Le vertical métier qui a conservé la richesse du 1er ERP français pour PME/PMI du Négoce, de l Industrie et des Services

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Dorothée Gascon
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1 solution métier Energie Le vertical métier qui a conservé la richesse du 1er ERP français pour PME/PMI du Négoce, de l Industrie et des Services s Groupe Cogeser 40ans Editeur depuis 40 plus de 35 ans totalement spécialisé en informatique de Gestion. Prise de commande CTI Commande automatique Planification Procédure manuelle Tickets volucompteurs rss BL Tournées Retour de tournée Gestion des chargements camions et des entrées Transformation dess ress commandes en factures Facturation Facturation directe Comptabilité Gestion des règlements Statistiques Gestion des Gestion contrats des contrats Prélèvements automatique Gestion des impayés Soldes fin de contrat Renouvellement des contrats Procédure a automatique EEnvoi n de la tournée sur le Système Innfo Informatique Embarqué Réception des données Bons de transferts (camion ou dépôt) Bons d entrées en stock

Prise de commande CTI Commande automatique Planification Procédure manuelle Tickets volucompteurs rss BL Tournées Retour de tournée Gestion des chargements camions et des entrées Transformation dess

2 LES FICHIERS PRINCIPAUX Afin d en faciliter son exploitation, Divalto Energie est doté de nombreuses tables. Celles-ci une fois renseignées assurent l intégrité de la saisie de la plupart des informations constitutives de la base tant du point de vue des fichiers de base (clients, produits, tarifs, gestion de la TGAP, etc.) que des fichiers d exploitation (planning, analytique, etc). GESTION DES COMMANDES SIMPLE ET RAPIDE Divalto Energie permet d effectuer des recherches en utilisant une multiplicité de critères. La fonction CTI (Couplage Téléphonie Informatique) permet la montée automatique de la fiche client sur le numéro entrant. Le système vérifie que le client sélectionné ne possède aucune autre commande active. Dans le cas contraire un message d information donne la possibilité d abandonner la saisie. Puis le programme recherche le dernier BL, ou la dernière facture, réalisé pour ce client et charge les lignes de vente dans le corps de la commande en initialisant les quantités avec la valeur zéro. Divalto Energie est une solution puissante permettant notamment une saisie de commande rapide vous assurant une maîtrise totale de toutes les informations concernant le client : - Maîtrise des caractéristiques logistiques : adresse et particularités, capacité des cuves, etc. ; - Maîtrise du risque financier : visualisation de l encours comptable et de l encours de règlement détaillé ; - Souplesse de tarification avec consultation de l historique des ventes ; - Planification de la livraison avec prise en compte des spécificités du client, précision de l horaire de livraison.

de la TGAP, etc.) que des fichiers d exploitation (planning, analytique, etc).

3 GESTION DES TOURNÉES Les informations concernant la livraison sont renseignées dans la fiche client. Ces informations seront prises en charge à la saisie de commande pour être intégrées automatiquement dans le planning. Toute modification manuelle est toujours possible. Toutes les spécificités concernant la livraison peuvent être précisées dans la fiche client : - la note de tournée : information globale quelle que soit l adresse de livraison utilisée ; - la note d information de livraison : propre à chaque adresse de livraison ; - la note d observation : information ponctuelle valable uniquement pour une commande. Les jours de livraison autorisés sont également renseignés. Divalto Energie gère les cuves du client (type et capacité). Le code logistique permet de créer une association entre un client ou une adresse de livraison et un camion et/ou un chauffeur. Le code logistique permet donc d effectuer une pré-affectation des livraisons et facilite le montage des tournées. L utilisation de ce procédé n est pas obligatoire. Les données sont modifiables, vous pouvez donc gérer un remplacement, temporaire ou définitif, d un camion et/ou d un chauffeur. GESTION DU PLANNING INTERFACE INFORMATIQUE EMBARQUÉE Le module Interface Informatique Embarquée vous permet de disposer d une maîtrise de vos camions à distance. L envoi et la réception d informations pour l informatique embarquée s effectuent à partir du planning en un seul clic. Les factures sont automatiquement générées par le programme après que le chauffeur ait validé la fin de tournée. Les lignes de commandes sont affectées de manière globale ou détaillée. Les paramètres sont repris par défaut ou modifiés. On peut accéder au détail d une ligne de planning (ci-dessous).

Toutes les spécificités concernant la livraison peuvent être précisées dans la fiche client : - la note de tournée : information globale quelle que soit l adresse de livraison utilisée ; - la note d

4 GESTION DES CHARGEMENTS Permet d assurer : - les chargements sur raffinerie, sur dépôt pétrolier, - les transferts dépôts et camion. COMMANDES AUTOMATIQUES Le principe est d effectuer des renouvellements automatiques de commandes selon une périodicité propre à chaque client. Une ou plusieurs commandes de type modèle (non directement exploitables) sont attachées à chaque client. Elles sont générées en commandes réelles lorsqu elles arrivent aux échéances imposées par le cadencier du client. Le programme du module de calcul des propositions de commande analyse toutes les commandes modélisées et calcule, en fonction de la dernière date de livraison et des paramètres de la fiche Client, une date théorique de livraison. Si celle-ci est supérieure ou égale à la date de livraison précisée dans la fenêtre de démarrage, la commande sera transférée dans le tableau des propositions. Ce programme peut fonctionner en mode automatique ou en mode manuel. CONTRATS Vous pouvez gérer mensuellement les livraisons pour un client donné. Vous disposez d un outil de suivi vous permettant de visualiser d un seul coup d œil tous les événements liés au contrat ainsi que l évolution des paiements. Vous pouvez également gérer des apports supplémentaires au cours du contrat.

Une ou plusieurs commandes de type modèle (non directement exploitables) sont attachées à chaque client.

5 GESTION DE LA TIPP Divalto Energie gère l agrément TIPP : station service, consommateur avec capacité de stockage, distributeur en acquitté. Les articles faisant l objet de vérifications relatives à la TIPP doivent être spécifiés. La déclaration de TIPP doit être éditée en hectolitre alors que les volumes de vente sont généralement gérés en litres. Il est donc nécessaire de définir l unité d édition de la TIPP et de mettre en place un coefficient de conversion entre cette unité et celle des ventes. Le contrôle de la TIPP s effectue sur les pièces commerciales de deux manières : - Lors de la saisie de la ligne ; - Lors de la validation de la pièce. Il est par ailleurs possible d éditer des documents légaux : déclaration complémentaire sur les ventes en acquitté, liste des destinataires finaux. - Possibilité de s interfacer avec tous les types de stations (Tokheim, Lafon, etc.). STATION SERVICE Gestion des cartes privatives et des conditions commerciales particulières. Vous récupérez des transactions sur les bornes des stations. MAILING CLIENT Le mailing permet de rechercher les clients en fonction de critères spécifiques. Les résultats de cette recherche sont visibles dans un tableau pouvant être exploité à l identique de tous les zooms de Divalto. Ainsi tous les renseignements de la fiche principale du client sont visualisables. Le module de gestion du résultat offre également la possibilité d éditer des étiquettes et de générer des mailings selon des formats de courriers entièrement paramétrables. STATISTIQUES Divalto Energie comporte en standard de nombreux états spécifiques à la profession. Divalto intègre en standard un outil de conception statistique. Cet outil est destiné à piloter et communiquer les bonnes informations aux bonnes personnes. Il va permettre d exploiter de manière extrêmement souple et puissante les données issues de Divalto.

La déclaration de TIPP doit être éditée en hectolitre alors que les volumes de vente sont généralement gérés en litres.

6 s Groupe Cogeser Siège social : 15, avenue de Fondeyre - BP TOULOUSE Cedex 2 Tél Fax Contact : service-commercial@groupe-cogeser.fr www. groupe-cogeser.fr Energie info@divalto.fr Gra phi ste Tél Fax valérie franconi 15, rue Icare Entzhzeim solution métier

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