TERMES DE RÉFÉRENCE RELATIFS À LA «FORMATION DES OUVRIERS DE L UNIVERSITÉ DE JENDOUBA ET DES INSTITUTIONS QUI EN RELÈVENT»

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1 RÉPUBLIQUE TUNISIENNE *** MINISTÉRE DE L ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE *** UNIVERSITÉ DE JENDOUBA TERMES DE RÉFÉRENCE RELATIFS À LA «FORMATION DES OUVRIERS DE L UNIVERSITÉ DE JENDOUBA ET DES INSTITUTIONS QUI EN RELÈVENT» Sous l égide de L université de Jendouba Octobre

2 I/ cadre générale : Le Gouvernement Tunisien a obtenu un prêt de la Banque Mondiale en vue de contribuer au financement du coût du projet d Appui à la Qualité de l Enseignement Supérieur. L Université de Jendouba en tant qu établissement gestionnaire du projet intitulé «Développement des compétences des agents de l Université de Jendouba et des institutions qui en relèvent» dans le cadre du PAQ relevant de ce ministère se propose d utiliser une partie des fonds de ce prêt pour effectuer des paiements autorisés au titre du contrat relatif à la mission suivant : «Formation des ouvriers de l Université de Jendouba et des institutions qui en relèvent» II/ contexte générale de la mission : Les termes des références fixent clairement les objectifs de La formation qui sont la professionnalisation des principaux opérants dans les établissements et dans les services au sein de l université comme dans les établissements, aussi bien dans le commencement du métier comme tout au long de la carrière. Dans le contexte de profonde mutation touchant nos systèmes éducatifs, les missions des personnels évoluent et se complexifient. La formation doit leur permettre d'acquérir les nouvelles compétences nécessaires au pilotage stratégique et à la gestion administrative et de gagner ainsi en performance. Les dispositifs de formations proposées doivent contribuer par leur transversalité à développer les complémentarités et les synergies sur des problématiques communes imposées par l'adaptation permanente des compétences de tout le personnel, la formation doit permettre de répondre toujours mieux aux exigences nouvelles des institutions. Compte tenu de l évolution rapide des techniques dans tous les domaines, la formation fait maintenant partie du cursus professionnel de tous, quel que soit leur niveau. 2

3 III/Population cible : Catégories Ouvriers classés comme suit : nombre. - Standardiste 7 - Agent d accueil 4 - Magasinier 4 - Chauffeur 6 - Agent de tirage 32 - Ouvriers chargés de travail administratifs 32 - Gardiennage/ entretien IV/ objectifs spécifiques de la formation : Les objectifs fondamentaux recherchés à travers cette action sont comme suit : Pour les techniques de l accueil A la fin de la formation, chaque participant devrait être capable : - De comprendre suffisamment les principes autour desquels s organisent les missions principales de l emploi accueil. - De s imprégner des rôles et des comportements nécessités par la mission. - De pratiquer l écoute attentive et la reformulation afin de comprendre les doléances des parti prenantes. - De maîtriser les techniques de la communication afin de les adapter et de les personnaliser aux différentes situations et aux demandes spécifiques - De juguler les émotions violentes et les éclats de colère auxquels ils peuvent être confrontés. - De suivre et de finaliser les affaires dont il a la responsabilité avec le souci de satisfaction des participants. 3

4 - D entretenir de bonnes relations avec les collègues de travail de qui il puise les informations nécessaires à sa mission. - D être à jour sur le plan documentation : répertoire téléphonique, nom et prénom des responsables, titre hiérarchique, structures concernées par l affaire, connaissances des procédures Pour communiquer dans son travail À la fin de la session, les participants devraient être capables : - de comprendre l enjeu représenté par l information et la communication dans le processus des services. - D établir une réflexion, une stratégie et une démarche pour asseoir une communication interne et interpersonnelle conséquente et lucide. - De maîtriser les techniques relatives à la communication et à l information. - De comprendre et d améliorer la communication interpersonnelle avec ses relevant et avec les entités en relation professionnelle. La sécurité et la prévention À la fin de la session, les participants devraient connaitre : les notions de base en matière de sécurité : sécurité du personnel et sécurité des biens les notions de base en matière de secourisme. 1/ Les incendies : - Techniques de prévention - Techniques d intervention - Démarche administrative. 2/Le vol : - Techniques de prévention - Techniques d intervention - Démarche administrative Formation des chauffeurs à la conduite rationnelle L'action de formation des chauffeurs à la conduite rationnelle a pour objectifs de : - Réduire les charges d'exploitation des véhicules (carburant, lubrifiant, pneumatiques, pièces de rechange,...); - Eviter la dégradation rapide de l'état mécanique des véhicules et augmenter leur durée de vie; -Diminuer le stress et, par conséquent, la fatigue des conducteurs; 4

5 -Améliorer le comportement des conducteurs vis à vis des autres usagers de la route en adoptant une conduite relationnelle (adaptée à l environnement) et défensive; -Augmenter le confort des passagers (freinages et démarrages en souplesse); -Réduire le nombre et la gravité des accidents; -Apprendre aux chauffeurs les principes du secourisme de base afin de leur permettre d intervenir d une manière efficace dans le cas où ils se trouvent témoins d un accident. -Apprendre aux chauffeurs à utiliser correctement les extincteurs en cas du déclenchement d un incendie; -Apprendre aux chauffeurs certaines opérations simples de dépannage qui leurs permettent de poursuivre la route et évitent à l université des frais supplémentaires - Apprendre aux chauffeurs les notions de base du tachygraphe et son utilité Mécanique auto - Permettre aux participants de maîtriser les organes mécaniques utilisés dans l automobile. - Présenter leurs rôles et les relations fonctionnelles exigées entre elles pour un fonctionnement rationnel. Formation des responsables des magasins L'action de formation des responsables des magasins a pour objectifs de : - Les différentes fonctions à assumer : réception, manutention, stockage, contrôle qualitatif et quantitatif, préparation de la commande, gestion administrative et informatisée - La classification des stocks : sur seuil, avec stock de sécurité, sur stock d alerte ; - Définition de stock de sécurité et du stock d alerte, et méthode de détermination. - L implication physique du magasin et son organisation rationnelle ; - Les normes de sécurité et de gestion de la qualité du magasin ; - Norme de sécurité physique du stock - Les différents documents à gérer et à mettre à jour ; - Présenter les différents modèles de documents à gérer par le magasiner assurant le sauvegarde et le suivi des mouvements du stock, ainsi que son état. 5

6 - L informatique et la gestion des stocks et analyse fonctionnelle ; - Présenter le rôle des outils informatiques dans la gestion et l optimisation de la disponibilité du stock. - Le bon usage de l ordinateur par le magasinier et la technologie des tableaux de bord du magasinier ; - Présenter l intérêt de la connaissance en informatique par le magasiner afin d optimiser les ressources dont dispose la société en matière de parc informatique (logiciel de gestion du stock) - Manager, piloter et motiver son équipe. - Sensibiliser les différents intervenants (avec leurs différentes hiérarchies) dans la gestion du stock et du rôle primordial que joue cette fonction dans la vie de l université. - Maîtriser les procédures de préparation et d exécution des travaux d inventaire - Identifier les moyens d amélioration des résultats des travaux d inventaire - Se doter d un outil d optimisation de la gestion des stocks Formation des secrétaires Les objectifs de maitriser les techniques d exercice de la fonction de secrétariat sont : 1- Permettre aux participants de bien comprendre leur place dans l administration 2- Aider les participants à développer les compétences nécessaires pour exercer les différentes taches qui leur reviennent. 3- Doter les participants des outils et méthodes pouvant les aider à faire leur travail de façon professionnelle. 4- Outiller les participants des techniques fondamentales spécifiques à chaque tache. 5- Orienter les participants vers différentes façons de faire pour être en mesure de donner une bonne image de marque de leur administration V/Programme de la formation : La formation vise les objectifs indiqués ci-dessus, des référentiels en arabe seront préparés par chaque formateur. 6

7 VI/ Moyen Fournit par le Prestataire : Des supports de cours en arabe, de TD et illustrations pratiques sous formes papier ou numérique doivent être fournis aux apprenants. Pour chaque thème, un document papier sera préalablement distribué aux participants pour leur permettre de s informer du contenu du module. A la fin de la mission, le consultant est tenu de présenter au Président de l Université de Jendouba : - Un rapport de synthèse portant sur le déroulement des actions, les difficultés rencontrées le cas échéant les solutions proposées, les recommandations possibles et l évaluation de la formation par les participants VII) Durée, date et lieu et nombre des sessions : 1) Durée de la formation : La formation s étalera sur vingt cinq (25) jours repartis comme suit : Sujet Population cible Nombre de jours les techniques de l accueil Les agents d accueil + 3 standard Maitriser les techniques Les secrétaires 4 d exercice de la fonction de secrétariat Formation des responsables des Les magasiniers 4 magasins Mécanique auto Les chauffeurs 3 7

8 Formation des chauffeurs à la conduite rationnelle La sécurité et la prévention Les gardiens + Pour communiquer dans son travail - Utilisation en sécurité des photocopieurs - La gestion des déchets (cartouches, toner ) Les chauffeurs 3 chauffeurs Toutes les catégories des ouvriers Les agents de tirage ) Période de la formation : L a formation se déroulera au mois de novembre 3) Lieu de la formation et moyens fournis par l Université : La formation sera réalisée à l université de Jendouba ou dans une salle câblée à l Institut Supérieur des Sciences Humaines de Jendouba et équipées de : Désignation Quantité Ordinateur portable 1 Ordinateur personnel (PC) 14 Scanner 01 Graveur externe 01 Imprimante laser A3 01 Imprimante laser A4 couleur 01 Onduleur 01 Vidéo projecteur interactif 01 Vidéo projecteur 01 VIII) Organisation de la conduite de la formation : Pour garantir la réussite de la mission et assurer l atteinte des objectifs escomptés par la formation, la commission d exécution du projet désignera un responsable et un comité de pilotage de la mission. 8

9 Le responsable de la mission assurera le rôle de l interlocuteur du consultant chargé de réaliser la formation, et aura pour principales tâches de : Orienter le consultant ou l équipe intervenante et faciliter l accès aux sources d information ; établir les contacts entre le consultant ou l équipe intervenante de l Université Le comité de pilotage aura pour missions d : Assurer le suivi de l avancement des travaux de la formation selon le planning qui sera arrêté ; Examiner et valider les rapports produits par le consultant à chaque étape ; Valider et réceptionner le rapport final de la formation Compétences principales demandées pour les soumissionnaires : 1/ savoirs généraux et pratiques : Connaissance approfondie des concepts et méthodes en matière d ingénierie de formation Connaissance générale des théories de la sociologie des organisations et de la psychologie de travail et de leurs applications Maitrise de la pratique des logiciels bureautiques Maitrise de l arabe et de la langue française (écrit et oral) X/ MÉTHODE DE SÉLECTION DU CONSULTANT : Le choix du consultant se fera conformément aux directives «Sélection et Emploi des consultants par les emprunteurs de la Banque Mondiale» (mai 2004) selon la méthode de sélection fondée sur les qualifications des consultants (QC) Les consultants sont invités à se faire connaître et à fournir des informations sur leur expérience et leurs compétences en rapport avec la nature de la mission Une liste restreinte sera établie. Le consultant ayant les qualifications et références les plus adéquates sera choisies pour la mission 9

10 Le consultant retenu sera invité à remettre une proposition technique et financière puis à négocier le marché XI/ CONFLIT D INTERET : Selon les directives de la Banque Mondiale, ne peut être sélectionné le consultant ayant exécuté une mission qui, par sa nature, risque de s avérer incompatible avec une autre des missions qu il a exécutées pour le même client ou pour un autre. XII/ CRITÈRES D ÉVALUATION : Les critères, sous-critères d évaluation, et leurs poids respectifs sont donnés dans le tableau suivant : Critère Nombre de points I) Conformité du plan de travail et de la méthode proposée aux termes de référence a- Approche technique et méthodologie 11 points b- Plan de travail 10 points c- Organisation et personnel 10 points Total des points pour le critère (I): 30 points II) Qualifications et compétence du personnel clé pour la mission (*) : Au minimum cinq formateur ; chaque formateur sera noté sur 23 points Total des points pour le critère (II): 70 points Total des points pour les deux critères: 100 points Le score minimum requis pour être admis est : 70 Points (*) Le nombre de points attribués au critère (II) ci-dessus est déterminé en tenant compte des deux sous-critères suivants et des pourcentages de pondération pertinents : Sous critères 1) Qualifications générales détaillée comme suivant : Diplômes universitaires : Maitrise ou master scientifique ou master professionnel dans le domaine de la spécialité du module de formation Expérience dans la formation : chaque année d expérience Taux de pondération 40% 10

11 sera noté sur deux points 2) Pertinence avec la mission détaillée comme suit : Nombre des sessions de formation : - chaque session sera notée sur un point avec un plafond de 23 points Pondération totale 100 % 60% 11