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2 PRESENTATION GENERALE Page 2

3 Nous vous présentons ci dessous les principales fonctionnalités de notre logiciel. Il est bien entendu que ce support ne peut être exhaustif, d une part afin de vous éviter une lecture fastidieuse, et d autre part et surtout, car notre logiciel s enrichit sans arrêt. TABLE DES MATIERES Accueil Paramétrage interface Société Contacts Actions Agenda Ressources Affaires Documents Contrats Gestion Planning Statistiques Stratégies Interface outlook Administration Page 5 Page 6 Page 7 Page 12 Page 14 Page 16 Page 18 Page 19 Page 21 Page 23 Page 24 Page 26 Page 28 Page 29 Page 33 Page 35 Page 3

4 FULL WEB Gescomnet est un logiciel full web. On s y connecte de n importe où avec un simple navigateur internet. Chaque utilisateur se connecte sous la forme : société.eu. Nous privilégions l extension «eu» pour gescomnet. Cependant, tous les noms et extensions peuvent être utilisés. Chaque client est hébergé sur un domaine, donc entièrement sécurisé. L hébergeur assure un haut niveau de fiabilité de la connexion (24 h /24 7j/7). Vous pouvez, également opter pour votre propre hébergement. Il faudra cependant respecter quelques règles Connexion Page 4

5 L utilisateur se connecte via un navigateur L utilisateur s authentifie par login et mot de passe Accueil Page 5

6 Vous cliquez sur le ui vous r qse jouéres int D un simple clic, vous ouvrez l action ou le rendez vous Dès que vous vous connectez, vous avez instantanément les rendez vous du jour ainsi que les actions à accomplir. Le calendrier est «cliquable». Vous pouvez visualiser un autre jour. Vous n oubliez jamais rien!!! Page 6

7 L interface est paramétrable par utilisateur, au niveau des bandeaux, boutons et icônes Gescomnet vous affiche les dernières ouvertures Page 7

8 Société Vous pouvez envoyer un directement via notre propre serveur d envoi Vous pouvez extraire un fichier au format excel. Un moteur de recherche vous permet de sélectionner les tiers Dès que vous entrez dans le menu société, vous affichez instantanément le journal des évènements. Ainsi, vous savez tout ce qui s est passé au niveau des sociétés et ce à partir de toutes les actions générées par tous les collaborateurs. Les liens cliquables permettent d accéder directement au détail de l information. Page 8

9 Société (Moteurs de recherche) Quelques caractères suffisent pour retrouver une société Le moteur affiche toutes les sociétés qui contiennent les caractères. Un puissant moteur de recherche vous permet de retrouver facilement une société. Vous pouvez effectuer votre recherche à partir de différents critères (Raison sociale, code postal, téléphone etc ). Vous pouvez directement afficher les contacts de la société dans la partie basse de l écran (lien «Contacts»). Une fois trouvée, il vous suffit de cliquer sur le lien pour entrer dans la fiche. Dans la prochaine version, le moteur combinera beaucoup plus de critères L accès à l information dans gescomnet se fait toujours de la même Page 9

10 Société (Centralisation des informations) Sous menu d affichage des rendez vous, actions, documents Voir descriptif plus bas Graphique d analyse de l activité Suivant la partie basse affichée, ce bouton permet d entrer en ajout (contact, Chaque fois qu un utilisateur génère un événement dans gescomnet (rendez vous, actions, document ), il a la possibilité d établir des liens vers Société et/ou Contacts et/ou Affaires. Cela a pour but de centraliser l information. Ainsi, on pourra à ce stade afficher tout ce qui s est passé au sein de cette société à partir des informations mises par tous les collaborateurs. L information est affichée dans la partie basse de l écran. Ici, on affiche tous les contacts liés à la société. Page 10

11 Société (Exploitation de l information) Ici, on affiche toutes les actions liées à la société dans la partie basse Permet d afficher tous les contacts liés à la société. Un lien vous permet d ouvrir la fiche du contact. Un lien vous permet d envoyer un mail à ce contact. Vous pouvez générer un courrier personnalisé à ce contact. Permet d afficher toutes les actions de tous les collaborateurs liées à la société. Un simple clic vous ouvre l action et son détail. Page 11

12 Un lien vous permet également d ouvrir la fiche du contact lié à l action. Permet d afficher les éléments financiers de la société. Permet d afficher tous les documents liés à la société. Gescomnet gère tous les documents (word, excel, acrobat ) Un clic sur l entête du document permet d ouvrir la fenêtre de modification. Un clic sur l icône permet d ouvrir directement le document. Affiche les affaires liées à la société. En effet, il est possible d avoir plusieurs affaires en cours sur une société. Un clic sur le lien permet d ouvrir la fiche affaire. Permet d afficher tous les rendez vous de tous les collaborateurs liés à la société. Un clic sur le lien permet d ouvrir le détail du rendez vous. Permet d afficher les données complémentaires de la société. Permet d afficher tous les s émis vers la société. Un clic sur le lien permet d ouvrir le détail du mail. Page 12

13 Impression de la société avec tout l historique lié (actions, rdv ) Bouton pour envoyer un à un contact de la société Permet d ouvrir la fiche société en On avance ou on recule dans les fiches sociétés Ici, on affiche la liste des documents liés à la société. Société (Données) Page 13

14 Choix alimentés dans la partie administration Descriptif d une fiche société. Un minimum de zones est obligatoire. Ainsi, vous pouvez créer vos sociétés mêmes si vous n avez pas toutes les informations dans l instant. Les zones saisies sont contrôlées (téléphone, mail ), ainsi l information reste homogène et peut être exploitée facilement. Toutes les boites de dialogue sont alimentées dans la partie administration. Dans la prochaine version, nous allons ajouter de nombreux champs Page 14

15 Contacts Sous menu d affichage Permet d entrer en modification de la fiche Ici, on affiche un contact entré dans la base. Dans cet exemple, on affiche, dans la partie basse, les actions liées au contact. Le sous menu d affichage permet d afficher tous les éléments liés au contact (idem au sous menu société). Si au sein d une société, nous avons plusieurs contacts, seuls les rendez vous, actions, documents liés à ce contact seront affichés. Les liens permettent d accéder rapidement à l information. La centralisation de l information au niveau du contact : un atout dans Page 15

16 Actions Ouvre l ajout d action Jour précédent Semaine suivante Imprime la liste des actions Graphique d analyse de l activité Ici, on affiche la liste des actions à réaliser. Nous avons sélectionné 2 utilisateurs, Cyril et Dominique. Permet de sélectionner les utilisateurs dont on veut afficher les actions.quand on arrive sur cet écran, nous avons «nos» actions du jour. Permet de se positionner directement sur une date. Les liens permettent d ouvrir l action, ouvrir la fiche société, ouvrir la fiche contact. Les actions sont classées par ordre d urgence. Dans la partie basse de l écran, vous pouvez trier et affiner la sélection des actions. Page 16

17 Attribution de l action à un utilisateur Moteur de recherche et lien vers une société Moteur de recherche et lien vers un contact Moteur de recherche et lien vers une affaire Dans cet exemple, nous entrons en modification de l action. Nous pouvons attribuer des actions à un autre utilisateur. Vous avez la possibilité de lier l action à une société et/ou un contact et/ou une affaire. Vous pouvez renseigner le mode et la nature de l action. Très pratique pour qualifier l action et ainsi mieux retrouver l action. Vous pourrez effectuer des recherches à partir de ces éléments. Par exemple, la liste des devis portant sur une nature en particulier. Une action faite disparaît de la liste des encours. Permet d indiquer en automatique, la date et l utilisateur dans la zone «Mémo». Ainsi, au fur et à mesure, vous faites «vivre» l action. Page 17

18 Agenda Semaine précédente Mois suivant Imprime le planning de la semaine Liste des utilisateurs dont les agendas sont affichés Dans cet exemple, on affiche l agenda de Fabrice. Un simple clic dans la plage horaire souhaitée ouvre la saisie du rendez vous. Pour modifier un rendez vous, il suffit de cliquer sur le lien matérialisé par l heure de début et l heure de fin. Permet de sélectionner les utilisateurs dont on veut afficher l agenda.quand on arrive sur cet écran, nous avons «nos» rendez vous de la semaine. Vous pouvez superposer plusieurs agendas. Cela vous permet de repérer une plage libre pour plusieurs utilisateurs et ainsi, inscrire une réunion dans tous les agendas des personnes concernées Vous avez déjà un minimum d information affiché concernant le rendez vous. Page 18

19 En positionnant la souris sur l heure, une info bulle affiche une information supplémentaire. Le bouton «paramétrages» permet de modifier les plages des journées et le nombre de jours de la semaine. Indiquez la durée du rendez Ouverture du calendrier Suppressio n d un rendez Dans cet exemple, nous entrons en modification d un rendez vous. Vous retrouvez les mêmes fonctionnalités que la gestion des actions. Vous disposez des liens sociétés et/ou contacts et/ou affaires. Vous qualifiez le rendez vous avec Mode et Nature. Vous pouvez attribuer un rendez vous à d autres utilisateurs Très simple d utilisation, l agenda permet un gain Page 19

20 Ressources Affiche les types de ressources visualisés Permet de saisir une ressource Une ressource peut être un bien, une personne... La gestion des ressources permet de réserver ces éléments graphiquement. Dans notre exemple, on voit que la 307 est réservée du mardi 16/10 au jeudi 18/10/2007. Ainsi quand un utilisateur a besoin d une ressource, il va d abord consulter si elle est disponible. Par la suite, il réserve cette ressource Vous pouvez vous déplacer semaine par semaine ou de mois en mois Page 20

21 Le bouton «sélection» permet de sélectionner les types à visualiser. Ainsi pour une lecture plus facile, vous n affichez que les types de ressources qui vous intéressent Pour modifier une ressource, il suffit de cliquer dessus Affaires Sous menu d affichag e Permet de modifier une affaire L affaire est une donnée importante dans gescomnet. Tous les évènements peuvent être liés à une affaire. Dans notre exemple, nous affichons l affaire AFF0008. Page 21

22 Le sous menu permet d afficher dans la partie basse les éléments liés à l affaire (actions, rendez vous, documents etc ). Gescomnet est homogène dans toute sa couverture fonctionnelle. Nous avons le même fonctionnement qu au niveau des sociétés et des contacts. Les liens dynamiques permettent d accéder à toute l information, rapidement. Dans notre exemple, nous affichons les actions liées à l affaire. Au sein d une même société, nous pouvons avoir plusieurs affaires. Nous n affichons que les éléments de cette affaire. Affaires (données) Affichage ou non dans le planning Descriptif d une affaire. Page 22

23 Quelques zones suffisent pour définir l affaire. Vous pouvez attribuer une couleur à l affaire. Celle ci sera reprise par défaut dans le module planning. La notion de responsable est importante. Elle vous servira à faire des sélections pour une meilleure lecture. Vous pouvez classer vos affaires par type. Vous décidez de planifier ou pas votre affaire. Documents Permet l ajout d un document sur le Page 23

24 Les documents sont triés par catégorie. Nous affichons, dans cet écran les quatre derniers documents utilisés dans chaque catégorie. Un clic sur l icône permet d ouvrir le document. Un clic sur l entête du document permet l entrée en modification. Accéder à tous les documents de n importe où : quel confort! Classemen t dans la catégorie Visualisation du document Téléchargeme nt du document Dans notre exemple, nous sommes en modification d un document. Page 24

25 Nous observons le même principe de liens : sociétés et/ou contacts et/ou affaire. Pour ajouter le document vers le serveur, il vous suffit de parcourir votre arborescence locale ou réseau et de sélectionner le fichier. A la validation, le document est envoyé sur le serveur et donc accessible par tous de n importe où. Contrats Page 25

26 Cette fonctionnalité vous permet de gérer vos contrats de façon simple. Le contrat est lié à une société. Vous pouvez suivre vos reconductions de contrats ainsi que vos facturations. Vos contrats sont classés par type. Un moteur de recherche vous permet de retrouver simplement un contrat. Les moteurs de recherche fonctionnent tous de la même façon dans gescomnet. Gestion Page 26

27 Vous permet de recherche un article et de l ajouter au panier Vous pouvez imprimer la liste des commandes Le module gestion permet de gérer les devis et les commandes. En standard, il est interfacé avec ApiSoft gestion commerciale et Sage gestion commerciale. Il peut s interfacer avec toutes les gestions. Le principe est simple. La base sur le serveur (clients, articles ) est systématiquement mise à jour lors des connexions. Les utilisateurs saisissent leurs données sur gescomnet. Le site central (l entreprise) décide de rapatrier les devis et les commandes vers la base de gestion commerciale. Dans notre exemple, lorsqu on lance le module, on arrive sur un écran récapitulatif (nombre de commandes, visualisation de la dernière commande ). Page 27

28 Vous pouvez retrouver les devis ou commandes transmises au siège Sélection de la catégorie Dans notre exemple, nous avons sélectionné une catégorie et une sous catégorie. Il suffit alors de saisir les quantités souhaitées pour chaque article et de cliquer sur le bouton «ajouter». Le nombre d articles affiché par page est paramétrable. Vous pouvez supprimer, modifier, ajouter à tout moment des articles dans le panier. Une commande non validée reste en attente. Ainsi, vous pouvez reprendre la saisie ultérieurement Vous pouvez imprimer votre commande au format acrobat (pdf). Simple à mettre en œuvre, il permet un gain de temps dans les Page 28

29 Planning Ajout d une phase Semaine précédente Mois suivant Ce module vous permet de planifier les affaires. Il faut au préalable déclarer l affaire «planifiable» Vous pouvez découper votre affaire en différentes phases interdépendantes les unes des autres En positionnant la souris sur le segment, vous avez accès à une information supplémentaire Pour modifier une phase, il suffit de cliquer sur le segment. Si vous déplacez une phase dans le temps (exemple, 1 jour de retard), toutes les phases suivantes «liées» sont également déplacées. Page 29

30 Tâche antérieure dépendante Suppression d une phase Dans cet exemple, nous sommes en modification d une tâche. Il vous suffit de saisir une date de début et une date de fin pour matérialiser le segment. Vous sélectionnez l affaire dans la liste des affaires. Par défaut, la couleur est celle saisie dans la fiche affaire. Le paramètre «tache antérieure» est important. Il sert à définir s il y a une phase précédente dont elle dépend. Le nom du responsable est important. Il permet d effectuer des sélections pour une meilleure lecture. Page 30

31 Statistiques Ce module vous permet d analyser les données de la base en cumul, en sélections etc Dans notre exemple, nous avons positionné 4 indicateurs pertinents permettant de bien appréhender l activité. Toutes les valeurs par défaut sont paramétrables et modifiables en temps réel. Cet écran n est pas exhaustif. Chaque société a des besoins différents. Nous savons traiter toutes les analyses à mettre en œuvre. Page 31

32 Stratégies Cette fonctionnalité vous permet de gérer vos campagnes de communication Page 32

33 Vous définissez votre campagne. Vous pouvez générer les actions de rappel en automatique. Vous positionnez les coûts engendrés par la campagne. Vous pourrez les affiner par la suite Page 33

34 Vous positionnez vos paramètres d extraction. Page 34

35 Gescomnet extrait les fiches. Vous pouvez, à ce niveau encore affiner votre sélection en excluant certaines sociétés Page 35

36 A ce niveau, vous pouvez choisir d emettre un ing. Il vous suffit de joindre votre document pré conçu. Gescomnet dispose de son propre serveur d envoi Vous pouvez également extraire un fichier au format excel. Vous pourrez reprendre ce fichier en vue d un publipostage (sortie imprimante ou fax) Page 36

37 Interface outlook Recherche contact directement dans gescomnet Depuis outlook, vous avez la possibilité de vous connecter directement à la base gescomnet. Ici, on va chercher les mails des contacts dans la base gescomnet. On a ainsi, accès à une base centralisée d s Page 37

38 Administration /Admin permet d accéder à l administration Vous entrez dans le module d administration de gescomnet. L adresse est la même que pour l accès utilisateur. Vous ajoutez simplement /Admin Vous entrez votre login et votre mot de passe. Page 38

39 Gestion des tables Dans cet exemple, nous entrons dans la gestion des tables de gescomnet. Toutes les données saisies ici alimenteront les boites de dialogue de l interface utilisateur. Il suffit de cliquer sur les liens pour ouvrir la gestion en ajout, modification et suppression. Page 39

40 Ajout d un élément Modification d un élément Suppression d un élément Dans notre exemple, nous gérons les groupes clients. Le bouton «Ajouter» vous permet d entrer un nouveau groupe. Pour modifier un groupe, il suffit de cliquer sur le lien. Vous pouvez supprimer un groupe. L information importante est codifiée. Ainsi, elle est réellement Page 40

41 Gestion des utilisateurs Page 41

42 Page 42

43 Gestion des ressources et types de ressources Page 43

44 Page 44

ALICO MAILDOC. Sommaire

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