Saisir son dépouillement Rénadoc et l envoyer au correcteur

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1 Saisir son dépouillement Rénadoc et l envoyer au correcteur (document créé avec la version 2.10 de BCDI abonnement) Ce document concerne les documentalistes qui dépouillent une revue pour le réseau Rénadoc et qui utilisent le logiciel documentaire BCDI. 1 - Créer une base pour son dépouillement Il est demandé d utiliser une base spécifique BCDI pour faire son dépouillement Rénadoc : on peut soit créer une nouvelle base, soit utiliser la base Travail perso (à condition de ne pas l utiliser pour autre chose). Pour créer une nouvelle base : s identifier dans BCDI avec son mot de passe Administrateur : on arrive à l écran suivant cliquer sur le bouton «Créer une nouvelle base», on obtient ceci : B. Jouhannaud-Dubost, PRR Rhône-Alpes, et C. Jacquot, PRR Lorraine Page 1 sur 4

2 saisir le nom de la base (BCDI indique le répertoire correspondant au fur et à mesure de la frappe) cocher «Base vide avec thésaurus» cliquer sur le bouton Créer la base ; si le répertoire n existe pas, BCDI demande s il faut le créer, répondre oui. Penser à cocher «Base protégée» Enregistrer avec le bouton. Une fois la base créée, son nom apparaît dans un cartouche à gauche de l écran. Penser à mettre à jour les droits d accès à cette base dans l onglet Utilisateurs : Dans l onglet Utilisateurs : cliquer sur la base qui vous sert à la gestion de votre fonds, ici «GESTION», puis cliquer sur un bouton vierge dans la colonne Bases, on obtient ceci : Cliquer sur le nom de la base nouvellement créée, ici «Dépouillement». Il faut ensuite compléter les Autorisations, les Masques et les Interfaces, puis enregistrer. B. Jouhannaud-Dubost, PRR Rhône-Alpes, et C. Jacquot, PRR Lorraine Page 2 sur 4

3 Ainsi, lorsque vous vous identifiez avec votre mot de passe habituelle sur BCDI, vous pourrez changer de base pour effectuer la saisie de votre dépouillement dans cette nouvelle base. 2 - Rédiger et saisir son dépouillement Il faut impérativement se référer au «Guide d analyse documentaire et de saisie» de Rénadoc pour : savoir quels champs doivent être complétés ou non avoir des conseils sur la rédaction des notices. Pour saisir son dépouillement, créer une fiche pour le numéro de la revue avec la fonction Bulletinage de BCDI. Puis saisir le dépouillement de chaque article grâce à Catalogage / Retrouver. B. Jouhannaud-Dubost, PRR Rhône-Alpes, et C. Jacquot, PRR Lorraine Page 3 sur 4

4 Rappeler la revue concernée, double-cliquer dessus puis une fois qu elle est affichée, cliquer sur le bouton Dépouillement pour créer une «partie de document». On saisit une notice par article dépouillé. Attention, ne compléter que les champs demandés dans le guide de saisie. Merci d essayer de faire son dépouillement le plus rapidement possible après la réception de la revue afin de ne pas engendrer trop de retard dans l arrivée des dépouillements dans les bases mensuelles et donc dans les établissements. Il faut aussi signaler immédiatement au correcteur tout problème pouvant entraîner un retard : revue pas reçue, absence de l indexeur, etc. Afin de limiter les fautes de frappe et d orthographe, voici une proposition pour passer les notices sous correcteur orthographique avant envoi au correcteur : dans Format de sortie, choisir Biblio puis lancer la recherche (bouton engrenages) BCDI indique le nombre de fiches (ou notices) trouvées = 1 notice générale + X notices d articles cliquer sur l œil donner un nom à son fichier, il est au format.txt, puis enregistrer, cliquer ensuite sur quitter Vous pouvez ensuite sortir de BCDI et ouvrir votre traitement de texte habituel, puis le fichier.txt enregistré dans bcdicli\temp. Repérer les éventuelles fautes de frappe à l aide du correcteur orthographique. revenir à BCDI et rechercher les notices pour pouvoir corriger les fautes repérées sous le traitement de texte. quand tout est corrigé, créer son fichier de dépouillement et l envoyer au correcteur (voir ci-après). B. Jouhannaud-Dubost, PRR Rhône-Alpes, et C. Jacquot, PRR Lorraine Page 4 sur 4

5 3 - Créer son fichier de dépouillement et l envoyer au correcteur Une fois, toutes les notices saisies et vérifiées, il faut les envoyer à son correcteur par mail. Dans la base de dépouillement BCDI : choisir Recherche / Recherche gestionnaire / Notices cliquer sur Titre NG puis sur = puis appuyer sur la touche F2 et commencer à taper le nom de la revue dont on veut envoyer le dépouillement quand le bon titre (associé au bon numéro) apparait, double-clique dessus pour le capturer dans Format de sortie, choisir Mémonotices puis lancer la recherche (bouton engrenages) BCDI indique le nombre de fiches (ou notices) trouvées = 1 notice générale + X notices d articles cliquer sur l œil donner un nom à son fichier, enregistrer, répondre ok pour les options d exportation au message «Exportation effectuée dans le fichier» cliquer sur ok. Vous pouvez ensuite sortir de BCDI. Ouvrir votre logiciel de messagerie, créer un message avec comme destinataire l adresse mail du correcteur, mettre en pièce jointe au message le fichier xml créé auparavant, donner des indications au correcteur sur le dépouillement envoyé en cas de besoin. Envoyer votre message. B. Jouhannaud-Dubost, PRR Rhône-Alpes, et C. Jacquot, PRR Lorraine Page 5 sur 4