Document préparé par Conseillers en management MARCON inc.

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1 Appel de candidatures pour la sélection d Organismes s intéressés à agir comme Mandataires dans le cadre du programme Remplacement de réfrigérateurs énergivores pour les ménages à faible revenu d Hydro-Québec. Document préparé par Conseillers en management MARCON inc. Janvier 2013

2 Table des matières Introduction... 3 Mise en contexte du programme... 3 Définitions... 3 Objectif de l appel de candidatures... 4 Critères d admissibilité des mandataires... 4 Sommaire des modalités du programme... 5 Description des services faisant l objet de l entente... 5 Formation des mandataires... 7 Rémunération... 7 entente de confidentialité... 7 InformationS et vérifications additionnelles Échéancier de sélection des organismes s selon les régions administratives

3 INTRODUCTION MISE EN CONTEXTE DU PROGRAMME Les réfrigérateurs énergivores (fabriqués avant 1996) consomment une quantité importante d'énergie. En 2008, Hydro-Québec a mis en place un programme de récupération et de recyclage de réfrigérateurs énergivores (RECYC-FRIGO). En 2009, Hydro-Québec a réalisé un projet pilote visant le remplacement des réfrigérateurs énergivores des Ménages à faible revenu. En 2011, une première phase a été déployée dans cinq régions administratives. Au cours cette deuxième phase qui se terminera le 31 décembre 2015, Hydro-Québec entend remplacer environ réfrigérateurs énergivores par des réfrigérateurs homologués ENERGY STAR dans les douze régions administratives non couvertes dans la première phase. Ainsi, les ménages répondant aux conditions d admissibilité de ce programme pourront acquérir un nouveau réfrigérateur homologué ENERGY STAR et se départir de leur ancien réfrigérateur énergivore. DÉFINITIONS Aux fins de l appel de candidatures les termes ci-dessous ont la signification suivante : Programme Le Programme déployé par Hydro-Québec et qui a pour objet le remplacement des Appareils énergivores des Participants par des Appareils neufs. Participant Toute personne répondant aux critères d admissibilité du Programme. Prestataire Organisme Mandataire Ménage à faible revenu Appareil énergivore Appareil neuf L entité mandatée par Hydro-Québec pour la coordination de certains volets du Programme. Conseillers en management MARCON inc. (le Prestataire) est le Prestataire qui assure la gestion du Programme pour Hydro- Québec. Il est responsable de la sélection, de la formation et de la coordination des Mandataires. Il gère également les paiements, coordonne les activités avec les Fournisseurs et assure le suivi des résultats. Une personne morale inscrite au Registre des entreprises du Québec constituée à des fins non lucratives. Tout organisme mandaté par le Prestataire pour participer au recrutement et à la qualification des Ménages à faible revenu se qualifiant comme Participants du Programme. Ménage qui répond aux seuils établis par Statistique Canada, tel que précisé à l article Conditions d admissibilité du Participant. Un réfrigérateur (appareil de réfrigération) fabriqué avant 1996 et qui répond aux critères du Programme. Un réfrigérateur (appareil de réfrigération) neuf à usage domestique et homologué ENERGY STAR qui répond aux caractéristiques du Programme.

4 Fournisseur Toute entité sélectionnée par Hydro-Québec pour fournir les Appareils neufs. Site de recyclage Le lieu où les Appareils énergivores sont recyclés. Objectif de l appel de candidatures Le présent appel de candidatures vise la sélection d Organismes s pour agir à titre de Mandataires pour le Programme. Plus précisément, le Mandataire doit : collaborer à la promotion du Programme aux Ménages à faible revenu de sa région ; prendre rendez-vous avec le Participant pour valider les coordonnées et l admissibilité du Participant au Programme ; finaliser avec le Participant l entente de remplacement de l Appareil énergivore par un Appareil neuf et lui remettre l enveloppe-retour préaffranchie pour le paiement de sa contribution et les codes à barres pour la récupération du vieil appareil. assurer le service à la clientèle auprès des Participants jusqu à la signature de l entente et orienter les plaintes et demandes ultérieures vers le Centre d appel pour tout autre requête par la suite. Les Mandataires n ont pas à assurer la livraison des nouveaux réfrigérateurs et la collecte des vieux frigos. Critères d admissibilité des mandataires Seuls les Organismes s répondant aux trois critères suivants sont considérés : Statut juridique Expérience Une personne morale inscrite au Registre des entreprises du Québec constituée à des fins non lucratives en vertu soit, de la Partie III de la Loi sur les compagnies (L.R.Q. c., C-38) soit de la Partie II de la Loi sur les corporations canadiennes (1970, ch. C-32) ou soit, de la Loi sur les coopératives (L.R.Q., c., C-67.2) L Organisme œuvre auprès des Ménages à faible revenu de sa région depuis au moins trois ans. Organisation L Organisme dispose d un local fermé ou d un endroit isolé pour recevoir les Ménages à faible revenu et assurer la confidentialité de l information échangée. L Organisme dispose également d un ordinateur, d une imprimante et d une connexion Internet. Toute candidature ne répondant pas à ces trois critères sera automatiquement rejetée. Un avis écrit de non conformité sera envoyé à l Organisme. 4

5 SOMMAIRE DES MODALITÉS DU PROGRAMME À raison d un Appareil énergivore par Participant, les objectifs de remplacement pour chacune des régions administratives visées par la phase 2 du Programme sont : Régions administratives Objectifs de Participants MFR Saguenay-Lac-St-Jean Capitale nationale Estrie Montréal Outaouais Abitibi-Témistamingue Côte Nord Nord du Québec Chaudières-Appalaches Laval Lanaudière Laurentides Total Pour optimiser les activités de coordination du programme, le nombre d Organismes mandataires dans chacune des régions sera optimisé pour faciliter l accès de Participants au Programme. DESCRIPTION DES SERVICES FAISANT L OBJET DE L ENTENTE L entente découlant de l appel de candidatures a pour objet la fourniture des services suivants : 1. Présentation du Programme aux Ménages à faible revenu Les Mandataires doivent être des Organismes locaux qui oeuvrent dans les régions définies et qui traitent avec des Ménages à faible revenu. Le premier but est de collaborer à faire connaître le Programme et d obtenir les coordonnées de Ménages à faible revenu qui seraient intéressés à participer au Programme. Les Mandataires doivent fournir au Prestataire, si leurs statuts le permettent, une base de données de leur clientèle MFR pour fin de publipostage en leur nom. Des dépliants, des affiches et des lettres sollicitant les ménages à faible revenu sont fournis gratuitement aux Mandataires. 2. Qualification des Participants et signature des ententes avec les Participants au Programme Les Ménages à faible revenu qui ont été sensibilisés au Programme par la publicité dans les journaux, le publipostage ou autre outil de promotion, auront communiqué leur intérêt au Centre d appel du programme via un numéro sans frais. Le Centre d appel remplit une fiche de préqualification dans le progiciel de gestion et communique les coordonnées du client potentiel à l organisme privilégié par le client. 5

6 Les Mandataires doivent communiquer avec chaque client potentiel pré-qualifié par le Centre d appel dans les sept jours suivant sa préinscription et déterminer une date de rencontre pour confirmer l admissibilité du Participant et finaliser le dossier. Les Mandataires ont la responsabilité de signer les ententes avec les Participants. Afin de faciliter l accès au Programme pour les Ménages à faible revenu de la région administrative, les Mandataires doivent pouvoir se déplacer si nécessaire, et rencontrer les Ménages à faible revenu pour compléter l entente avec le Participant sans compromettre la confidentialité de l information. Les Mandataires doivent disposer des ressources humaines (employés et bénévoles) et matérielles (local fermé ou endroit isolé, ordinateur, accès Internet, imprimante) nécessaires à la réalisation de leur tâche. 3. Gestion Les Mandataires doivent utiliser le progiciel de gestion, accessible via internet, mis à la disposition de tous les intervenants du Programme pour la mise à jour des informations reliées aux Participants. Les Mandataires font parvenir au Prestataire la copie de chaque entente signée accompagnée du mandat-poste des Participants dans une enveloppe préadressée et préaffranchie. 4. Livraison, collecte et transport au Site de recyclage Les Mandataires ne sont pas responsables des activités liées à la livraison de l Appareil neuf et à la collecte de l Appareil énergivore. 5. Service à la clientèle Les Mandataires assurent le service à la clientèle auprès des Participants jusqu à la signature de l entente. Pour les questions concernant le Programme ou pour tout autre élément, les Mandataires ont accès à un aide-mémoire de type foire aux questions et peuvent diriger le client vers le Centre d appel. Les Mandataires doivent pouvoir recevoir des appels téléphoniques des Ménages à faible revenu de 9 h à 17 h les jours ouvrables. 6. Gestion du Programme Les Mandataires n ont aucun rapport à produire. Les ressources assignées au Programme par les Mandataires doivent se rendre disponibles pour : participer à une conférence téléphonique de coordination périodique. Ces conférences téléphoniques permettent d échanger sur les meilleures pratiques et de résoudre les problèmes de nature opérationnelle. La durée des téléconférences est estimée à environ 45 minutes pour les premières, puis à environ 15 minutes subséquemment ; participer potentiellement à une rencontre en cours de Programme afin de faire le bilan des activités et de déterminer les points qui pourraient être améliorés. La gestion du Programme est effectuée par le Prestataire, au moyen des données saisies dans le progiciel de gestion. 6

7 FORMATION DES MANDATAIRES En collaboration avec Hydro-Québec, le Prestataire offre une séance de formation au bénéfice des Mandataires, afin d assurer une bonne connaissance du Programme et de ses particularités. Un document explicatif est remis à chaque personne assistant à la formation. Chaque Mandataire s assure que les ressources assignées au Programme participent à la séance de formation. REMUNERATION Le Prestataire remet aux Mandataires une compensation financière de 20 $ par appareil livré. Le versement des compensations financières s effectue sur confirmation de la livraison des vieux appareils à l usine de recyclage après la livraison et la collecte chez les Participants, suivant la présentation d une facture en bonne et due forme. La facture doit inclure les numéros de TPS et de TVQ de l organisme. Si l organisme est exempt, il droit fournir au préalable une pièce justificative confirmant l exemption. ENTENTE DE CONFIDENTIALITÉ Les Mandataires, dans le cadre de leurs activités, sont appelés à avoir accès et à recueillir des informations personnelles sur les Participants. Les Mandataires s'engagent à garder confidentielle toute information ainsi recueillie sur les Participants, de même que sur le contenu de tout fichier utilisé pour le suivi du Programme. À cet effet, conformément aux dispositions du contrat entre le Prestataire et Hydro-Québec, le Mandataire s engage à signer une entente de confidentialité avec Hydro-Québec et le Prestataire. CRITÈRES D ADMISSIBILITÉ DES DOSSIERS DE CANDIDATURE Le tableau ci-dessous présente les critères d admissibilité et la pondération (points) qui leur est accordée lors de l évaluation des dossiers de candidature admissibles (voir l article Critères d admissibilité des Mandataires). Il indique également l information qui peut être annexée au dossier afin d appuyer la candidature de l Organisme. Critères Description Précisions Mission et services La mission de l Organisme comprend l offre d aide ou de services aux personnes. La notion d aide ou de services aux personnes est primordiale. L aide ou les services peuvent prendre diverses formes : conseils, formation, diffusion, orientation, soutien, médiation, relation d aide, dépannage, vente, accompagnement, etc. L Organisme peut avoir plusieurs volets d intervention ou viser divers usagers. On doit respecter les différentes formulations relatives aux missions. Pondération (points) Documents pouvant appuyer la candidature 20 Documents constitutifs (charte, lettres patentes) Certificat du Registraire des entreprises du Québec Énoncé de mission Numéros de TPS et de TVQ ou pièce justificative de l exemption de taxes 7

8 Clientèle L aide ou les services fournis par l Organisme visent les Ménages à faible revenu. L Organisme a la capacité d offrir des services à diverses catégories de ménages, sans discrimination. Les services sont effectivement utilisés et opérationnels. 20 Outils promotionnels : prospectus, dépliants, brochures, CD, DVD, etc. Dernier rapport annuel Plan d action Reconnaissance L Organisme est reconnu dans son milieu comme une ressource essentielle dans son domaine. La clientèle reconnaît l importance du rôle de l Organisme par les services qu il offre et qui sont utilisés. Les partenaires et les instances de concertation locales de l Organisme peuvent témoigner de son implication. 10 Lettres de référence ou témoignages de clients Confirmation d adhésion à des instances de concertation et associations sectorielles Prix, récompenses et mentions de reconnaissance ou de performance Liste de partenaires Emplacement Les locaux de l Organisme sont faciles d accès et situés à proximité de la clientèle visée. Le bâtiment où sont situés les locaux offre à toute personne un accès facile. L immeuble où l Organisme exerce ses activités est avantageusement situé par rapport à la clientèle visée. 10 Carte géographique Schéma (carte) d accessibilité par différents moyens de transport Mobilité Le personnel de l Organisme dispose des ressources nécessaires pour se rendre facilement au domicile de la clientèle visée, au besoin. Certaines personnes peuvent éprouver des problèmes de transport ou d éloignement. Exceptionnellement, le personnel de l Organisme doit avoir la capacité de se déplacer ou pouvoir avoir recours à des services d une ressource spécialisée. 15 Description des difficultés prévues selon la clientèle visée et le territoire couvert Description de l approche proposée pour traiter adéquatement la situation Description des ressources externes pouvant être sollicitées Ressources humaines et matérielles L Organisme dispose de personnel affecté à la supervision et aux autres opérations. L Organisme possède du mobilier et des équipements de bureau adéquats. Identification de la personne ressource responsable du Programme au sein de l Organisme. La ou les personne(s) ressource(s) affectée(s) à l application du Programme possède(nt) une certaine expérience en relation avec la clientèle visée. L Organisme soumet un organigramme ainsi qu une projection du 15 Organigramme Expérience du personnel clé Description de la structure de travail existante et de celle proposée si l Organisme est retenu Description des locaux et du mobilier Description des 8

9 Compréhension du mandat Les services offerts par l Organisme cadrent avec les objectifs du Programme. nombre de ressources qu il estime avoir besoin dans le cadre du Programme. Le lieu d affaires (le local) offre la possibilité de tenir des rencontres dans le respect des besoins de confidentialité. L Organisme possède un ou des ordinateurs avec accès à l internet pour le traitement du Programme. Qualité globale de l offre de services. L Organisme comprend son rôle envers le Prestataire. L Organisme comprend les besoins du Programme L offre correspond aux besoins des Ménages à faible revenu. Les services offerts, l approche et le déploiement des ressources sont cohérents. Total 100 ordinateurs et des logiciels 10 Compréhension démontrée du Programme Vision par rapport aux objectifs de développement durable et d efficacité énergétique Intérêt démontré de l Organisme pour relever les défis liés au Programme et contribuer à son succès Processus d évaluation des DOSSIERS DE CANDIDATURE L évaluation des dossiers de candidature respecte les étapes suivantes : Étape 1 - Ouverture des dossiers de candidature ; Étape 2 - Vérification de l admissibilité des Organismes s ; Étape 3 - Évaluation des dossiers de candidature ; Étape 4 - Validations additionnelles auprès des Organismes s sélectionnés ; Étape 5 - Signature d une entente avec les Mandataires; Étape 6 - Communication des résultats de l appel de candidatures aux Organismes s non retenus. DIRECTIVES AUX ORGANISMES COMMUNAUTAIRES Formulaire d appel de candidatures L Organisme doit remplir le document «Formulaire de candidature» disponible sur la page Web du programme, à l adresse pour soumettre sa candidature et y joindre tout autre document qu il juge pertinent. Date limite de dépôt des dossiers de candidature L'Organisme doit déposer son dossier de candidature aux adresses désignées ci-après. Tout dossier de candidature reçu après la date et l'heure limites indiquées selon la région pourrait être rejeté si le secteur couvert par l organisme est déjà alloué à un autre organisme. 9

10 Transmission des dossiers de candidatures Le dossier de candidature peut être déposé électroniquement, par télécopieur ou par la poste aux adresses suivantes : Par courriel : Paul Moreau (pmoreau@marcon.qc.ca) Par télécopieur : Par la poste : Paul Moreau, directeur de projet, MARCON, 555, boulevard René-Lévesque Ouest, bureau 750, Montréal (Québec) H2Z 1B1. COMMUNICATIONS PENDANT LA PÉRIODE D'APPEL DE CANDIDATURES Si, pendant la période d'appel de candidatures, l'organisme intéressé à déposer un dossier de candidature estime avoir besoin d'éclaircissements ou de précisions sur le contenu du document d'appel de candidatures, il doit obligatoirement communiquer, par écrit, avec Paul Moreau à l'une des deux adresses mentionnées ci-dessus. Le Prestataire n'assume aucune responsabilité à l'égard de toute information que l'organisme obtient d'une autre source. Les réponses aux demandes d'éclaircissement ou de précisions de l'organisme se font par écrit. Retrait d un dossier de candidature L Organisme peut retirer son dossier de candidature en tout temps avant la date et l'heure limites précitées en communiquant son intention par courriel Paul Moreau, sans pour autant renoncer à son droit de présenter un nouveau dossier de candidature avant la date et l'heure limites précitées. Validité du dossier de candidature Le dossier de candidature de l Organisme est valide pour une période de 45 jours suivant la date et l'heure limites précitées. Conditions de conformité L'Organisme doit présenter un dossier de candidature conforme à toutes les exigences du document d'appel de candidatures sur le formulaire sans quoi son dossier est jugé non conforme et est automatiquement rejeté. Plus particulièrement, l'organisme doit : 1. répondre aux trois critères d admissibilité (voir la section Critères d admissibilité des organismes s) ; 2. avoir déposé son dossier de candidature à l'une ou l'autre des adresses précitées avant la date et l heure limites précitées selon la région ; 3. avoir rempli le formulaire, lequel doit avoir été signé par une personne dûment autorisée de l'organisme ; 4. avoir répondu à toutes les questions du formulaire et avoir fourni toutes les informations et documents demandés ; 5. avoir déposé un seul dossier de candidature. Le Prestataire se réserve le droit de passer outre à toute irrégularité ou vice mineur. Le Prestataire peut rejeter tout dossier de candidature qu'il juge frivole, incomplet ou non conforme. Le Prestataire rejette tout dossier de candidature qui ne respecte pas la loi. 10

11 INFORMATIONS ET VERIFICATIONS ADDITIONNELLES Addenda Toute modification au document d appel de candidatures est faite sous forme d addenda émis par le Prestataire et fait partie intégrante du document d appel de candidatures. Les addendas sont transmis, par voie électronique, à tous les Organismes s qui ont obtenu une copie du document d appel de candidatures directement du Prestataire. Vérifications additionnelles L Organisme qui présente un dossier de candidature reconnaît implicitement le droit du Prestataire de valider l information reçue auprès de tierces parties. Le Prestataire se réserve également le droit de visiter les locaux des Organismes s dont la candidature a été retenue afin d en vérifier l accessibilité, la qualité et les équipements. Signature du dossier de candidature Si le candidat est une personne morale, le dossier de candidature doit être signé par une personne dûment autorisée. Sur demande, l'organisme doit fournir au Prestataire la preuve que le signataire de son dossier de candidature était dûment autorisé. Rejet d'un dossier de candidature Le Prestataire se réserve le droit de rejeter un ou tous les dossiers de candidature reçus. Confidentialité Le contenu des dossiers de candidature est confidentiel. Dès qu un Organisme prend possession du présent document d'appel de candidatures, il s engage à n en dévoiler l information que pour l élaboration éventuelle de son dossier de candidature. 11

12 ECHEANCIER DE SELECTION DES ORGANISMES COMMUNAUTAIRES SELON LES REGIONS ADMINISTRATIVES L'échéancier ci-après reflète les principales étapes du présent appel de candidatures. Les dates fournies ci-après le sont à titre indicatif seulement et sont sujettes à modifications. 1 Publication de l Avis de recrutement dans les journaux Saguenay/Lac- Saint-Jean Semaines du 6 et 13 août 2012 Estrie Semaines du 8 et 22 octobre Abitibi- Témiscamingue Nord du Québec Semaines du 27 Semaines du 27 août et du 6 août et du 6 et 13 septembre septembre Chaudière- Appalaches Laurentides Semaines du 8 et Semaines du 8 et 22 octobre 22 octobre 2 Ouverture des dossiers de candidature déposés par les Organismes s 21-août oct oct déc déc déc-12 3 Sélection définitive et signature des ententes avec les Mandataires 21-août oct oct déc déc déc-12 Semaines du 10 Semaines du 10 Semaines du 10 4 Formation des Mandataires 07-sept et 11 octobre 10 et 11 octobre et 17 décembre et 17 décembre et 17 décembre 5 Déploiement du Programme 17-sept oct oct janv janv janv-13 1 Publication de l Avis de recrutement dans les journaux Outaouais Laval Lanaudière Québec Montréal Côte Nord Semaines du 8 et Semaines du 8 et Semaines du 8 et Semaines du 14 Semaines du 14 Semaines du octobre 22 octobre 22 octobre et 28 janvier et 28 janvier et 28 janvier 2 Ouverture des dossiers de candidature déposés par les Organismes s 04-déc déc déc mars mars mars-13 3 Sélection définitive et signature des ententes avec les Mandataires 05-déc déc déc mars mars mars-13 Semaines du 10 Semaines du 10 Semaines du 10 Semaines du 18 Semaines du 18 Semaines du 18 4 Formation des Mandataires et 17 décembre et 17 décembre et 17 décembre et 25 mars et 25 mars et 25 mars 5 Déploiement du Programme 07-janv janv janv avr avr avr-13 12