Mutualisation de services

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1 Mutualisation de services Bureau - Réunion du 16 mars 2015

2 Atelier 1achat marchés publics finances - Les thèmes : La fonction achat a été distinguée de la fonction d expertise (marchés publics et conseils achats). L idée est de développer la mutualisation de ces deux fonctions. Le porteur du service rait être soit la communauté de communes, soit une commune disposant déjà d un service ressources. Concernant la fonction achat, celle-ci apparait opportune lorsqu on est en mesure d identifier des besoins définissables simplement et dont on peut anticiper les acquisitions. Le volet finances n a pas été retenu dans les discussions en sous-groupes

3 Atelier 1achat marchés publics finances - Les rubriques d achat suivantes ont été sélectionnées comme possibles : Fournitures : Informatique, bureautique, copieurs, fournitures et produits d entretien, fournitures administratives (hors école...), repas de collectivité (cantine scolaire, crèches, garderies, personnes âgées ) Services : Transports (sorties en bus), contrats de maintenances, licences, entretiens des bâtiments, assurances (hors personnel), géomètres, interrogations sur avocats Travaux : entretien voiries, contrôles amiante

4 Atelier 1achat marchés publics finances - Avantages : La mutualisation de ces achats, quelle que soit la procédure choisie (groupement de commande, service marché commun, assistance technique et juridique ) aurait l intérêt : d apporter une sécurité juridique et technique aux actions menées, d être plus attractifs les entreprises (dossiers plus importants), d engendrer des coûts moins élevés la collectivité uniformisation du matériel et des services experts qui peuvent travailler Inconvénients ou points de vigilance : entreprise unique, lourdeur l utilisateur, interdépendance frein au dynamisme local (risque les petites entreprises ou sociétés de ne pas pouvoir postuler sur des gros marchés)

5 Atelier 1achat marchés publics finances - Conditions de réussite : détermination des besoins travailler ou dépasser la «fracture» ST/SA souplesse selon géométrie des marchés et dans l organisation (un référent par commune avec un groupe de travail et un service spécialisé) ; souplesse : sollicitation UGAP per ex bien laisser le choix politique (ex restauration) Débats réseau SM : marché en commun et recensement des besoins; bonne expérience groupement achat PLU; service en capacité de porter ces procédures et surtout qui valide, quoi et quand? Quel équilibre économies et service ressources renforcé? Au-delà de cet item quels sont les objectifs prioritaires des élus? (économies, efficience plus de services, mieux travailler ensemble?)

6 Atelier 2 Informatique numérique - Les thèmes : Les écoles qui ont des spécificités (logiciels libres, réseaux spécifiques, matériels spécifiques : tableaux numériques vidéo, valises classe mobile ) mais uniformité sur le territoire (voire circonscription académique) Le hard dans la gestion des CT (Serveur local et commande commune des PC ; un serveur fichier/applications/ antivirus ; un accès internet et une messagerie ; les sauvegardes ; Windows ; chaque collectivité globalement les mêmes besoins) Le soft (Logiciels communs ou même fournisseur ; mêmes besoins; Logiciels «vie publique» sont différents entre grosses communes et autres ; CCG pas école à gérer) Les rubriques de mutualisation suivantes ont été sélectionnées : Achats ou locations matériels et logiciels Y compris téléphonie et copieurs Un service informatique mutualisé? avec un renfort (mais économies)

7 Atelier 2 Informatique numérique Avantages : On a du volume d achat et on peut faire des économies (sur achat et sur maintenance) Cohérence Achat ou location/ maintenance / quantité de stockage/ sauvegarde Sécurisation Simplification : un seul interlocuteur ou qui redistribue Logiciels communs : on se «cause» Si même type de logiciels : suppléance et remplacement facilités Si un serveur mutualisé, facilité d accès petites communes Intérêt d un portail commun les familles à l échelle du territoire Ce sont aussi ces outils qui faciliteront la mutualisation sur autres domaines Moyen supplémentaire de pression // aux prestataires Prêt de matériel par exemple formation et réunion

8 Atelier 2 Informatique numérique Inconvénients ou points de vigilance : Si commune pas satisfaite du prestataire? Réseau d entraide existait déjà // MP : attention petits prestataires sur petites communes Et pas automatiquement le même niveau d exigence Conditions de réussite : réaliser un diagnostic matériel et logiciel (coût, stagiaires?) Attention la fibre partout en 2018 : fiabilisation d un serveur global mais diagnostic pannes? Si service mutualisé, Nécessité d avoir quelqu un sur place de 1 er niveau Débats réseau SM : serveur global intéressant (sécurisation et logiciels et pratiques communes) mais économies matériel par énormes petites communes; accueil mairie et mairie virtuelle : une piste d évolution des organisation Site internet et portail commun à creuser; rappel SIG et apports

9 Atelier 3 RH - Plan de Formation : Recueil des besoins (Formations obligatoires ou autres) Procédure commune et outil commun Règlement intérieur commun avec droits et obligations // agent et collectivité Mises en œuvre des formations Avantages : formations délocalisées notamment avec plus d agents C et plus d agents en général coût réduit CNFPT ou autre organisme Un calendrier des formations (plus-value) Formations ciblées sur les métiers Développement qualitatif de la formation. ; reprendre la main // absentéisme et co investissement Groupements de commandes certaines formations Inconvénients : résistance d agents ; ne pas s ouvrir aux agents autres territoires Conditions de réalisation : des référents communs qui marcheraient en réseau (animateur de réseau?)

10 Atelier 3 RH Bourses des compétences : Annuaire commun des référents par compétences métiers Avantages : avoir et connaitre les personnes qui maitrisent ; valorisation des compétences des agents ; noyau de compétences (plusieurs personnes) Inconvénients : -attention de ne pas «dépouiller» les (autres) agents Conditions de réalisation : donner du temps à ces agents se spécialiser ; utilisation des syndicats et ressources exemple Syane ; Périmètre : le territoire

11 Atelier 3 RH Optimisation des recrutements et favoriser la mobilité Faire connaitre les recrutements et aider à la mobilité interne Avantages : Permet de répondre à des besoins de reclassement Attractivité des Commune // territoire Opportunité avec la pyramide des âges et reclassement (besoins) Compléter les temps de travail éventuellement Inconvénients : concurrence collectivités Conditions de réalisation : - harmoniser les conditions de travail : RI, actions sociale

12 Atelier 3 RH Service remplacement Soit en interne : par mise à disposition en cas de pépin (adm) Soit service opérationnels (ex scolaire ATSEM) : personnel recruté auxquels les communes puissent faire appel Avantages : continuité du service public ; gain sur les temps de recrutement et sur HS ; éviter recours élus ou bénévoles Inconvénients : pouvoir garder et recruter le personnel «volant» impact éventuel absentéisme : puisque il peut y avoir remplaçant création de postes et coût (nuances apportées) question de la mobilité notamment personnes sans permis; plus en lien avec des secteurs;question de la gestion de la concurrence si plusieurs demandes de collectivités débats sur recours intérim Conditions de réalisation : plus en lien avec des secteurs; débats sur recours intérim

13 Atelier 3 RH Prévention : Un vrai besoin politique commune sur territoire avec un agent de prévention sur le territoire Avantages : réponse à une obligation et à des risques si absence (tous obligées d avoir doc unique) mutualiser bonnes pratiques //même problématique si plan de prévention commun moins cher Inconvénients : coût du préventionniste ; pb de mobilité si réseau Conditions de réalisation : porteur : très ouvert : un professionnel? niveau de technicité?

14 Atelier 3 RH Paie : Faire réaliser la paie techniquement par un agent/service spécialisé Avantages: continuité dans les collectivités ; -préparation de la paie en amont et paie assurée quoiqu il arrive mais des procédures à mettre en place ; outil informatique mutualisé Inconvénients : Perte de proximité et de lien social (mais SM?) //élus? plein de question?? gains // métier dans un grand service chacun sa spécialité (débats) ; quel gain en temps?

15 Atelier 3 RH Harmonisation des politiques RH: Au minimum harmoniser les logiques // concurrence entre collectivités ou RI politique sociale ; action sociale, temps de travail Avantages : - réduction concurrence entre Collectivités - facilitation mutualisations Inconvénients : Vigilance car augmentation du coût par le nivellement par le haut RI attention c est la seule marge de manœuvre des élus (débats sur ce point) Conditions de réalisation - prendre le temps - Territoire : COMCOM - Peut être déjà échanger sur nos pratiques - Débats sur élu à la fois Commune et CCG et constats d écarts - Mais aussi parce qu on ne travaille pas ensemble : faut donner l info sur les possibles

16 Atelier 3 RH Réseau SM : Paie interrogation sur le gain de temps si service mutualisé mais problème des absences à gérer, plutôt système de remplacement (item à élargir et à officialiser) Ok formation Ok sur priorité absolue sur la prévention (risques aujourd hui les CT qui raient «coûter cher»), ce d autant que les conditions générales (budgets serrés, besoins ) vous porter du stress au travail Interrogations et débats sur l harmonisation des politiques sociales et RI ; le préalable est la connaissance du dossier et du sujet (techniquement et politiquement pas simple).

17 Atelier 4 ST Les thèmes : Achat de matériaux : sel, engrais, fleur circuits de déneigement (avec «bouts» de communes) Balayage, curage des fossés, fauchage abords Mutualiser le matériel (matériel plus Homme?) : nacelle et habilitations Mise à disposition de personnel en cas d urgence Construire un annuaire des compétences Gestion des fluides ERP : territorialiser par 3 ou 4 communes Entretien et maintenance (bâtiment et voirie) Réalisation de «petits plans» Eaux pluviales Matériel festivités Gros œuvre de bâtiment Chantier insertion Curage et réseau : entre eaux usées et eaux pluviales Mutualiser le personnel ST sur plusieurs petites communes (notamment à l occasion de départ)

18 Atelier 4 ST Avantages : Le plus c est les économies Inconvénients ou points de vigilance : entreprise unique ou relations entreprises locales, lourdeur l utilisateur, interdépendance frein au dynamisme local (risque les petites entreprises ou sociétés de ne pas pouvoir postuler sur des gros marchés); ne pas casser le marché local connaissance du matériel et de l emplacement par le personnel qui remplace

19 Atelier 4 ST Conditions de réalisation: Attention stockage et déplacements!!! balayage : groupements de commande sur un ou 2 circuits Besoin de réflexion sur l ensemble de la chaine : travailler entre responsables des ST proches et sur tout le territoire (comment être plus intelligent ; optimiser, simplifier?) Curage des fossés : plus lié à bassin versant ; faire un planning commun (communication plus en amont et en aval) Cohérence à rechercher par plus de COM et des plannings Se définir une politique commune mutualiser le matériel (matériel plus Homme? être très clair sur un vrai règlement) Faisabilité : qui coordonne, qui initie, pas forcément un schéma car le périmètre va dépendre de la question ; Faire état des lieux des compétences et des besoins Matériel festivités (prêt de) : faire une bibliothèque du matériel dispo

20 Atelier 4 ST Réseau : valorisation de l intérêt de travailler en réseau (cf. réseau Secrétaires mairie); urbanisme (autorisations et évolution DDT), nécessité d engager la réflexion.

21 Atelier 5 Police Le thème : Police intercommunale ou police pluricommunale Rappel réflexions de certains élus et des missions police (possibilités d un film de 10 mn, prochain atelier ou ) Positionnement neutralité mais différent de la gendarmerie; Prendre en compte besoins des Maires (circulation, prévention, déchets.) et demandes de la population; Identifier les zones et les axes de priorités tout en prenant en compte les problématiques locales Besoins (assez partagés) mis en valeur : stationnement, prévention aux écoles, surveillance, décharges sauvages et dépôts de terre, incivilités, Réglementation routière, Urbanisme : conformité et alignement, haies ; Animaux dangereux ; occupation domaine public, véhicules ventouse Autres points : Rôle de conseil et positionnement différent Elu ou agent Territorial Intérêt à être plusieurs agents y compris sécurité Distinction de 3 bassins : St Julien/ Salève et Vuache Connaitre les priorités des élus (coordination et réunion régulière avec chaque maire) Secrétariat service ou non question police et ASVP; Recrutement des PM : gendarmes ou PM? : 2 cultures Légère saisonnalité Ville centre avec besoins un peu différents Regroupements: souplesse ;

22 Atelier 5 Police Avantages : service nouveau beaucoup de communes ou renforcé; problématique d une approche par territoire(s) Inconvénients : le coût; l éventuel désengagement de l Etat Attention autres missions actuelles des PM : marchés, vaguemestre, cimetières, objets trouvés, Faisabilité Être Pragmatique et avancer par secteur en étant très concrets et très progressif (mais attention effet de seuil quant à la sécurité des agents et à l amplitude horaire) Étudier avec précision la forme juridique Partager une vision sur le fond (missions prioritaires, armement, gestion de la double autorité et de la nécessaire souplesse). Réseau SM : perception de la priorité des élus; ne faut il pas lier également ce développement à une réflexion intercommunale sur le CSPD? Et plus largement autour de la prévention (au sens large)? Objet d un débat plus large sur mutualisation et «port» de celle-ci par l intercommunalité dans la perspective d une dotation territoriale liée au coefficient de mutualisation.

23 Atelier 6 Bibliothèque Avant-propos : Depuis 2005 un réseau (du Salève au Vuache) existe 7 bibliothèques (municipales et associatives) : prêt inter-bibliothèques, coordination des thèmes animation de sur l année ; travail commun sur les programmes mis en place les accueils de classes La fin du catalogue collectif «genevois biblio» initié (et financé par le Simbal) puis porté par la commune d Annemasse (participation financière de chqu commune ) détermine la 1 ère priorité du réseau

24 Atelier 6 Bibliothèque 1) un catalogue collectif qui passe par un logiciel unique permettant un travail en réseau (seul Viry en est équipé) avantages : acquisition partagée et concertée ;logiciel très professionnel; faire perdurer le réseau et les actions ; carte d abonnement unique inconvénients : logiciel assez technique qui demande une utilisation régulière une bonne maîtrise (quid bénévoles?; Nécessité d un professionnel «un chef d orchestre «; coût) Conditions de réalisation : Nécessité de quantifier le nombre d H nécessaires et d en calculer le coût ; nouvelle embauche ; d harmoniser les tarifs une carte unique (pas un gd handicap) ; quid des communes sans bibliothèque?

25 Atelier 6 Bibliothèque 2) développer le fd documentaire Avantages : économie d acquisitions, ce type de document étant cher à l achat, et devenant vite dépassé, nécessité d évoluer Inconvénients : réunions plus régulières que les 3 par an qui existent actuellement : quels moyens humains est-on en capacité de mettre à disposition Conditions de réalisation : embauche nouvelle quid de la détermination du besoin en H et financier

26 Atelier 6 Bibliothèque 3) mutualiser la réparation et l entretien des documents 10% des documents d une biblio doivent être éliminés par an : soit par désherbage, soit parce que la réparation coûte plus chère que le rachat La réparation est un vrai métier la réparation dans certaines biblio associatives repose uniquement sur des bénévoles (quid de leur départ) Avantages : centraliser une tâche très technique qui requière des compétences spécifiques pas tjs maîtrisées au sein des biblio ; utiliser les heures de réparation à d autres tâches ( info : Viry 10H par semaine faites par une professionnelle, St Julien 10H par semaine faites par un professionnel, Beaumont 4H par semaine faites par une bénévole) ; a priori : un local possible Inconvénients : *coût du matériel spécifique ; coût de la personne à mettre en face

27 Atelier 6 Bibliothèque 4) animations Le système actuel fonctionne bien entre les 7 bibliothèques la question à se poser : comment informer, valoriser ce travail / aux autres bibliothèques, ou autres communes qui n ont pas de bibliothèques en particulier / aux animations les scolaires, qui ne peuvent bénéficier qu aux écoles des communes qui ont une bibli active, et sur place (quid de l intervention dans des écoles éloignées des biblio) Réseau Secrétaires de Mairie : a évoqué le lien éventuel avec TAP