GUIDE POUR LA SAISIE DE LA DECLARATION NOMINATIVE ANNUELLE "DNA"PAR INTERNET

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1 GUIDE POUR LA SAISIE DE LA DECLARATION NOMINATIVE ANNUELLE "DNA"PAR INTERNET La saisie de votre déclaration peut être effectuée en plusieurs fois. Vous pouvez interrompre puis reprendre votre enregistrement à tout moment. Tant que vous n aurez pas confirmé la validation de la D.N.A. vous pourrez revenir sur toutes les lignes et procéder aux corrections nécessaires ABATTEMENT DE 10% POUR FRAIS PROFESSIONNELS Pour les salariés qui, suivant les données en notre possession, bénéficient de cet abattement il est nécessaire de confirmer cette information. Nous avons mis en place un contrôle de compatibilité entre le métier de chaque salarié et l application de la déduction forfaitaire de 10%. Nous vous invitons à consulter la liste des métiers afin de connaitre ceux qui sont éligibles à l abattement afin de procéder aux éventuelles corrections. FENETRE "EN TETE DNA" Dans cette fenêtre nous avons renseigné les montants connus à la date de saisie de votre déclaration nominative annuelle. Les périodes suivies du chiffre "0" signifient que nous n'avons pas encore enregistré de déclarations de salaires ou correspondent à des déclarations "néant". Contrôler si les bases déclarées sont conformes à vos livres de paie. Si vous relevez des divergences entre les bases enregistrées par la caisse et celles que vous avez vérifiées : V

2 - Vous ne pouvez pas modifier la ou les périodes concernées - Mais saisir dans la zone "TOTAL enregistré DNA" le montant à prendre en compte pour l exercice congé Vous devez procéder de la même manière pour les corrections relatives à la base plafonnée URSSAF (entreprises assujetties à la cotisation chômage intempéries) Vous pouvez nous préciser le motif des corrections dans la zone «Observations» (60 caractères maximum). En cliquant sur le bouton «Enregistrer en brouillon» vous ouvrez la fenêtre DNA "salariés" à partir de laquelle vous pourrez accéder aux lignes de la DNA. Vous pouvez également atteindre cette fenêtre par le menu DNA rubrique «DNA : salariés» Les liens "circulaire DNA" et "guide pour la saisie de la DNA sur le site" vous permettent d accéder directement à la documentation relative à la déclaration nominative annuelle. Pour obtenir des précisions sur les données à enregistrer dans votre déclaration, nous vous invitons à vous reporter à notice DNA et à celle relative à l assiette de la cotisation accessible par le menu " documents". FENETRE "DNA SALARIÉS" A) Liste de salariés Cette liste comprend tout le personnel employé dans votre entreprise au cours de la période de référence 1er avril - 31 mars. Le montant des indemnités intempéries correspond aux déclarations d arrêts enregistrées par nos services à la date de saisie de votre déclaration nominative annuelle. V

3 B) Etat DNA Nous vous rappelons que seules les périodes d intempéries ayant fait l objet de déclaration à la Caisse pourront être prises en compte dans le calcul des droits à congés de vos salariés. Trois libellés peuvent être affichés : a) «Une zone vierge» indique que la ligne de DNA est à enregistrer b) «Numéro de certificat» - Nous avons reporté les numéros des certificats délivrés pour personnel concerné lors de son départ et dont vous avez une copie en votre possession. c) «Cert. n » - Cette mention concerne les salariés liés par un contrat à durée déterminée d une durée minimale d un an et pour lesquels vous avez demandé l exonération de la cotisation congés payés. SAISIE D UNE LIGNE SALARIÉ Toutes les rubriques (sauf le numéro de sécurité Sociale) relatives à l identification et au statut du salarié sont modifiables. V

4 ENREGISTREMENT DES DONNÉES Pour chaque salarié nous avons indiqué le début de la période de référence (1 er avril de l année précédente) ou sa date d entrée dans l entreprise si elle est postérieure. Pour les salariés présents à la fin de la période de référence (31 mars de l année en cours), ne pas enregistrer de date de sortie. Suivant le statut du salarié nous avons précisé si les temps devaient être saisis en heures ou en mois et jours. Certaines zones telle que le montant des sommes brutes déduites au titre de la maladie non professionnelle ne sont accessible sue pour les ETAM et cadres. EXEMPLE POUR UN OUVRIER V

5 EXEMPLE POUR UN ETAM Pour un ETAM ou un cadre, il faut exclure de la rubrique "travail payé " toutes les d absences (congés payés, congés sans soldes, ). Lors du traitement du dossier du salarié, la caisse ajoutera un forfait correspondant aux congés réglés au titre de l exercice précédent. Exemple : Entre le 1 er avril N et le 31 mars N+1, pour un salarié qui a pris 5 semaines de congés payés, sans aucune autre absence, le temps de travail à indiquer est 10, 24 (10 mois et 24 jours). Compléter toutes les zones relatives au salarié ainsi que vous le faites lors de l enregistrement d une sortie. Tous les éléments déjà enregistrés par la caisse (certificats délivrés ou demandés) sont à vérifier et le cas échéant à corriger. Nous avons reporté les temps et indemnités intempéries portés sur les déclarations que vous nous avez transmises. Pour enregistrer la ligne vous avez 2 possibilités : a) Soit en mode "brouillon" si vous considérez que les éléments du salarié sont à vérifier b) Soit en mode "saisie" si vous considérez que les données du salarié sont correctes Après l enregistrement d une ligne la fenêtre de saisie du salarié suivant est affichée. AJOUT D UN SALARIE Procéder de la même manière que pour l enregistrement d une nouvelle embauche. 2 possibilités : a) Soit accès par le menu «gestion du personnel» - rubrique déclaration d embauche b) Soit en utilisant le lien déclaration d embauche dans la fenêtre «DNA salariés». Compléter toutes les rubriques relatives au salarié à ajouter et après avoir validé son entrée dans l effectif revenir au menu "DNA salariés". V

6 Le salarié que vous avez enregistré figurera dans la liste avec la mention "DNA non saisie" en cliquant sur son nom vous accéderez à la page de saisie de sa ligne de DNA. VÉRIFICATION DE LA SAISIE Tant que vous n avez pas validé votre DNA, il est possible de revenir sur des salariés afin d apporter des corrections. Dans la fenêtre "DNA Salariés" vous pouvez consulter vos enregistrements. Le cumul des salaires soumis à cotisation et celui des indemnités intempéries sont portés au pied de la liste des salariés V

7 Vous pouvez directement accéder à la ligne du salarié à modifier en cliquant sur son nom sans devoir commencer par le début de la liste. VALIDATION ET ENVOI A LA CAISSE Pour valider votre déclaration vous devez utiliser l écran «DNA En Tête». La zone "total calculé" n est pas modifiable, elle correspond au cumul des déclarations mensuelles ou trimestrielles enregistrées par la caisse au jour de la saisie de votre DNA. La zone "total enregistré DNA" correspond au cumul des salaires soumis à cotisations congés pour l ensemble du personnel présent au cours de la période de référence. Il peut être corrigé s il est différent du "total calculé". Dans ce cas il est souhaitable d indiquer le motif de cette correction dans la zone "observations". Le "total des salaires bruts soumis à cotisation des congés payés" (cumul des lignes salariés que vous avez saisies) doit être est égal au TOTAL enregistré DNA. V

8 Compléter la zone " Personne qui établit la déclaration : " et saisissez vos éventuelles observations. Une divergence de 5 Euros entre ces 2 cumuls est tolérée. En cas d écart supérieur vous pourrez forcer l enregistrement de votre déclaration et les services de la caisse vous contacteront pour obtenir des précisions sur cette différence. Si vous choisissez d enregistrer définitivement, vous ne pourrez plus effectuer de corrections. Vous pourrez seulement consulter les éléments relatifs à chaque salarié. Si des modifications sont à apporter il conviendra d aviser par tout moyen à votre convenance les services de la caisse qui effectueront les rectifications nécessaires. Après la validation de votre déclaration nominative un nouveau libellé vous informe que votre DNA sera prise en compte par la caisse. V

9 Le libellé relatif aux lignes des salariés est également modifié. ENREGISTREMENT PAR LA CAISSE En consultant votre déclaration le lendemain de sa validation vous pourrez vérifier qu elle a été prise en compte par la caisse. A réception de votre déclaration les services de la caisse procéderont à son contrôle. Si des divergences ou des incohérences sont constatées un courriel vous sera adressé afin d obtenir des informations complémentaires. Si votre déclaration est conforme, les certificats vous seront adressés dans les meilleurs délais. IMPRESSION ET SAUVEGARDE DE VOTRE DNA Vous pouvez à tout moment imprimer ou enregistrer une copie de votre DNA par le Générer l'impression de la DNA au format PDF (Acrobat Reader) affiché dans les fenêtres "En tête DNA" et "DNA salariés. V

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