ROD 2012/0006 NC du 19/10/2012 RAPPORT D'OBSERVATIONS DEFINITIVES ETABLI A LA SUITE DE L'EXAMEN DE LA GESTION DE LA CAISSE DES ECOLES DE MARE.

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2 ROD 2012/0006 NC du 19/10/2012 RAPPORT D'OBSERVATIONS DEFINITIVES ETABLI A LA SUITE DE L'EXAMEN DE LA GESTION DE LA CAISSE DES ECOLES DE MARE -=ooo=- EXERCICES 2006 et suivants -=ooo=- 1

3 Résumé La chambre territoriale des comptes (CTC) a examiné la gestion de la caisse des écoles de Maré pour les années 2006 et suivantes. Cet établissement public a été créé par la commune de Maré fin 2004 et a commencé à fonctionner à la rentrée scolaire Statutairement, ses missions couvrent le transport scolaire, le service de la cantine et toute autre activité de nature à faciliter la fréquentation scolaire. D un point de vue général, la chambre estime que le bilan de la caisse des écoles depuis sa création est positif. En effet, la caisse des écoles présente pour principale caractéristique de disposer de sa propre unité de production de repas : une cuisine centrale construite en 2004 par la commune. Située à Tuo, elle fabrique environ repas par an pour élèves inscrits. L établissement emploie 10 personnes, dont 7 à la cuisine centrale, sans compter les personnels communaux participant au service de la cantine. Son budget courant, hors dépenses d investissement, est de l ordre de 90 MF CFP par an. Le bilan global de cette opération est positif car le coût global est inférieur à celui d une fourniture des repas par un prestataire extérieur. De plus, la cuisine centrale a permis la création de 7 emplois directs et se fournit en partie en produits locaux. La cantine a également permis à la commune d économiser le transport scolaire des élèves à l heure du déjeuner précédemment à sa charge. Enfin, l alimentation des élèves est a priori plus équilibrée. La chambre observe que l établissement, dont l administration est globalement satisfaisante, a élaboré pour faire suite à la recommandation de la chambre, son premier rapport annuel d activité en Elle ne peut qu engager l ordonnateur à renouveler l exercice annuellement. En outre, la chambre a relevé divers points à améliorer dans la gestion de cet établissement. - Le statut n est pas appliqué correctement dans toutes ses dispositions. S agissant de l objet, c'est-à-dire des missions de l établissement, la chambre constate que la commune, après avoir prévu de transférer le transport scolaire des élèves du primaire à l établissement, a conservé cette compétence en gestion. Dans cette mesure, les statuts de la caisse des écoles devraient être modifiés afin que cette mission soit retirée des compétences à exercer par la caisse des écoles. S agissant des organes de direction de l établissement, la composition du comité d administration n est pas encore conforme à celle fixée par le statut de l établissement. Les dispositions relatives aux sociétaires ne sont pas non plus correctement appliquées. La chambre recommande en conséquence à l établissement de régulariser l ensemble de ces points. 2

4 - La séparation des moyens entre la commune et son établissement n est pas finalisée. De nombreux personnels communaux une employée polyvalente, 16 cantinières et 7 surveillantes de cantines - travaillent pour la caisse des écoles sans que cette mise à disposition soit organisée par des conventions et des arrêtés fixant la situation des agents concernés. Les locaux administratifs, les cantines et la cuisine centrale appartiennent à la commune et sont utilisés par la caisse des écoles sans que ceci soit matérialisé pour chaque équipement par des procès-verbaux de mise à disposition et par une prise en charge par l établissement des charges afférentes. Dans ces deux domaines, la chambre recommande la mise en œuvre de conventions et de procèsverbaux de mise à disposition, la prise en charge des dépenses par la caisse des écoles et leur financement par une dotation complémentaire de la commune. - L équilibre budgétaire n a été assuré que par des subventions exceptionnelles de la commune et doit être consolidé. Du point de vue de la fiabilité comptable, si les opérations enregistrées par la caisse ne soulèvent pas d observation, on observe qu une bonne partie de ses dépenses sont actuellement prises en charge par la commune. Il conviendra à terme de réexaminer la situation financière, une fois centralisées dans le budget de la caisse l ensemble de ses dépenses. On disposera alors d une vision globale des masses budgétaires mises en œuvre par ses missions. Actuellement, les constats sur la situation financière sont mitigés. Le résultat de clôture est certes excédentaire, mais son niveau ne représente que quelques jours de dépenses. L équilibre n a été assuré en 2011 que grâce à une subvention exceptionnelle de 13 MF de la commune et à des rattrapages de retards de versement de la province des Îles. Enfin pour 2012, selon l établissement lui-même, l équilibre financier nécessiterait une nouvelle subvention exceptionnelle de la commune. Ainsi, hors recettes exceptionnelles, les recettes de la caisse sont inférieures à ses dépenses. L analyse de celles-ci montrent que si des marges de manœuvre existent, elles ne pourraient à elles seules permettre d équilibrer les comptes. Le niveau des recettes doit donc être revu. Sur ce point, deux orientations non exclusives l une de l autre sont possibles. La première serait de revoir le mode de financement des élèves boursiers, lesquels représentent l essentiel du chiffre d affaires de l établissement. Actuellement, ces élèves bénéficient d une gratuité complète et leur repas est pris en charge à hauteur de 250 F CFP par la province et 200 F CFP par la commune. Le financement ainsi défini de 450 F CFP par repas n étant pas suffisant, il conviendrait d en revoir le montant et la ventilation entre les deux collectivités. La seconde, non exclusive, pourrait consister à faire participer d avantage les parents au financement de la caisse. A cet égard, la chambre estime souhaitable qu un logiciel de facturation soit mis en œuvre car la caisse utilise toujours une facturation manuelle qui n est pas adaptée, compte tenu du nombre d inscrits. Les parents pourraient être appelés à une augmentation de la participation annuelle actuellement de 500 F CFP versée par chaque famille, que l élève soit ou non boursier. Par ailleurs, la grille tarifaire s appliquant aux élèves non boursiers pourrait être revue. 3

5 SOMMAIRE INTRODUCTION LE STATUT, LES MOYENS ET LE FONCTIONNEMENT DE LA CAISSE DES ECOLES DE MARE LE STATUT DE LA CAISSE DES ECOLES LES MOYENS ET LE FONCTIONNEMENT DE LA CAISSE DES ECOLES Les moyens de la caisse des écoles Le fonctionnement de la caisse des écoles LA SITUATION FINANCIERE LA FIABILITE DES COMPTES Appréciation générale Remarques subsidiaires LES RECETTES ET LES DEPENSES DE FONCTIONNEMENT Les dépenses Les recettes Le résultat de la section de fonctionnement et l autofinancement LES DEPENSES, LES RECETTES ET LES RESULTATS DE LA SECTION D INVESTISSEMENT LE RESULTAT GLOBAL DE CLOTURE ANNEXE LISTE DES RECOMMANDATIONS LISTE DES RAPPELS D OBLIGATION JURIDIQUE

6 INTRODUCTION Le présent rapport porte sur la gestion de la caisse des écoles de Maré depuis Cet établissement public a été créé par la commune en 2004 et n a commencé réellement à fonctionner qu en Il est présidé par le maire de la commune. Pour ce premier contrôle de l établissement, les investigations ont porté d une part sur le statut, les moyens et le fonctionnement de la caisse des écoles et d autre part sur sa situation financière. 1. LE STATUT, LES MOYENS ET LE FONCTIONNEMENT DE LA CAISSE DES ECOLES DE MARE 1.1. Le statut de la caisse des écoles En application de l article L du code de l éducation, «dans chaque commune du territoire de la Nouvelle-Calédonie, une délibération du conseil municipal crée une caisse des écoles, établissement public destiné à faciliter la fréquentation scolaire et pouvant prendre en charge l'organisation des cantines et de toute activité parascolaire». La caisse des écoles a été créée par la délibération n 15 du 14 avril 2004 du conseil municipal de Maré. Le statut a été adopté par cette même délibération. Il précise en 14 articles les missions, les ressources, les membres, le budget, le contrôle et l assemblée générale annuelle de la caisse. Celle-ci a pour objet «de faciliter la fréquentation de l école par le ramassage scolaire, la distribution de fournitures scolaires, l organisation et la gestion de repas aux élèves des écoles de la commune. Elle peut également avoir pour objet de prendre en charge toute activité parascolaire, ainsi qu apporter aide et secours aux enfants nécessiteux et attribuer des prix aux élèves méritants.» Ses ressources peuvent comprendre 6 catégories de recettes : les subventions, les versements des adhérents, les produits en contrepartie des services rendus, les fondations et souscriptions particulières, le produit des dons et legs et les dons en nature. Ses sociétaires se répartissent selon le montant de leur versement entre fondateurs, bienfaiteurs et adhérents. Ils doivent tenir une assemblée générale annuelle dans laquelle il est rendu compte des travaux du comité de la caisse ainsi que de la situation financière de celle-ci. L administration de la caisse relève d un comité composé de 7 catégories de membres : le maire ou son représentant, deux conseillers municipaux désignés par le conseil municipal, l inspecteur de l éducation nationale pour l enseignement primaire ou son représentant, un membre désigné par le haut-commissaire, un élu de l assemblée de la province des Îles, trois représentants des sociétaires de la caisse des écoles et un médecin responsable de la médecine scolaire. Ce comité doit se réunir au moins trois fois par an. Le maire, président du comité, est chargé de l exécution de l ensemble de ses décisions. La directrice bénéficie d un arrêté de délégation de signature global pour l ensemble des opérations de la caisse des écoles à l exclusion des actes relevant de la gestion du personnel, des conventions 5

7 de prestations de services, de la convocation des organes délibérant et des réquisitions du comptable de l établissement. Au niveau de sa composition, la chambre a observé que le comité s écartait des dispositions statutaires. Dans la délibération créant la caisse, deux conseillers municipaux sont nommément mentionnés alors qu ils doivent normalement être désignés par le conseil municipal à bulletin secret. De plus ils sont nommés pour la durée de leur mandat de conseiller municipal, or au cas présent, ils n ont pas été renouvelés à l issue des dernières élections municipales. Suite à la transmission du rapport d observations provisoires de la chambre, la caisse a demandé au haut-commissaire de bien vouloir désigner son représentant au comité d administration, répondant sur ce point à l observation de la chambre. Par ailleurs, la chambre a relevé une mise en œuvre pour le moins désordonnée des dispositions du statut relatives aux sociétaires. Ces derniers devraient se composer, comme l indique le statut, des personnes ayant adhéré à la caisse par le versement d une cotisation annuelle et devraient être réunis tous les ans en assemblée générale pour être informés de la vie de l établissement. Tous les trois ans, l assemblée générale doit procéder à l élection de trois représentants des sociétaires au comité de la caisse des écoles. En réalité l établissement lève auprès des parents une cotisation annuelle de 500 F CFP, mais ces cotisants ne sont pas enregistrés comme sociétaires. Il n y a donc ni assemblée annuelle, ni élection des représentants des sociétaires au comité de la caisse des écoles. Les personnes y siégeant avec cette qualité ont semble-t-il été désignées par l association des parents d élèves. Rappel d obligation juridique n 1 La chambre rappelle à l établissement la nécessité d appliquer l ensemble des dispositions statutaires. Notamment, les cotisants à la caisse des écoles, dénommés comme les sociétaires, doivent être enregistrés et être à même de participer à la vie de l établissement par la tenue d une assemblée générale annuelle et l élection de leurs représentants au comité de la caisse Les moyens et le fonctionnement de la caisse des écoles Les moyens de la caisse des écoles Le personnel Les personnels employés par la caisse des écoles L établissement emploie deux agents administratifs dont la directrice, 7 agents pour faire fonctionner la cuisine centrale et livrer les repas et un agent polyvalent. Le nombre d emplois n appelle pas d observation. En revanche, comme cela est expliqué ci-après, de nombreux agents concourant également à la mise en œuvre du service de la cantine ne sont pas directement employés par la caisse des écoles, mais par la commune. 6

8 Tableau n 1 : Personnels de la caisse des écoles en 2012 Fonction Nombre Directrice 1 Secrétaire comptable 1 Agent polyvalent 1 Chef cuisinier 1 Aide cuisinier 3 Chauffeur-livreur 3 Total 10 Source : Caisse des écoles Les personnels employés par la commune travaillant pour la caisse des écoles Plusieurs catégories d agents ou contractuels employés par la commune de Maré sont affectés à la caisse des écoles. Il s agit d une employée polyvalente, de 16 cantinières et depuis 2012, de 7 surveillantes de cantine. La mise à disposition totale ou partielle d agents entre organismes publics est une pratique courante et admise, mais elle doit être mise en œuvre par une convention de mise à disposition et un arrêté pour chaque agent. Conformément au principe d universalité budgétaire, la convention doit prévoir les modalités de remboursement de la rémunération des agents, ainsi mis à disposition. Rappel d obligation juridique n 2 La chambre invite la caisse des écoles à se rapprocher de la commune afin de régulariser la situation des agents municipaux qui participent à ses missions et définir les modalités de remboursement de leur rémunération Les autres moyens Les locaux administratifs et la cuisine centrale En premier lieu, les services administratifs de la caisse des écoles de Maré sont installés près de la mairie de Tadine, dans des locaux indépendants mis à disposition par la municipalité. Les repas sont servis dans 11 cantines qui sont des locaux dédiés à cette activité appartenant à la commune. La commune prend en charge les dépenses d électricité et d entretien afférentes à ces locaux. La chambre relève qu aucune convention de mise à disposition n a été mise en œuvre pour l ensemble de ces moyens immobiliers, pourtant à l usage exclusif de la caisse des écoles. En second lieu, la cuisine centrale est située à Tuo près du logement de fonction du directeur. L une et l autre ont été intégralement financés par la commune et l Etat et sont mis à disposition de la caisse des écoles gratuitement. Leur valeur est de 237 MF CFP. Le principe de cette mise à disposition a été approuvé par la délibération n 12/05/CCE du 22 juillet 2005 et une convention de mise à disposition a été établie le 3 août Conformément à cette dernière, l établissement, unique utilisateur, assure l entretien et les frais de fonctionnement de la cuisine centrale. 7

9 Cependant, contrairement aux règles de mise à disposition prévues par l instruction comptable, la commune continue à assurer les charges d amortissement de cet équipement alors qu elles relèvent de l affectataire. La chambre rappelle que la mise à disposition permet de transférer à un tiers la jouissance d un bien, à titre gratuit, avec les droits et obligations qui s y rattachent, tout en conservant la propriété du bien. Lorsque que des biens sont mis à disposition, un procès verbal de mise à disposition est établi. L établissement bénéficiaire ici la caisse des écoles doit se substituer à la collectivité propriétaire dans l ensemble de ses droits et obligations. Il s agit notamment de la prise en charge des amortissements et, le cas échéant du remboursement des emprunts que la commune a pu souscrire et affecter au financement des biens mis à disposition. Ici, la mise à disposition n a pas été mise en œuvre ou a été initiée sans être conduite à son terme. Rappel d obligation juridique n 3 La chambre invite la caisse des écoles à se rapprocher de la commune pour modifier la convention de mise à disposition de la cuisine centrale du 8 août 2005 en ajoutant dans les charges relevant de la caisse des écoles les amortissements et éventuellement les charges des emprunts correspondant au financement de la cuisine centrale, en application des dispositions rappelées par l instruction budgétaire et comptable M14, selon lesquelles la mise à disposition d un bien substitue l établissement à la commune pour l ensemble de ses droits et obligations, y compris les charges liées au financement du bien. Les véhicules L établissement dispose de quatre véhicules en crédit bail : une voiture de fonction pour le directeur et trois camionnettes pour assurer la livraison des repas. Le financement des véhicules de livraison par crédit-bail est évoqué à la section suivante du rapport (2.2.1) Le fonctionnement de la caisse des écoles L objet de la caisse et son champ d activité Le statut annexé à la délibération du 14 avril 2004 ayant mis en place la caisse des écoles lui donne pour objet en premier lieu, d intervenir pour le transport scolaire, puis pour la fourniture de repas, pour toute autre activité parascolaire et pour les œuvres sociales. Depuis que la caisse des écoles a commencé de fonctionner au mois de février 2005, c'est-à-dire à la rentrée de l année scolaire 2005, son activité a consisté uniquement dans la production de repas et leur livraison aux cantines des écoles primaires de l île. Initialement, il était prévu que la commune transfère la mission du transport scolaire des élèves du primaire à la caisse des écoles. Une délibération habilitant le président de la caisse des écoles à passer des marchés pour le transport scolaire fut adoptée le 22 décembre 2004 mais annulée par délibération 11 février 2005 : la mission reste donc assurée par la commune. Il n est cependant pas conforme au principe d exclusivité des compétences que la caisse des écoles, dont l objet statutaire est notamment le transport scolaire, ne soit pas rendue compétente pour cette mission ou qu il ne soit pas procédé à une modification de ses statuts pour acter le maintien de cette compétence à la commune 8

10 Rappel d obligation juridique n 4 La chambre invite la caisse des écoles, conformément au principe d exclusivité d exercice des compétences, à modifier ses statuts afin de retirer de la liste de ses missions le transport scolaire dans la mesure où la commune exerce directement cette compétence et ne souhaite pas la transférer à la caisse des écoles L activité de la cuisine centrale En 2010, l établissement a fabriqué et servi en moyenne 968 repas par jour ouvré aux élèves auxquels se sont ajoutés 75 repas servis aux personnels de la caisse et aux enseignants. Le nombre total de repas avoisine ainsi en moyenne les par jour. L instruction a révélé qu il n y avait pas un suivi systématique du nombre de repas fabriqués. Cette information n a été retrouvée que dans le rapport de présentation du compte administratif de l année 2009 qui indique un chiffre évalué à repas pour cet exercice. Par ailleurs, même si cela est a priori peu courant, la caisse des écoles ne comptabilise pas les repas que la commune lui commande en dehors du service de la cantine. La chambre estime nécessaire que cette activité soit comptabilisée. La chambre se félicite en revanche que des fiches dites fiches anomalies aient été mises en place au cours de l année Etablies par les cantinières à l occasion de tout dysfonctionnement relevé dans le service de la cantine, ces fiches sont récupérées par les chauffeurs et examinées toutes les semaines par la direction de l établissement. Cette initiative a permis de mettre en œuvre un contrôle interne pragmatique qui ne peut que tendre à une amélioration du service rendu. Cela pourrait notamment permettre une amélioration du rendement et de la qualité en identifiant les plats servis en excédent, les nourritures retournées, les demandes et tout autre élément relevé par les personnels de la caisse Le bilan du service de la cantine scolaire Globalement, le bilan du service de la cantine scolaire apparait à la chambre comme positif. Le choix de la fabrication des repas dans une cuisine centrale municipale de préférence à l achat de repas à un prestataire extérieur n a, a priori pas engendré de surcoût car les dépenses de la caisse se sont élevées à 86 MF CFP en 2011, alors qu un prestataire extérieur avait indiqué en 2003 un budget de 100 MF CFP pour livrer repas par jour. Même si la dépense totale est supérieure car certaines dépenses sont actuellement prises en charge par la commune, il n y a pas eu de surcoût significatif par rapport à l externalisation. De plus, l existence des cantines a permis de supprimer le transport scolaire que la commune prenait en charge à l heure du déjeuner pour ramener les élèves chez eux, ce qui a engendré une économie, dont la chambre regrette qu elle n ait pas été chiffrée par la commune. Enfin, cette solution a engendré au moins 7 emplois directs ceux des agents affectés à la cuisine centrale et elle bénéficie également au tissu économique local par les approvisionnements de la cuisine, dont une partie est réalisée auprès des producteurs locaux. Il serait judicieux que la caisse 9

11 des écoles valorise ses liens avec ces derniers en publiant les statistiques de ses approvisionnements. Jusqu en 2012, la caisse n éditait pas de rapport d activité annuel mais uniquement des rapports de présentation pour le vote du budget primitif et du compte administratif. En réponse à la recommandation de la chambre tendant à ce que l établissement élabore un rapport d activité, la caisse a élaboré et transmis à la chambre son premier rapport d activité, ce dont la chambre se félicite. Il conviendra que cette initiative soit pérennisée pour chaque exercice ultérieur. 2. LA SITUATION FINANCIERE 2.1. La fiabilité des comptes Appréciation générale S agissant des procédures comptables, la chambre n a pas de remarque à formuler, en dehors d une erreur de maquette pour l édition du compte administratif 2010 pour lequel c est la maquette informatique du budget primitif qui a été utilisée. La nouvelle directrice devra poursuivre la mise en œuvre de la comptabilité d engagement et veiller à un suivi strict des dépenses et, notamment, de leurs pièces justificatives ainsi qu à la passation des écritures afférentes aux rattachements et aux restes à réaliser. Les restes à recouvrer sont peu importants et sont soldés d un exercice sur l autre. Ils n appellent pas d observation particulière. Il convient cependant de garder à l esprit que la caisse des écoles présente des comptes incomplets car la commune prend en charge une bonne partie des dépenses de la restauration scolaire Remarques subsidiaires La chambre a tout d abord relevé lors de ses investigations que la caisse des écoles ne disposait pas d un logiciel de facturation pour enregistrer, notamment, les ventes de bons repas et suivre leur recouvrement. Le suivi est manuel et comprend de multiples saisies synonymes de pertes de temps, de risques d erreurs ou d oublis 1. Il serait plus pratique qu il soit effectué sur un logiciel ad hoc. La chambre a également relevé que la caisse n utilisait pas la procédure des autorisations de programme ou d engagement. Celle-ci permet, rappelons-le, de préinscrire la totalité des crédits afférents à un marché couvrant plusieurs exercices en fonctionnement (autorisation d engagement) ou en investissement (autorisation de programme). L autorisation porte à la fois sur la globalité des crédits et sur les crédits de paiement à mettre en place pour chaque exercice en fonction du phasage du marché. Par exemple, une autorisation de programme et des crédits de paiements pourrait être votée pour le marché d entretien de la cuisine centrale. La chambre estime que la caisse, lorsqu elle décide des dépenses pluriannuelles d investissement ou de 1 En l absence de logiciel de facturation, chaque cantinière doit émarger un cahier en indiquant sur la liste des enfants inscrits lesquels sont à jour de leur mensualité. Ces cahiers sont ensuite centralisés par la direction de la caisse des écoles qui procède aux relances. Un logiciel de facturation serait l occasion de mettre en place une gestion centralisée et automatisée des paiements et des relances. 10

12 fonctionnement, pourrait mettre en place des autorisations de programme et d engagement, dans les conditions prévues par l instruction budgétaire et comptable M Les recettes et les dépenses de fonctionnement Les dépenses Les dépenses de l établissement ont rapidement progressé de 2009 à 2011 (+7,9% par an). Cette augmentation provient notamment d un crédit bail lancé en 2010 pour les trois camionnettes de livraison des repas ( F CFP par mois) et d un contrat de maintenance pour la cuisine centrale d un montant de F CFP par mois. Ces deux postes ont fait globalement augmenter le budget de fonctionnement 2011 de 6,4 MF CFP par rapport à L augmentation également soutenue des rémunérations (+ 6,4% par an) nécessite une vigilance sur ce chapitre. Tableau n 2 : Evolution des dépenses de la caisse des écoles (en F CFP) Comptes Libellés % par an Chapitre 011 Charges à caractère général ,2% articles Energie - électricité ,9% Fournitures alimentaires ,4% Fournitures de petit équipement ,6% 611 Contrats de prestations de services ,3% 6122 Crédit bail mobilier ,8% 6156 Maintenance ,8% 6241 Transports de biens ,3% 6251 Voyages et déplacements ,2% 6262 Télécommunications ,2% Chapitre 012 Charges de personnel ,2% articles Personnel titulaire ,4% Personnel non titulaire ,9% Chapitre 67 Charges exceptionnelles Chapitre 68 Dotation aux amortissements ,5% Total ,8% Total hors amortissements ,9% Source : Chambre territoriale des comptes Le poste des fournitures alimentaires a augmenté moins rapidement, mais encore à un rythme soutenu (+3,4% par an). Il est possible que cela soit dû à un manque de moyens humains pour suivre les consommations, les besoins et les commandes. Dédier une partie des ressources administratives de l établissement au pilotage de la production et notamment des achats pourrait permettre de repérer d éventuels surcoûts dans le suivi des fournitures alimentaires Les recettes Les tarifs Par les délibérations n 02/05 et 04/05 du 11 février 2005, le comité de la caisse a adopté le règlement du fonctionnement du service de cantine ainsi que ses tarifs. Ceux-ci ont été actualisés par la délibération n 05/09 du 20 mai

13 Ces tarifs sont indiqués dans le tableau n 3. Tableau n 3 : Tarifs de la caisse des écoles de Ma ré Public F CFP/ un repas Enseignants en astreinte / pas en astreinte 250 / 450 Mois Mois pour deux enfants Mois pour trois enfants et plus Occasionnel 500 Source : Caisse des écoles La plupart des élèves bénéficient du statut de boursier de la province des Îles. Pour ces derniers, le principe adopté est celui d une prise en charge totale des frais de cantine par la commune et la province des Iles sur la base de 250 F CFP par repas pour la province et 200 F CFP pour la commune. Lors du contrôle de la caisse des écoles de Nouméa en 2007, la chambre avait relevé que la province Sud lui versait 400 F CFP/repas pour les boursiers. Avec 250 F CFP par repas, le niveau du soutien provincial apparait ici moins important. S agissant des élèves non boursiers, le tarif qui leur est appliqué est celui indiqué dans le tableau. Le paiement a lieu chaque mois. C est pour le suivi des versements afférents à cette catégorie d élèves qu un logiciel de facturation serait le plus nécessaire L évolution des recettes Les ressources de la caisse des écoles comprennent les cotisations des parents de 500 F par an, la participation de la province pour les élèves boursiers de F CFP par élève, soit 250 F CFP par repas sur la base de 144 jours par an, une subvention communale de 44 MF CFP et les ventes de repas aux élèves non boursiers et aux tiers. A ceci, s ajoutent une subvention de la direction de l enseignement de la province des Îles dont le montant varie chaque année et un versement marginal de la Cafat de l ordre de F CFP par an. La commune verse également des subventions exceptionnelles. Globalement, la part de la province dans les recettes globales a diminué de 41% à 34% entre 2009 et La commune a assuré une part croissante du financement : 52 % en 2009, puis 59% en Elle a dû verser une subvention exceptionnelle de 13 MF CFP en 2011 afin de refinancer l établissement qui devait faire face à des problèmes de trésorerie depuis Tableau n 4 : Recettes de la caisse des écoles de Maré (en F CFP) Articles Libellés % par an 70 Produits des services ,0% 74 Province et commune ,3% Poids dans le total 93% 91% 93% dont 7473 Province des Îles ,3% 41% 36% 34% 7474 Commune de Maré ,5% 52% 54% 59% 77 Produits exceptionnels ,1% Total ,0% Source : Chambre territoriale des comptes 12

14 Par ailleurs, la participation provinciale étant calculée par rapport au nombre d élèves boursiers, il serait nécessaire de disposer de la liste de ces élèves. Or, la province des Îles a transmis le listing des boursiers à l appui de son versement 2009, mais elle n a pas transmis cette information en 2010 et en La chambre considère que l établissement devrait systématiquement être rendu destinataire de cette liste. Enfin, les versements provinciaux ont lieu en plusieurs fois et la province avait pris l habitude de décaler une partie des versements d une année sur l autre ce qui engendrait un besoin de trésorerie. Ce retard a été comblé en 2011, exercice durant lequel tous les versements se rattachant à cet exercice ont été effectués à temps. Au total, l augmentation de 18% par an des recettes entre 2009 et 2011 ne repose pas sur des bases pérennes puisqu elle provient d une régularisation des retards de versements de la province et de subventions exceptionnelles de la commune Le résultat de la section de fonctionnement et l autofinancement Pour les trois exercices 2009 à 2011 cumulés, l excédent de fonctionnement dégagé s est limité à 2,5 MF CFP. Si l on réintègre les dépenses d ordre (amortissements et plus values sur cession) qui sont des charges transférées en recettes d investissement et se sont élevées au total à 5 MF CFP, l autofinancement a été de 7,5 MF CFP. Fin 2011, le résultat de clôture de la section de fonctionnement, c'est-à-dire les réserves disponibles, représentait une dizaine de jours de dépenses. Ces résultats montrent la fragilité de l équilibre financier de la caisse. Ainsi, des subventions exceptionnelles ont été nécessaires en 2008 et en 2011 afin d assurer le financement courant de l établissement. Les perspectives ne sont guères meilleures. Pour 2012, la subvention de la commune n a pas encore été calibrée pour la totalité de l exercice et un ajustement sera encore nécessaire pour équilibrer les comptes de l exercice. La subvention allouée gracieusement par la direction de l enseignement de la province des Îles a été doublée passant de 3 MF CFP en 2011 à 6 MF CFP en 2012, mais il ne s agit pas d une ressource pérenne. Tableau n 5 : L évolution du résultat courant de l a section de fonctionnement (en F CFP) Exercices Intitulés Section de fonctionnement 2009 Recettes Dépenses Résultat Recettes Dépenses Résultat Recettes Source : Chambre territoriale des comptes Dépenses Résultat

15 Tableau n 6 : L évolution du résultat de clôture d e la section de fonctionnement (en F CFP) Exercices Intitulés Section de fonctionnement Clôture de Courant Clôture de Courant Clôture de Courant Clôture de Courant Source : Chambre territoriale des comptes Clôture de Certaines économies seraient possibles sur les dépenses de crédit bail et de fournitures alimentaires, mais les marges de manœuvres en termes de dépenses de fonctionnement ne doivent pas être surestimées. Le niveau des dépenses de fonctionnement ne peut en tout état de cause être la seule variable d ajustement durant les exercices suivants. La caisse des écoles devrait donc engager une réflexion sur ses recettes. Une première piste serait de revoir le mode de financement des élèves boursiers, lesquels représentent l essentiel du chiffre d affaires de l établissement. Actuellement, ces élèves bénéficient d une gratuité complète et leur repas est pris en charge à hauteur de 250 F CFP par repas par la province et 200 F CFP par la commune. Le financement ainsi défini de 450 F CFP par repas n étant pas suffisant, il conviendrait d en revoir le montant et la ventilation entre les deux collectivités. La seconde pourrait consister à faire participer d avantage les parents au financement de la caisse. A cet égard, la chambre estime souhaitable qu un logiciel de facturation soit mis en œuvre car la caisse utilise toujours une facturation manuelle qui n est pas adaptée, compte tenu du nombre d inscrits. La participation annuelle des parents actuellement fixée à 500 F CFP, pourrait être augmentée. Par ailleurs, la grille tarifaire s appliquant aux élèves non boursiers pourrait être revue. Recommandation n 1 L équilibre budgétaire de la caisse des écoles n ayant été assuré que par des recettes exceptionnelles depuis plusieurs années, la chambre recommande à l établissement d étudier l ensemble des options disponibles en recettes et en dépenses pour pérenniser son financement courant Les dépenses, les recettes et les résultats de la section d investissement Le montant des opérations de cette section, marginal en 2009 et en 2010, a évolué en 2011 avec l acquisition d un véhicule et de matériel pour une valeur de 3,5 MF CFP. Bien évidemment, si les biens que la caisse utilise lui étaient affectés, l échelle financière de la section serait 14

16 sensiblement modifiée. Actuellement, ses résultats sont peu significatifs en termes d estimation financière. Tableau n 7 : L évolution du résultat courant de l a section d investissement (en F CFP) Exercices Intitulés Section d investissement 2009 Recettes Dépenses Résultat Recettes Dépenses Résultat Recettes Source : Chambre territoriale des comptes Tableau n 8 : Dépenses Résultat L évolution du résultat de clôture d e la section d investissement (en F CFP) Exercices Intitulés Section de fonctionnement Clôture de Courant Clôture de Courant Clôture de Courant Source : Chambre territoriale des comptes Clôture de La chambre constate, subsidiairement, qu il existe un excédent structurel de la section d investissement dont l origine est antérieure à Elle rappelle que si cet excédent provient d une affectation plus importante que nécessaire du résultat de fonctionnement en réserves de la section d investissement, le comité d administration de l établissement pourrait décider, par une délibération motivée, de reprendre cette partie de l excédent afin de financer la section de fonctionnement. Cette procédure est prévue par l instruction budgétaire et comptable M14, mais nécessiterait au préalable de s assurer que l affectation des équipements mis à sa disposition n ait pas d incidence sur le besoin de sa section d investissement 2.4. Le résultat global de clôture Tableau n 9 : L évolution du résultat de clôture ( en F CFP) Exercices Intitulés Section de fonctionnement Clôture de Courant Clôture de Courant Clôture de Courant Source : Chambre territoriale des comptes Clôture de

17 L amélioration constatée du résultat de clôture il passe de 5,5 à 9,3 MF CFP repose sur des recettes non pérennes. Comme recommandé plus haut, la caisse doit retrouver un profil financier plus solide afin de ne pas dépendre de rallonges négociées au cas par cas avec la commune. 16

18 ANNEXE Liste des recommandations Recommandation n L équilibre budgétaire de la caisse des écoles n ayant été assuré que par des recettes exceptionnelles depuis plusieurs années, la chambre recommande à l établissement d étudier l ensemble des options disponibles en recettes et en dépenses pour pérenniser son financement courant Liste des rappels d obligation juridique Rappel d obligation juridique n La chambre rappelle à l établissement la nécessité d appliquer l ensemble des dispositions statutaires. Notamment, les cotisants à la caisse des écoles, dénommés comme les sociétaires, doivent être enregistrés et être à même de participer à la vie de l établissement par la tenue d une assemblée générale annuelle et l élection de leurs représentants au comité de la caisse Rappel d obligation juridique n La chambre invite la caisse des écoles à se rapprocher de la commune afin de régulariser la situation des agents municipaux qui participent à ses missions et définir les modalités de remboursement de leur rémunération Rappel d obligation juridique n La chambre invite la caisse des écoles à se rapprocher de la commune pour modifier la convention de mise à disposition de la cuisine centrale du 8 août 2005 en ajoutant dans les charges relevant de la caisse des écoles les amortissements et éventuellement les charges des emprunts correspondant au financement de la cuisine centrale, en application des dispositions rappelées par l instruction budgétaire et comptable M14, selon lesquelles la mise à disposition d un bien substitue l établissement à la commune pour l ensemble de ses droits et obligations, y compris les charges liées au financement du bien Rappel d obligation juridique n La chambre invite la caisse des écoles, conformément au principe d exclusivité d exercice des compétences, à modifier ses statuts afin de retirer de la liste de ses missions le transport scolaire dans la mesure où la commune exerce directement cette compétence et ne souhaite pas la transférer à la caisse des écoles