Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Bureau de l'agent principal de gestion des risques

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1 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Bureau de l'agent principal de gestion des risques Système de véhicules de soutien moyen Achat de véhicules commerciaux militarisés (MilCOTS) Rapport n o 3 RAPPORT FINAL SURVEILLANT DE L ÉQUITÉ Le 21 janvier 2009 Présenté à : Frank Brunetta Sous-ministre adjoint de la Direction générale de la surveillance Rédigé par :

2 RAPPORT FINAL DU SURVEILLANT DE L ÉQUITÉ Achat de véhicules commerciaux militarisés (MilCOTS) À titre de surveillant de l équité, Ajilon Consulting (ci-après «surveillant de l équité») soumet par la présente son rapport final sur le processus d achat concurrentiel concernant la fourniture de véhicules commerciaux militarisés (MilCOTS) pour le compte du ministère de la Défense nationale. Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC) a amorcé le processus d achat en publiant la demande de propositions n o W MSMC/B. Le rapport final rend compte des activités du surveillant de l équité en ordre chronologique, de l examen de la lettre d intérêt (LI), affichée antérieurement sur MERX, jusqu à l évaluation des propositions reçues en réponse à la demande de propositions (DP). L achat de véhicules commerciaux militarisés s inscrit dans le cadre du Projet de système de véhicules de soutien moyen. Attestation d assurance du surveillant de l équité Le surveillant de l équité est d avis que le processus d achat concernant la fourniture de véhicules commerciaux militarisés (MilCOTS) pour le compte du ministère de la Défense nationale, dont il a assuré la surveillance, a été mené de façon ouverte, transparente, intègre et responsable. Le surveillant de l équité a examiné la LI et la DP, et a observé le processus d évaluation. L évaluation de la proposition reçue a été effectuée conformément aux méthodes et aux procédures énoncées dans la DP. De plus, le surveillant de l équité a constaté que des arrangements concernant la protection de la propriété intellectuelle ont été mis en place et respectés tout au long du processus d évaluation de la proposition reçue. Portée et objectifs du mandat du surveillant de l équité L objectif général du surveillant de l équité était de jeter un regard indépendant et de formuler des commentaires ayant trait à l équité pour le compte de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Au nombre des services offerts par le surveillant de l équité, mentionnons : La formulation d observation ayant trait à l équité sur la LI et la DP qui ont été affichées sur MERX, en vue de cerner des points litigieux sur le plan de l équité qui pourraient survenir durant l évaluation; L observation de l évaluation des réponses à la DP; l évaluation du degré de conformité du processus d achat à la demande de soumissions approuvée et à la documentation connexe du projet, notamment les 2

3 lois, règlements ainsi que les procédures et politiques d achat applicables de TPSGC et du gouvernement. Activités du surveillant de l équité relativement à la LI, à la version préliminaire de la DP et à la Journée de l industrie Le 1 er février 2007, le spécialiste en approvisionnement a examiné la LI qui était affichée sur MERX. Au cours de la période du 6 février au 13 août 2007, le spécialiste en approvisionnement a examiné les modifications à la LI n o 1 à 8 (documents 2 à 9) affichée sur MERX. Ces dernières visaient à informer les fournisseurs intéressés de l ajout de nouvelles sections ou de la modification de sections dans la DP affichées sur le Site Web du Projet de système de véhicules de soutien moyen, et à les inviter à faire part de leurs commentaires. Les 15 et 16 février 2007, le spécialiste en approvisionnement a engagé des discussions avec l autorité contractante concernant le protocole qui serait utilisé au bureau de projet pour la réception et le traitement des commentaires et des questions concernant la version préliminaire de la DP. Le 12 mars, le 26 avril, le 13 juin, les 2 et 26 juillet, et le 3 août 2007, le spécialiste en approvisionnement a examiné des sections de la version préliminaire de la DP affichée sur le site Web du Projet de système de véhicules de soutien moyen à mesure qu on y ajoutait des sections ou qu on en modifiait le contenu. Le 14 août 2007, le spécialiste en approvisionnement a transmis ses observations sur la version préliminaire de la DP à l autorité contractante et, le 15 août, ils ont discuté de ces dernières. Le 1 er août 2007, le spécialiste en approvisionnement a discuté avec l autorité contractante de la marche à suivre pour informer les fournisseurs intéressés de la tenue de la Journée de l industrie et des plans et des procédures concernant le déroulement de cette journée. Les 8 et 9 août 2007, le spécialiste en approvisionnement a assisté à titre d observateur à toutes les séances qui ont été tenues au cours de la Journée de l industrie. L exposé qu on y présente (document 10) donne un aperçu du besoin et du processus d achat précisés dans la version préliminaire de la DP affichée sur le site Web. Les fournisseurs intéressés ont alors pu poser des questions et demander des précisions au cours de séances de groupe en compagnie d autres fournisseurs ainsi que dans le cadre de séances individuelles offertes à chacun des fournisseurs. Observation : Les responsables de projet ont examiné avec soin tous les commentaires ayant trait à l équité et ont pris toutes les mesures nécessaires à cet égard. L élaboration de la DP a été effectuée dans un cadre ouvert et impartial et tous les fournisseurs intéressés ont pu examiner les versions préliminaires de la DP et faire part de leurs commentaires sur ces dernières. L équipe de projet a examiné avec soin toutes les suggestions. 3

4 Activités du surveillant de l équité relativement à la DP finale Le 19 novembre 2007, le spécialiste en approvisionnement a examiné la section de la DP officielle (documents 11) affichée sur MERX ainsi que le reste du document accessible par l entremise de la «trousse de la DP» fournie directement par le bureau de projet. Les fournisseurs intéressés devaient communiquer avec l autorité contractante pour se procurer la «trousse de la DP», contenant notamment le logiciel DOORS, outil nécessaire à la présentation d une proposition. Au cours de la période du 14 décembre 2007 au 1 er avril 2008, le spécialiste en approvisionnement a examiné les huit modifications à la DP (documents 12 à 19) qui ont été affichées sur MERX. Ces documents visaient à apporter des modifications à la DP ainsi qu à préciser certaines sections. Les 9 janvier, 4 mars et 9 avril 2008, le spécialiste en approvisionnement a transmis ses commentaires sur la question de l équité à l autorité contractante en ce qui concerne les versions préliminaires des modifications. Observation : Aucun point litigieux du point de vue de l équité n a été cerné en ce qui a trait à la DP finale, y compris les modifications. Activités du surveillant de l équité relativement à l évaluation des propositions Le 7 avril 2008, le spécialiste en approvisionnement a examiné le plan d évaluation relatif à l achat des véhicules commerciaux militarisés (MilCOTS) (document 20). Observation : Le plan d évaluation était conforme aux dispositions de la DP et aux pratiques exemplaires reconnues. Aucun point litigieux du point de vue de l équité n a été cerné. Les activités du spécialiste en approvisionnement ont été restreintes durant la période de l évaluation des propositions, étant donné qu une seule proposition a été présentée et que la DP ne prévoyait aucune cote minimale acceptable concernant les exigences cotées. Les équipes d évaluation n ont eu qu à évaluer la conformité aux critères et aux exigences obligatoires. Les activités de surveillance du spécialiste en approvisionnement se sont donc limitées aux activités d évaluation de la conformité aux exigences obligatoires. Bien que le bureau de projet ait plus tard procédé à une évaluation des exigences cotées à des fins d établissement des coûts relatifs au cycle de vie et aux activités contractuelles, les résultats, conformément à la DP, n avaient aucune incidence du point de vue de la conformité des soumissions et du processus de sélection du soumissionnaire. Par conséquent, l équité n était pas en cause. Le spécialiste en approvisionnement n a donc pas observé l examen des exigences cotées. Puisqu un seul soumissionnaire a présenté une proposition, aucune séance d information à l intention des soumissionnaires non retenus n a eu lieu. 4

5 Le 16 avril 2008, le spécialiste en approvisionnement a observé la vérification de la conformité aux exigences contractuelles obligatoires et la vérification de l exhaustivité des propositions technique et financière effectuée par les responsables de projet d achat de TPSGC. Le 22 avril 2008, le spécialiste en approvisionnement a participé à la séance d information à l intention des membres de l équipe d évaluation du système de logistique intégrée (SLI). Toutes les équipes d évaluation ont suivi la même séance d orientation. Le 23 avril 2008, le spécialiste en approvisionnement a observé le travail de l équipe d évaluation du SLI en ce qui concerne l évaluation des exigences obligatoires en la matière. Les 24 et 29 avril 2008, le spécialiste en approvisionnement a participé à la réunion visant à dégager un consensus sur les exigences obligatoires de l équipe d évaluation du SLI. Le 1 er mai 2008, le spécialiste en approvisionnement a participé à la réunion visant à dégager un consensus sur les exigences obligatoires de l équipe de l ingénierie des systèmes. Observation : On a évalué la conformité aux exigences et aux critères obligatoires conformément aux dispositions de la DP et au plan d évaluation. Aucun point litigieux du point de vue de l équité n a été cerné. Bruce Maynard Surveillant de l équité (chef d équipe) 5

6 DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE Les documents cités ci-dessous font l objet d une numérotation dans le cadre du présent rapport et des rapports n o 1 et 2 présentés antérieurement (rapport de jalon I et II). À moins d indications contraires, vous pouvez vous les procurer auprès du bureau de projet chargé de l achat des véhicules commerciaux militarisés (Projet de système de véhicules de soutien moyen). N o Document Information supplémentaire 1 Lettre d intérêt (LI) affichée sur MERX le 31 janvier Modification n o 1 à la LI affichée sur MERX le 6 février Modification n o 2 à la LI affichée sur MERX le 9 mars Modification n o 3 à la LI affichée sur MERX le 19 avril Modification n o 4 à la LI affichée sur MERX le 7 juin Modification n o 5 à la LI affichée sur MERX le 17 juillet Modification n o 6 à la LI affichée sur MERX le 19 juillet Modification n o 7 à la LI affichée sur MERX le 26 juillet Modification n o 8 à la LI affichée sur MERX le 13 août Présentation PowerPoint (Journée de l industrie) Présentée le 8 août Demande de propositions (DP) (comprenant les renvois à la «trousse de la DP» affichée sur MERX le 14 novembre Modification n o 1 à la DP publiée le 14 décembre Modification n o 2 à la DP publiée le 10 janvier Modification n o 3 à la DP publiée le 23 janvier Modification n o 4 à la DP publiée le 25 janvier Modification n o 5 à la DP publiée le 1 er février Modification n o 6 à la DP publiée le 10 mars Modification n o 7 à la DP publiée le 20 mars Modification n o 8 à la DP publiée le 1 er avril Plan d évaluation relatif à l achat des véhicules commerciaux militarisés daté du 28 mars

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