DÉMATÉRIALISEZ VOS INSCRIPTIONS EN FORMATION CONTINUE. Plateforme d inscription en ligne à la formation continue

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1 EN FORMATION CONTINUE Plateforme d inscription en ligne à la formation continue

2 8 s etape 1 Assurez-vous que vous ayez le navigateur FIREFOX etape 2 PROCESS INFORMATIQUE pour les ORGANISMES DE FORMATION SIMPLIFICATION DE LA GESTION ADMINISTRATIVE DES DOSSIERS Connectez-vous sur l adresse : Saisissez votre identifiant (prénom.nom) et votre mot de passe Cliquez sur connexion e-b.i Vous arrivez sur une page où vous pourrez télécharger des documents relatifs à la formation. Cliquez sur mes formations pour accéder à votre espace OBJECTIF : Apporter au système administratif de gestion de la formation continue des branches du salarié du particulier employeur et des assistants maternels une solution dématérialisée fiable et persistante permettant la facilitation du départ en formation. etape 3 Recherchez votre numéro d action de formation Vous arrivez sur cette page : Action Rechercher votre numéro de formation Cliquez sur Action Cliquez sur Actions de formation 3

3 Recherchez votre numéro d action de formation 3 Recherchez votre numéro d action de formation 3 Si vous ne connaissez pas votre numéro d action : Cochez la case Accord financeur et En cours Cliquez sur Chercher Une fois votre action trouvée : Cliquez sur la clé à molette pour afficher le résumé de l action de formation Si vous connaissez votre numéro d action : Saisissez le n d action dans n AF Cliquez sur Chercher Clé à mollette Vous pouvez faire un tri sur le N d action, sur le Début ou Fin d action en vous positionnant sur le titre des colonnes (en bleu) Vous arrivez sur cette page Chercher Tri N AF Début Fin N AF Résumé de Résumé l'actionde l action Vérifiez le résumé de votre action (date de début et de fin de l action, nom du module, le lieu de formation etc.) 4 5

4 4 4 etape 4 Inscription des apprenants (salariés) et des employeurs Obligatoire : Il est important de vérifier avant chaque création que l apprenant et/ou l employeur n existe pas déjà dans la base Règles générales de saisie : Toutes les informations du bulletin d inscription sont à saisir OBLIGATOIREMENT, sur l espace administratif de l IFEF. NOM PRENOM NOM DE JEUNE FILLE IRCEM : en majuscule sans espace N SECURITE SOCIALE : sans espace. En cas d erreur de saisie, le numéro s affiche en rouge. En vert, le numéro est correct. DATE DE NAISSANCE : format JJ/MM/AAAA automatique LIEU DE NAISSANCE : ne pas remplir N PASSEPORT : 6 chiffres sans espace DOMAINE : choisir SPE ou ASS MAT ADRESSE CODE POSTAL : écrire le CP et attendre qu apparaisse un cadre jaune, se positionner sur le cadre jaune et choisir la ville N TELEPHONE : saisie au km N PORTABLE : saisie au km N URSSAF : en majuscule sans espace. Vous pouvez avoir 18 caractères ou 14 caractères à saisir Vérifiez si l apprenant existe déjà en cliquant sur le carré en saisissant soit : le numéro d acteur le numéro de passeport formation le cas échéant le nom et prénom en minuscule ou en majuscule Cliquez sur Rechercher NOM Prénom Rechercher N de l apprenant (appelé lookup) Cliquez sur Ajouter pour inscrire les apprenants et les employeurs Ajouter Cliquez dans le cadre bleu vous revenez directement à la liste des inscrits et le numéro de l apprenant s affiche dans la case en jaune Pour inscrire les apprenants et les employeurs Si l apprenant n existe pas Cliquez sur la croix rouge pour sortir Cliquez sur Création nouv. Apprenant 6 7

5 4 4 SPE Code SPE par défaut Forcer la création En cas de message indiquant que «ce numéro de passeport est déjà utilisé», vérifiez dans un 1 er temps que vous avez bien saisi ce numéro, dans un 2 ème temps contactez l apprenant et si vous êtes toujours bloqué, joignez l assistante administrative de l IFEF Ajouter Rentrez les informations concernant l apprenant Annuler 2 Vérifiez si l employeur existe déjà en cliquant sur le carré (appelé Lookup) ATTENTION : lors de la création de l apprenant, veillez à renseigner le domaine (SPE ou ASS MAT) de l apprenant. Par défaut, le logiciel met le domaine SPE. Cliquez sur Ajouter Il se peut qu un message apparaisse indiquant qu une ou plusieurs personnes existent déjà avec le même prénom et nom. Ce message précise en rouge le n d acteur, le nom et prénom de la personne, nom de jeune fille, adresse, téléphone, n de passeport et date de naissance. S il s agit de la même personne : - retenez le n d acteur - cliquez sur Annuler - cliquez dans le carré (appelé Lookup) - saisissez le n d acteur - cliquez sur Rechercher - cliquez dans le cadre bleu vous revenez directement à la liste des inscrits et le numéro de l apprenant s affiche dans la case en jaune Nom Prénom Tapez le nom de l employeur dans la case Nom et le prénom dans la case Prénom S il existe, vous l apercevrez en bas à gauche Cliquez dans le cadre bleu vous revenez directement à la liste des inscrits et le numéro de l employeur s affiche dans la case en jaune N de l employeur S il ne s agit pas de la même personne, il faudra cocher la case : Forcer la création 8 9

6 4 4 C - Si l employeur n existe pas : Assistant Maternel Créer L apprenant et l employeur s ajoutent à la liste des incrits Cliquez sur la croix rouge pour sortir Cliquez sur Création nouv.employeur Renseignez les informations concernant l employeur Cliquez sur Ajouter Choisissez la branche professionnelle de l apprenant Cliquez sur Créer pour valider Choisissez obligatoirement la Branche professionnelle de l apprenant Cliquez sur Créer pour valider Clé à mollette Cliquez sur la clé à mollette 1 11

7 4 4 Vous arrivez sur une page où apparaît le détail de l inscription avec : les coordonnées de l apprenant et de l employeur Il est très important de vérifier les coordonnées de l apprenant et de l employeur et si vous constatez un changement, assurez-vous qu il s agisse de la même personne en contrôlant son passeport de formation, sa date de naissance, son adresse, son téléphone Si vous n avez aucun élément permettant de certifier qu il s agisse de la même personne, il faudra la créer (se reporter à la procédure de création d un apprenant et d un employeur, pages 7 et 8) le cadre du départ en formation avec les éléments de remboursement des frais de déplacement au forfait le cadre des éléments de salaire Pour créer les informations concernant le RIB Cliquez sur Voir (la fenêtre du RIB apparaît en haut de l écran) Cliquez sur Ajouter RIB Ajouter Voir Saisissez les informations Le système vérifie les données et indiquera OK si les données sont correctes. Si les données sont incorrectes, vous aurez le message suivant not OK et les données ne seront pas enregistrées. Une fois le message OK, cliquez sur Créer Information concernant le RIB Modifier Modifier Information à modifier concernant l apprenant et l employeur OK ou not OK Pour modifier les coordonnées de l apprenant et de l employeur Cliquez sur Modifier puis Enregistrer Créer 12 13

8 4 5 Inscription des apprenants (salariés) et des employeurs Apportez les renseignements dans le cadre du départ en formation + les éléments de frais de déplacement au forfait etape 5 Apportez les renseignements dans le cadre du départ en formation + les éléments de frais de déplacement au forfait Feuille avec crayon Màj Cadre du départ en formation SPE et ASSMAT Éléments de remboursement des frais de déplacement au forfait Modifier Apportez les renseignements du bulletin d inscription dans le cadre du départ en formation + les éléments de frais de déplacement au forfait Cliquez sur Modifier Voir Pour modifier les informations concernant le RIB Cliquez sur Voir Cliquez sur l icône feuille avec crayon Modifiez les informations Cliquez sur Màj Enregistrer Une fois les renseignements du cadre D du bulletin d inscription saisis Cliquez sur Enregistrer 14 15

9 Apportez les renseignements dans le cadre des éléments de salaire 6 Apportez les renseignements dans le cadre des éléments de salaire 6 etape 6 Apportez les renseignements dans le cadre des éléments de salaire Si l assistant maternel part sur du temps d accueil, il faudra saisir le salaire horaire net et le nombre d heures d accueil pour chaque employeur 3 1 3,5 Informations indiquées sur le B.I. cadre D 15 Éléments de salaire Modifier Renseignements de salaire concernant un apprenant assistant maternel Si l assistant maternel part en formation sur du DIF hors temps d accueil, le montant de l allocation de formation se calcule tout seul. Il vous suffit de vérifier le montant indiqué. S il n est pas conforme, il faudra revenir sur le cadre du départ en formation et vérifier le nombre d heures indiqué hors temps d accueil. Le salaire horaire net et l heure d accueil se mettront à zéro automatiquement Renseignements de salaire concernant un apprenant salarié du particulier employeur (SPE) Si le salarié part sur du DIF hors temps de travail, il vous suffit de préciser le salaire horaire net. Le montant de l allocation se calculera tout seul Informations indiquées sur le B.I. cadre D Calculs automatiques 16 17

10 Apportez les renseignements dans le cadre des éléments de salaire 6 Renseignez les heures de présence à la fin de la formation 7 Si le salarié part sur du DIF ou PLAN temps de travail, il suffira de préciser le salaire horaire net et de sélectionner le salaire déclaré au réel ou au forfait etape 7 Renseignez les heures de présence à la fin de la formation En cas de présence totale ou partielle Réel Forfait Informations indiquées sur le B.I. cadre D Cliquez sur Présent Présent Cliquez dans la case face à chaque apprenant présent Astuce : Pour sélectionner toutes les cases Cliquez sur le 1 er carré en haut Saisissez le nombre d heures de présence pour chaque apprenant Cliquez sur Passer au statut Présent Vous confirmez? OK 24 Passer au statut Présent 18 19

11 Renseignez les heures de présence à la fin de la formation 7 Renseignez les numéros de passeport formation 8 En cas d absence (aucune heure de présence) Cliquez sur Absent etape 8 Renseignez les numéros de passeport formation Absent Cliquez sur la clé à molette Cliquez sur Modifier dans l apprenant Vérifiez et/ou saisissez le numéro de passeport formation dans la case correspondante Cliquez sur Enregistrer ATTENTION : cases spécifiques pour salarié SPE ou ASSISTANT MATERNEL Cliquez sur la Case de l apprenant concerné Mettez zéro en nombres d heures Cliquez sur Passer au statut Absent Vous confirmez? OK Passer au statut Absent 2 21

12 ASTUCE PRATIQUE Savez-vous que vous pouvez exporter les coordonnées de l apprenant et du particulier employeur dans un export Excel? Vous pourrez ensuite ré-exploiter ce fichier, dans lequel vous retrouverez toutes les coordonnées des apprenants et des particuliers employeurs saisies pour chacune des actions. Export Excel Nous sommes à votre entière disposition et surtout n hésitez-pas à contacter : FORMATION CONTINUE DU SALARIE DU PARTICULIER EMPLOYEUR (SPE) Cindy RIGOT cindy.rigot@institut-fepem.fr FORMATION CONTINUE des ASSISTANTS MATERNELS et des modules mixtes Lorinda CHANTEPIE lorinda.chantepie@institut-fepem.fr 22 23