GdsAgenda. Le complément logiciel des produits de Gds Diffusion. Manuel

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1 GdsAgenda Le complément logiciel des produits de Gds Diffusion Manuel

2 Table des matières INTRODUCTION...3 CONFIGURATION REQUISE... 3 L AGENDA...4 FENETRE PRINCIPALE... 4 DESCRIPTION RAPIDE DU RUBAN ET DES AUTRES ELEMENTS DE L AGENDA... 4 PREFERENCES DE L AGENDA... 6 CATEGORIES... 6 AJOUTER UN RENDEZ-VOUS... 8 MODIFIER UN RENDEZ-VOUS... 9 SUPPRIMER UN RENDEZ-VOUS... 9 CHANGEMENT D UN RENDEZ-VOUS PAR LA SOURIS... 9 CHANGEMENT D UN RENDEZ-VOUS PAR LE MENU CONTEXTUEL... 9 SAUVEGARDE GDS DIFFUSION Page 2

3 GdsAgora 8 Logiciel de gestion de votre association Ce manuel vous présente les fonctionnalités du complément de logiciel, GdsAgenda. GdsAgenda est intégré, quel que soit l édition sur les logiciels GdsAgora et GdsCompta. INTRODUCTION CONFIGURATION REQUISE 2 Go de RAM Microsoft Windows XP, Vista, 7 ou 8, en 32 ou 64 bits. Une résolution 1024 * 768 en 256 couleurs minimum Une connexion internet haut débit (non obligatoire mais préférable pour certaines fonctions) GDS DIFFUSION Page 3

4 L AGENDA FENETRE PRINCIPALE GdsAgenda gère tous vos rendez-vous et tâches à effectuer. Les catégories classent vos rendez-vous, les sélectionnent suivant vos besoins. Les différentes vues par un simple clic parcourent aisément votre agenda. DESCRIPTION RAPIDE DU RUBAN ET DES AUTRES ELEMENTS DE L AGENDA Le ruban, situé en haut de la fenêtre, contient toutes les fonctionnalités de l agenda. Le ruban est un bandeau constitué de menus et boutons qui parcoure toute la largeur de la fenêtre et situé en haut de celle-ci. Le bouton Catégorie ouvre la fenêtre de gestion des catégories. Le bouton Préférences ouvre la fenêtre qui paramètre l affichage et l accès aux agendas externes. La catégorie Rendez-vous et tâches comporte les trois boutons pour ajouter, modifier ou supprimer un rendez-vous. La catégorie Affichage regroupe les boutons de vue : «Jour», «Semaine (5j)», «Semaine (7j)» et «Mois» GDS DIFFUSION Page 4

5 Le bouton Ferme quitte l agenda et revient vers le logiciel d appel. Le bouton Aide affiche l aide en ligne de la fenêtre active. Le calendrier est positionné à l ouverture sur le jour correspondant à la date système (celle de l ordinateur). Dessous le bouton Gestion des catégories p a la même fonction que le bouton correspondant du ruban. La liste des catégories rappelle vos catégories existantes et sélectionne par coche les rendez-vous et tâches d une catégorie. Pour changer la vue de votre agenda, cliquez sur l un des boutons : Jour, Semaine (5 jours), Semaine (7 jours) ou Mois. Par défaut, l agenda affiche votre emploi du temps de la semaine en cours. Vous pouvez modifier ce choix par défaut dans les Préférences de l agenda GDS DIFFUSION Page 5

6 PREFERENCES DE L AGENDA Pour bien utiliser l agenda, il faut en premier lieu le paramétrer. Cliquez sur le bouton Préférences du ruban pour ouvrir la fenêtre des préférences. La fenêtre des préférences paramètre l affichage et l accès aux agendas externes. Mode d affichage : Par défaut, l agenda affiche votre emploi du temps de la semaine en cours. Sélectionnez dans la liste déroulante le nouveau mode d affichage par défaut. Premier jour : Par défaut, la semaine commence le lundi. Vous pouvez modifier ce choix en sélectionner dans la liste déroulante un jour différent. Plage horaire : Paramètre les heures ouvrables de votre agenda. CATEGORIES 2015 GDS DIFFUSION Page 6

7 Les catégories servent à classer vos rendez-vous et à sélectionner leur affichage dans l agenda. Huit catégories sont déjà saisies. Vous pouvez en ajouter, en renommer et en supprimer à tout moment. Le bouton Couleur ouvre le sélecteur de couleurs de Windows pour attribuer une couleur à la catégorie. N oubliez pas de Valider en quittant la fenêtre. Cette validation met à jour l affichage l ensemble de la fenêtre de l agenda GDS DIFFUSION Page 7

8 AJOUTER UN RENDEZ-VOUS Deux solutions s'offrent à vous pour ajouter un rendez-vous. La première consiste tout simplement à double-cliquer sur le jour souhaité dans l'agenda. La deuxième à cliquer sur le bouton Ajouter un RDV après avoir sélectionné dans le calendrier le jour souhaité. Une fenêtre de saisie du rendez-vous s ouvre. Tapez la raison du rendez-vous dans le champ Titre. Modifier la date de début si besoin et l heure, ainsi que la date et l heure du rendez-vous. Si vous devez répéter ce rendez-vous, cochez «Evènement répété» et remplissez les champs attachés. Saisissez le lieu (optionnel). Sélectionnez la catégorie pour classer votre rendez-vous (optionnel). Saisissez le descriptif (optionnel). Rattachez à un agenda externe (optionnel) pour la synchronisation. Enregistrez le rendez-vous en cliquant sur le bouton Valider GDS DIFFUSION Page 8

9 MODIFIER UN RENDEZ-VOUS Le rendez-vous est désormais visible dans votre agenda. Pour afficher le détail, double-cliquez simplement dessus. La fenêtre identique à l ajout d un rendez-vous s ouvre Vous pouvez procéder à des modifications à partir de cette fenêtre. Vous pouvez ouvrir la fenêtre de modification d un rendez-vous en sélectionnant par un simple clic le rendez-vous, puis en cliquant sur le bouton qui apparaît «Modifier un RDV». SUPPRIMER UN RENDEZ-VOUS Sélectionnez par un simple clic le rendez-vous et cliquez sur le bouton qui apparait «Supprimer un RDV». CHANGEMENT D UN RENDEZ-VOUS PAR LA SOURIS Vous pouvez aussi procéder à des changements à l'aide de la souris : Pour modifier la plage horaire, positionnez le pointeur sur le bord supérieur ou inférieur du pavé du rendezvous. Le pointeur de la souris se transforme en flèche double. Tout en maintenant le bouton gauche enfoncé, déplacez la souris vers le bas ou vers le haut pour changer l'amplitude horaire. Relâchez le bouton pour valider. Pour déplacer un événement, cliquez dessus puis, tout en conservant le bouton gauche pressé, faites-le glisser à l'endroit souhaité. Relâchez le bouton pour valider. CHANGEMENT D UN RENDEZ-VOUS PAR LE MENU CONTEXTUEL Vous pouvez aussi procéder à des changements en cliquant sur le bouton droit de la souris au-dessus du rendez-vous que vous voulez modifier. Classer Ouvre un menu pour choisir la catégorie de classement du rendez-vous. Le menu liste les dix premières catégories. Pour voir la totalité des catégories, cliquez sur la dernière option de menu intitulée «Toutes les catégories» Cette option ouvre la fenêtre des catégories où vous pouvez ajouter, modifier et supprimer une catégorie. Pour sélectionner une catégorie dans la fenêtre cochez à gauche de l intitulé et validez. Lier à un agenda Ouvre un menu pour choisir un agenda externe des trois types (Google, Lotus Notes et Outlook) paramétré au préalable dans la fenêtre Préférences GDS DIFFUSION Page 9

10 Vous pouvez également à partir des trois menus (Google, Lotus Notes et Outlook) effacer la liaison si déjà effective ou ouvrir la gestion des agendas. SAUVEGARDE Les agendas générés avec GdsAgenda sont sauvegardés avec la procédure de sauvegarde de GdsAgora GDS DIFFUSION Page 10

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