchement 23,2 16,7 m 28 %

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24 Distance de marche (urgence) Quart Poste Pas Km Km en NVA Jour , ,02 Soir ,7 0,9 Nuit ,29 0,75

25 5S Dans un laboratoire médical Pour la documentation

26 TRG (taux de rendement global) Taux disponibilité Nb heures enva Nb heures ouverture Taux efficacité Taux disponibilité Taux efficacité ité Nb scan moyen par jour Nb scan moyen par jour autres Scan Taux qualité Taux qualité nb patients sans retour Total patient 100% Taux rendement globale l (TRG) TRG Taux disponibilité X Taux efficacité X Taux qualité

27 Structure d un Kaizen Formation Identification des problèmes Issue List Analyse des causes Remue-méninges 1 2 Goal 3 Cause & Effet 4 Présentation finale 7 Mise en oeuvre et contrôle 6 What Who When Status Actions retenues 5 Bénéfice Effort

28 Diagramme de causes et effets

29 Résultats de projets SAD Amélioration de l atteinte des cibles ministérielles ( # visites selon le profil) Diminution du # de kilométrage / jour Mise en place d un service de taxi (prélèvements) Rôles et responsabilités des adjointes administratives et inf.- auxiliaires mieux définis Projet pilote SYMO Diminution du # de patients sur liste d attente UCDG Diminution du # chutes Diminution du temps de réponse aux cloches Augmentation des soins hygiène pour les patients Augmentation des PTI complétés Augmentation du temps de marche des patients Promotion de la vision, mission, valeurs de l UCDG

30 URGENCE Résultats de projets Diminution du temps passé sur civière Diminution du temps d attente Diminution du # de patients ayant quitté sans avoir vu le médecin Augmentation du nombre d ordonnance collective Achat de matériel pour organisation du travail Ajout d un PAB sur chaque quart Diminution i du temps NVA CENTRE DE PRÉLÈVEMENTS Diminution du temps d attente de 1h50 à 23 minutes Diminution du nombre de plaintes Amélioration de la satisfaction des employés (pauses, horaire, ergonomie) Réaménagement des locaux

31 HÉBERGEMENT Résultats de projets Diminution temps d attente de 28 jours à 5 jours Diminution temps de décision de 10 jours à 1 jour Amélioration de l expertise infirmière Diminution du # chutes Diminution du temps de réponse aux cloches Augmentation des soins hygiène pour les patients Augmentation des PTI complétés Utilisation de l approche gériatrique Développement de trajectoire alternative de soins Informatisation de formulaires IMAGERIE MÉDICALE Abolition de la liste d attente (85 patients) Acceptation de patients des autres cliniques Augmentation de 58 % du TRG Amélioration de l environnement de travail

32 Résultats de projets BRANCARDERIE Ouverture de postes Diminution des temps d attente pour transports Amélioration de la satisfaction des employés Rôles et responsabilités des PAB mieux définis PSYCHIATRIE Optimisation des rôles infirmiers Création d un poste de PAB/jour Amélioration des interventions de relation d aide Augmentation du # PTI complétés Création d un formulaire à cocher Amélioration de la communication inf.-psychiatre

33 Résultats de projets Pharmacie Amélioration du circuit du médicament Économie de milliers de $/semaine Prise de pause des ATP en équipe Augmentation des déclarations d erreurs de médicament (avec stabilisation après 6 mois) HÉMATO-ONCOLOGIE Diminution des temps d attente des patients Compétences infirmières optimales Processus révisés Trajectoire de soins plus fluide

34 Facteurs de succès Implication des employés Avoir le soutien de la direction Implication des syndicats Travailler en équipe Familiarisation avec l approche lean healthcare Accompagner dans le changement Assurer un suivi constant Favoriser l amélioration continue

35 MERCI pour votre écoute!