ESPACE AGNES SOREL DOSSIER DE RESERVATION. Association Société Particulier

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1 ESPACE AGNES SOREL VILLE DE LOCHES LOCHES EN TOURAINE ESPACE AGNES SOREL DOSSIER DE RESERVATION DOSSIER DE RESERVATION Association Société Particulier Nom : Adresse : Tél : Type de manifestation : Tarif (s) Horaire de prise en charge de la salle : Horaire du début de la manifestation : Renseignements / Réservations au : Orchestre : Date de réservation : Pièces à joindre: La convention signée Pour un meilleur suivi de votre dossier, nous vous rappelons qu il est impératif de nous communiquer votre Tél et/ou votre . Chèque Pièces d arrhes à joindre d un montant : de 32 à l ordre du trésor public Pièces à joindre: Fiche de La prestations convention signée Chèque Chèque pour frais d arrhes de dossier: d un montant 32 de 58 à l ordre du trésor public Demandes diverses (prestations, débit de boissons, etc. ) Fiche de prestations La convention signée Attestation Demande d assurances diverses (prestations, débit de boissons, prolongation d ouverture ) Pour Chèque toute Attestation d arrhes demande d un d assurances technique montant de (éclairage, 32 à l ordre sono, du installation trésor public matériel ) veuillez prendre contact avec le régisseur Daniel Fiche de CHEREAU prestations au dès le dépôt du dossier de réservation. Demandes diverses (prestations, débit de boissons, etc. ) Le présent dossier devra être renvoyé à la Mairie - Service Animation Hôtel de Ville BP LOCHES Cedex, dûment Attestation complété d assurances et signé 3 semaines maximum après que le dossier vous soit parvenu. Passé ce délai, votre réservation ne sera plus prise en considération. Contact : Nadine Massay Tel : Mail : Dossier téléchargeable sur le site de la ville

2 DEMANDE DE PRESTATIONS À RETOURNER IMPÉRATIVENMENT 2 MOIS AVANT LA MANIFESTATION Matériel souhaité : Mise en place par l utilisateur Chaises nombre : (480 chaises) Tables nombre : (115 plateaux de table) Décoration florale artificielle Locaux souhaités : Hall Vestiaires Bar Cuisine Espace total Salle centrale Salle panoramique Loges nombre : Prestations payantes Mise en place des chaises, tables, scène, décoration florale et autres. Installation des tribunes télescopiques. Ces prestations feront l objet d une facture correspondant au vote du tarif (heure de travail d un agent) vote du conseil municipal du 5 décembre FOURNIR OBLIGATOIREMENT : UNE FICHE TECHNIQUE DE LA COMPAGNIE SI VOUS ORGANISEZ UN SPECTACLE

3 Demande de prolongation d ouverture À RETOURNER IMPÉRATIVENMENT 2 MOIS AVANT LA MANIFESTATION Je soussigné (précisez nom, prénom, qualité et titre de l association).. Ai l honneur de solliciter l autorisation de tenir l Espace Agnès Sorel ouvert dans la nuit du. au... Jusqu à 3 heures pour le motif suivant :.. À... le... Signature Le Maire de la commune de Loches, Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, Vu les arrêtés préfectoraux, Vu la demande ci-dessus, ARRETE : Article 1 - M Est autorisé à prolonger l ouverture de l Espace Agnès Sorel dans la nuit du.... au Jusqu à 3 heures pour le motif suivant :.. Article 2 - Monsieur le Commandant de la brigade de gendarmerie de Loches est chargé d assurer l exécution du présent mémoire, dont un exemplaire sera adressé à Monsieur le Sous-préfet de Loches. À Loches le :... Signature Marc AGENAULT, Maire de Loches, Par délégation du Maire, Valérie GERVÈS, 1 er Adjoint

4 Demande d ouverture d un débit temporaire de boissons À RETOURNER IMPÉRATIVENMENT 2 MOIS AVANT LA MANIFESTATION Je soussigné (précisez nom, prénom, qualité et titre de l association) Domicilié à. Ai l honneur de solliciter de M. le Maire de LOCHES, conformément à l article L du Code de la Santé Publique, l autorisation d établir un débit temporaire de boissons De catégorie 2 Le.. au lieu dit Espace Agnès Sorel À l occasion de.. et pour toute sa durée. À : le:. Signature Le Maire de la commune de Loches, Vu les articles L du Code de la Santé Publique, Vu la demande ci-dessus, Numéro d ordre annuel de délivrance /5 AUTORISE : M. à ouvrir à L Espace Agnès Sorel, un débit temporaire de boissons De catégorie 2 à consommer sur place, le.. pendant la durée de la manifestation. A charge par le demandeur de se conformer à toutes les prescriptions des lois et des règlements sur la tenue et la police des débits de boissons. À Loches le :. Signature Marc ANGENAULT, Maire de Loches, Par délégation du Maire, Valérie GERVÈS, 1 er Adjoint

5 CONVENTION D UTILISATION DE L ESPACE AGNES SOREL Entre (coordonnées complètes).... Représentant.. d une part dénommé par la suite «l utilisateur» Et Marc ANGENAULT Maire de Loches, d autre par, dûment habilité par délibération du Conseil Municipal en date du 28 mars La présente convention ayant été adoptée par la délibération du Conseil Municipal en date du 5 décembre Il est convenu et arrêté ce qui suit : Article 1 : OCCUPATION DES LOCAUX Les locaux de l Espace Agnès Sorel sont attribués par la Ville de Loches aux associations, sociétés ou particuliers sur demande écrite et en fonction des disponibilités. La Ville de Loches se réserve le droit prioritaire d utilisation pour toutes les manifestations municipales ou organisées par ses services. L occupation accordée concerne : Espace totale / salle centrale / salle panoramique pour l organisation : Période :... de. heures à.heures. Article 2 : RESEVATION ARRHES, CAUTION, DEDIT Réservation : Le calendrier de l utilisation de la salle est ouvert le premier trimestre de l année en cours, pour une réservation l année suivante. Pour réserver, l utilisateur doit : 1 Remplir un formulaire de mise sous option. 2 Confirmer sa réservation par l envoi de ladite convention, au plus tard 2 mois avant la date de la manifestation, accompagnée d un chèque d arrhes (voir article 3). Article 3 : PAIEMENT DE LOCATION (Arrhes, caution, règlement du solde). L ensemble des paiements sera effectué par chèque à l ordre du Trésor Public, selon les tarifs de location approuvés en Conseil Municipal. L utilisateur doit s acquitter des paiements suivants : Arrhes : Envoyés avec la convention, ils sont encaissés à réception du dossier et restent acquis même en cas de dédit. Frais de dossier 32 facturés une fois dans l année : obligatoire pour toutes les locations même gratuites. Forfait collecte des ordures ménagères facturé pour chaque manifestation : obligatoire pour toutes les locations même gratuites. Tarifs appliqués selon la manifestation et approuvés en Conseil Municipal. Caution : la garantie de l exécution des clauses de conditions du présent contrat, ainsi que la restitution en état d origine des locaux et du mobilier, donnent lieu au dépôt d une caution. Elle est obligatoire pour toutes les locations même gratuites. La caution devra être versée dans le mois qui précède la manifestation. Le remboursement de caution versée sera effectué après le contrôle de l état des lieux, déduction faite du coût des réparations et du remplacement des objets manquants ou détériorés. En cas de non remise en état de la salle (nettoyage et rangement) à l issue de la location, le coût de remise en état par la Ville sera facturé selon le tarif établi. Si ces différents frais excédent le montant de la caution, l utilisateur s engage à régler le solde. Règlement du solde : Au même titre que la caution, il doit être versé dans le mois qui précède la manifestation. Article 4 : PRESTATIONS PAYANTES Les prestations des régisseurs de l Espace Agnès Sorel sont facturées lorsque les utilisateurs ne peuvent ou ne veulent pas installer leur manifestation (mise en place des chaises, tables, scène, décoration florale et autres.) Le tarif applicable par agent est celui défini par le Conseil Municipal concernant la prestation du personnel communal. Cette démarche s applique également pour l installation des tribunes télescopiques. Ces prestations sont facturées selon le tarif en vigueur voté par la Conseil Municipal tous les ans. La mise en place des tribunes télescopiques est réservée à certains types de manifestations et sera étudié en amont en fonction du planning d occupation de la salle.

6 Article 5 : RESPONSABILITE ET ASSURANCE Les utilisateurs doivent souscrire à une assurance responsabilité civile spécifique. L attestation devra être jointe au dossier de demande de location. Le non-respect de cette disposition entraîne l annulation de la réservation. Tout dommage corporel ou matériel provoqué par un participant à l occasion de la manifestation est imputable à l utilisateur. La Ville de Loches décline toute responsabilité pour les vols ou dégradations commises à l intérieur ou extérieur du bâtiment, ainsi qu en cas d utilisation sans autorisation ou hors des conditions normales d utilisation de tout équipement ou matériel de la salle. Dans ce cas, les dommages provoqués seront à la charge de l utilisateur. Article 6 : ETAT DES LIEUX Un état des lieux sera dressé avant la mise à la disposition des locaux par un agent communal, en présence de l utilisateur. A cette occasion l agent est chargé de délivrer toutes les consignes de fonctionnement du site. Quand l utilisateur signe cette convention, il déclare avoir pris connaissance de l état des locaux qui lui sont mis à disposition, c est-à-dire propres (sols et murs), sans dommage apparent, matériel en état de marche. Si tel n était pas le cas, l utilisateur doit en prévenir la Ville de Loches avant même la date et heure de mise à disposition. Article 7 : INTERDICTION DE FUMER En application du décret n du 15 novembre 2006, il est interdit de fumer dans la totalité de l espace public du bâtiment. Article 8 : BRUIT ET STATIONNEMENT Les portes en verre de la salle panoramique et celles du hall seront maintenues fermées pour préserver l isolation phonique du bâtiment. L arrivée et le départ des véhicules doivent être faits de manière à ne pas troubler le repos des habitants du quartier. L utilisation de klaxons est interdite aux abords de l Espace Agnès Sorel. En application du décret n du 15 décembre 1998, les sonorisateurs ne devront pas dépasser 105 décibels. Article 9 : EQUIPEMENT ET MOBILIER La Ville de Loches met à disposition des utilisateurs, un matériel de base nécessaire aux divers types de manifestations (le matériel de nettoyage ainsi que la vaisselle sont à la charge des utilisateurs). Ce matériel est installé et rangé par les utilisateurs, en respectant les consignes d un agent communal. Les demandes de prestations font l objet d un courrier qui doit être remis au bureau de réservation au plus tard 2 mois avant la date d utilisation. Article 10 : POLICE ET SERCURITE Les utilisateurs doivent assurer la police et la sécurité dans les locaux mis à leur disposition. Ils doivent également veiller au bon maintien de l ordre. Les portes de secours balisées «sortie» devront être maintenues non verrouillées pendant la présence du public. Elles ne seront entravées en aucune façon et les engagements y conduisant devront être libres aussi bien de l intérieur que de l extérieur. Les cloisons mobiles seront installées en fonction de la demande de l utilisateur et ne devront pas être manipulées pendant la manifestation. L utilisation d éléments incandescents non protégés est interdite Aucun objet ne doit être déposé sous la scène L utilisateur s engage à interdire l accès du local «régie» aux participants. Une personne sera désignée par celui-ci pour la manipulation du matériel de sonorisation et de lumières. Capacité d accueil maximum Spectacle 480 places assises dont (220 en gradin rétractable), 770 places debout. Loto 490 assises / Repas dansant 400 places assises. Article 11 : PUBLICITE Les documents publicitaires diffusés par l utilisateur devront comporter pour désigner la salle «Espace Agnès Sorel» (avenue des Bas-Clos, Loches) à l exclusion de toute autre dénomination. Article 12 : APPICATION DU PRESENT REGLEMENT L acceptation de l intégralité du présent règlement est la condition d octroi de l Espace Agnès Sorel. Fait à Loches le, Marc ANGENAULT, Maire de Loches, Par délégation du Maire, Valérie GERVÈS, 1 er Adjoint Signature Utilisateur

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