COORDONNER. votre événementiel. odi.c tourisme 07 octobre 2010

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1 COORDONNER votre événementiel

2 Assurer la coordination pour la mise en œuvre de votre plan d actions est une base de réussite dans l organisation de votre événementiel

3 PLANIFIER LES ÉTAPES DE VOTRE PROJET Dans l organisation de votre événement il est essentiel d en décliner toutes les phases pour mieux les piloter. Pour aider à cette réalisation le rétro-planning est un outil adapté auquel il est utile d associer une check-list permettant le contrôle des actions définies

4 Á NOTER Il es important d ajuster son rétro-planning et sa chek-list au type de manifestation envisagé.

5 Á titre d exemple Rétro-planning et chek-list : les étapes quasi communes à toute organisation d un événement

6 Définition objectifs, public(s) ciblé(s) J Choix date(s) et liste de(s) lieux, des thèmes et des artistes Recherche aides, subventions Budget prévisionnel Recherche de bénévoles pour constitution d équipes

7 Choix de la programmation J - 90 Choix visuel de l événement et composition charte graphique Préparation documents (tracts, affiches) avec le visuel Recherche de partenariats, de sponsors

8 Réunion et mise en place des pôles administratif, sécurité, communication Démarches (autorisation Mairie, Préfecture ) J - 60 Démarches sécurité (Pompiers, Gendarmerie, Croix Rouge ) Recherche hébergements artistes et demande devis nuitées + restauration Évaluation besoins matériels + demande devis et demande de prêt

9 Contact «point de vente» (billetterie) J - 45 Contact imprimerie (devis affiches, billets, tracts) Constitution fichiers médias + plan de communication Récupération logos partenaires + invitation (relations publiques)

10 Prévenir assurance + contrat ou avenant Envoi de communiqué de presse Contrats (artistes, matériel ) J - 30 Réunion avec partenaires + pot «bon à tirer» à l imprimeur Mise en place «point de vente» billets Logistique artistes/intervenants

11 Premier collage et dépôt d affiches Prévenir SACEM Envoi invitations (financeurs ) J - 20 Préparation des badges (équipe, artistes, techniciens ) Elaboration du questionnaire (outil de mesure) Envoi de plan d accès (itinéraire) + fiche infos (hôtel, horaires) artistes/interv

12 Actions médiatiques :(jeu concours avec radio pour faire gagner des places) J - 20 Envoi du dossier de presse Comptage billetterie avec «points de vente»

13 1 er Tractage et contrôle affichage J - 10 Point avec l équipe de base + bénévoles et planning répartition des tâches Vérification réceptions dossier presse Calendrier interview 2 e Comptage avec «points de vente»

14 Second tractage et vérification affichage J - 5 Vérification venue presse/médias - nouvel article + passage radio Récupération dons pour lots (commerçants)

15 Briefing de l équipe Coordination équipes Contrôle des tâches du rétro planning J - 1 Reconnaissance du parcours Mise en place de la signalisation Récupération arrêtés municipaux Vérification des lieux (salles exploitées) Livraison, vérification matériel

16 Rapide briefing équipes Accueil artistes, techniciens, sécurité. Installation matériel, vigilance des accès secondaires, issues de secours. Jour J Vérification des barrières de sécurité Mise en place des Arrêtés (fermeture de rues) Vérification du stationnement extérieur Préparation caisses pour diverses ventes

17 Mise en place «point de vente» Accueil artistes Jour J Accueil presse Accueil public

18 LE JOUR J Il est important de procéder, en amont, à la répartition des tâches du JOUR J. Pour en faciliter la réalisation : tout simplement un éventail de questions à se poser pour établir un véritable échange avec l équipe et éviter les oublis, les erreurs

19 La méthode du QQCOQP Il est important de procéder, en amont, à la répartition des tâches du JOUR J. Pour en faciliter la réalisation : tout simplement un éventail de questions à se poser pour établir un véritable échange avec l équipe et éviter les oublis, les erreurs

20 Quelques questions de l éventail QUI : est concerné par le sujet? QUOI : quelle est l idée principale? COMMENT : dans quelles circonstances? OỦ : cela se passe t il? QUAND : cela se produit il? POURQUOI : pour quelles raisons?

21 Etat des lieux (salle, terrain ) Vérification matériel et restitution Débriefing avec l équipe, bilan de l opération (points forts/faibles) et l après Récupération des articles de presse Dépouillement et analyse des enquêtes Planifier une réunion et pot de remerciements pour les partenaires et les bénévoles Envoyer bordereau Sacem

22 Lors du bilan de votre événementiel Il est important

23 D analyser les retombées presse Constituer un press-book : Quelle que soit l envergure de l opération de relations-presse, il est important d en conserver la trace. Pour ce faire un recueil de coupures de presse, référencées et datées, est constitué. A court terme, c est un bon indicateur des retombées de l opération et permet, à moyen terme, d apprécier l efficacité de telle ou telle action, de confirmer ou de changer sa politique globale de communication. En ce qui concerne le long terme le press-book est une excellente mémoire du programme

24 De définir des outils de mesure Évaluer fréquentation, profil, satisfaction Public, satisfaction, économie,. Acteurs locaux Se poser la question : «que m importe t-il de connaître?»

25 Quelques exemples : Quel type de public? origine géographique, âge, catégorie socioprofessionnelle Quel est l animation/activité préférée? animation de rue, expo Quel hébergement choisi? hôtel, gîte, famille

26 LES ENQUÊTES Un outil de mesure efficace

27 Garder toujours à l esprit l (les) objectif (s) mais également le dépouillement : les questions permettront-elles d obtenir des données exploitables?

28 La connaissance des retombées apporteront : Une donnée qualitative (ton des critiques de presse, satisfaction public ) Une donnée quantitative (fréquentation à l événementiel et aux diverses activités ) Une donnée économique (vente de prestations directement liées à l événementiel ou associée aux acteurs locaux )

29 Par la prise en compte des différents indicateurs liés aux Médias, Publics, Acteurs locaux, Partenaires Dépendra en majeure partie, la pérennisation de votre événement.

30 MERCI DE VOTRE ATTENTION Chantal Couralet

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