Créer un emploi. Déclarer et immatriculer l association Auprès du Centre de Formalités des Entreprises à l URSSAF (

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1 Créer un emploi Lorsqu une association décide d embaucher, elle est soumise aux mêmes règles sociales que les entreprises. Elle doit en effet tenir un certain nombre de registres et documents à présenter en cas de contrôle. Engager un salarié Dans une association, est salariée toute personne exerçant une activité au sein de l association dans les conditions suivantes : - Poste sous le contrôle et sous la subordination des dirigeants de l association. - Perception d une rémunération en contrepartie de l activité exercée pour le compte de l association Dès lors qu une association emploie un ou plusieurs salarié(s), elle doit Déclarer et immatriculer l association Auprès du Centre de Formalités des Entreprises à l URSSAF ( Faire une déclaration préalable à l embauche (DPAE) Depuis le 1 er août 2011, la déclaration unique d embauche (DUE) a disparue et a été remplacée par une DPAE réaménagée. A l instar de la DUE, la DPAE permettra d effectuer simultanément certaines formalités ; elle devra être envoyée à l URSSAF au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l embauche, au plus tard au moment de la mise en travail du salarié. Cette transmission se fera par voie électronique même si un envoi papier restera possible au moyen d un formulaire fixé par arrêté ministériel. Etablir et signer un contrat de travail C est la convention par laquelle une personne s engage à travailler moyennant rémunération pour le compte et sous la direction d une autre personne. Editer un bulletin de salaire L employeur doit remettre chaque mois et garder une copie d un bulletin de salaire qui doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Il est nécessaire de les conserver pendant une durée minimum de 5 ans. Cotiser à une retraite complémentaire L employeur doit déclarer son salarié auprès d un organisme de retraite complémentaire en fonction de l activité de son association mais aussi en fonction de son implantation géographique. Lorsque la convention collective le prévoit, il faut déclarer le salarié auprès de l organisme de retraite complémentaire et de prévoyance conventionné. L association peut choisir son organisme de retraite complémentaire dans les trois mois à compter de sa création, passé ce délai, l affiliation à un organisme de retraite complémentaire (l AG2R en Lot-et-Garonne) se fera d office. Cotiser pour la formation professionnelle L employeur doit choisir un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) auquel il versera une cotisation obligatoire pour le droit à la formation continue et faire un plan de formation négocié avec son salarié. 1

2 Le DIF (Droit Individuel à la Formation) permet aux employés de disposer d un capital de 20h de formation par an, qu ils peuvent utiliser à leur propre initiative. Quelle que soit la nature du contrat de travail (CDD, Intérim, temps complet ou partiel ), le salarié engrange des droits en matière de DIF. Faire appel à la médecine du travail L employeur doit prendre rendez-vous auprès du centre de médecine du travail afin de faire effectuer la visite médicale à son salarié avant l embauche. Tenir des registres obligatoires - Le registre unique du personnel : disponible en papeterie, il regroupe les informations relatives à l embauche et au départ de tout membre du personnel. Il n est pas obligatoire pour les associations qui utilisent le chèque emploi associatif. - Le registre des délégués du personnel : regroupe les notes adressées à l employeur et les réponses de celui-ci. - Le registre des observations et mises en demeure : doit être laissé à la disposition de l inspecteur du travail qui y note ses observations lors de ses contrôles. - Le registre médical : regroupe l ensemble des informations transmises par la médecine du travail. Faire les déclarations sociales - Les déclarations trimestrielles auprès des organismes sociaux et fiscaux : URSSAF et ASSEDIC, retraite complémentaire. Périodicité mensuelle à partir de 10 salariés. En passant par Net entreprise, en effet les déclarations trimestrielles ne sont plus sur support papier. - La déclaration annuelle des données sociales (DADS) : les employeurs sont tenus d adresser à l URSSAF, le 31 janvier de chaque année au plus tard, une déclaration précisant les sommes perçues par chaque salarié au cours de l année civile. La DADS-U peut être saisie en ligne sur le site Ces contraintes administratives sont nombreuses et peuvent freiner une éventuelle embauche, c est pourquoi des dispositions ont été prises afin d accompagner au mieux l employeur dans ses démarches : Faire appel à des dispositifs simplifiés Le chèque emploi associatif Il dispense l association et se charge à sa place de toutes les déclarations. Mis en place depuis 2004, le chèque emploi associatif permet de réduire considérablement les formalités à effectuer lors de l embauche d un salarié, du règlement du salaire et des cotisations sociales. Il s adresse aux associations qui n emploient pas plus de 9 salariés équivalents temps plein durant l année civile. Attention, l employeur doit avoir l accord de son salarié de se faire payer en chèque emploi associatif. Vous pouvez adhérer en ligne ou télécharger la demande d adhésion sur le site Le service emploi associations Il prend la suite du dispositif «impact emploi» mis en place par l URSSAF et fonctionne suivant le même principe. Toute association employant moins de dix salariés, qui ne peut ou ne souhaite recourir au chèque emploi associatif, bénéficie d un service d aide à l accomplissement de ses obligations déclaratives en matière sociale. 2

3 Se renseigner sur les aides à l embauche Les contrats aidés Un employeur associatif peut engager une personne bénéficiant de contrats aidés. - CUI (contrat unique d insertion) :Il prend la forme, dans un cadre rénové, du contrat initiative emploi CUI-CIE dans le secteur marchand et du contrat d accompagnement dans l emploi CUI- CAE dans le secteur non marchand. Il a pour objet de faciliter l insertion professionnelle des personnes sans emploi rencontrant des difficultés sociales et professionnelles d accès à l emploi.les taux de prise en charge et la durée de l aide financière dont bénéficie l employeur étant fixé par le préfet de votre région, renseignez-vous auprès de votre correspondant Pôle emploi. - Contrat de professionnalisation : il a pour objet de compléter une formation initiale ou d obtenir une qualification afin de favoriser l insertion ou la réinsertion professionnelle. Il s adresse aux personnes de 16 à 25 ans ainsi qu aux demandeurs d emploi de 26 ans et plus. Il peut être conclu pour une durée déterminée ou indéterminée, la durée minimale étant comprise entre 6 et 12 mois renouvelable jusqu à 24 mois. Une aide forfaitaire est versée à l employeur afin de les inciter à embaucher et à former ; elle doit être demandée à Pôle Emploi au plus tard trois mois après l embauche. - Emploi d avenir : il a pour objectif de faciliter l insertion professionnelle et l accès à la qualification des jeunes sans emploi âgés de 16 à 25 ans. Il se présente sous la forme d un contrat CAE ou CIE en CDD de 36 mois ou d un CDI à temps plein. A savoir que le bénéficiaire d un emploi avenir en CDD bénéficie d une priorité d embauche d un délai d un an à compter du terme de son contrat. - Contrat de génération : il a pour objectif de favoriser l embauche de jeunes en CDI, le maintien dans l emploi des seniors et la transmission intergénérationnelle des compétences. Pour bénéficier d une aide au titre du contrat de génération, des binômes doivent se former entre un jeune embauché âgé de moins de 26 ans et un senior maintenu dans l emploi âgé d au moins 57 ans. Plus de renseignements sur : - Contrat d apprentissage : il permet aux jeunes de 16 à 26 ans d acquérir en alternance des connaissances théoriques et pratiques en vue d une qualification professionnelle. Il se présente sous la forme d un CDD de 1 à 3 ans en fonction du type de formation et de la qualification préparée. Les exonérations de charges Dans certains cas, les cotisations sont assises sur une base forfaitaire fixée par arrêté ministériel et non sur la rémunération brute. Le forfait permet de moins cotiser et aussi de faciliter le calcul. Ces abattements et cotisations forfaitaires concernent essentiellement les associations de jeunesse et d éducation populaire, sportives, d aide aux personnes, intermédiaires, de formateurs occasionnels. Prime à l insertion Elle encourage les entreprises à embaucher des personnes handicapées sur des emplois durables. Pour tout renseignements s adresser à : AGEFIPH (Association pour la Gestion des Fonds pour l Insertion Professionnelle des Personnes Handicapées) 3

4 Le service civique Le service civil volontaire est désormais remplacé par le service civique. Concrètement, les jeunes de 16 ans à 25 ans, de nationalité française ou résidant en France depuis plus d'un an, peuvent maintenant choisir d'effectuer une mission d'intérêt général donnant lieu à une indemnisation prise en charge par l'état durant 6 à 12 mois. Deux points majeurs de changement par rapport au service civil : le service civique est compatible avec le statut d'étudiant, et cumulable avec une activité salariée. Pour plus d informations : A la rupture du contrat de travail, l employeur doit remettre obligatoirement au salarié : - un certificat de travail qui atteste de l emploi occupé par le salarié dans l entreprise - un reçu pour solde de tout compte - une attestation pour Pôle Emploi pou faire valoir les droits à l allocation chômage Engager un intervenant extérieur Les associations font de plus en plus fréquemment appel à un intervenant extérieur dans le cadre d actions ponctuelles : formation, animation, conseil,...dans la mesure où cette intervention est effectuée par un «professionnel indépendant», le responsable de l association s estime souvent dégagé de ses obligations sociales. Il est pourtant indispensable que l association examine, avant la prestation, s il relève bien du régime des professions indépendantes, s il est salarié d un organisme ou d une structure associative qui exerce la fonction d employeur envers lui, duquel cas il pourra facturer sa prestation de service après avoir l avoir contractualisée. S il s avère que l intervenant relève du statut de «professionnel indépendant» ou est salarié d une structure employeur, l association doit s assurer qu il est enregistré auprès du CFE (Centre de formalités des entreprises), qu il justifie d un numéro Siret, et pourra demander à son employeur les copies des justificatifs de versement aux organismes sociaux. Cas particulier des artistes - auteurs Votre association utilise une oeuvre de création : - vous avez obtenu de l auteur le droit de la diffuser, la vendre, la commercialiser - vous devez le rémunérer sous forme de droits d auteurs (droits de reproduction et/ou de représentation sur son œuvre) Adressez vous à l AGESSA (Ecrivains, illustrateurs, réalisateurs de cinéma, photographes, etc...) ou à la Maison des artistes (arts graphiques et plastiques). Cas particulier des porteurs de projet qui souhaitent se créer un emploi De plus en plus de personnes désireuses de créer leur propre emploi en créant leur activité s orientent vers le statut associatif. Certaines règles sont néanmoins à respecter - Au moins deux personnes bénévoles sont nécessaires pour diriger l association. La gestion désintéressée peut être remise en cause si l association est dirigée par un salarié ou un membre de sa 4

5 famille. La notion de gestion désintéressée implique que les dirigeants ne doivent avoir aucun intérêt personnel au fonctionnement de l association - Le porteur de projet qui souhaite être salarié par l association est lié par un contrat de travail et donc par un lien de subordination. - Le projet doit être bien défini : est-ce un projet de création d activité économique ou un projet d utilité sociale? Adresses utiles AGEFIPH Aquitaine Millenium 2 ZAC Cœur de Bastide 13 rue J.P Alaux BORDEAUX Cedex Tel : aquitaine@agefiph.asso.fr AGESSA 21 bis rue de Bruxelles PARIS Tel : Comité Interentreprises pour la médecine du travail du Lot-et-Garonne 12 rue Diderot AGEN Tel : URSSAF 16 rue des colonels Lacuee AGEN Maison des artistes 90 avenue de Flandre PARIS Tel :