ACTIV formations. ACcueil Télémarketing Informatique Vente

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1 ACTIV formations ACcueil Télémarketing Informatique Vente PRESENTATION D OUTLOOK...2 LES CONTACTS...3 SAISIE D UN CONTACT AVEC LES RACCOURCIS CLAVIER...7 LA MESSAGERIE...8 LE CALENDRIER...10 LES TACHES...11 LES NOTES...12 Parc des Bois de Grasse - 1 rue Louison Bobet GRASSE Tél Fax

2 Présentation d Outlook A quoi sert Outlook? Outlook est un programme de gestion d'information de bureau. Il vous aide à gérer votre courrier électronique, vos rendez-vous, votre carnet d adresses et vos tâches. Si vous avez un Pocket PC ou un téléphone qui le permet, vous pouvez transférer toutes les informations saisies dans Outlook sur ce périphérique. Composition d'outlook & de ses différents modules Outlook Aujourd'hui (Boite aux lettres de xxxxxxxxx) Ecran général d'accueil & tableau de bord, permettant d'accéder aux différents modules. Volet de navigation Barre d état Courrier : messagerie électronique Envoyer, recevoir et visualiser des messages. Boîte de réception (contient les messages entrants) Boîte d'envoi (contient les messages envoyés en instance d'être expédiés sur l'internet) Brouillon (contient les messages enregistrés en cours de rédaction) Courrier indésirable (stocks les messages filtrés et reconnus comme non désirés) Eléments envoyés (stock les messages sortants) Eléments supprimés (corbeille) Dossiers de recherche (permet de retrouver et regrouper des s par adresses de messagerie) Contacts (Carnets d'adresses). 2

3 Calendriers (organiser agenda & RDV, planifier les réunions, visualiser l emploi du temps). Tâches (c est une charge ou une obligation que vous devez surveiller jusqu'à son accomplissement). Notes (Post-it) Journal (Assure le suivi des documents office et aussi des s associés à un contact). Volet de navigation (partie gauche de l écran) Affichage / Volet de navigation ou Alt+F1 Barre de navigation au sein des différents modules & raccourcis vers les différents dossiers d'outlook. Possibilité de déplacer, supprimer les raccourcis et de modifier l'affichage (petites ou grandes icônes). Barre des menus (Fichier - Edition - Affichage - Atteindre - Outils - Actions -?) Menus contenant toutes les commandes d'outlook Barre d outils (Standard - Avancés - Web) Raccourcis vers les fonctions les plus souvent utilisées. Barre d'outils dynamique en fonction du dossier affiché (calendrier, boite de réception etc) Barre rechercher Cliquer dans la barre d outils sur Permet de faire des recherches en fonction de critères (exemple un contact avec son prénom) Les contacts Présentation du module contact 3

4 Création d une fiche contact : Nouveau L onglet général Le bouton «nom complet» : cliquer et saisir les éléments à l intérieur de la fenêtre qui s affiche Le champ Titre (en fait fonction dans la société) attention il y a 2 champs qui se nomment «Titre» Le champ Société Le champ Classé sous : détermination de son ordre de classement Les champ adresses : Afficher les différents types d adresses (Domicile, bureau, ) Remplir la fenêtre adresse le plus complètement possible. Adresse postale : coché Il permet de désigner l adresse qui servira, par défaut, à l expédition du courrier. 4

5 Les champs téléphones : Outlook gère très bien tous les formats de numérotation, pour indiquer un indicatif de pays le faire précéder du signe + L adresse de messagerie Possibilité de rentrer jusqu à 3 adresses Le champs Page Web : entrer l adresse d un site si le contact en possède un. Cliquer sur pour «ajouter une photo» Le champs commentaires :permet de noter des renseignements complémentaires concernant votre contact ou d insérer des raccourcis vers les fichiers les plus utilisés avec ce contact. Le champs contact : afficher un autre contact qui sera lié à celui-ci Le champs catégorie : Il permet de pouvoir afficher les contacts par catégories et vous permet de faire des envois groupés de courrier électronique, ou des actions de publipostage. Création de nouvelles catégories Dans liste des catégories principales Entrez le nom de la nouvelle catégorie Un clic sur «AJOUTER» Organisation de ses catégories Dans liste des catégories principales Sélectionner catégorie à supprimer Un clic sur «SUPPRIMER» Le champs privé : Lorsqu il est coché, il permet de ne pas faire apparaître ces contacts, lors du partage des dossiers. L onglet détails Il permet de saisir des renseignements complémentaires sur le contact L onglet activité Il permet de visualiser tous les éléments liés au contact, ainsi que toutes les entrées du journal pour les différentes activités menées avec lui. L onglet certificat Il permet de visualiser les identifications numériques utilisées pour envoyer du courrier crypté à ce contact. L onglet Champs Il permet de visualiser les champs relatifs à votre contact, et les règles appliquées à ce contact. Enregistrement du contact : cliquer «Enregistrer et fermer» ou ctrl+s & alt+f4 Supprimer un contact Sélectionner et clic sur supprimer de la barre d outils ou «suppr» du clavier ou clic droit supprimer Créer une liste de distribution 5

6 Permet de créer des groupes de contacts, indépendamment des catégories et de pouvoir envoyer à ces différents groupes du courrier électronique ou effectuer des opérations de publipostage. Menu actions Nouvelle liste de distribution. Nommer la liste Sélectionner les membres (dans les fichiers contacts) ou ajouter en saisissant les adresses s Eventuellement créer une nouvelle catégorie pour cette liste Rechercher un contact Dans l affichage «CARTE DE VISITE «: taper les premières lettres du contact ou se déplacer ave les flèches directionnelles et ouvrir le contact avec ENTREE. Utiliser la «barre rechercher» Pour les éléments : nom, prénom, adresse (rue, ville CP), adresse de messagerie directement remplir dans Rechercher et cliquer sur Entrée Pour les autres aller dans «avancé» Utiliser son fichier contact pour : Envoyer du courrier électronique 6

7 Saisie d un contact avec les raccourcis clavier Généralités : Pour passer au champs suivant : touche tabulation Pour revenir au champs précédent : touche Maj + tabulation + Cocher /décocher. : Barre ESPACE Pour actionner un bouton touche alt + lettre soulignée (exemple alt + n pour encadré en pointillé directement faire Pour changer d Onglet : ctrl + Pour faire défiler une liste de choix utiliser les flèches de circulation Démarche : Ctrl + N pour ouvrir une nouvelle fiche contact à l ouverture de la fiche, le curseur se positionne sur le champ à remplir alt +N pour ouvrir la boite de dialogue pour faire défiler les différents titres (Me, Mr, etc...) une fois le titre choisi, pour se positionner sur prénom puis pour nom pour fermer la boite de dialogue «nom complet» pour compléter le titre (fonction professionnelle) pour accéder au nom de société pour accéder à classer sous ) ou si le bouton est Téléphone pour choisir l ordre de classement souhaité pour accéder au premier champ téléphone, saisir le numéro sans espace Il y a 4 cases pour afficher les numéros de téléphone mais 19 champs possibles ; pour choisir un champ se positionner sur en face de la case voulu, faire puis pour circuler dans la liste et lorsque nous sommes sur le champ souhaité puis saisir le numéro sans espace pour accéder à de adresse, choisir avec puis + pour accéder à la case blanche ; saisir l adresse et utiliser entrée pour passer à la ligne, après rue si nécessaire (2 adresses saisies) cocher celle qui sera postale avec barre espacement pour accéder à adresse de messagerie, la saisir pour page web Alt+C pour accéder à contact (dire pour accéder à la case commentaires à la question enregistrer) pour entrer dans la liste ; taper premières lettres du nom pour accéder à la fiche voulue et pour valider Alt+. pour accéder à catégories, pour valider si nécessaire rendre pour choisir puis Barre espace pour cocher la fiche ; alt +V (refaire alt+v pour décocher) Ctrl+S & alt+f4 pour enregistrer et fermer la fiche contact. 7

8 La Messagerie Présentation de la fenêtre de composition du message Le champ «A» Choix du destinataire Liste d adresses globale : Les contacts Intranet Liste contacts : Liste des contacts du carnet d adresses Le champ «Cc» Copie conforme (Le message est envoyé à une tierce personne pour information. «Cci» les adresses des destinataires ne sont pas visibles. L objet : Résumer en quelques mots le contenu du message Le contenu du message Vérification de l orthographe : Menu outils / Orthographe Bouton envoyer Les éléments envoyés : Permet de vérifier les messages que vous avez envoyés Répondre à un message Répondre à un expéditeur ( Répondre) Répondre à tous les destinataires du message ( Répondre à tous) Transférer un message : Transférer Envoyer un message avec pièces jointes : Un clic sur l icône insérer. Imprimer un message : Ouvrir le message et cliquer sur l icône,choisir le fichier à de la barre d outils Les options du message Dans la fenêtre d envoi du message : Importance : bien définir l importance du message, votre correspondant peut s en servir pour classer ses messages ou pour faire afficher des messages personnalisés de réception Le critère de diffusion Les options de vote et de suivi : Les boutons de vote L accusé de réception L accusé de lecture Marquer un message pour le suivi : Menu actions Indicateur de message pour le suivi Remplir la boîte de dialogue qui s affiche Supprimer le suivi : cocher l option 8

9 Gestion de la boite de réception Les différents types d affichage : Menu Affichage Affichage actuel L affichage personnalisé : Menu Affichage Affichage actuel Personnaliser l affichage en cours Ajouter ou supprimer des champs Regrouper les messages par catégories Attribuer des clés de tri Appliquer des règles aux messages : Organiser En utilisant les dossiers En utilisant les couleurs Le courrier indésirable Les options de la messagerie :menu Outils / options /options de la messagerie 9

10 Le calendrier Différents types d affichage : Menu Affichage Affichage actuel Paramétrer ses jours de travail et sa plage horaire : Menu outils / Options / Options du calendrier Composer un nouveau rendez vous : Nouveau Présentation de la fenêtre rendez-vous Zones : Objet : Résumer en quelques mots l objet du rendez-vous Emplacement Date et heure de début Date et heure de fin Commentaires Rappel Disponibilité : Renseigner cette zone, elle sert pour l organisation de réunion Contacts Catégorie Privé : Activer cette zone si vous ne voulez pas faire apparaître l objet de votre rendez-vous en cas de partage du calendrier. Enregistrer et fermer Déplacer un rendez-vous : un clic dans la bande de couleur en marge de votre rendez-vous et glisser à l emplacement désiré. Supprimer un rendez-vous : Un clic bouton droit dans la bande de couleur en marge de votre rendez-vous et choisir supprimer dans le menu qui s affiche. Rendez vous avec options Périodicité : Journée entière Changer un rendez-vous périodique sur une journée précise : Dble clic en marge du rendez-vous et choisir «ouvrir cette occurrence» Imprimer son calendrier : Menu / fichier / imprimer Définir le style & pour chaque style définir la mise en page 10

11 Les tâches S assigner une tâche : Nouveau Renseigner les différents champs Objet :Résumer en quelques mots la tâche à effectuer Echéance Date de début Demande de rappel Priorité Très important pour le classement de ses tâches Commentaires : détailler d une manière précise la tâche à effectuer, possibilité de joindre un fichier Catégories : affecter une catégorie à votre tâche Contacts : associez les noms des personnes qui sont concernés aussi par cette tâche Privé : activer si cette tâche doit rester confidentiel en cas de partage des dossiers Enregistrer et fermer Créer une tâche périodique Même procédure Bouton périodicité : Définir la périodicité Régénérer une nouvelle tâche : permet de recréer une nouvelle périodicité si vous avez accompli une tâche avant la date prévue. (EX/ Vous avez planifié de mettre à jour Norton tous les 30 jours, si vous l effectuer avant la date prévu, Outlook recalcule les 30 jours à partir de cette date) Assigner une tâche Ouvrir le dossier tâche Même procédure que précédemment Choisir «Assigner une tâche» Cliquez sur le «A» pour ouvrir la boîte de dialogue «Sélectionner le destinataire de la tâche» Renseigner les zones «Conserver dans ma liste des tâches une copie mise à jour de la tâche» et «envoyer un rapport d état lorsque la tâche est terminée» Envoyer Répondre à une demande de tâche Boutons Refuser, Accepter Accepter : la tâche vous appartient Refuser :la tâche retourne à son expéditeur Transférer une tâche : à réception de la demande, cliquer sur «Assigner une tâche» Envoyer un rapport d état Ouvrir la tâche concernée Renseigner les champs Etat, Pourcentage achevé et l onglet détails si nécessaire Menu Actions / Envoyer le rapport d état Renseigner la zone destinataire Envoyer 11

12 Marquer une tâche comme terminé Cocher la case terminé dans la liste des tâches Options d affichage des Tâches Passer en revue les différents styles d affichage Personnaliser l affichage en cours Les notes Créer une note : Nouveau Remplir le texte de la note Fermer avec X Modifier le texte d une note Sélectionner la note : Dble clic sur la note et modifier le texte Changer la couleur d une note :clic dans le coin supérieur gauche de la note Transférer une note : clic dans le coin supérieur gauche de la note Affecter une note à un contact Ouvrir la note Clic coin supérieur gauche Sélectionner «Contacts» Choisir le contact Fermer La note apparaît dans l onglet activités du contact Affecter une catégorie à une note : même procédure que précédemment, sélectionner «catégories» Envoyer une note Cliquer glisser de la note dans la boite de réception Modifier l affichage des notes : Menu Affichage Affichage actuel 12

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