Informatisation d une bibliothèque. 1 décembre 2015

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1 Informatisation d une bibliothèque 1 décembre 2015

2 Objectifs de l intervention Connaître les fonctionnalités d un SIGB et d une interface publique Appréhender l évolution de ces outils et les implications pour les bibliothèques

3 Plan de l intervention Pourquoi informatiser? Systèmes propriétaires et systèmes libres Quelques notions d architecture Définition et caractéristiques des SIGB et OPAC Petit historique Limites des systèmes actuels Marché et systèmes existants

4 Pourquoi informatiser? Pour améliorer les services : - meilleure visibilité des collections / recherche documentaire facilitée / accès aux documents facilité - accès aux documents et services numériques - gestion plus rapide, fiable et efficace des prêts/retours - réservations, renouvellements facilités - plus grande disponibilité des bibliothécaires - plus grande autonomie des usagers - possible interactivité entre usagers et système

5 Pourquoi informatiser? Pour améliorer le travail en interne et assurer une gestion plus rigoureuse - Faciliter la connaissance, l acquisition, la gestion et le suivi des collections - Améliorer le signalement des collections et l accès aux documents - Faciliter les inscriptions, les transactions de prêt/retour - Faciliter et assurer un suivi rigoureux des prêts : retards, perdus etc Contacts usagers facilités (mailings ) - Faciliter l évaluation des collections, des services et de l activité grâce à l édition de listes et statistiques - Limiter les tâches répétitives et redondantes Brigitte Crayssac - Novembre 2014

6 Les étapes d une informatisation/réinformatisation Analyse des offres / tests Schéma inspiré de Ministère de la Culture et de la Communication, Direction générale des médias et des industries culturelles, Service du livre et de la Lecture - Boîte à outils du numérique en bibliothèque : Fiche pratique n 2 : La réinformatisation

7 L étude préalable Analyse du besoin - Quels objectifs? - Quelles tâches informatiser? - Quels gains attendus? Moyens nécessaires - Budget - Ressources humaines - Matériels (postes de travail, OPAC etc) - Infrastructure (serveur, réseau, etc) Visites d autres bibliothèques Exploration des systèmes existants Brigitte Crayssac - Novembre 2013

8 - Les coûts Les points de vigilance - Le traitement de l existant - 1 ère informatisation : traitement des fonds existants - Ré-informatisation : reprise des données - La conduite du changement - Anticiper, préparer et lettre en oeuvre les changements organisationnels et fonctionnels : redéfinir les tâches, les profils de postes, l organisation - Favoriser l adhésion des personnels - La communication auprès des personnels et leur formation - La communication auprès des usagers

9 Notions de base sur les questions d architecture Client serveur - Données sur serveur - Programmes sur postes de travail Full Web - Données et systèmes sur serveur distant - Accessibles via le web Installation sur site - Serveur installé sur le site et administré par le client - Achat + maintenance Hébergement chez le prestataire - Le client bénéficie d une installation qui lui est propre - Achat ou abonnement Cloud (SaaS) - Solution hébergée - Installation partagée par tous les clients - Abonnement

10 Système propriétaire ou open-source Que choisir? Un logiciel «libre» est un programme gratuit que l on peut modifier, redistribuer ou copier Un logiciel «propriétaire», permet seulement d exécuter le programme (noter qu un logiciel propriétaire peut être gratuit)

11 Système propriétaire ou open-source Les avantages du libre Que choisir? - gratuité du logiciel - Possibilité de le faire évoluer - Existence d une communauté d utilisateurs / développeurs souvent active Mais la mise en place d un logiciel libre est plus coûteuse en temps, Nécessité d avoir recours à une société de services pour le paramétrage et l installation (facturation) Nécessité d avoir des compétences solides en informatique Nécessité de bien évaluer la communauté associée à ce logiciel

12 Système propriétaire ou open-source Que choisir? Les avantages d un système propriétaire - Solution clé en main - Engagement contractuel du fournisseur Mais il faut être vigilant sur les coûts et le modèle économique sur la manière dont le prestataire prend en compte les besoins de ses clients et fait évoluer son système Poids du club d utilisateurs Existence d un bureau en France Fréquence des mises à jour Qualité de la documentation Etc

13 Définitions Système Intégré de Gestion Bibliothèque Un système intégré de gestion de bibliothèque est un logiciel qui permet de gérer les différentes tâches d une bibliothèque selon le principe d un partage des données par les différents «modules» du système. Online Public Access Catalogue Catalogue accessible en ligne à destination des usagers

14 Caractéristiques d un SIGB Une base de données unique Des modules qui communiquent entre eux Electre Bases fournisseurs Module ACQ Module BULL Module PRET SI des établissements (Apogée, LDAP ) SUDOC Autres réservoirs Module CAT Stats Listes Base de données - Données biblio -Données usagers -prêt - Données acquisition - Données bulletinage + Paramètres Admin OPAC

15 Caractéristiques d un SIGB Catalogage / Données bibliographiques Notices bibliographiques Notices d exemplaire Notices d autorités Index Respect des normes et formats Acquisitions Edition de bons de commande Suivi de commande et réception Relances auprès des fournisseurs Suggestions d usagers Suivi budgétaire Création de notices bib et ex / Données de commande visibles à l OPAC

16 Caractéristiques d un SIGB Gestion des périodiques / Bulletinage Gestion des commandes et renouvellements d abonnements Prévision de calendriers de réception Suivi de la réception des fascicules Réclamation des numéros manquants Gestion d états de collection Création d exemplaires dans le catalogue Prêt Gestion données usagers (respect règles données personnelles) Gestion des transactions de prêt / retour selon des paramètres correspondants aux règles de prêt Réclamations documents non restitués Gestion de pénalités Renouvellements Réservations Communication sur place

17 Caractéristiques d un SIGB Module de recherche A destination des professionnels Distinct de l OPAC Permet d effectuer des recherches sur différents types de données (bibliographiques, usagers, commandes ) Edition de listes et statistiques Directement à partir du système Par le biais d outils complémentaires par lesquels on lance des requêtes sur la base de données Administration Paramétrages Gestion des droits, des accès

18 Ce que ne font pas les SIGB traditionnels Gestion de la documentation électronique Gestion des accès à la doc électronique Gestion des archives ouvertes Gestion des bibliothèques numériques GED Filtrage web

19 Historique : Années Première automatisation de tâches : prêt, édition d index et de biblio ; chacun développe son outil En 1967, l OCLC lance son premier catalogue collectif En France un Bureau national pour l Automatisation des Bibliothèques (BAB) est créé au début des années 70pour coordonner les différentes expériences. Années 70apparition des premiers systèmes intégrés comportant plusieurs modules En France, le premier système complet est mis en démonstration en 1970: le système GIBUS 24 Fin des années 70: premières offres commerciales clés en main (matériel et logiciel) Jusqu au milieu des années 80malgré tout, on constate une progression des outils dédiés

20 Historique : Années 80 Généralisation de l usage de l informatique à toutes les tâches de gestion avec des systèmes indépendants Les SIGB gagnent du terrain à partir de la moitié des années 80 Apparition des premiers OPAC Développement du catalogage partagé et des catalogues collectif et de la pratique du travail en réseau Les premiers réseaux de catalogage partagé : 1987 PANCATALOGUE -OCLC -SIBIL -BN-OPALE 1972 Téléthèses 1983 CCN LIBRA (BDP)

21 Historique : Années 90 Création de l ABES en 1994 pour mettre en oeuvre le SUDOC Commercialisation large des SIGB Développement d Internet Apparition d interfaces plus conviviales Développement des OPAC Fin des années 90 : apparition des OPAC WEB Développement des bases de données en ligne

22 Historique : Années 2000 Déploiement du SUDOC à partir de 2001 Web 2.0 et OPAC 2.0 Succès des logiciels libres Explosion de la documentation numérique Multiplication d outils de signalement, de gestion et d accès à la documentation à côté du SIGB Développement des portails documentaires Développement de la RFID et automatisation des prêts/retours Les limites des systèmes sont de plus en plus évidentes

23 Historique : Années 2010 Web de données Nouveaux formats et normes de catalogage Les types de solutions logicielles continuent de se multiplier Apparition de systèmes de nouvelle génération Développement et prise en compte des supports mobiles

24 SIGB aujourd hui: les limites Systèmes vieillissants qui évoluent difficilement Ne permettent pas de gérer l offre de service dans son intégralité (prêt de matériels, réservation de ressources, services en ligne ) Ne permettent pas de gérer les documents numériques : accès, licences, contrats Modules catalogage inadaptés au signalement des ressources numériques Ne se sont pas tous adaptés à l évolution des formats de catalogage Modules acquisition : pas de lien avec les systèmes comptables, liens insuffisants avec les catalogues des fournisseurs, complexes Modules de bulletinage : complexes, redondants avec systèmes des fournisseurs pour relances, difficultés pour la gestion budgétaire des réabonnements

25 OPAC Apparition fin des années 80 / début 90 Interface publique du catalogue = catalogue en ligne à destination des usagers Finalité: Consultation de la base de données pour constituer une bibliographie, identifier et/ou localiser un (des) documents Interroge la base de données gérée par le SIGB Généralement fourni par le fournisseur du SIGB mais pas forcément Couverture variable : une bibliothèque / un réseau local, régional, national Des services plus ou moins évolués : panier, réservation, prolongation de prêt, alertes, critiques et commentaires d usagers, suggestions de lecture Agrégation de contenus externes : pages de couverture, extraits, critiques

26 OPAC : évolutions et limites N interrogent que le catalogue traditionnel OPAC classique souvent silencieux OPAC ont évolué : meilleure ergonomie, des performances meilleures, une couverture plus large, accessibilité handicap OPAC de nouvelle génération remplacent les OPAC traditionnels, ils sont mieux adaptés aux pratiques des usagers, facettes, contenus enrichis, interactivité avec usagers Indépendants du SIGB

27 OPAC : quelques exemples Catalogues traditionnels Catalogues enrichis

28 Pour pallier les limites Jusqu à aujourd hui, multiplication / empilement d outils documentaires à côté du SIGB et de l OPAC Les fournisseurs proposent souvent une «suite» logicielle qui permet de compléter le SIGB Ou bien les bibliothèques se dotent d outils indépendants plus ou moins interopérables Outil de découverte ERM Résolveur de liens CMS Et d autres

29 Pour pallier les limites Problèmes Complexité de compréhension et de repérage pour les usagers Complexité de gestion pour les professionnels Intégration plus ou moins réussie et aboutie Création de «portails» Attentes fortes vis-à-vis des nouveaux systèmes

30 Les systèmes de gestion aujourd hui Enquête TOSCA fournisseurs de progiciels «métier» implantés en France ont répondus 125 logiciels documentaires répertoriés (tous types de logiciels ayant trait à la documentation) Les grandes tendances Les systèmes de nouvelle génération arrivent à maturité et se développent, de nouveaux systèmes apparaissent, ils prennent en compte les ressources numériques les «bibliothèques numériques» des établissements les supports mobiles les besoins d évaluation (stats) Un nouveau type de logiciel/brique : le système de prêt de livres numériques : PNB Généralisation du «Full web» Majorité d offre sous forme d'abonnement à un service

31 Quelques exemples de SIGB traditionnels présents sur le marché Systèmes propriétaires Aleph (Ex Libris) AbsysNet (GFI) Flora (Ever Team) V-Smart (Infor) Millenium (Innovative Interfaces) Symphony (SirsiDynix) PortFolio (BiblioMondo) Aloes (Archimed) Decalog SIGB (Decalog) Orphée (CR3B) BCDI Systèmes Open Source Koha OpenFlora Karvi PMB

32 Sources BERTHIER, Sandrine - Le SIGB : pilier ou élément désormais mineur de l'informatique documentaire. Mémoire DCB ENSSIB, Ministère de la Culture et de la Communication, Direction générale des médias et des industries culturelles, Service du livre et de la Lecture - Boîte à outils du numérique en bibliothèque : Fiche pratique n 2 : La réinformatisation Lecture/Bibliotheques/Numerique-et-bibliotheques/Boite-a-outils-dunumerique-en-bibliotheque TOSCA Consultants - Les logiciels métier destinés aux bibliothèques.