N/Réf. : 2010/DRH/SEC/006 NOTE

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1 DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES secrétariat : Rocquencourt, le 8 février 2010 N/Réf. : 2010/DRH/SEC/006 NOTE La Directrice des Ressources Humaines À : Destinataires in fine Objet : Accueil d étudiants au sein des équipes de l INRIA (expérimentation 2010) I. Préambule L INRIA a pour objectif d'attirer les plus brillants étudiants français et étrangers pour un séjour (stage) au sein de ses équipes. Le stage constitue une période d observation et de formation pratique. Il s inscrit dans le cadre d un cursus de formation initiale universitaire qu il a vocation à compléter et qui a pour objet principal la familiarisation avec le milieu professionnel. Il doit permettre à l étudiant de faire le lien entre les connaissances acquises pendant la scolarité et leur application dans le futur métier auquel il se prépare. La réalisation d un stage est une étape fondamentale dans le parcours d orientation et d insertion professionnelle des étudiants de l enseignement supérieur. Elle constitue également un atout et un gage d attractivité pour l INRIA, qui y trouve un moyen de mieux faire connaître ses recherches et ses métiers et d attirer en son sein les talents de demain. II. Quelques rappels réglementaires L accueil d un stagiaire gratifié n est possible que dans le cadre d un stage obligatoire. Le stage obligatoire fait partie intégrante du cursus scolaire ou universitaire de l étudiant. Ce stage permet la mise en pratique des connaissances théoriques acquises lors de ses études. Ce stage est même une condition de validité de la formation. Ce stage obligatoire est exigé par les établissements d enseignement. En effet, un stage obligatoire non effectué par l étudiant ne permet pas d obtenir le diplôme préparé. Toutefois, l accueil d un stagiaire effectuant un stage non obligatoire, mais autorisé (la convention de stage reste obligatoire), sera possible pour les stagiaires accueillis sur un contrat de travail et pour les stagiaires étrangers accueillis via Egide. Une gratification ou une rémunération est obligatoire pour les stages de plus de 2 mois (une présence effective minimale de 40 jours est exigée). Le distinguo entre gratification et rémunération traduit la différence de nature d activités confiées au stagiaire (voir infra). L accueil d un stagiaire de plus de 2 mois ne peut se faire que sous la forme d une gratification ou d un contrat. Les deux modalités ne sont pas cumulatives durant la période couverte par la convention de stage. Une convention de stage tripartite est obligatoire et doit comporter un certain nombre de mentions : 1

2 - l intitulé du cursus ou de la formation, les objectifs et les finalités ; - les activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation ; - la durée du stage (dates de début et de fin de stage) ; - la durée hebdomadaire de présence du stagiaire dans l établissement d accueil ; - les conditions dans lesquelles les responsables du stage assurent l encadrement du stagiaire ; - s il y a lieu, le montant de la gratification et les modalités de versement ; - le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire ; - les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s absenter ; - les modalités de suspension et de résiliation de la convention de stage. La durée du stage ne doit pas dépasser 6 mois (sauf si une durée supérieure est expressément prévue dans le cursus pédagogique). Un stagiaire peut être accueilli à temps incomplet (entre 60 % et 70 % dans le cas d un CDD, voir infra). Dans ce cas, la gratification (ou la rémunération, dans le cas d un contrat) est calculée au prorata. Cependant, la durée du stage, elle, demeure inchangée. Ainsi, un stagiaire par exemple accueilli à 70 % ne pourra pas séjourner dans l EPI plus de 6 mois, conformément à sa convention de stage. III. Processus d accueil 1) STAGIAIRES INSCRITS DANS UN CURSUS UNIVERSITAIRE OU SCOLAIRE FRANÇAIS Tout stagiaire accueilli au delà de deux mois doit être indemnisé, soit sous forme de gratification (cas standard de l accueil d un étudiant stagiaire), soit sous forme d une rémunération et dans le cadre d un contrat, lorsque la nature de l activité confiée au stagiaire peut s analyser comme une véritable relation professionnelle encadrée par un contrat de travail. Le «stage accueil», gratifié : La modalité standard d accueil est celle du stagiaire qui, dans le cadre de son cursus, a besoin de réaliser un stage en milieu professionnel, correspondant pour l essentiel en une période de formation dans une équipe. L INRIA accueille ce stagiaire dans le cadre de sa politique d accueil et de formation, et il n est pas dans une position d employeur. Dans cette situation, le stagiaire est accueilli après avoir signé une convention de stage tripartite entre l INRIA, l établissement d enseignement et le stagiaire, qui constitue l unique support d accueil. Pour les stages de plus de 2 mois de stage consécutifs (avec une présence effective d au moins 40 jours), le versement d une gratification forfaitaire correspondant à 12,5 % du plafond horaire de la sécurité sociale (montant de 417,09 par mois à compter du 01/01/2010 pour un temps plein) est obligatoire, et ce quel que soit le niveau du cursus. Il s agit à la fois d un plancher et d un plafond, versé mensuellement, à compter du 1 er jour du 1 er mois de stage, compte tenu de la durée hebdomadaire de présence du stagiaire. Ainsi, si le cursus pédagogique prévoit un temps partagé du stagiaire entre l INRIA et son établissement d enseignement, la convention de stage précisera les jours de présence à l INRIA et la gratification sera versée au prorata de sa présence à l INRIA. Cette gratification est exempte de cotisations et de contributions sociales et est imputé sur un budget de fonctionnement (crédits de dotation ou ressources propres). La gratification ne peut être cumulée avec un quelconque émolument versé par l établissement au cours de la période de stage. Le stagiaire peut toutefois bénéficier de la prise en charge partielle de ses frais de transport entre son domicile et son lieu de travail (versement transport) dans les conditions prévues par les textes en vigueur. 2

3 Les dispositions relatives aux frais de mission et à la restauration collective s appliquent également au stagiaire. Dans l hypothèse où le stagiaire gratifié aurait une activité inventive, ce dernier, n étant pas employé par l INRIA, en aurait (sauf cession explicite) la propriété intellectuelle exclusive. Le «stage projet», rémunéré : Pour certains stages, notamment de niveau bac +5 (master 2 ou dernière année d école d ingénieur), l INRIA peut souhaiter proposer au stagiaire d aller au delà du simple stage de formation et lui proposer un véritable projet de nature professionnelle avec une participation active dans le projet scientifique de l EPI ou du service. Dans cette hypothèse, l accueil doit se faire dans une logique de recrutement et il convient alors de proposer à ce stagiaire un CDD. Le stagiaire bénéficiera dans ce cas à la fois d une convention de stage, afin que son stage à l INRIA puisse être validé dans son cursus pédagogique, et d un contrat de travail signé avec l INRIA, marquant la relation d employeur de l INRIA à son égard. Le contrat proposé sera typiquement un contrat d ACET (sur la base de l art.6 de la loi n du 11 janvier 1984 modifiée). Il n y a donc plus gratification, mais rémunération, celle ci étant imputée sur un budget de frais de personnel (exclusivement sur ressources propres). Proposer un contrat de travail signifie alors que le stagiaire et l INRIA entrent dans une véritable relation employé employeur. Le stagiaire participe à des actions de recherche ou des activités de services, émarge sur des ressources contractuelles. L objet du contrat ne peut se résumer à «stage» et doit indiquer précisément le programme de travail ou le projet de recherche confié au stagiaire. Du point de vue de l INRIA, cela implique un encadrement particulier de l activité confiée au stagiaire, une responsabilité accrue et un accompagnement professionnel adapté. Du point de vue de l employé, le stagiaire relève du statut de contractuel de l INRIA, avec tout ce qui en découle tant sur le plan administratif (rémunération, cotisations, congés, régime de protection sociale, etc.) que sur celui de la propriété intellectuelle (ses productions inventives éventuelles sont la propriété de l institut). La rémunération ne peut être inférieure au SMIC fonction publique pour un temps plein. Le CDD peut également être proposé à temps incomplet (impérativement entre 60 % et 70 %), à condition que cela corresponde à une réalité par rapport au programme de travail confié au stagiaire (les tâches confiées doivent correspondre dans la pratique à «un 60 %» ou à «un 70 %») et que cette modalité de stage conviennent à son établissement d enseignement dans le cadre du cursus pédagogique. La référence à ce temps incomplet, ainsi que les modalités concrètes d application (jours et périodes de présence à l INRIA) doivent apparaître clairement tant dans le contrat de travail que dans la convention de stage. La rémunération est bien entendue versée au prorata du temps de présence du stagiaire. ACET (niveau IV) 100 % 1 ACET (niveau IV) temps incomplet 60 % ACET (niveau IV) temps incomplet 70 % Montant net 1.109,75 665,85 776,83 Montant brut 1.345,32 807,19 941,72 Coût chargé De 1.961,62 à 1.987,59 (en fonction de la région d affectation) De 1.165,79 à 1.181,36 (en fonction de la région d affectation) De 1.363,71 à 1.381,88 (en fonction de la région d affectation) 1 Il s agit d une rémunération plancher, qui, exceptionnellement, peut être augmentée (en s appuyant sur la grille des ACET). 3

4 2) STAGIAIRES INSCRITS DANS UN CURSUS UNIVERSITAIRE OU SCOLAIRE ÉTRANGER Les modalités retenues ci dessous s appliquent jusqu au 30/06/2010 au plus tard. Concernant les stagiaires étrangers, le ministère considère que le décret n du 21 juillet 2009 leur est pleinement applicable. Il leur faut donc une convention de stage. Il conviendrait donc de les gratifier à hauteur du forfait ou leur proposer un contrat de travail. Cependant, afin notamment de ne pas perturber ou remettre en cause le déroulement en cours de la campagne «Internships 2010», il est proposé de maintenir le système en vigueur, qui consiste à verser, via Egide, une bourse d accueil aux stagiaires inscrits sur un cursus étranger (retenus ou non dans le cadre du programme Internships). Cette bourse sera imputée sur un budget de fonctionnement. Cette bourse permet surtout aux stagiaires étrangers de pouvoir justifier de ressources suffisantes pour venir sur le territoire français et obtenir leur visa. Si les stagiaires bénéficient par ailleurs d une bourse de leur pays d origine, il est possible d en tenir compte pour ajuster la bourse d accueil, à la condition expresse de conserver un montant minimal correspondant à la gratification forfaitaire (417,09 au 01/01/2010). Niveau au plus équivalent master Stagiaire relevant du programme Internships (plancher) 900 Stagiaire hors programme Internships (plancher) 900 A minima 417,09, si bourse du pays d origine Thèse A minima 417,09, si bourse du pays d origine Ce dispositif conserve un caractère transitoire et n a pas vocation à être pérennisé. La direction de l INRIA prend l attache de différents services extérieurs compétents pour mettre en place une politique et une modalité d accueil des étudiants inscrits dans un cursus étranger conformes à la fois aux dispositions réglementaires et à sa volonté de poursuivre un programme international ambitieux d accueil d étudiants. À compter du 01/07/2010, l INRIA souhaite mettre en place le dispositif suivant : Les étudiants étrangers undergraduate ou de niveau équivalent master, en possession d une convention de stage, seront accueillis pour une durée maximale de 6 mois (sauf si une durée supérieure est expressément prévue dans le cursus pédagogique) et percevront, via Egide, une bourse (charge imputée sur un budget de fonctionnement : crédits de dotation ou ressources propres) : - d un montant mensuel de s ils ne bénéficient pas par ailleurs d un financement de leur pays d origine, - d un montant mensuel de 417,09 s ils bénéficient a contrario d un financement de leur pays d origine. Les doctorants étrangers inscrits dans un établissement étranger qui ne peuvent plus être considérés comme des stagiaires seront invités à séjourner au sein des EPI pour une durée inférieure à 9 mois et percevront un défraiement forfaitaire mensuel (allocation basée sur le principe des indemnités journalières de mission) de 1.200, versé par Egide. Leur protection sociale sera également prise en charge via Egide. Ces frais sont à imputer sur un budget de fonctionnement (crédits de dotation ou ressources propres). 4

5 Au delà d un séjour de 9 mois 2, le doctorant se verra obligatoirement proposer un contrat de travail dont la rémunération servie sera celle d un doctorant employé par l INRIA (cf. barème CORDI). Quel que soit le dispositif, les doctorants étrangers en cotutelle qui souhaitent rejoindre une EPI ne peuvent être accueillis qu à l occasion de séjours disjoints durant leur cursus, à savoir, par exemple, 3 fois 6 mois. De manière générale, pour l accueil d un doctorant inscrit dans un cursus universitaire étranger, proposer un contrat de travail selon les mêmes dispositions que celles prévues pour l accueil d un doctorant inscrit sur un cursus universitaire français (à savoir un CORDI) constitue bien sûr une autre option possible. IV. Processus de gestion Une instruction de procédure viendra prochainement préciser les modalités de versement de la gratification. Les SRH sont chargés de veiller à la bonne mise en œuvre de ces dispositions. Le SPRC, au sein de la DRH, reste à disposition pour tout complément d information. 2 Y compris s agissant d une prolongation au-delà de 9 mois. Dans cette hypothèse, seule la partie du séjour à compter du 9 ème mois doit faire l objet d un contrat de travail. 5

6 Destinataires in fine : Directeurs centres de recherche INRIA : Claude Kirchner, INRIA Bordeaux Sud Ouest François Sillion, INRIA Grenoble Rhône Alpes Max Dauchet, INRIA Lille Nord Europe Karl Tombre, INRIA Nancy Grand Est Antoine Petit, INRIA Paris Rocquencourt Patrick Bouthemy, INRIA Rennes Bretagne Atlantique Michel Bidoit, INRIA Saclay Île de France Gérard Giraudon, INRIA Sophia Antipolis Méditerranée Directeurs fonctionnels : Jean Pierre Banâtre, Direction des partenariats européens Luc d Archimbaud, Direction des affaires administratives, financières et patrimoniales Eric Gautrin, Direction des systèmes d information, des infrastructures et des services informatiques Claude Puech, Direction de la recherche Dominique Sotteau, Direction des relations internationales Bruno Sportisse, Direction du transfert et de l innovation Laurent Stencel, Direction de la communication Stéphane Ubeda, Direction du développement technologique Délégué à l administration du siège : Renaud de Vernejoul Agent comptable : Christian Serradji Responsables Ressources Humaines : Nathalie Cholley, INRIA Saclay Île de France Christine Lagrais, INRIA Paris Rocquencourt Geneviève Lago, INRIA Sophia Antipolis Méditerranée Françoise Maisonneuve, INRIA Rennes Bretagne Atlantique Eric Mielke, INRIA Lille Nord Europe Delphine Rembert, INRIA Bordeaux Sud Ouest Annick Theis Viemont, INRIA Siège (DAS) Maryline Tourette, INRIA Grenoble Rhône Alpes Patricia Venturin, INRIA Nancy Grand Est Copie pour information : Direction Générale : Michel Cosnard / Président directeur général Jean Pierre Verjus / Directeur général adjoint Hervé Mathieu / Délégué général à l'administration des ressources et des services Malik Ghallab / Délégué général à la recherche et au transfert pour l innovation 6