Responsable de la gestion administrative, de la section d exploitation et du suivi budgétaire UF : ECONOM

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1 FICHE METIER POSTE Responsable de la gestion administrative, de la section d exploitation et du suivi budgétaire UF : ECONOM Famille : Management, gestion et aide à la décision Sous-famille : Gestion et administration Code métier : 45S50 Cadre administratif Famille : MANAGEMENT, GESTION ET AIDE A LA DECISION Sous-famille : Finances, comptabilité Code métier : 45I30 Responsable budgétaire CONTEXTE Centre Hospitalier - Côte d Argent Site : Tous sites Pôle d activité : Pôle Prestataires de Services Structure interne : Direction des Ressources Matérielles DEFINITION Cadre administratif Organiser, coordonner et encadrer les moyens d'un service. Définir, planifier et piloter les activités et les moyens d'un ou des services administratifs (gestionnaires comptables et achat). Responsable budgétaire Garantir la qualité du processus comptable.

2 SPECIFICITES/MISSIONS de la structure interne - Garantir la qualité du processus comptable. - Contrôle de l'application des règles, procédures, normes administratives obéissant à la M21 dans le respect de la certification des comptes (contrôle de l'origine de la demande, des comptes budgétaires, unités fonctionnelles, devis, pièces des marchés, ) avec signature JOURNALIERE par délégation des bons de commande de la section d'exploitation et en l'absence de l'aah, de la section d'investissement, - Référente principale du fichier des fournisseurs achats et contrôles des données mises à jour par les gestionnaires - Mandatement JOURNALIER des liquidations de l'ensemble de la DRM ACHATS EXPLOITATION et INVESTISSEMENT après contrôle aléatoire des ribs, pièces justificatives OBLIGATOIRES dématérialisées (facture avec date de réception à la DRM ACHATS et/ou réception de la marchandise et/ou service fait, bon de commande, contrôle du marché associé, contrat,..), TVA, typage cpte tiers et typage du mandat, - Envoi JOURNALIER des flux pour signature des bordereaux de mandats aux directeurs ou AAH désignés - Relation rapprochée avec la recette hospitalière : suivi du recensement et prise en charge des rejets par les gestionnaires et ou annulations de mandats. - Gestion des données sur le portail CHORUS PRO (plateforme des factures dématérialisées) avec mise à jour des fournisseurs si nécessaire, aiguillage des factures sur les différentes directions ou gestionnaires en cas d'erreur de code identifiant par le fournisseur d'origine, - De manière mensuelle, clôture et analyse fine de la BALANCE DES STOCKS. Ces données sont transmises à l AAH des services économiques dans le cadre du suivi budgétaire. - Elaboration, suivi et contrôle des conventions d'intervenants extérieurs des ateliers thérapeutiques - Elaboration, suivi et contrôle des conventions avec révision des prix annuelle des clients BLANCHISSERIE et UNITE CENTRALE DE RESTAURATION - Dans le cadre de la certification de comptes, recensement, vérification et transmission à la direction générale de toutes les conventions/contrats suivis par la DRM ACHATS + transmission à la DAF de ce tableau complété mentionnant le montant réalisé annuel par convention et par compte budgétaire (KPMG) - Réalisation de titres de recette sur exercices antérieurs - Annuellement, CLOTURE D EXERCICE DE LA SECTION D EXPLOITATION avec respect du planning de clôture de l'ensemble des gestionnaires achats, des

3 écritures comptables de fin d'année, tableau de rattachement de charge, balance annuelle des stocks, transmission à la recette hospitalière, transmission des pièces à KPMG, - Contrôle des marchés en cours dans le logiciel MEDIANE en relation avec la cellule des marchés et toutes les pièces rattachées RELATIONS DES POSTES : CONDITIONS PARTICULIERES/PREREQUIS Hiérarchiques : - Directeur adjoint en charge de la DRM - Attachée d administration hospitalière - Organigramme des services économiques intégrant les gestionnaires des services techniques, pharmacie, UCR et blanchisserie Fonctionnelles : - Direction des Ressources Matérielles - Direction des affaires financières - Trésorerie publique - Constructeurs / Fournisseurs / Revendeurs - Prestataires extérieurs (entreprises, bureaux d'études, organismes de contrôle technique) en lien avec l'activité - Cadres de santé, agents de l établissement DIPLOMES REQUIS : - BAC - BAC+2 ACTIVITES 1 2 Libellé Conception et réalisation d'outils et / ou de méthodes spécifiques au domaine d'activité Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité Niveau requis 3 Contrôle, suivi et bilan des actions réalisées, dans son domaine 4 Coordination et suivi de la prise en charge de prestations 5 Élaboration et rédaction de rapports d'activité 6 7 Encadrement de proximité d'équipe(s), gestion et développement des personnels Établissement / actualisation, organisation et mise en œuvre de processus, procédures, protocoles, consignes, spécifiques à son

4 8 domaine d'activité Gestion des moyens et des ressources : techniques, financières, humaines, informationnelles 9 Veille spécifique à son domaine d'activité 10 Contrôle et suivi de la qualité des prestations Établissement, suivi et analyse de la section d exploitation (dépenses de classe 6, préparation budgétaire en lien avec l attaché d administration), suivi du Plan global d Equipement (PGE) Élaboration, mise en place et exploitation de tableaux de bord spécifiques au domaine d'activité Établissement et suivi de budget(s) relatif(s) à son domaine d'activité Mise en place et suivi des processus assurant la fiabilisation et/ou la certification des comptes financiers 15 Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting 16 Réalisation d'études, de travaux de synthèse, relatifs à son domaine d'activité 17 Rédaction de notes de synthèse, relatives à son domaine d'activité Si nécessaire, ajouter un ou deux critères (activité spécifique au poste) sous un libellé SAVOIRS Libellé 1 Communication / relations interpersonnelles 2 Droit de la fonction publique 3 Droit hospitalier 4 Gestion administrative, économique et financière 5 Gestion des ressources humaines 6 Méthodes d'évaluation médico-économique 7 Stratégie et organisation / conduite du changement 8 Encadrement du personnel management 9 Comptabilité publique instruction comptable Niveau requis générales approfondies approfondies approfondies

5 10 Logiciel dédié à la gestion budgétaire 11 Logiciel dédié à la gestion du temps de travail (CHRONOS) 12 Connaissance et maitrise de la plateforme CHORUS PRO (plateforme de dématérialisation des titres et mandats) 13 Qualité Si nécessaire, ajouter un ou deux critères spécifiques. générales : générales propres à un champ. L'étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d'acquisition courte de quelques semaines maximum. détaillées : détaillées, pratiques et théoriques, d'un champ ou d'un domaine particulier incluant la connaissance des processus, des techniques et procédés, des matériaux, des instruments, de l'équipement, de la terminologie et de quelques idées théoriques. Ces connaissances sont contextualisées. Durée d'acquisition de quelques mois à un / deux ans. approfondies : théoriques et pratiques approfondies dans un champ donné. Maîtrise des principes fondamentaux du domaine, permettant la modélisation. Une partie de ces connaissances sont des connaissances avancées ou de pointe. Durée d'acquisition de 2 à 4/ 5 ans. SAVOIR-FAIRE Libellé Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs (interne et/ou externe), dans son domaine de compétence Auditer l'état général d'une situation, d'un système, d'une organisation dans son domaine de compétence Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence Définir, allouer et optimiser les ressources au regard des priorités, des contraintes et variations externes / internes Niveau requis

6 Établir / évaluer / optimiser un budget relatif à son domaine de compétence en lien avec l AAH Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Traduire les orientations, plans d'actions et moyens de réalisation en activités quotidiennes Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine Former et conseiller les utilisateurs dans son domaine de compétence Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence Utiliser les outils bureautique / Technologie d'information et de Communication (TIC) A développer : S il fait seul, l agent peut être source d erreurs. Obligation de contrôle du travail fait. Pratiques courantes : L agent se rend compte des difficultés qu il rencontre. Il sait alerter en cas de problème. Il assume l activité en situation normale sans aléas. Difficultés à transposer en situation complexe. Maîtrise : Réalisation de l activité en sachant se contrôler lui-même. Il assume l activité en situation complexe. Il est autonome dans son activité. Expert : Activité réalisée de façon efficiente. Il contribue à l amélioration de l activité. Capacité à former d autres personnes.