INRA-DRH numconcours externes 2010

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1 INRA-DRH numconcours externes Page 1 of 2 13/09/2010 AI Assistant en gestion administrative (A-B-C) profil n : AI10-DARESE-1 emploi-type n : J3X21 Paris concours : AIJ03 Lieu du concours (Centre Organisateur): Paris ::::::::::::::::::::::::::::: FICHE DE PROFIL Concours Externes INRA 2010 ::::::::::::::::::::::::::::: L'assistant en gestion administrative coordonne et/ou réalise les activités administratives d'une structure (valorisation, coopération internationale, affaires juridiques, administration).... n BAP : J Gestion et pilotage Département : Direction Action Région Enseignement Supérieur Europe unité n 0800 DARESE Direction de l'action Régionale, de l'enseignement Supérieur personne(s) à contacter : François HEQUET francois.hequet@paris.inra.fr... Environnement : La fonction est exercée à Paris, au sein de la DARESE qui comporte 17 agents. Dans un monde en profonde mutation entré dans l'ère de l'urgence alimentaire et de l'exigence écologique, les sciences de la vie, celles de l'environnement, les sciences humaines et sociales connaissent des développements méthodologiques importants qui nécessitent des approches plus systémiques. Pour faire face à ces grands enjeux et pouvoir s'inscrire dans ces dynamiques de la science, l'inra met au coeur de sa stratégie scientifique le lien de plus en plus structurant entre la recherche et la formation, et renforce sa politique de partenariat en proposant à ses partenaires académiques des modalités de collaborations nouvelles permettant une meilleure articulation des actions et des compétences, dans une logique de renforcement de leurs relations. La Direction de l'action Régionale de l'enseignement Supérieur et de l'europe est au coeur de cette dynamique. La composante juridique de cette direction du siège de l'inra permet de concevoir les outils juridiques (conventions cadres, nouvelles structures dotées ou non de la personnalité juridique) les mieux adaptés pour consolider et développer le partenariat institutionnel de l'inra, dans ses composantes régionales, nationales et européennes. L'assistant(e) juridique viendra appuyer une équipe de deux juristes et dépendra directement du responsable de l'équipe. Ce poste répond à un besoin important d'assistance et de secrétariat juridique. Parmi ses activités, l'assistant(e) juridique sera en charge : - d'assurer l'interface avec les centres pour l'instruction déconcentrée des demandes d'adhésion aux associations (mise en place d'un espace collaboratif silverpeas et animation métier) ; - d'assurer la mise à jour de la base contrats, la diffusion des contrats et les extractions de données utiles en interne ou pour des demandes extérieures ; - d'assurer la mise à jour de l'abc contrats ; - de contribuer à la rédaction des rubriques juridiques sur l'intranet de la Direction de l'action Régionale de l'enseignement Supérieur et de l'europe - de rédiger des notes synthétiques de veille juridique. Ces notes pourront, le cas échéant, figurer sur l'intranet juridique ou le vademecum juridique de l'inra ; - de participer à certaines réunions et d'en rédiger le compte rendu ; - d'assurer la gestion et la diffusion de l'information, le classement et l'archivage des documents, la préparation de courrier et fiches de transmission et l'enregistrement du courrier sortant, le secrétariat téléphonique, l'organisation et la préparation de documents de travail pour certaines réunions ou pour les dossiers présentés dans les instances de l'institut (Conseil d'administration, Comité Technique Paritaire...). Activités : Assister les responsables administratifs, techniques ou scientifiques dans la réalisation de leur mission Elaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux Participer à l'instruction de dossiers complexes Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques du pilotage de service ou de projet Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques Assurer l'encadrement technique des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure Informer et accompagner dans leurs démarches les partenaires et les personnels de la structure Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion Compétences : Connaissance générale des techniques de gestion administrative Connaissance approfondie d'un domaine de spécialité selon le service d'affectation (valorisation, coopération internationale, affaires juridiques, administration) Notions de base en droit privé et/ou public

2 INRA-DRH numconcours externes Page 2 of 2 13/09/2010 Connaître la réglementation et des procédures du domaine de gestion du service Connaître l'organisation et des activités du service de l'établissement Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques, assister les utilisateurs Animer et coordonner l'activité d'une équipe Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires Structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire Comprendre l'anglais oral et écrit Notions de base en gestion financière et comptable et des techniques contractuelles Planifier les activités et les échéances Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités Maîtriser les techniques de communication Capacités personnelles : BTS, DUT, DEUST Secrétariat, Formation juridique. Bonnes capacités de rédaction et d'expression en français. Bon niveau d'anglais. Disponibilité, curiosité intellectuelle, attrait pour la science, sens du service public conception et réalisation : DRH - DSI

3 INRA-DRH numconcours externes Page 1 of 2 13/09/2010 AI Assistant en gestion administrative (A-B-C) profil n : AI10-MICSDAR-14 emploi-type n : J3X21 Paris concours : AIJ03 Lieu du concours (Centre Organisateur): Paris ::::::::::::::::::::::::::::: FICHE DE PROFIL Concours Externes INRA 2010 ::::::::::::::::::::::::::::: L'assistant en gestion administrative coordonne et/ou réalise les activités administratives d'une structure (valorisation, coopération internationale, affaires juridiques, administration).... n BAP : J Gestion et pilotage Département : Mission Coordination Services Appui à la Recherche unité n 0776 SDAR PARIS Services déconcentrés d'appui à la recherche - Paris personne(s) à contacter : Robert Thivet Robert.Thivet@paris.inra.fr Emile Bouvier Emilie.Bouvier@paris.inra.fr... Environnement : Au sein des Services Déconcentrés d'appui à la Recherche de Paris, l'assistant(e) en gestion administrative sera placé(e) sous la responsabilité du responsable du pôle financier. En tant que responsable du secteur achats-marchés il(elle) sera en charge de l'instruction et du suivi des marchés publics et de la mise en oeuvre de la politique d'achat du centre de Paris. A ce titre, il(elle) : - apportera son appui aux unités du centre en matière de MAPA (analyse et expression des besoins, rédaction des publicités, mise en ligne, communication sur l'évolution de la réglementation) - se chargera de la rédaction, de la publication et du suivi des appels d'offre du centre, comme du règlement des litiges afférants - sera responsable, au niveau du centre, du déploiement et du suivi des marchés nationaux, et apportera un appui aux unités sur les outils développés pour leur mise en oeuvre. - procédera aux opérations de mutualisation des achats sur le centre et veillera au déploiement et au suivi des outils nationaux mis en place en matière d'achats - participera à la formation des utilisateurs En interne, il(elle) exercera ses activités en lien avec le pôle logistique et technique, le service financier et comptable et la gestionnaire de centre. Il(elle) sera également le correspondant privilégié de la direction financière de l'établissement pour les sujets relevant de sa compétence, des directeurs et gestionnaires d'unité du centre de Paris. Relations externes : entreprises, maîtres d'oeuvre, fournisseurs... Activités : Assister les responsables administratifs, techniques ou scientifiques dans la réalisation de leur mission Elaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux Participer à l'instruction de dossiers complexes Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques du pilotage de service ou de projet Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques Assurer l'encadrement technique des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure Préparer le budget de la structure, suivre sa mise en place et son exécution en liaison avec les partenaires institutionnels Informer et accompagner dans leurs démarches les partenaires et les personnels de la structure Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion Compétences : Connaissance générale des techniques de gestion administrative Connaissance approfondie d'un domaine de spécialité selon le service d'affectation (valorisation, coopération internationale, affaires juridiques, administration) Notions de base en droit privé et/ou public Connaître la réglementation et des procédures du domaine de gestion du service Connaître l'organisation et des activités du service de l'établissement Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques, assister les utilisateurs Animer et coordonner l'activité d'une équipe Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires Structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire Comprendre l'anglais oral et écrit Notions de base en techniques de management de personnels

4 INRA-DRH numconcours externes Page 2 of 2 13/09/2010 Notions de base en gestion financière et comptable et des techniques contractuelles Planifier les activités et les échéances Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités Maîtriser les techniques de communication Capacités personnelles : BTS, DUT, DEUST Connaissance du code des marchés publics et de la comptabilité publique recommandées. Aptitude à travailler en équipe, rigueur et grand sens de l'organisation attendus. Respect des échéances et des procédures indispensables conception et réalisation : DRH - DSI

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33 Centre de Paris CONCOURS EXTERNES SESSION 2010 CONCOURS N AIJ03 Assistant en Gestion Administrative (Assistant Ingénieur) AUDITION Temps de préparation 15 min Durée de l épreuve 25 min Coefficient 3 Sujet : Le concours est ouvert afin de pourvoir un profil d assistant en gestion administrative. Lequel des deux profils a votre préférence? Dites-nous pourquoi? Quelles sont les caractéristiques essentielles de ce poste? En quoi votre formation et/ou votre expérience professionnelle vous y préparent-elles? Temps de l exposé 5 min maximum (inclus dans les 25 min)