CAHIER SPECIAL DES CHARGES MARCHE DE FOURNITURES. Mazout de chauffage

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1 CAHIER SPECIAL DES CHARGES MARCHE DE FOURNITURES Mazout de chauffage

2 CAHIER SPECIAL DES CHARGES Marché de fournitures de mazout de chauffage extra - A - Liste des dérogations Liste des articles du Cahier général des charges des marchés publics de travaux, de fournitures et de services et des concessions de travaux publics (annexe de l arrêté royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics) auxquels il est dérogé : articles 5, 6 et 7. Texte et motivation des dérogations. Il est dérogé aux articles sur le cautionnement étant donné que les fournitures sont payées uniquement après contrôle de la livraison. - B - Adresse Pouvoir adjudicateur : asbl Institut François d Assise Rue de l Institut BOUGE Tél. : 081/ Fax : 081/ Toutes correspondances ou renseignements relatifs au marché peuvent être adressés à l attention de Monsieur Servais, Directeur Général. Le responsable de l exécution du marché est Mr Michel Focant, Responsable Marchés Publics et Achats. - C- Objet du marché Le marché se rapporte à la fourniture de mazout de chauffage à déverser dans les citernes des immeubles sis : - rue de l Institut BOUGE Les prescriptions techniques auxquelles doivent répondre les fournitures sont reprises au point B, de la deuxième partie du cahier spécial des charges. Par son offre, le soumissionnaire retenu s engage à réaliser les prestations en conformité avec ces prescriptions. - D - Durée du marché Le marché a une durée de 1 ans à partir du 01/09/2013. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de procéder à une extension de marché sur base de l article 17, 2, 3, b) de la loi.

3 - E - Mode de passation du marché et publicités légales Le marché sera conclu par adjudication publique. Date d envoi de l avis de marché pour publication au Bulletin des Adjudications et au J.O.C.E. : 07/06/ F - Critère d attribution La ristourne sur le prix officiel du mazout exclusivement - G - Caractéristiques des lots N du lot Désignation Estimation annuelle (H. T.V.A.) Unique Fourniture de mazout de chauffage Les variantes sont ne sont pas autorisées. - H - Mode de détermination du prix du marché - I - Délai de livraison du marché* Le marché est un marché à bordereau de prix. * conditions particulières : voir case J. Il n est pas prévu de révision des prix. -J - Fractionnement de la livraison La réalisation de ce marché nécessite le fractionnement de la livraison. L'adjudicataire procèdera aux livraisons selon les besoins de la société. Il s engagera à alimenter l ensemble des citernes de telles sortes que le niveau de chaque citerne ne soit jamais inférieur à 20% de leur capacité théorique. L adjudicataire sera donc le seul responsable de la fourniture (aucun bon de commande ne sera expédié). Conformément à l article 49 du C.G.C., les frais de port, d emballage, de déballage, de déchargement, seront intégrés et répartis sur l'ensemble des postes. - K - Délai de validité des offres : 90 jours de calendrier à dater du lendemain de la date ultime de leur remise. - L - Législation applicable Le présent marché est soumis, pour sa passation et son exécution; outre au présent cahier spécial des charges, à : 1. la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, ainsi qu à ses modifications ultérieures ; 2. l arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics, ainsi qu à ses modifications ultérieures ; 3. l arrêté royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics ainsi qu au cahier général des charges y annexé, ainsi qu à leurs modifications ultérieures ; 4. La loi du 4 août 1996 concernant le bien être du travailleur. L adjudicataire est tenu de respecter et de faire respecter par toute personne agissant en qualité de sous-traitant à quelque stade que ce soit et par toute personne mettant du personnel à sa disposition :

4 - toutes dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles aussi bien en matière de sécurité et d hygiène qu en ce qui concerne les conditions générales de travail, que celles-ci résultent de la loi ou d accords paritaires sur le plan national, régional ou local ; - toutes dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles en matière fiscale et de sécurité sociale. Les sous-traitants auxquels il est fait appel et ceux qui mettent du personnel à disposition pour l exécution de ce marché sont tenus, dans les mêmes conditions que l adjudicataire, de respecter les dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles visées ci-dessus et de faire respecter celles-ci par leurs propres soustraitants et par toute personne mettant du personnel à leur disposition. - M - Composition du cahier des charges Le cahier spécial des charges comprend, outre cette première partie : - la deuxième partie, comprenant en point A, les autres clauses administratives et en point B, les prescriptions techniques ; - le formulaire d engagement (S/F/2007) ; - le modèle de déclaration sur l honneur ; - le modèle de déclaration bancaire. - N - Prix du dossier Gratuit - O - Consultation du dossier Au siège du pouvoir adjudicateur (adresse case B). - P - Envoi, dépôt et ouvertures des offres Les offres, envoyées par la poste, conformément aux dispositions de l arrêté royal du 8 janvier 1996 précité, doivent être adressées en langue française, sous pli recommandé, avec la mention «offre Fourniture de mazout de chauffage», à : ASBL INSTITUT FRANÇOIS D ASSISE Rue de l Institut BOUGE Les offres peuvent être aussi remises au président de la séance d ouverture des offres au plus tard avant l ouverture de la séance, laquelle aura lieu le 02/07/2013 à 9h00, au siège de l asbl Institut François d Assise. - Q - Moments et lieu où le dossier sera tenu pour signature du dossier après notification du marché Ces informations seront communiquées à l adjudicataire dans le courrier de notification du marché. - R - Signatures Le... Le... Le... M. Focant Responsable Marchés Publics Le responsable exécution P. SERVAIS Directeur général Le maître de l ouvrage... L adjudicataire

5 Deuxième partie A. CLAUSES ADMINISTRATIVES GENERALES 1. Objet du marché Voir case C en tête du cahier spécial des charges. Les prescriptions techniques des fournitures, objets du présent marché, figurent au point B du présent cahier. 2. Durée du marché Voir case D en tête du cahier spécial des charges 3. Sélection qualitative En vue de sa sélection qualitative, le soumissionnaire est tenu de joindre à son offre une déclaration sur l'honneur attestant qu il ne se trouve dans aucun des cas visés à l article 43 de l AR du 08 janvier Le modèle de déclaration sur l honneur figure en annexe du présent cahier spécial des charges. L attention du soumissionnaire est attirée sur le fait qu avant la conclusion du marché, le pouvoir adjudicateur se réserve la faculté de l inviter à produire les documents suivants : - une attestation récente du greffe du tribunal de commerce compétent de laquelle il ressort que le soumissionnaire n est pas en situation de faillite, de concordat judiciaire ou de liquidation 1 ; - un extrait récent de casier judiciaire ; - une attestation récente émanant de l administration des Contributions directes ; - une attestation récente émanant de l administration de la TVA 2. Le caractère récent des documents susvisés est établi dans la mesure où ces derniers datent de moins de six mois par rapport à la date ultime de dépôt des offres. Dans l hypothèse où le pouvoir adjudicateur use de la faculté énoncée ci-avant, le soumissionnaire interrogé dispose au maximum d un délai de douze jours de calendrier à compter de la date de la demande qui lui est adressée pour produire les documents requis. Pour l appréciation des capacités financière et technique du soumissionnaire, les références suivantes sont requises : - une déclaration bancaire dont le modèle figure en annexe au présent cahier spécial des charges ; - la liste des principales livraisons effectuées au cours des trois dernières années dans un domaine similaire ou équivalent au présent marché ; - une déclaration concernant la conformité du produit à livrer aux spécifications énumérées dans la norme Belge NBN - EN 590 (et aux modifications en vigueur à la date de fourniture). Les documents suivant doivent également être joints à l offre : - une attestation de l ONSS, avec cachet sec, relative à l avant-dernier trimestre précédant la date de remise des offres ou une attestation de l INASTI si le soumissionnaire n est pas employeur ; - une attestation prouvant la couverture pétrolière en mazout de chauffage extra ; 1 Non requis si non commerçant. 2 Non requis si non commerçant ou non assujetti à la TVA.

6 4. Offre 4.1. Modèle d offre L offre est établie conformément au formulaire d engagement joint au présent cahier spécial des charges. L offre comprend l inventaire récapitulatif, repris en annexe Enoncé des prix Le montant global de l offre ainsi que les prix unitaires qui y sont joints sont exprimés en chiffres et en toutes lettres. Le prix unitaire comprend tous les éléments permettant d'obtenir des fournitures complètes et notamment conformément à l'art 49 du cahier général des charges, les frais d emballage, de déballage, de déchargement, les frais de documentation, de plans de détails, échantillon, etc Les prix comprennent toutes les impositions généralement quelconques auxquelles est assujetti le marché, à l exception de la taxe sur la valeur ajoutée (dont le/les taux sera/seront cependant communiqué(s)). Un prix incluant la TVA sera également communiqué. Du fait de son offre, le soumissionnaire reconnaît que tous les accessoires nécessaires à ses missions font partie intégrante du marché de façon à réaliser les fournitures complètes, rien excepté, ni réservé. Par la remise de son offre, l adjudicataire sera considéré comme ayant accepté les termes et conditions du présent cahier spécial des charges, en ce y compris les délais. Les conditions générales de vente de l adjudicataire et ou de ses éventuels sous-traitants, contraires au présent cahier ne sont pas applicables au présent marché. Tous les frais encourus à l occasion de la préparation et de la présentation de l offre seront entièrement à charge du soumissionnaire Dépôt ou remise des offres Voir case P en tête du cahier spécial des charges. L offre sera établie en double exemplaire, un original et une copie. L un des exemplaires portera la mention «original». En cas de contradiction entre les différents exemplaires, seul l exemplaire avec la mention «original» fait foi Délai d engagement des soumissionnaires Voir case K en tête du cahier des charges Régularité des offres Toute offre qui déroge aux prescriptions essentielles du cahier spécial des charges sera considérée comme irrégulière et sera donc écartée. Le pouvoir adjudicateur pourra considérer comme irrégulières, et partant comme nulles, les offres qui exprimeraient des réserves sur des points essentiels ou dont les éléments ne concorderaient pas avec la réalité. 5. Critères d attribution du marché Le pouvoir adjudicateur attribue le marché à l offre régulière proposant la ristourne la plus élevée octroyée sur le prix officiel des carburants.

7 6. Autorisation de communication Le soumissionnaire retenu consent à ce que son nom, le montant de l offre ainsi que l objet du marché soient publiés par la Société wallonne du logement, et communiqués à première demande à toute personne, conformément aux dispositions de l arrêté du Gouvernement wallon du 6 décembre 2006 relatif à la publicité des marchés publics passés par les sociétés de logement de service public. 7. Faculté de renoncer à passer le marché Conformément à l article 18 de la loi du 24 décembre 1993, la société se réserve la faculté de ne pas attribuer le marché. Lorsque le marché a trait à plusieurs lots, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de n en attribuer que certains, et, éventuellement de décider que les autres lots feront l objet d un ou plusieurs nouveaux marchés, au besoin suivant un autre mode. 8. Cautionnement Néant 9. Paiements Les factures doivent être datées, signées et accompagnées d un relevé des fournitures livrées. Les factures doivent être adressées au pouvoir adjudicateur. Le paiement des fournitures effectuées intervient dans un délai de cinquante jours de calendrier à compter de la date à laquelle les formalités de réception sont terminées, pour autant que le pouvoir adjudicateur soit, en même temps, en possession de la facture régulièrement établie ainsi que des autres documents éventuellement exigés. Si la livraison a lieu en plusieurs fois, le délai de cinquante jours est compté à partir de l achèvement des formalités de la dernière réception de chacune des livraisons partielles. Les intérêts de retard sont dus de plein droit et sans mise en demeure. 10. Calcul des amendes de retard Des amendes de retard sont dues, sans mise en demeure, à titre d indemnité forfaitaire, en cas de retard dans l exécution du marché, conformément à l article 20 5, du cahier général des charges. Elles sont calculées conformément aux articles 20 5 et 66 du cahier général des charges. 11. Pénalités En cas de contravention au marché, des pénalités sont dues, conformément à l article 20, 4, du cahier général des charges. 12. Compétence juridictionnelle Les tribunaux de l arrondissement judiciaire du siège social du pouvoir adjudicateur sont seuls compétents pour connaître des litiges relatifs au présent marché. 13. Réceptions et délai de garantie Tous les frais de réception provisoire et définitive sont à charge du fournisseur.

8 14. Modalités d exécution 14.1 Quantités Moyennant le paiement des prestations effectuées et acceptées, le pouvoir adjudicateur a la faculté de mettre fin à tout moment à tout ou partie du présent marché par l envoi au fournisseur d une lettre recommandée en ce sens. Les quantités à fournir sont des quantités présumées et données à titre indicatif ci-dessous sur base des 3 dernières années écoulées. Le fournisseur ne pourra en aucun cas réclamer des indemnités tant pour des quantités inférieures que supérieures. Le fournisseur communique au plus tôt au pouvoir adjudicateur tous les renseignements nécessaires pour permettre à celui-ci d apprécier l état d avancement du marché. Pour le 31 décembre de chaque année, le fournisseur remet un fichier Excel reprenant par site de livraison, les quantités livrées durant l année écoulée ainsi que le coût financier. Quantités à titre indicatif Adresse de livraison Rue de l Institut 30 - Bouge Année L 14.2 Délais de livraison Voir cases I et J en tête du présent cahier Lieu de livraison Voir case C en tête du présent cahier Réception technique Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de procéder à une réception technique conformément à l article 53 du cahier général des charges Formalités de livraison Pour chaque livraison, le fournisseur dresse un bordereau, en trois exemplaires, aux fins de réception provisoire. Il les envoie ou les remet au pouvoir adjudicateur au plus tard le jour même de l expédition ou de la livraison des fournitures. Ce bordereau ne vaut pas réception des fournitures. Ce bordereau doit spécifier les mentions suivantes : - les matières ou objets expédiés ;

9 - les quantités, marques et numéros ; - la commande et le numéro de lot. Le bordereau peut être remplacé par une facture comportant les mêmes indications. B. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES Tous les éléments ainsi que les accessoires, et de manière générale ce qui est mis en œuvre par l adjudicataire dans le cadre de ce marché, doivent répondre aux prescriptions techniques qui sont reprises ci après. Par son offre, le soumissionnaire retenu s engage à réaliser les prestations en conformité avec ces dispositions. Tous les éléments ainsi que les accessoires, et de manière générale ce qui est mis en œuvre par l adjudicataire dans le cadre de ce marché, doivent répondre aux prescriptions techniques qui sont reprises ci après. Pour rappel, l'adjudicataire procèdera aux livraisons selon les besoins de la société. Il s engagera à alimenter l ensemble des citernes de telles sortes que le niveau de chaque citerne ne soit jamais inférieur à 20% de leur capacité théorique. L adjudicataire sera donc le seul responsable de la fourniture (aucun bon de commande ne sera expédié). 15. Qualité du mazout de chauffage Par respect de l environnement, le mazout de chauffage sans additif. 16.Quantité La quantité de mazout de chauffage doit obligatoirement être contrôlable par un compteur réglementaire placé sur le camion citerne afin de permettre au destinataire d en contrôler la quantité avant et après le déversement. 17. Qualité et déversement La déclaration de réception donnée par le destinataire de la fourniture ne porte que sur la quantité et la nature du produit fourni et non sur la qualité. Néanmoins, il va de soi que le fournisseur est responsable de la conformité de la fourniture. Si le déversement se fait au moyen d une pompe, le fournisseur doit veiller à ce que la pression dans le tuyau ne dépasse pas 3,5 kg/cm² Si le fournisseur constate que l installation n est pas en ordre pour effectuer ou continuer un déversement sans danger, il doit refuser d effectuer celui-ci. Il préviendra immédiatement l adjudicateur par téléphone avec confirmation écrite, pour signaler les défectuosités qu il a constatées. En cas d inobservance de l un des points repris ci-dessus, le fournisseur est tenu pour responsable des frais d entretien,, de réparation et/ou de remplacement total ou partiel de l installation et le cas échéant, des dégâts occasionnés aux biens meubles et immeubles. 18. Echantillons Pour certaines livraisons, des échantillons du produit délivré pourront être prélevés par coups de sonde par le service destinataire afin d en déterminer les caractéristiques. Le chauffeur du camion-citerne doit, sur demande sur service destinataire de la fourniture, effectuer un prélèvement de trois échantillons d un litre chacun dans le camion citerne. Ce prélèvement est effectué juste avant le déversement du produit dans les citernes du service destinataire, et ceci sans faire usage du pistolet verseur de façon à ce que le compteur ne puisse pas encore se mettre en action. Les récipients sont alors fermés hermétiquement et munis d une étiquette donnant les renseignements ci-après : - n du cahier spécial des charges - date de la fourniture - quantité fournie et nature du produit

10 - dénomination, adresse et n du code du destinataire - signature du responsable du destinataire de la fourniture Un des échantillons est destiné à l analyse, le second est remis au fournisseur et le troisième sert d échantillon témoin. Les analyses que comporte la réception technique des fournitures sont effectuées dans un laboratoire choisi par le client. Lors de l analyse du mazout, le premier échantillon sera utilisé. Les frais de celle-ci seront payés par le client. Si une des parties conteste les résultats, une deuxième analyse sera effectuée sur l échantillon du fournisseur. Elle aura lieu dans un laboratoire autre que celui de la première analyse. Si le résultat est négatif pour le fournisseur, les frais seront à sa charge. Dans le cas contraire les frais seront à la charge du client. Si les résultats de la deuxième analyse sont contestés, une troisième analyse peut être effectuée sur «l échantillon témoin». La méthode suivie pour le choix du laboratoire et pour le paiement des frais sera la même que celle utilisée pour la deuxième analyse. Par son offre, le soumissionnaire retenu s engage à réaliser les prestations en conformité avec ces dispositions.

11 FORMULAIRE D ENGAGEMENT FOURNITURE DE MAZOUT DE CHAUFFAGE OFFRE A.ENGAGEMENT (COMPLETER UNE DES TROIS POSSIBILITES SUIVANTES) Le soussigné :... (Nom, prénoms et qualité) Nationalité :... Ou bien La Société :... (Raison sociale ou dénomination, forme, nationalité,) Représentée par le(s) soussigné(s) :... (nom(s), prénoms et qualité(s)) Ou bien Les soussignés :... (pour chacun, mêmes indications que ci-dessus) En société momentanée pour le présent marché, s engage (ou s engagent) sur ses (ou sur leurs) biens meubles et immeubles, à exécuter, conformément aux clauses et conditions du cahier spécial des charges précité, le marché de fourniture de mazout de chauffage extra moyennant la ristourne octroyée sur le prix officiel des carburants de : (En lettres : T.V.A. comprise) :..eurocents (En chiffres : T.V.A. comprise) :.eurocents (En chiffres : htva) :..eurocents B. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES (Sur plusieurs colonnes si association momentanée) - N TVA. - n belge BE- (9 chiffres) (6 chiffres pour enregistrement).. ou - n étranger.. - Adresse du domicile ou du siège social : - Pays : - Code postal, localité : - Rue et n :

12 - Téléphone : Fax : - C. PAIEMENTS Les paiements seront valablement opérés par virement au compte n de l établissement financier suivant.... ouvert au nom de... D. EN CAS D OCCUPATION DE PERSONNEL : RENSEIGNEMENTS SUPPLEMENTAIRES Immatriculation(s) O.N.S.S. : n (s) Les membres du personnel sont de nationalité :... E. ANNEXES Sont annexés à la présente offre : - le formulaire d engagement ; - la déclaration sur l honneur ; - la déclaration bancaire ; - (en cas d occupation de personnel) l attestation de l Office national de Sécurité sociale établie conformément à l article 43 bis de l arrêté royal du 8 janvier 1996 ; - (si le soumissionnaire n est pas un employeur) l attestation émanant de l INASTI. - la liste des principales livraisons effectuées au cours des trois dernières années dans un domaine similaire ou équivalent au présent marché. - une attestation prouvant la couverture pétrolière en mazout de chauffage extra ; - une déclaration concernant la conformité du produit à livrer aux spécifications énumérées dans la norme Belge NBN EN (et aux modifications en vigueur à la date de fourniture). Fait à, le Le(s) soumissionnaire(s) Remarque importante Si le soumissionnaire établit son offre sur d autres documents que le présent modèle, il atteste sur chacun de ceux-ci que le document est conforme au modèle prévu dans le cahier spécial des charges (art. 89 de l arrêté royal du ).

13 Modèle de déclaration sur l honneur I. Identification du pouvoir adjudicateur II. Identification du marché Le soussigné (nom, prénom) : Qualité ou profession : Nationalité : Domicilié à : (pays, localité, rue, n ) ou La société : (raison sociale ou dénomination, forme, nationalité, siège) représentée par le(s) soussigné(s) : ou les soussignés : (chacun, mêmes indications que ci-dessus) en société momentanée pour le présent marché, déclare(nt) sur l honneur ne se trouver dans aucune des situations visées par les causes d exclusion reprises à l article 43 de l arrêté royal du 8 janvier 1996; s engage(nt) à produire à la demande du pouvoir adjudicateur les documents et preuves nécessaires. Fait à, le.. Signature

14 Modèle de déclaration bancaire Concerne Marché public (identification du marché). Nous confirmons par la présente que... (raison sociale et siège social du soumissionnaire) est notre client(e) depuis le..(date). Relation financière banque - client Les relations financières que nous entretenons avec..(raison sociale du soumissionnaire) nous ont jusqu à ce jour..(date) donné entière satisfaction. Sur la base des données dont notre banque dispose actuellement, nous n avons eu à constater aucun élément négatif et.(raison sociale du soumissionnaire) dispose au stade actuel la capacité financière lui permettant de mener à bien les prestations pour lesquelles il a l intention de se porter candidat..(raison sociale du soumissionnaire) jouit de notre confiance. Notre banque met actuellement à la disposition de ce soumissionnaire les lignes de crédit suivantes (à ne mentionner qu avec l accord écrit préalable du client) ; Et/ou Notre banque est disposée à examiner d éventuelles demandes de crédit ou une demande de cautionnement en vue de l exécution du marché par.(raison sociale du soumissionnaire) La présente est délivrée sans restriction ni réserve de notre part. Fait à., le. Signature

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