... LA MAINTENANCE ET LES DONNÉES DE PERFORMANCE DE VOS ÉQUIPEMENTS À PORTÉE DE MAIN. KONE Care TM Online Manuel de l utilisateur

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1 LA MAINTENANCE ET LES DONNÉES DE PERFORMANCE DE VOS ÉQUIPEMENTS À PORTÉE DE MAIN KONE Care TM Online Manuel de l utilisateur

2 Table des matières KONE CARE ONLINE - PORTAIL CLIENT...3 S ENREGISTRER...4 SE CONNECTER...6 RÉINITIALISATION DU MOT DE PASSE...7 RÈGLES DE NAVIGATION Onglets...8 Barre latérale...8 Liens...9 Version imprimable...9 Recherche...10 Générer des rapports automatiques...11 MODIFIER VOTRE MOT DE PASSE...13 MODIFIER VOTRE PROFIL...14 GESTION DU PORTEFEUILLE...15 RAPPORT D INFORMATIONS SUR L ÉQUIPEMENT...16 DÉTAILS DU CONTRAT...18 INFORMATIONS GÉNÉRALES DU CONTRAT...20 VISITES DE MAINTENANCE PLANIFIÉES...21 FACTURES...24 RAPPORTS PERSONNALISÉS...25 Rapport sur les interventions pour cause technique/externe...29 Rapport sur les personnes bloquées...30 Rapport avec l historique des demandes d interventions par équipement...31 Rapport sur les dépenses liées au contrat...33 Rapport d exception...35 Rapport sur le calcul du délai d intervention...36 CRÉATION D UNE DEMANDE D INTERVENTION...37 FOIRE AUX QUESTIONS

3 KONE Care Online Portail client Grâce au KONE Care Online vous pouvez visualiser et transférer en ligne des données reprenant les services de maintenance fournis par KONE sur tous vos ascenseurs, escaliers mécaniques et portes de bâtiments. Ce service est disponible pour tous les clients bénéficiant d un contrat de maintenance KONE et vous offre : Un accès en ligne aux informations relatives aux performances de vos équipements, aux visites de maintenance, aux demandes de dépannage, aux réparations et aux données de facturation Une gestion aisée des performances de vos équipements Des rapports transparents de toutes les interventions de maintenance effectuées par KONE sur site Différents rapports y compris l analyse des coûts de réparations et des temps de réponse face aux demandes d interventions Une assistance à la planification des futures visites de maintenance et de réparations L accès à KONE Care Online requiert un nom d utilisateur et un mot de passe. Pour configurer votre compte, vous pouvez : - Prendre contact avec votre représentant KONE qui vous enverra votre nom d utilisateur et votre mot de passe par . - Envoyer un à avec les informations suivantes: Prénom, nom Le nom et les coordonnées de votre entreprise KONE vous enverra votre code d enregistrement personnel par . 3

4 S enregistrer Activez votre compte en utilisant le code d enregistrement que vous avez reçu par Accédez à la page web KONE (http://www.kone.be) et cliquez sur le lien Customer Portal situé en haute à droite de la page: L écran de connexion s affiche. Pour continuer l enregistrement, cliquez sur : nouvel utilisateur? Lorsque la page d enregistrement apparait, remplissez tous les champs obligatoires et cliquez sur Submit (Envoyer). 4

5 Vous recevrez un reprenant votre nom d utilisateur et votre mot de passe. 5

6 Se connecter Accédez à la page web KONE (www.kone.be) et cliquez sur le lien Customer Portal (Portail Client): Lorsque l écran de connexion s affiche, insérez votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Cliquez ensuite sur le bouton Connexion. Vous serez dirigé vers votre page d accueil KONE Care online. 6

7 Réinitialisation du mot de passe Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur le lien: Mot de passe oublié? situé en bas de la page de connexion. Insérez votre nom d utilisateur et cliquez sur Envoyer. Un mot de passe temporaire vous sera envoyé par . 7

8 Règles de navigation Onglets - Cliquez sur les onglets de la barre transversale/d action pour passer d une section a l autre. - Vous pouvez toujours revenir à la page d accueil en cliquant sur l onglet Accueil Barre latérale - La barre latérale reste visible sur le côté gauche sur l ensemble du site. 8

9 Liens - Tous les numéros ou textes soulignés en bleu vous permettront de voir plus en détail l objet sélectionné. - Lorsque vous vous trouvez sur la rubrique détails, vous pouvez revenir en arrière en utilisant le lien: Retour à la liste. - Dans la plupart des onglets, vous avez un menu déroulant reprenant plusieurs filtres. Ils permettent de trier les données sur base de valeurs prédéfinies (par exemple, sous l onglet Interventions et en cliquant sur le menu déroulant Aperçu, la valeur «Réparations - 30 Derniers jours» désigne toutes les interventions planifiées et non planifiées effectuées par KONE au cours des 30 derniers jours). Version imprimable - En cliquant sur le lien Vue imprimable, une nouvelle page s affiche et vous aurez la possibilité d imprimer les informations. 9

10 Recherche - Si vous cherchez des données particulières, utilisez le champ Rechercher dans la barre latérale (par exemple «Hôpital»). - Les résultats obtenus sont divisés en différentes catégories : 10

11 Générer des rapports automatiques - Vous pouvez à tout moment générer et planifier des rapports sous l onglet Rapports en sélectionnant la plage de dates et en cliquant sur le bouton planification d un rapport. Vous pouvez sélectionner un rapport que vous souhaitez planifier (par défaut il est configuré avec les paramètres que vous avez définis sur la page du rapport) - Lorsqu une nouvelle page s ouvre, choisissez les paramètres et appuyez sur le bouton planification d un rapport: Vous pouvez choisir le format du fichier de rapports Vous pouvez sélectionner la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir les informations 11 Vous pouvez sélectionner la plage de date durant laquelle vous souhaitez recevoir des rapports automatiques (la date de début correspond à la date d aujourd hui)

12 Page d accueil Pour changer votre mot de passe ou modifier vos coordonnées, cliquez sur le lien Mon profil Pour naviguer sur le site, vous pouvez sélectionner les onglets situés en haut de la page. Pour rechercher des informations spécifiques, saisissez un terme/une valeur dans le champ de recherche Pour afficher un profil spécifique, faites votre choix dans le menu déroulant. Indique le nombre de demandes d interventions planifiées dans les 6 prochains mois Les données de contact/coord onnées KONE Dernières Actualités KONE Indique les trois dernières factures impayées Indique le nombre de visites de maintenance résolues durant les 6 derniers mois Indique le nombre de demandes d interventions en cours 12

13 Modifier votre mot de passe Cliquez sur Mon Profil. Une fois la page Mon Profil ouverte, cliquez sur Modifier mon mot de passe. Entrez votre mot de passe actuel suivi du nouveau mot de passe et vérifiez-le avant d appuyer sur le bouton Changer le mot de passe. 13

14 Modifier votre profil Dans votre profil, vous pouvez modifier vos paramètres d utilisateur ou vos coordonnées personnelles. Cliquez sur Mon profil. Une fois que la nouvelle page s ouvre, cliquez sur le bouton Modifier. Apportez les modifications et cliquez sur Enregistrer. 14

15 Gestion du portefeuille Chaque profil regroupe un ensemble d équipements: - Sous Mon portefeuille (mon équipement avec KONE) vous trouverez la liste des sites et des données liées à l équipement pour lequel vous avez signé un contrat. - Sous Gestionnaire vous trouverez la liste des sites que vous gérez pour vos clients. Vous pouvez sélectionner un portefeuille dans la rubrique Changer de profil: La page d accueil et toutes les données relatives seront actualisées automatiquement en fonction du portefeuille choisi 15

16 Rapport d informations sur l équipement Sous l onglet Equipements vous trouverez une liste de tous vos équipements sous contrat de maintenance KONE.. Vous pouvez accéder à des informations plus détaillées en cliquant sur les liens concernant les références des équipements. 16

17 Rubrique reprenant les coordonnées de l immeuble où se trouve l équipement. Rubrique reprenant les détails d un contrat lié à un équipement Toutes les interventions liées aux équipements 17

18 Détails du contrat Sous l onglet équipements/contrats n vous trouverez la liste de vos contrats de maintenance KONE: Vous pouvez accéder à des informations plus détaillées en cliquant sur les liens contenant les références des équipements Vous pouvez cliquer sur le numéro d équipement pour accéder à des informations plus détaillées. Vous pouvez accéder à des informations plus détaillées sur des contrats individuels en cliquant sur les liens sous la colonne contrat 18

19 Les détails du contrat: Vous pouvez accéder à la page générale du contrat en cliquant sur la référence du contrat (plus de détails peuvent être trouvés dans la rubrique générale du contrat) Cette rubrique reprend les mesures de performances inclues dans votre contrat. Cette rubrique contient les adresses s permettant de recevoir des notifications de clients sur les interventions effectuées sur site. Par ce lien, vous pouvez accéder à des informations plus détaillées sur un équipement spécifique. 19

20 Informations générales du contrat Sous l onglet équipements/contrats n, cliquez sur le numéro de référence du contrat situé sous la colonne contrat. Une page s ouvre sur laquelle vous pouvez consulter des informations détaillées concernant votre contrat sous les rubriques Détails contrat n, Equipements concernés et factures. Cette rubrique contient des informations générales sur votre contrat Cette rubrique contient une liste de tous les équipements liés au contrat général. Cette rubrique contient une liste de toutes les factures liées au contrat ainsi que des liens vers de plus amples informations. 20

21 Visites de maintenance planifiées Sous l onglet Visites de maintenance planifiées, vous trouverez une liste reprenant les visites de maintenance planifiées pour chacun de vos équipements au cours des six prochains mois. Le nombre de visites de maintenance prévues par équipement est indiqué sous chaque colonne mensuelle. 21

22 Interventions Sous l onglet Interventions vous trouverez une liste de toutes les interventions effectuées par KONE sur vos équipements. Les différents types d interventions : - Le dépannage (une intervention urgente non planifiée interceptée par le centre d appel ou par équipement de surveillance à distance) - Les réparations - La maintenance (une intervention de maintenance préventive et corrective pour préserver ou pour restaurer la fonctionnalité d un ascenseur). Vous pouvez accéder à des informations plus détaillées concernant les interventions spécifiques en cliquant sur les liens (numéros de références) situés sous la colonne Intervention. Vous pouvez accéder à des informations plus détaillées concernant des équipements spécifiques en cliquant sur les liens (numéros de références) situés sous la colonne équipement. En cliquant sur un lien sous la colonne intervention, vous vous trouverez sur cette page ci-dessous 22

23 Dans cette rubrique, vous pouvez trouver les détails du site où se situe l équipement. Dans cette rubrique, vous trouverez les informations indiquées par le technicien au moment de quitter le site. Vous pouvez voir la raison principale pour l intervention effectuée sous la rubrique nature de l intervention. Dans le cas où une facture est établie après la clôture, un montant apparaitra dans la case montant facture. Sous la rubrique reprenant les informations de la commande, vous trouverez le numéro de l intervention, la description des modules, le statut de la commande, le type d intervention et, en cas de dépannage, les coordonnées de la personne qui a appelé notre Call Center. Cette rubrique contient les détails de la durée de l intervention par nos techniciens sur site. Les factures jointes à la demande d intervention. 23

24 Factures Sous l onglet Factures, vous trouverez une liste de toutes les factures liées aux contrats de maintenance et aux interventions terminées: Vous pouvez accéder à des informations détaillées sur les demandes d interventions spécifiques en cliquant sur les liens (références des interventions) qui se trouvent sous la colonne Intervention. Vous pouvez accéder à des informations détaillées sur les contrats en cliquant sur le lien reprenant le numéro de la commande sous la colonne bon de commande. En cliquant sur un lien (numéro de facture) sous la colonne facture n, vous pouvez accéder à des informations détaillées concernant une facture spécifique. 24

25 Rapports personnalisés Sous l onglet Rapports vous trouverez les différents types de rapports qui peuvent être générés pour résumer vos données: Vous pouvez sélectionner une période définie pour la consolider dans des rapports: 25

26 Contract expenditure Show Chart Date Range Select1on Select a Date Range: 0 LastYear 0 Last Month 0 Last 12 months IGI Custom Date Range [ ] [ ] 26

27 Ainsi que l équipement: Vous pouvez étendre votre sélection Par défaut, tous les équipements sont sélectionnés/cochés Tous les équipements sélectionnés sont regroupés par: Vous pouvez réduire la sélection Clients Contrats Equipements 27

28 Tous les rapports peuvent être téléchargés sous format Excel en cliquant sur le lien format Excel: Ou sous format PDF en cliquant sur le lien format PDF: 28

29 Rapport sur les interventions pour cause technique/externe Graphique affichant le nombre mensuel des demandes de dépannages pour cause technique et externe au cours d'une période de temps spécifiée: - Les interventions incontrôlables sont toutes les demandes de dépannages effectuées suite à un acte de vandalisme ou à une raison externe - Les interventions pour cause technique comprennent toutes les autres demandes de dépannages. En cliquant sur les liens et en défilant vers le bas de la page vous pouvez obtenir des informations plus détaillées sur les demandes d interventions avec d autres liens qui vous dirigent vers des pages concernant les contrats, l équipement, la demande d intervention et, le cas échéant, la facture: 29

30 Rapport sur les personnes bloquées Ce rapport affiche le nombre mensuel de demandes de dépannages pour désincarcération au cours d'une période de temps spécifiée: En cliquant sur les liens et en défilant vers le bas de la page vous pouvez obtenir des informations plus détaillées sur les demandes d interventions avec d autres liens qui vous dirigent vers des pages concernant les contrats, l équipement, la demande d intervention et, le cas échéant, la facture: 30

31 Rapport avec l historique des demandes d interventions Résumé complet reprenant toutes les demandes de dépannages, par immeuble, incluant le nombre d'installations, le nombre de dépannages inclus ou non dans le contrat et le nombre de dépannages pour désincarcération : Nombre d équipements par immeuble/contrat Nombre de demandes d interventions pour tous les équipements par site Nombre de personnes bloquées La moyenne des demandes de dépannages par équipement Nombre de demandes d interventions non facturées Nombre de demandes d interventions facturées En cliquant sur un des liens dans cette rubrique, vous aurez accès à des informations plus détaillées concernant les demandes d interventions. 31

32 Rapport avec l historique des demandes d interventions par équipement Rapport reprenant toutes les interventions effectuées par les techniciens KONE telles que les visites de maintenance, les dépannages et les réparations. Sont inclues une description des interventions et les dates auxquelles elles ont eu lieu. Veuillez noter que les délais de réponse sont uniquement repris sous le rapport pour les demandes d interventions: Les demandes de dépannages sont regroupées sous immeuble/contrat Equipement Et type d intervention Vous pouvez défiler vers le bas de la page pour des informations plus détaillées sur des demandes d interventions plus spécifiques. 32

33 Rapport sur les dépenses liées au contrat Ce rapport indique la répartition des dépenses entre la maintenance, les interventions et les petits travaux et réparations par contrat selon la période de temps spécifiée: - Une demande d intervention (une intervention urgente non planifiée interceptée par le Call Center ou par le service de surveillance à distance de l équipement) - Les réparations - La maintenance (une intervention de maintenance préventive et corrective pour préserver ou rétablir la fonctionnalité d un ascenseur.) 33

34 En cliquant sur le nombre d équipement sous la rubrique contrat vous pourrez visualiser un rapport pour un contrat spécifique. En cliquant sur le nombre (lien) sous la rubrique intervention et en défilant vers le bas de la page, vous obtiendrez des informations plus détaillées sur les dépenses avec des liens vers les factures. 34

35 Rapport d exception Il s agit d un rapport qui vous permet de sélectionner des critères spécifiques afin de lister toutes les installations ayant subi plusieurs dépannages sur une période déterminée, et ce afin que vous ayez une vue des installations à surveiller: Vous pouvez indiquer le nombre minimum de demandes d interventions qu un équipement a subi. Vous pouvez spécifier le nombre de jours au cours desquels les demandes d interventions ont eu lieu. Les dépannages sont regroupés par site/ contrat et par équipement Vous pouvez accéder à des informations détaillées concernant les demandes de dépannage en cliquant sur les numéros d interventions. 35

36 Rapport sur le calcul du délai d intervention Vous pouvez générer un graphique reprenant le délai d'intervention moyen pour les dépannages, ainsi que la désincarcération des usagers - par mois. En cliquant sur les liens, vous pouvez obtenir des informations plus détaillées sur les délais de réponse affichés avec d autres liens vous dirigeant vers les pages concernant les demandes de dépannages, les équipements et les contrats. 36

37 Création d une demande d intervention Vous pouvez créer une demande d intervention de deux manières : Sous la rubrique Contacts KONE située à gauche de votre page, cliquez sur le lien Ouvrir une demande d intervention. Lorsque vous vous trouvez sur la page de création d une nouvelle demande d intervention, saisissez toutes les informations nécessaires et cliquez ensuite sur Soumettre une demande de service. 37

38 Lorsque vous vous trouvez sur la page de création d une nouvelle demande d intervention, saisissez toutes les informations nécessaires et cliquez ensuite sur Soumettre une demande de service.. Ou, sous l'onglet Equipement: - Cliquez sur n importe quel numéro d équipement: - Lorsque la page avec les détails de l équipement s ouvre, cliquez sur Ouvrir une demande d intervention. Vous serez redirigé vers la page de création d une nouvelle demande d intervention: 38

39 Foire aux questions 1. Q: Comment visualiser mes demandes d intervention en cours? A: Vous pouvez visualiser les interventions en cours de deux manières: - Sur la page d accueil, sous la rubrique interventions en cours ou - Sous l onglet Interventions, sélectionnez l aperçu : Dépannages en cours. 39

40 2. Q. Où consulter la liste contenant toutes les interventions pour des équipements spécifiques? A: Vous pouvez visualiser la liste contenant toutes les interventions pour des équipements spécifiques de deux manières: - Sous l onglet Equipement, sélectionnez un équipement. En bas de la page vous trouverez la liste de toutes les interventions. ou 40

41 - Sous l onglet Rapports, sélectionnez l option Historique des demandes d interventions - résumé par équipement pour exécuter un rapport. Q: Qui contacter pour des problèmes techniques concernant mon équipement? A: Dirigez-vous vers la page d accueil. Si aucune personne de contact n est mentionnée sous la rubrique Contacts KONE (sur le côté gauche de la page), cliquez sur Plus de Contacts KONE et le système affichera tous les contacts disponibles. 41

42 3. Q: Où visualiser les visites de maintenances planifiées pour le mois de juillet? A: Vous pouvez visualiser les visites de maintenances planifiées de deux manières: - Sur la page d accueil, cliquez sur le mois de juillet sous la rubrique Visites de maintenance planifiées - Cliquez sur l onglet Visites de maintenance planifiées. ou 42

43 4. Q: Où consulter une liste reprenant toutes mes factures impayées? A: Vous pouvez visualiser toutes les factures impayées de deux manières : - Sur la page d accueil, sur le côté gauche en bas de page, cliquez sur le lien Toutes les factures en cours. ou - Sous l onglet Factures, cliquez sur le lien Toutes les factures en cours situé sur le côté gauche en bas de la page. 5. Q: Où payer ma facture impayée? A: La section contenant les factures impayées sur KONE Care Online vous est fournie seulement à titre d information. Les factures ne peuvent pas être payées directement par le biais du portail en ligne. Veuillez effectuer vos paiements par voie normale et contactez le service comptabilité KONE pour une assistance si nécessaire. 43

44 6. Q: Où visualiser les interventions de maintenances prévues pour ce mois-ci? A: Sous l onglet Interventions, sélectionnez l aperçu Visites de maintenance planifiées. 7. Q: J ai changé mon adresse? Comment la mettre à jour sur votre système? A: Allez sur Mon profil et cliquez sur Modifier. Cela changera les coordonnées mais ne changera en aucun cas l adresse de facturation. Pour modifier les détails de facturation, vous devrez contacter l agence de KONE. Q: Comment créer une demande d intervention dans le nouveau système? A: Les demandes d intervention ne peuvent pas être créées dans la version actuelle du KONE Care Online. Cependant, veuillez noter que cette fonctionnalité sera incluse dans des versions ultérieures. 44

45 8. Q: Combien de temps les données KONE Care Online seront-elles archivées? A: Lors du lancement de ce service, nous téléchargeons toutes les données client de l année en cours et celles de l année précédente. La base de données va s enrichir et s agrandir progressivement au fil des années et les archives de plus de 5 ans seront supprimées. 45

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