GESTION DU LOGICIEL DOCUMENTAIRE BCDI SOUS KWARTZ

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1 GESTION DU LOGICIEL DOCUMENTAIRE BCDI SOUS KWARTZ 1. Installation et mise à niveau du module BCDI3 pour Kwartz : Récupérez le paquet d installation de la version 1.0 dans la section «Autres versions» sur le site de Kwartz Enregistrez le fichier.deb sur votre bureau puis dans votre kwartz control, rendez-vous dans la partie maintenance composant kwartz Cliquez sur afin de récupérer le fichier.deb enregistré précédemment sur votre bureau. Cliquez ensuite sur pour installer le nouveau composant. Vous devez ensuite mettre à jour votre bcdi en téléchargeant l archive seule dans sa dernière version Collège-Lycée 1.30 depuis Procédez ensuite à la mise à jour en suivant les instructions ci-dessous : arrêter le service BCDI via KWARTZ Control aller dans le partage BCDI et faire une copie de sécurité de du dossier Prog le remplacer avec celui contenu dans l archive de la version 1.30 renommer le fichier ParMajLinux.Txt (car la fonction de mise à jour n est pas compatible avec KWARTZ.) redémarrer le service BCDI via KWARTZ-Control Désactiver la procédure de mise à jour automatique en supprimant l appel au webservice de mise à jour en supprimant le contenu du fichier ParMajLinux.txt présent dans le dossier prog du partage BCDI sous Kwartz. Côté client : Pour le/les poste(s) du/des documentaliste(s), l installation d un client en local à partir du cédérom d installation est obligatoire. Après avoir installé la version contenue dans le cédérom (version 1.20), vous devez mettre à jour vos clients en téléchargeant la mise à jour manuelle depuis

2 2. Installation du module BCDI pour Kwartz A. Récupération du paquet d installation : La version actuellement diffusée (abonnement 2014 / 2015) dans le cadre d une installation intiale du module BCDI sous Kwartz est un composant BCDI Vous trouverez les paquets d installation correspondants à l année d abonnement de l établissement depuis l espace client Veuillez-vous rapprocher du documentaliste pour récupérer le login (code RNE de l établissement) et mot de passe d accès. Cet espace est accessible aussi depuis un client BCDI (menu «?» - > «Votre Espace Client»). Une fois connecté, aller dans l onglet «Accompagnement BCDI» puis dans la rubrique «Téléchargement des mises à jour» / dans la section «Logiciels» - > «Abonnement xxxx : BCDI Client Serveur» B. Installation de BCDI : Depuis le kwartz-control, vous devez installer le composant BCDI pour Kwartz téléchargé précédemment. Aller dans la section «Maintenance / Composants» et «Ajouter le composant BCDI» pour Kwartz. Cliquer sur «Parcourir» et sélectionner le fichier.deb téléchargé (fichier kwartzbcdi-xxx_x.xx_i386.deb), puis valider avec «Démarrer l installation». Valider la mise à jour du composant pour démarrer l installation

3 L installation de BCDI sur le serveur kwartz est désormais initialisée. Il faut donc reprendre le paramétrage du service BCDI via le kwartzcontrol en saisissant les codes d installations via la gestion du service BCDI dans la sous- rubrique «Maintenance» / «Codes d installation». ATTENTION : la saisie des codes d installations n est nécessaire que pour permettre de bénéficier des mises à jour automatiques. Par conséquent, si l établissement n est pas abonné à l année en cours, les codes d installations ne seront pas validés. Cela n affectera en rien le bon fonctionnement de votre serveur BCDI. Vous trouverez les codes d installation de l établissement depuis l espace client ou depuis un client BCDI (menu «?» - > «Votre Espace Client»). Une fois connecté, aller dans l onglet «Accompagnement BCDI» puis dans la rubrique «Codes d installation pour vos différents logiciels»

4 3. Installation du module bcdiweb pour Kwartz A. Récupération du paquet d installation : La version actuellement diffusée (abonnement 2014 / 2015) dans le cadre d une installation initiale du module BCDIWeb sous Kwartz est un composant BCDI La version 2.40 du module web est compatible avec les versions 2.5X de BCDI, le format de la base de données n ayant pas évolué entre ses deux versions. Vous trouverez les paquets d installation correspondants à l année d abonnement de l établissement depuis l espace client Veuillez-vous rapprocher du documentaliste pour récupérer le login (code RNE de l établissement) et mot de passe d accès. Cet espace est accessible aussi depuis un client BCDI (menu «?» - > «Votre Espace Client»). Une fois connecté, aller dans l onglet «Accompagnement BCDI» puis dans la rubrique «Téléchargement des mises à jour» / dans la section «Logiciels» - > «Abonnement xxxx : BCDI Web» B. Installation de BCDIWeb : Depuis le kwartz-control, vous devez installer le composant BCDIWeb pour Kwartz téléchargé précédemment. Aller dans la section «Maintenance / Composants» et «Ajouter le composant BCDI» pour Kwartz. Cliquer sur «Parcourir» et sélectionner le fichier.deb téléchargé (sélectionner le fichier kwartz-bcdiweb-xxxi386.deb) et valider la mise à jour

5 L installation de BCDIWeb sur le serveur kwartz est désormais initialisée. L administration du module BCDIWeb se fait via le menu Service/BCDI de KWARTZ-Control. Paramétrages A l'issue de l'installation, vous devez paramétrer vos bases de la manière suivante : Depuis l interface Kwartz Control dans Services / BCDI puis sélectionner BCDI Web et Paramétrer une base Sélectionnez ensuite la base que vous souhaitez mettre en ligne puis remplissez les champs nécessaires à la configuration d un nouveau fichier bcdiweb_[nom_de_votre_base].ini Cas pratique : Sélectionnez votre base à configurer «Paramétrer une base» puis cliquez sur «Paramétrer» Paramétrez votre base Saisir sur cet écran les informations utiles au bon fonctionnement de BCDI Web Nom de la base sélectionnée pour le paramétrage Saisir ici le nom que vous souhaitez voir apparaître dans vos écrans de recherche (ex : Base ONISEP du lycée xxxxx) Saisir les codes d installation de BCDI Abonnement (veiller à bien respecter les espaces, tiret et majuscules). Si l établissement possède un abonnement MémoElectre, MémoElectre Plus ou est abonné Electre.com passer ce paramétrage à OUI S il s agit une base sans exemplaires répondez OUI Cet onglet Compte permet aux emprunteurs d accéder à des informations sur leurs prêts, retards, réservations. Réservation à distance = OUI permet aux emprunteurs de réserver un document Sélectionner ici l écran de recherche souhaité Choisir ou non d afficher la marguerite dans les résultats de recherche La saisie des informations terminée cliquez sur Une fois votre installation réalisée, vous devez redémarrer votre serveur web interne : dans la section «Maintenance», sélectionner «Surveillance des services» et cliquez une fois sur serveur web interne

6 Comment accéder à BcdiWeb? Pour accéder à Bcdiweb depuis n importe quel poste, il vous suffit de taper l'adresse de votre serveur Kwartz dans un navigateur : par défaut cette adresse est accéder à la base Data). Si vous avez choisi l interface SPECIAL (ou même le répertoire LYCEE), la fenêtre suivante apparaît Si vous avez choisi l interface COLLEGE, c est cet écran qui s affiche : Il ne s agit ici que d une installation fonctionnelle, d autres options de configuration peuvent être utilisées (pour cela, nous ne saurions trop vous conseiller de lire, en complément, la documentation «Manuel de l utilisateur» dans le répertoire /doc de /Progweb après installation sous le nom «BCDI Web Spécifications fonctionnelles.htm») ou consultable en ligne :

7 Comment vérifier la version de BcdiWeb? Il est possible de vérifier la version du module bcdiweb utilisée : soit depuis l interface de maintenance des composants depuis le kwartz-control, soit depuis l interface de recherche bcdiweb. Cette information est disponible lorsque vous passez la souris sur le logo BCDI disponible en fin de résultat de recherche. Quels sont les erreurs les plus fréquemment rencontrées? Erreur «Délai de session dépassé» : Et/Ou Supprimer l ensemble des fichiers de session de la base de données consultée. Depuis le partage bcdi sous Kwartz (accessible en tant que winadmin) dans le dossier de la base concernée, supprimer tous les fichiers nommés comme suit : SESS*.*. Reconstruire la base de données BCDI depuis le client BCDI en tant qu administrateur BCDI. Se connecter en tant qu «admin» (ou «super), les administrateurs par défaut et cliquer sur «Reconstruire» dans l onglet «Bases». Le message suivant s affiche : Valider la procédure avec «Oui». Ne pas fermer la connexion tant que le message de validation «Reconstruction terminée» n ai pas affiché. Cette action de reconstruction permettra de repositionner les droits d accès sur la base

8 Il faut ensuite recharger l installation du module bcdiweb sous kwartz pour forcer le positionnement des droits sur le dossier /progweb et /data pour le compte «www-data» d Apache reprendre la procédure décrite dans «3 - Installation du module bcdiweb pour Kwartz», ne faire qu une mise à jour du paquet sans reconfiguration. Erreur de format : La base de données consultée n est pas compatible avec la version de bcdiweb utilisée. Dans ce cas vérifier la version indiquée dans le gestionnaire des composants Kwartz pour le module bcdiweb. Le numéro de version indiqué doit être équivalent avec le numéro de version du service BCDI actuellement exécuté sur le serveur. Contenu du résultat de recherche contenant des caractères spéciaux ou notices vides sans informations : Le problème d affichage peut provenir des modèles utilisés par le module bcdiweb actuellement installé. Recharger la mise à jour du composant bcdiweb, Après la mise à niveau du paquet bcdiweb, vérifier le contenu du dossier /progweb et plus particulièrement la présence des dossiers modèles COLLEGE / LYCEE et SPECIAL. Si d anciens dossiers nommés MODCOL, MODLYC et MODSPE sont encore présents, veuillez les supprimer. Vérifier les informations contenus dans le fichier de configuration bcdiweb (références à d anciens modèles MODCOL / MODLYC ou MODSPE). Champ «MODELES» dans la section [REPERTOIRES] Champ «REP_IMAGES» dans la section [CONSTANTES]

9 4. Mise à jour des composants A. Mise à jour automatique de BCDI : Cas n 1 : Votre serveur BCDI est actuellement dans une version initiale < à la version 2.4x Reprendre la procédure d installation du module BCDI sous Kwartz établie dans la partie «2- Installation du module BCDI pour Kwartz», Après griffage de votre installation BCDI, le serveur Kwartz vous propose une nouvelle mise à jour, validez la demande en cliquant sur «Lancer la mise à jour». Si aucune proposition de mise à jour ne vous est faite, relancer le service BCDI (bouton Arrêter puis Démarrer). Exécution de la mise à jour de BCDI avec Arrêt du serveur. puis conversion des données. Un récapitulatif des conversions de données s affiche en fin de mise à jour. Les différentes conversions s effectuent, un test de version est effectué en début de procédure permettant ainsi de déterminer les conversions à chainer. La conversion entre la version 2.4X et 2.5X ne modifie pas la structure de la base, mais permet de converitr le fichier d administration BCDI (AdmPar.dat) pour prendre en compte l affichage de champs masqués

10 Cas n 2 : Votre serveur BCDI est actuellement dans une version 2.4x Pour bénéficier de cette mise à jour automatique depuis votre serveur Kwartz vous devez : Arrêter votre service BCDI depuis le Kwartz-Control. Relancer votre service BCDI depuis le Kwartz-Control, la mise à jour automatique vous est proposée. Cliquez sur le bouton afin d obtenir la version 2.40, la fenêtre de mise à jour s affiche. Une fois la mise à jour effectuée, le résultat de la mise à jour et des conversions s affiche. ATTENTION : Vous devez convertir une base supplémentaire ou relancer la conversion des données manuellement (cas d une installation depuis un paquet initial sans mise à jour automatique). Pour effectuer cette conversion cliquez sur le bouton Le serveur de requête doit être arrêté. Si ce n'est pas le cas le message ci-dessous apparaîtra vous invitant à stopper le serveur Bcdi:

11 La page suivante s affiche : Cliquez alors sur le bouton A l'issue de la conversion vous pouvez consulter le journal des conversions placé dans le répertoire prog (accessible par le partage pour l'utilisateur winadmin) sous le nom Journal conversion 2014.txt. N'oubliez pas de relancer le serveur Bcdi en cliquant sur «Démarrer»: B. Mise à jour manuelle de BCDI Web: Pour mettre à niveau le module bcdiweb, il n y a pas de procédure automatique. Il suffit de vous reporter à la procédure d installation du module dans la partie «3 -Installation du module bcdiweb pour Kwartz». Seuls les binaires et modèles seront réinitialisés lors de cette réinstallation du module. Les fichiers de configuration restent inchangés. ATTENTION : veiller à toujours installer le paquet bcdiweb dans la même version que le service BCDI vérifier le numéro de version depuis la gestion du service BCDI et non depuis la maintenance des composants (qui indique la version du composant initial installé et ne tient pas compte des mises à jour automatiques successives). RAPPEL : La version bcdiweb 2.40 est compatible BCDI 2.4X et 2.5X

12 5. Mise en œuvre des sauvegardes Pour accéder au menu des sauvegardes, cliquez sur Vous arriverez alors sur cette page : En cliquant sur, vous allez pouvoir télécharger votre dossier Data immédiatement :

13 Vous pouvez alors le sauver à l'emplacement de votre choix. Formation Solution Documentaire sous Kwartz Lycée Gaston Berger de Lille (12 février 2015) Nous vous conseillons également, de cocher. Cette option sauvegardera votre répertoire Data dans un répertoire accessible depuis le réseau. ATTENTION : Cette option ne permet de prendre en charge que la sauvegarde automatique de la base «Principale». Les bases supplémentaires définies dans BCDI ne seront pas sauvegardées. RAPPEL : toujours favoriser un complément par sauvegarde manuelle depuis le client BCDI (Menu «Gestion des bases» / «Sauvegarder une bases»). Cette sauvegarde manuelle doit être effectuée par le documentaliste depuis son interface de gestion. Vous pouvez aussi demander le transfert de ces sauvegardes sur un poste particulier en cochant et en renseignant les champs suivants :

14 6. Installation et paramétrage du connecteur BCDI / e-sidoc : Formation Solution Documentaire sous Kwartz Lycée Gaston Berger de Lille (12 février 2015) E-sidoc, est le portail documentaire du CDI. Accessible en ligne il offre à tous la possibilité de consulter le catalogue du CDI d un établissement et d accéder à diverses ressources d éditeurs. Un portail de démonstration et des informations détaillées sont disponibles à cette adresse : Le portail est hébergé par Canopé Poitiers. La gestion du fond documentaire reste locale à l établissement via le logiciel BCDI. Les données saisies dans le logiciel documentaire seront exportées vers le portail e-sidoc hébergé via un outil de transfert complémentaire nommé «Connecteur BCDI / e-sidoc». Cet outil de transfert sera installé sur le poste documentaliste et assurera la préparation des données et son transfert vers le portail e-sidoc hébergé à l extérieur. A. Paramétrage des autorisations de transfert : L ouverture de ports pour permettre les transferts, s effectue côté kwartz-control depuis le menu «Sécurité»/ «Pare-feu». Les règles seront paramétrées pour autoriser le poste documentaliste à exporter des données vers l extérieur vers des plages de ports spécifiques (cf. cidessous). Ports 80 et 443 : Par défaut cette réglé est déjà gérée et autorisée par défaut dans le pare-feu kwartz via le service usuel «web, pages internet (http/https)» Si toutefois des restrictions spécifiques sont appliquées dans l établissement, il faudra modifier la règle de service usuel via le bouton «Modifier» ou ajouter un nouveau service avec «Ouvrir un nouveau service» pour chaque port 80 et 443 vers l extérieur pour l adresse IP du poste hébergeant le connecteur BCDI /e-sidoc. Le port 80 est utilisé pour la mise à jour automatique du connecteur. Lorsque le connecteur est lancé, il effectue systématiquement la vérification de mise à jour. Il interroge le web service en http sur le serveur abonnement du CRDP de Poitiers srvbcdiabt.crdppoitiers.cndp.fr, soit l'adresse L'appel à ce webservice est uniquement sortant. Les données reçues par le connecteur proviennent d'un code retour du web service qui n'est pas considéré comme du trafic entrant par le firewall

15 Le port 443 permet de vérifier l état d abonnement / de l export pour l établissement et de faire transiter les informations de connexion FTP par le web service ci-dessous : L adresse de connexion associée est donc (pour cyberlib.crdp-poitiers.org). Port 990 : Il faut ajouter un service en cliquant sur le bouton «Ouvrir un nouveau service» La fenêtre de configuration d ouverture de ports s affiche. Renseigner les paramètres comme indiqué ci-dessous et valider avec «Mettre à jour». * Vous pouvez restreindre les options à «Ouvrir également ce port en sortie pour :» l adresse IP du poste documentaliste*

16 Le port 990 (FTPES) permet de vérifier la disponibilité des ports de transfert (en fonction des paramètres récupérés pour la connexion via le web service sur le port 443 précédemment établie). Ports 1024 à 1028 : Il faut ajouter un service en cliquant sur le bouton «Ouvrir un nouveau service» La fenêtre de configuration d ouverture de ports s affiche. Renseigner les paramètres comme indiqué ci-dessous et valider avec «Mettre à jour». * Vous pouvez restreindre les options à «Ouvrir également ce port en sortie pour :» l adresse IP du poste documentaliste* La plage de ports est symbolisée par le séparateur «:»

17 Concernant les ports 1024 à 1028, ils permettent le transfert des données par un de ces ports choisis dynamiquement par le serveur ftpes (port 990) selon son état d'occupation au moment de l'export. B. Installation et paramétrage du connecteur BCDI /e-sidoc : Vous trouverez le paquet d installation correspondant depuis l espace client Veuillez-vous rapprocher du documentaliste pour récupérer le login (code RNE de l établissement) et mot de passe d accès. Cet espace est accessible aussi depuis un client BCDI (menu «?» - > «Votre Espace Client»). Une fois connecté, aller dans l onglet «Accompagnement e-sidoc» puis dans la rubrique «Téléchargement & installations» / dans la section «Connecteur» - > «Installation du connecteur» / partie «Serveur sous Linux ou Kwartz» Concernant la mise en place du connecteur sur le poste documentaliste veuillez suivre la procédure technique disponible en Annexe 1 ciaprès

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