En imprimant les différents documents vous aurez un dossier prêt à l emploi.

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1 Voyage en France Le dossier qui suit vous permettra de préparer votre voyage en ayant tous les documents nécessaires et suffisants pour que vous, comme les différents services de l établissement, puissiez répondre aux exigences légales et organisationnelles. En imprimant les différents documents vous aurez un dossier prêt à l emploi. En les fournissant en temps et en heure vous faciliterez le travail des personnes qui traitent ce dossier. Un rappel des temps rythmant cette organisation : Début Mai, année scolaire A1 : Premiers contact avec le chef d établissement et la gestionnaire pour établir les 4 documents nécessaires à la présentation au C.A. Début Juin, année scolaire A1 : Présentation à un C.A exceptionnel «voyages» pour approbation des 4 documents. Mi Juin, année scolaire A1 : Lancement de l appel d offre auprès des voyagistes. Fin Septembre, année scolaire A1+1 : contact avec les familles, distribution des documents destinés aux familles, choix du voyagiste par la commission voyage. ctobre, année scolaire A1+1 : établissement de la liste définitive des élèves participant au voyage. Novembre : inscription au budget de l établissement des dépenses inhérentes au voyage et validation par le C.A «budget». Départ moins 15 jours : tous les documents sont remis au service gestion pour clôture du dossier.

2 vf 0 Sommaire du dossier «Voyage en France» Intitulé : Dates : Classe(s) ou groupe concerné(es) : vf 0 fiche récapitulative vf 1 Modalités pratiques pour l organisation d un voyage scolaire vf 2 Charte d organisation des voyages scolaires vf 15 Consignes aux accompagnateurs du voyage vf 3 Projet de voyage scolaire collectif : accord de principe vf 4 Programme pédagogique (objectifs, actions préparatoires, programme, exploitation ultérieure) vf 6 Programme détaillé du voyage (par jour) vf 13 Budget du voyage vf 5a Autorisation parentale de participation à un voyage scolaire obligatoire vf 5b Autorisation parentale de participation à un voyage scolaire facultatif vf 7 Non autorisation de sortie nocturne vf 8 Déclaration de l élève majeur participant à un voyage scolaire en France vf 11 Liste définitive (1 et 2) des élèves participant au voyage vf 14 rdre de mission éléments en italique : informations éléments soulignés : à fournir au CA du autres éléments : à présenter 15 jours avant le départ Fiches rendues complètes Le Le Proviseur vf 16 Compte rendu à remettre dans la semaine qui suit le voyage

3 vf 1 Modalités pratiques pour l organisation d un voyage en France Un voyage est un déplacement collectif d élèves, au moins pour un jour et une nuitée, il ne pourra excéder une durée de 5 jours, pris sur le temps scolaire. Une période est retenue pendant l année scolaire pour les déplacements collectifs. Les dossiers sont à déposer pour un CA de fin d année pour permettre les appels d offre auprès des voyagistes et inscrire ces voyages au programme d activités de l année à venir, une commission est organisée début octobre, date à laquelle la liste d élèves est finalisée, le dossier est présenté au nouveau CA pour vote, les professeurs organisateurs complètent le dossier dès que le contrôle de légalité a validé le voyage. Cette procédure vise à : Identifier les différents voyages et apporter un accord de principe aux professeurs, leur permettant d engager suffisamment à l avance la préparation et l organisation pratique du voyage. Les grandes lignes sont validées par le chef d établissement (Fiches vf 3 : accord de principe), deux mois au moins avant la date de 1 ère présentation au CA. L accord de principe s appuie sur la charte d organisation des voyages scolaires. Présenter au conseil d administration : les modalités de financement, dont le montant de la participation des familles, l intérêt pédagogique, le déroulement et le contenu. L autorisation du Conseil d administration est requise pour pouvoir signer les contrats et conventions liés à chaque voyage scolaire. Solliciter, éventuellement, les partenaires qui peuvent apporter une aide financière selon la nature de chaque projet : Instances Institutionnelles, Collectivités Apporter le visa et l autorisation définitive du chef d établissement, dans le cadre réglementaire défini concernant en particulier la liste définitive des élèves participants. Les conditions (Circulaire du 20 août 1976) : «Le voyage n est pas une fin en soi. Il est un moyen pour atteindre un objectif pédagogique et éducatif Les objectifs du projet de voyage seront nettement définis et feront notamment apparaître la nécessité du déplacement par rapport à son but. Si la préparation et l organisation pratiques du voyage peuvent être le fait des enseignants, le chef d établissement, outre l accord qu il lui appartient de donner au projet, conserve la responsabilité entière de l opération et des engagements avec l extérieur qu elle exige (collectivités, société de transport, organismes proposant des circuits et voyages)». o La préparation pédagogique sera approfondie, l exploitation ultérieure systématiquement recherchée (contrôle, exposé, exposition, constitution de dossiers documentaires ). o Tous les voyages font l objet d un compte rendu du responsable au chef d établissement. o Chaque famille est destinataire du programme détaillé du séjour, par jour, précisant notamment les moments où leur enfant sera hors de la surveillance du professeur (nuitées dans la famille d accueil ). o Pour un élève mineur, l autorisation doit être donnée par les responsables légaux de participer au voyage (Fiche vf 5 : autorisation parentale). En cas de séparation ou de divorce, l autre parent sera consulté. o Les soins médicaux voire chirurgicaux sont donnés en liaison avec la famille, dans l hypothèse où elle peut être jointe (coordonnées téléphoniques précises définies avant le départ). o Par sa/leur signature(s), le(s) parent(s) ou le(s) responsable(s) légal/légaux du participant reconnai(ssen)t les conditions de participation à ce voyage et la sincérité des précisions qu il(s) donne(nt) : infection contagieuse o La famille de l élève participant au voyage doit s assurer, avant son départ, que les couvertures maladie, accident et responsabilité civile peuvent être étendues au séjour pour sa durée complète. o Les participants qui auraient atteint l âge de la majorité légale s engagent à respecter les instructions du lycée et les conditions d hébergement. Les représentants légaux seront toutefois informés. o L ensemble des autorisations, remis au secrétariat du chef d établissement, lors de l établissement du dossier, au moins 15 jours avant la date du voyage. Après visa et autorisation définitive du chef d établissement, l original de ces autorisations est remis au professeur responsable du voyage et une copie de chacune conservée au Secrétariat.

4 vf 2 Charte d organisation des voyages scolaires ARTICLE 1 : Un voyage scolaire est un moyen pour atteindre un objectif pédagogique, éducatif, il est une illustration, un prolongement des enseignements dispensés conformément aux programmes. Les objectifs du projet de voyage feront notamment apparaître la nécessité du déplacement par rapport à son but, en évitant toute fatigue excessive aux élèves et en exploitant en premier lieu les ressources proches permettant l illustration d un thème. ARTICLE 2 : La durée du voyage est au minimum d une journée et d une nuitée ; elle ne peut excéder une durée de 5 journées prises totalement ou partiellement sur le temps scolaire. ARTICLE 3 : L autorisation de chaque voyage collectif est donnée par le chef d établissement qui conserve la responsabilité entière de l opération et des engagements qu elle exige. Dans la mesure du possible, des remplacements seront organisés pour les autres classes des professeurs participant au voyage afin que les élèves ne soient pas privés des enseignements qui leur sont habituellement dispensés. ARTICLE 4 : La procédure suivante est retenue pour l organisation des voyages : Accord de principe du chef d établissement, deux mois à l avance (septembre/octobre) sur les modalités essentielles du projet de voyage, A partir de cet accord (Fiche vf 3), préparation par les professeurs du déplacement, Présentation au conseil d administration d octobre/novembre, pour approbation : o De la programmation des voyages, o Des modalités de financement de chacun d entre eux, sur un projet de budget, dont le montant maximal de la participation des familles, o De la passation des contrats et conventions liés à chaque voyage. ARTICLE 5 : Les modalités de perception par avance des contributions des familles sont retracées dans un document spécifique. ARTICLE 6 : L exactitude du budget de chaque voyage peut connaître des variations jusqu aux termes de son déroulement : date d obtention de diverses subventions, nombre de participants, maladie d un élève Ces modifications influent notamment sur le montant exact de la participation des familles. Un bilan financier définitif de chaque voyage sera présenté en Conseil d Administration (rapport annuel par exemple). ARTICLE 7 : La prise en compte des frais des personnels encadrant le voyage scolaire est assurée dans le cadre du budget du voyage, par des subventions spécifiques (à l exception de la participation des familles). ARTICLE 8 : L éventuel reliquat sera remboursé aux familles ayant réglé l intégralité de la perception demandée, excepté s il est inférieur à 8 euros. Dans ce cas, les reliquats sont acquis définitivement à l établissement. ARTICLE 9 : Un compte rendu du voyage portant notamment sur l évaluation des objectifs recherchés est adressé au Chef d établissement par le professeur responsable du voyage. ARTICLE 10 : Les conditions d annulation du voyage seront notifiées aux familles dans l acte d engagement, selon décision du Chef d établissement (risque particulier ) ou selon celles prévues par le contrat conclu avec le voyagiste. Charte présentée et approuvée au conseil d Administration, en date du : Le chef d établissement,

5 AVANT LE VYAGE : vf 15 Consignes aux accompagnateurs du voyage Donner des consignes claires et précises aux participants : o Comportements à adopter sur le terrain (consignes de sécurité), respect des interdits et des consignes données par les accompagnateurs, o Équipements nécessaires au bon déroulement du voyage (vêtements, type de chaussures, nourriture et boissons ). Faire l appel des élèves au moment du départ et déposer au bureau vie scolaire le double de la feuille d appel; Informer la direction de l établissement des élèves éventuellement absents. À EMPRTER : La trousse de secours (disponible à l infirmerie) ; Un téléphone portable dont le numéro est connu de la direction ; Les repas froids éventuellement commandés au service de restauration ; La liste des élèves validée avec les coordonnées des familles ; Les renseignements d ordre médical, sanitaire, en particulier pour les élèves souffrant d un handicap ou d un suivi spécifique ; Le matériel pédagogique nécessaire. PENDANT LE VYAGE : Vérifier le nombre d élèves présents dans le véhicule, en particulier après chaque arrêt du transporteur, Veiller à l application des consignes de sécurité, en fonction du lieu de visite. EN CAS DE DIFFICULTÉ PARTICULIÈRE U GRAVE Prévenir la personne identifiée à l avance (concierge, chef d établissement ou adjoint, personnel d astreinte nuitée), Le professeur responsable veillera en cas d accident ou d incident grave à prendre le plus rapidement possible les dispositions adaptées et faire procéder aux soins qui s imposent. NUMÉRS D URGENCE : 15 SAMU 112 URGENCES (appel d un téléphone portable) 18 Pompiers 17 Police NUMÉRS UTILES : MAÏF INTER MUTUELLE ASSISTANCE N de sociétaire de l établissement : D Pour joindre l établissement : o La loge du concierge : Tél. : o Le chef d établissement, l adjoint : Tél. : o Le personnel d astreinte : Tél.: o Télécopie : APRÈS LE VYAGE : Rendre la trousse de secours (à l Infirmerie), Établir un compte rendu au chef d établissement dont le descriptif de tout incident ou accident survenu pendant le voyage. Vu et pris connaissance le : Signature du professeur responsable du voyage : * Document en copie aux autres accompagnateurs du vo

6 vf 3 Projet de voyage scolaire collectif Accord de principe INTITULÉ DU VYAGE : Nom - Prénom du responsable du projet : Discipline : Classe ou groupe concerné : Nombre d élèves : LE PRJET : Destination : Dates : Heure de départ : Heure de retour : BJECTIF(S) PÉDAGGIQUE(S) : ENCADREMENT : 1 accompagnateur pour 10 à 15 élèves et 2 au minimum. Le nombre exact est arrêté par le chef d établissement selon la spécificité de la sortie et des risques éventuels. Nom - Prénom : Discipline : Nom - Prénom : Discipline : Nom - Prénom : Discipline : Nom - Prénom : Discipline : Nom - Prénom : Discipline : Nom - Prénom : Discipline : MYEN(S) DE DÉPLACEMENT UTILISÉ(S): MYEN D HÉBERGEMENT : MDALITÉS D ENCADREMENT PRÉVUES PUR LES NUITÉES : BUDGET PRÉVISINNEL : Dépenses Recettes Prévisionnelles Total : lycée : autres : Signature du responsable du projet : Le Chef d établissement Document reçu le : Accord de principe : UI NN Date : Signature :

7 vf 4 Programme pédagogique du voyage Intitulé du voyage : Dates : Classe(s) ou groupe(s) concerné(s) : I. BJECTIFS PÉDAGGIQUES ET ÉDUCATIFS : II. ACTINS PRÉPARATIRES : (enquêtes, recherche de documents, répartition des tâches entre participants, contacts préalables ) III. PRGRAMME DU SÉJUR : IV. EXPLITATIN ULTÉRIEURE : (contrôles oraux ou écrits, comptes rendus, exposés, dossiers documentaires, expositions ) Des documents annexes peuvent compléter ou illustrer un ou plusieurs de ces 4 chapitres. vf 6

8 Programme détaillé du voyage PAR JUR, HRAIRES DE DÉBUT ET DE FIN DES ACTIVITÉS, LIBELLÉ DE CHAQUE ACTIVITÉ Document à diffuser à chaque famille avec l autorisation parentale de participer au voyage ( vf 5) LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VENDREDI SAMEDI DIMANCHE 7 H 00 8 H 00 9 H H H H H H H H H H H H 00 SIRÉE Activité et nom des accompagnateurs obligatoires

9 vf 13 Budget du voyage scolaire Intitulé du voyage: Dates : Groupes concernés : Professeur responsable : RECETTES DÉPENSES REMARQUES Montant par élève Nombre d élèves Participation des familles Coût d un accompagnateur Nombre d accompagnateurs Ressources propres Transports Assurance annulation Hébergement élèves Hébergement Accompagnateurs Restauration occasionnelle La gestionnaire peut vous aider à finaliser le budget. Par ailleurs : 1) Le budget doit être équilibré en recettes et dépenses 2) Le financement de tout achat : livres, manuels, documentation, CD, film, doit être pris sur les crédits pédagogiques de la discipline. 3) Il en est de même pour toute dépense ou frais de réception. 4) Une liste provisoire des élèves sera à fournir au service gestion dès avant que les chèques des familles soient reçus. Elle comportera les noms, prénoms et classes des élèves. Remarques propres au voyage : Les élèves emmèneront leur premier repas. Les petits déjeuners et repas doivent être comptés au-delà de ce repas. Le reas au retour sera fourni par Participation lycée Déplacements Particuliers pendant Le voyage Entrées : (musée, spectacle ) Frais divers : (téléphone ) : Dons MDL Associations Contrat* éventuel avec un rganisme Autres : TTAL DES RECETTES TTAL DES DÉPENSES * joindre le contrat

10 vf 5a Autorisation parentale à la participation au voyage scolaire (Voyage obligatoire) Intitulé : Dates : Classe(s) ou groupe concerné(es) : Nous, soussignés - père - mère - responsable légal - tuteur - (Rayez les mentions inutiles) Nom : Prénom : AUTRISNS NTRE ENFANT : Nom : Prénom : scolarisé(e) en classe de : à participer au voyage scolaire obligatoire décrit selon le projet joint (Fiche vf 6). Nous déléguons nos droits et devoirs de surveillance de notre enfant aux personnes physiques ou juridiques qui l encadrent et qui sont désignées par le chef d établissement. Nous reconnaissons les conditions de participation à ce voyage et nous nous portons garants des conséquences que pourrait entraîner, pour les participants, une infection contagieuse qui n aurait pas été déclarée auparavant. Nous déclarons avoir souscrit une assurance responsabilité civile individuelle auprès de la Société : Police n En cas de maladie ou d accident, nous prenons connaissance du fait que nous serons, dans la mesure du possible et si nous sommes joignables, informés. Renseignements complémentaires obligatoires : - Parents ou responsables à joindre éventuellement pendant la durée de la sortie. Nom - Prénom : Adresse : Téléphone(s) : Mèl : - Santé de l enfant (allergies, contre-indications médicales et/ou alimentaires, traitement médical en cours ) : éventuellement, groupe sanguin : En cas de séparation de corps, de divorce, l autre parent a été consulté. Vu et pris connaissance du projet joint et de l engagement ci-dessus. Date : Signature du/des parent(s) :

11 vf 5b Autorisation parentale à la participation au voyage (voyage facultatif) Intitulé : Dates : Classe(s) ou groupe concerné(es) : Nous, soussignés - père - mère - responsable légal - tuteur - (Rayez les mentions inutiles) Nom : Prénom : AUTRISNS NTRE ENFANT : Nom : Prénom : scolarisé(e) en classe de : à participer au voyage scolaire décrit selon le projet joint (Fiche vf 6). Nous déléguons nos droits et devoirs de surveillance de notre enfant aux personnes physiques ou juridiques qui l encadrent et qui sont désignées par le chef d établissement. Nous reconnaissons les conditions de participation à ce voyage et nous nous portons garants des conséquences que pourrait entraîner, pour les participants, une infection contagieuse qui n aurait pas été déclarée auparavant. Nous déclarons avoir souscrit une assurance responsabilité civile individuelle auprès de la Société : Police n En cas de maladie ou d accident, nous prenons connaissance du fait que nous serons, dans la mesure du possible et si nous sommes joignables, informés. Renseignements complémentaires obligatoires : - Parents ou responsables à joindre éventuellement pendant la durée de la sortie. Nom - Prénom : Adresse : Téléphone(s) : Mèl : - Santé de l enfant (allergies, contre-indications médicales et/ou alimentaires, traitement médical en cours ) : éventuellement, groupe sanguin : En cas de séparation de corps, de divorce, l autre parent a été consulté. N AUTRISNS PAS NTRE ENFANT : Nom : Prénom : Scolarisé(e) en classe de : A participer au voyage scolaire facultatif décrit selon le projet joint (Fiche vf 6). Rappel : Tout élève qui ne participera pas à une sortie scolaire facultative sera tenu d être présent dans l établissement, au CDI ou en salle de permanence, suivant des modalités définies ultérieurement par le chef d établissement, où il effectuera un travail scolaire. Vu et pris connaissance du projet joint et de l engagement ci-dessus Date : Signature du/des parent(s) :

12 vf 7 Non autorisation de sortie nocturne Les activités de la journée sont encadrées par les professeurs accompagnateurs selon le programme diffusé avant le départ à chaque famille. En dehors des horaires (indicatifs) définis, les élèves sont placés sous la garde des professeurs accompagnateurs selon la spécificité de l hébergement ou de la famille d accueil. Les sorties nocturnes ne sont pas autorisées par le lycée. Je, soussigné(e) - père - mère - responsable légal - tuteur - (Rayez les mentions inutiles) Nom : Prénom : RESPNSABLE DE L ÉLÈVE : Nom : Prénom : Scolarisé(e) en classe de : Reconnais avoir pris connaissance de l interdiction de sorties nocturnes non accompagnées par les professeurs et de l obligation pour l élève de s y conformer. À : le : Signature du (des) parent(s) ou responsable(s) : Signature de l élève :

13 vf 8 Déclaration de l élève majeur participant à un voyage scolaire Intitulé : Dates : Classe(s) ou groupe concerné(es) : Nom : Prénom : Né(e) le : Scolarisé(e) en classe de : J ai pris connaissance du programme du séjour et je m engage à respecter les consignes des professeurs et des personnes participant à l encadrement. Pendant les heures situées en dehors du programme, je m engage notamment : - à ne pas prendre d initiative personnelle sans en référer à un responsable, - en tout état de cause, à ne pas quitter le groupe pour une activité individuelle, hors du centre ou du lieu d hébergement, - à avoir en tout point une attitude responsable et ne commettre aucun abus, - à me conformer à l interdiction de sortie nocturne. Fait à : le : Signature de l élève : Cette déclaration est portée à la connaissance de la famille, sauf cas particulier :

14 vf 11.1 Liste des élèves participant au voyage scolaire Liste 1 à déposer au service vie scolaire ou dans la boîte au lettre du au lycée avant le départ Intitulé du voyage : Dates : Nom Prénom Date de naissance Classe N téléphone du responsable Nom de l assurance Numéro de police Appel au départ Liste de élèves, arrêtée le par le chef d établissement. Date : Signature :

15 vf 11.2 Liste des élèves participant au voyage scolaire Liste 2 à conserver par le responsable pendant la sortie Intitulé du voyage : Dates : Nom Prénom Date de naissance Classe N téléphone du responsable Nom de l assurance Numéro de police Appel au départ Liste de élèves, arrêtée le par le chef d établissement. Date : Signature :

16 vf 14 rdre de mission Autorisation d accompagnement d un voyage scolaire Intitulé : Classe(s) ou groupe concerné(es) : Mme, M. (Nom : Prénom) : Discipline : Est autorisé à accompagner le voyage Se rendant à (Lieu du séjour) : Se déroulant du au Et s engage à respecter et à faire respecter les réglementations en vigueur au cours de ce voyage, règlement intérieur de l établissement et ceux propres aux lieux de visite, d étude, d hébergement, Fait à : le : Signature : Fait à : le : Le chef d établissement

17 vf 16 Compte Rendu Document à remplir à l issue du voyage et à remettre au Chef d établissement dans la semaine qui suit. Déroulement Ambiance Incident(s) Remarques générales (Aspects intéressants, ce qui est à conserver ou à supprimer sur ce type de voyage) Date de remise signature du responsable