Mise à jour Argan Client

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1 Mise à jour Argan Client Nous vous présentons ici un condensé des nouvelles fonctionnalités extrait de la documentation d'argan Client. Vous pouvez retrouver l'ensemble des opérations décrites ci-dessous dans le didacticiel Argan Client (en téléchargement dans le centre de support Argan). Page 15 - Création d'une fiche élève: Pour créer une nouvelle fiche, cliquez sur le bouton. La fenêtre suivante apparaît: Vous pouvez choisir quelle est la nature par défaut pour vos fiches dans les paramètres/natures. Une fois la nature sélectionnée, vous pouvez continuer la saisie de la fiche. Illustration 1: Choix de la nature du tiers Page 18 - Création d'une fiche élève: La zone de cases à cocher permet de segmenter votre fichier client et notamment de gérer les permis 1 euro, mais aussi de distinguer les élèves en transfert ou ayant fait une formation partielle des élèves qui suivent une formation complète. Illustration 2: Détail du cadre Permis 1 Euro Page Page Natures: Cette page vous permet de créer des natures de tiers. Ces natures permettent de caractériser un tiers et seront accessibles dans la fiche élève (champ «Nature»): Illustration 3: Page Natures Ici, la nature «prospect» est sélectionnée comme nature par défaut: cela signifie qu'à chaque création de fiche tiers, la nature sera pré-sélectionnée dans la liste de choix. La colonne «prospect?» permet de définir si la nature incrémente le comptage des prospects.

2 Page 21 - Savoir d'où vient mon élève: Vous pouvez utiliser les personnels et moyens rattachés à l'élève pour gérer les provenances. Il faut avoir préalablement renseigné les provenances dans les Paramètres;Personnels et Moyens. Je peux ainsi préciser dans la fiche élève quel établissement scolaire fréquente l'élève, ou par le biais de quel organisme il finance sa formation: Page 21 - Communiquer par Illustration 4: Affectation d'une provenance à l'élève Cliquez sur le bouton fait apparaître la fenêtre suivante: Illustration 5: Fenêtre de messagerie Vous pouvez ici librement renseigner le sujet de l' et le corps du message. Vous pouvez utiliser les «jokers» qui vous sont proposés dans la colonne de droite. Ceux-ci vous permettent de renseigner automatiquement la donnée correspondante: Illustration 6: Exemple d'utilisation des jokers Nous avons ici utilisé les jokers [PrenomTiers] et [responsable]. Pour cela il suffit de cliquer sur le joker de votre choix: il est alors inséré à l'endroit de la frappe en cours dans le message (ou dans le sujet).

3 Vous pouvez également joindre un fichier à votre mail en cliquant sur le bouton : L'explorateur Windows vous permettra de choisir le fichier à joindre. Communiquer par sms: Cliquez sur le bouton pour envoyer un sms depuis la fiche élève: Illustration 7: Fenêtre d'envoi des sms Cette fenêtre vous permet de saisir le texte de votre message. L'utilisation des jokers est la même que pour les . Le compte sms et le mot de passe peuvent être saisis dans les paramètres, comme c'est le cas ici. Vous pouvez cependant décider de les saisir à chaque fois pour des raisons de sécurité. La case à cocher du sms dans les évènements (Vie du dossier). permet d'enregistrer automatiquement l'envoi

4 Page 23 - Page Administratif : Cette page donne accès à des fonctionnalités administratives comme la création des fiches de renseignement, la gestion des documents contractuels et l'édition du Cerfa 02: Page Renseignements: Illustration 8: Contenu de la page Administratif La page Renseignements va vous permettre, après avoir créé votre fiche prospect, de lui attacher un renseignement en fonction de la formation proposée: Illustration 9: Page Renseignements Pour créer une fiche renseignement, cliquez sur le bouton page: situé dans la partie droite de la Illustration 10: Touches de navigation Notez que dans la partie gauche, un nouvel enregistrement est créé. Le champ «tampon» est renseigné automatiquement avec la date et l'heure en cours:

5 Cliquez ensuite sur le bouton. La fenêtre suivante apparaît: la liste des renseignements est créée dans la page Paramètres; Modèles/Textes Perso/Act -Évènements/Natures Sélectionnez la formule choisie pour le candidat et cliquez sur «Ok». Illustration 11: Liste des renseignements disponibles Le modèle de renseignement apparaît dans la fenêtre d'édition: Le renseignement basé sur un modèle peut toutefois être modifié en cliquant sur le bouton : Illustration 12: Détail d'un renseignement Illustration 13: Fenêtre d'édition Validez enfin votre renseignement en cliquant sur le bouton ou cliquez sur pour annuler et ne pas enregistrer le renseignement. Ce dernier pourra être supprimé en cliquant sur. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche de renseignement en cliquant sur.

6 Illustration 14: Fiche de renseignement - Page 1 La première page de la fiche de renseignement (qui en comporte 2) présente le détail de la formule choisie. Rappelez-vous que vous créez vos formules librement dans les paramètres du logiciel. La deuxième page rappelle: - les pièces à fournir: ce texte est personnalisable dans la page Paramètres;Textes Perso (clé RENS PIECES). - les modalités de règlements: celles-ci seront personnalisable dans la page Paramètres;Modalités de paiement. - les contacts de votre agence: ce texte est personnalisable dans la page Paramètres;Textes Perso (clé CONTACT). - les horaires d'ouvertures: ce texte est personnalisable dans la page Paramètres;Dossier ou dans Paramètres;Agence (dans le cas où vous avez plusieurs agences et où les horaires d'ouverture sont différents).

7 Illustration 15: Fiche de renseignement - Page 2

8 Page Documents contractuels: Cette page va vous permettre de visualiser les documents que vous aurez défini comme contractuels, c'est à dire revêtant un caractère important et nécessitant à ce titre un archivage. Cette fonctionnalité s'apparente à une gestion électronique de documents (GED): Illustration 16: Page Documents contractuels vide Chaque fois que vous allez lancer l'impression d'un état (renseignement, contrat, facture etc...) vous avez la possibilité de l'intégrer dans les documents contractuels en cochant la case correspondante en bas de la fenêtre de sélection d'un document: Illustration 17: Fenêtre de sélection d'un document Les documents archivés de cette manière apparaissent alors dans les documents contractuels. Il peuvent être ainsi visualisés sans avoir besoin de relancer l'impression, mais surtout, ils restent dans l'état où ils étaient au moment de leur création, et ce même si vous avez entre temps changé vos formules ou les contenus de vos textes attachés. Le document est enregistré avec sa date de création et son auteur (dans le cas où vous avez créé des comptes utilisateurs bien entendu).

9 Illustration 18: Affichage d'un document archivé

10 Page 38 - Facturer des travaux en cours avec le bouton «Établir facture»: Il est possible sur Argan d'établir une facture directement et automatiquement depuis la liste des pièces. Il suffit pour cela d'utiliser le bouton situé en bas de la liste des pièces. Ce bouton ne servira qu'à facturer les travaux en cours, c'est à dire les leçons planifiées mais pas encore facturées. Sur la liste des pièces, les travaux en cours apparaissent sous cette forme: Illustration 19: Détail de la page Compte Tiers Les 4 dernières lignes sont des lignes de planning non facturées. Cela se remarque au numéro de pièce (dans la colonne «Pièce») qui a comme valeur «0». Cela signifie que ces lignes de planning ne sont pas encore affectées à une facture. Lorsqu'une ligne de planning est facturée, elle porte dans la colonne «Pièce» le numéro de la facture à laquelle elle est rattachée. Pour facturer en un clic ces 4 lignes de planning, cliquez sur le bouton «Établir facture». Après traitement, vous obtenez l'affichage suivant: Illustration 20: Détail de la page Compte tiers Les 4 lignes ont été automatiquement facturées dans la facture n Celle-ci porte un libellé spécifique «Facturation tiers du 30/12/2008» permettant de savoir que cette fonction a été utilisée pour générer la facture. Cette fonctionnalité facture désormais l'ensemble des leçons planifiées : les leçons jusqu'à la date du jour (incluse) sont facturées et celles postérieures à la date du jour sont facturées en travaux d'avance (lignes en forfait) car elles sont susceptibles d'être modifiées ou annulées. Dans la facture concernée, l'affichage vous montre cette différence:

11 Illustration 21: Facturation tiers Vous pouvez constater que 2 lignes ont été créés: La 1ère ligne regroupe les 2 leçons planifiées jusqu'à la date de facture (ici, le 30/12/2008). La seconde regroupe les 2 leçons planifiées après la date de facture. Observez bien le symbole dans la première colonne: Le premier symbole signifie que l'on a facturé des travaux en cours passés. Le second symbole signifie que les leçons sont facturées d'avance, en forfait. Elles ne sont pas encore effectuées bien que présentes sur le planning. Illustration 22: Détail des lignes de factures

12 Page 53 - Utilisation avancée de la zone Détails de facture : Le champ «modalités de paiement» permet de préciser si vous le souhaitez les modalités de règlement de la facture. Cette donnée sera bien sûr reprise dans les contrats et les factures. Il faut bien sur être en mode modification ou en mode création pour pouvoir modifier ce champ. Cliquez sur le bouton pour appeler la liste déroulante. Cette liste présente les modalités de paiement créées dans les paramètres du logiciel (page Paramètres; Modèles; Modalités de paiement). Choisissez la modalité et cliquez sur «Ok». Le champ est maintenant renseigné : Illustration 23: Champ "modalités de paiement" Illustration 24: Choix d'une modalité de paiement Le bouton permet d'appeler une fenêtre d'édition pour saisir les conditions particulières liées à la facture. Ce texte sera repris lors des éditions de contrat dans le cadre «modalités de paiement et conditions particulières» Illustration 25: Fenêtre des conditions particulières Le bouton permet de saisir toute information que vous jugez utile de préciser dans les factures. Les observations apparaitrons dans les éditions de factures. Illustration 26: Saisie des observations attachées à la facture Le bouton permet d'appeler une fenêtre d'édition pour lier du texte à la facture. Ce texte sera repris lors des éditions de facture, chaque fois que vous utiliserez des éditions depuis la facture comportant la mention «texte attaché». Cette fonctionnalité sera utile pour ceux qui par exemple ne souhaitent pas voir apparaître dans les factures le détails des lignes. Dans les autres cas, ce champs sera affiché dans des cases «observation» dans les états. Illustration 27: Fenêtre de texte attaché

13 Le texte attaché est automatiquement hérité si la facture est créée d'après un modèle de facture ou d'après un devis. Vous pouvez donc créer vos textes attachés dans vos modèles de facture (page Paramètres;Modèles de factures). Le texte attaché hérité de la sorte peut néanmoins être modifié par la suite. Page 54 - Facturation d'un élève à un tiers: Vous avez la possibilité de lier un élève à un tiers financeur. C'est le cas par exemple lorsqu'une entreprise prend en charge la formation de ses salariés par exemple. Dans ce cas, l'entreprise sera facturée des séances planifiées à son salarié. Rappelons que c'est dans la page Cerfa02 / Administratif que vous pouvez préciser un tiers facturé différent de l'élève: Illustration 28: Détail de la page Cerfa02 / Administratif Dans l'exemple présent, la formation de l'élève Gérard BOUCHARD est facturée au tiers BONCLIENT S.A. La facture est donc faite dans la liste pièces de ce dernier: Illustration 29: Détail de la liste des pièces du tiers facturé Dans le détail de la facture le tiers consommateur par défaut est l'entreprise BONCLIENT: Nous allons faire cliquer sur le champ Consommateur pour sélectionner l'élève pris en charge par l'entreprise BONCLIENT (vous devez bien sûr être en mode création ou modification): Illustration 30: Sélection de l'élève Nous avons sélectionné l'élève consommateur. Il apparaît maintenant sur le détail de la facture faite à l'entreprise BONCLIENT dans le champ Consommateur:

14 Illustration 31: Détail de la facture La facture apparaît normalement dans la liste des pièces de l'entreprise BONCLIENT: Elle apparaît également dans la liste des pièces de l'élève Gérard BOUCHARD, mais en gris et avec la mention «f» dans le type de pièce (au lieu de «F»): Cette affichage particulier vous indique que la facturation est imputé à un autre tiers. Dans le détail de cette facture, vous verrez le tiers facturé (ici BONCLIENT S.A.): Illustration 32: Détail de la facture Par la suite, les leçons planifiées à l'élève apparaîtrons comme ceci: Illustration 33: Liste des pièces du tiers consommateur La ligne de planning apparaît elle aussi en gris avec la mention «p» dans le type de pièce (au lieu de la mention «P»). Sur la liste des pièces du tiers facturé, l'affichage sera: Illustration 34: Liste des pièces du tiers facturé La ligne de planning apparaît en italique avec la mention «P*».

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