Procès-verbal de l assemblée générale ordinaire Jeudi 22 mars 2018 à 18h30 Restaurant de la Charrue à Vilars

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1 Procès-verbal de l assemblée générale ordinaire Jeudi 22 mars 2018 à 18h30 Restaurant de la Charrue à Vilars Ordre du jour 1. Acceptation du procès-verbal de l assemblée générale ordinaire du Rapport du président 3. Rapport du responsable technique & manifestations Résultat équipe GTL Val-de-Ruz saison Rapport du responsable juniors 5. Rapport du responsable financier 6. Rapport des vérificateurs de comptes 6.1 Acceptation des comptes Nomination des vérificateurs de comptes 8. Démissions et nominations du Comme annoncé, un nouveau Président à élire ainsi que les postes de Responsables Technique et Sponsoring 9. Budget Activités Prochaine assemblée et divers Bienvenue Ce sont 25 membres présents et 19 excusés qui constituent cette 86 ème assemblée générale ordinaire 2018 du Tennis-Club Val-de-Ruz. Le président Romain Joray souhaite la cordiale bienvenue à chacun dans la salle du Restaurant de la Charrue à Vilars. 1. Acceptation du procès-verbal de l assemblée générale ordinaire du Le procès-verbal de l assemblée générale 2017 est accepté à l unanimité. 2. Rapport du président Mesdames, Messieurs, Merci de votre présence à notre 86 ème assemblée générale de notre association. Ginette Pierrehumbert - secrétaire et comptable pour la section juniors est en vacances de ski et s est donc excusée. Cette assemblée est un peu spéciale pour moi puisque comme annoncé l année passée, ce sera ma dernière assemblée en tant que Président du club.

2 La saison 2017 s est très bien passée avec de très bons résultats de nos équipes interclubs. De belles manifestations ont eu lieu et plus particulièrement la soirée du 85 ème de notre club qui s est déroulée avec un match d exhibition ainsi qu un souper très sympathique et l animation d un magicien. Ceux qui étaient présents en garde un excellent souvenir. Quelques travaux ont été réalisés, à savoir : le dallage au-devant du couvert jusqu aux escaliers descendant au court n 1 ainsi que la réfection du mur de soutien sur le court n 2. Ces travaux ont bien entendu eu un impact financier pour le club comme nous pourrons le voir dans les comptes. En fin d année 2017, nous comptions 123 membres adultes (101 membres actifs, 11 étudiants/apprentis, 1 membre société et 10 membres passifs) ce qui représente une baisse de 2 membres par rapport à la saison précédente. La baisse importante en 2016 à laquelle nous étions passés de 134 membres à 125 ne s est donc pas reproduite en Vous tous, qui êtes ici autour de cette table, vous êtes réunis dans un but principal qui est de participer à la vie de notre club afin de pouvoir taper de temps en temps dans la petite balle jaune. Pour cela, nous avons besoin de surfaces de jeu qui permettent la pratique de notre sport favori. Merci à Jean-François qui passe un temps très précieux à l entretien de nos surfaces. Les activités du club sont chapeautées par une équipe qui sont tous bénévoles mais agissent en tant que grand professionnels et j aimerais citer l ensemble des membres du directeur et en particulier nos deux dames qui effectuent leur travail avec beaucoup de rigueur, de précision et d un suivi digne d une grande entreprise. Merci beaucoup à Ginette et à Diana. J aimerais également remercier Thierry pour le travail effectué autour de notre mouvement juniors ainsi que les magnifiques projets réalisés ces dernières années pour le développement harmonieux de nos bambins. Pour finir, un grand merci à tous pour votre participation à l organisation des différentes manifestations, de l entretien du club-house et du capitanat de nos équipes interclubs. Merci à tous de votre participation et en avant pour une nouvelle saison Rapport du responsable technique & manifestations Bilan des manifestations : L année 2017 fût une très belle saison interclub pour les jeunes qui ont tous réussi à se hisser au 1 er rang et accéder à la 2 ème ligue. Les jeunes seniors quant à eux, emmené par l infatigable capitaine Chau, ont accéder à la 1 ère ligue. Un grand bravo à toutes les équipes et leurs capitaines. Le tournoi de l été n as pas attiré beaucoup de joueurs licenciés mais le club a tout de même réussi à boucler la manifestation avec un bénéfice avoisinant les CHF 3'500. Le tournoi des vacances s est déroulé début août en même temps que le tournoi des juniors et fût un tournoi fort sympathique. Le tournoi interne fût une belle édition et s est également bouclé par un bénéfice d environ CHF 2'000 malgré la remise des résultats sous la pluie. Pour clôturer la saison, Romain Feuz a brillamment organisé le tournoi de double populaire. Merci à Romain pour son engagement.

3 Ce sont toutes des manifestations importantes pour le club où il y règne une très bonne ambiance et un accueil fort sympathique. Groupement Tennis & Loisirs Damien Vadi prend la parole et fait part des quelques commentaires quant au groupement Tennis & Loisirs. Le GTL est un groupe tennis & loisir et je remercie le club qui paie la licence chaque année pour nous permettre de participer à ce tournoi au niveau cantonal où clubs et entreprises y participent. Le principe est de faire des rencontres avec 5 matchs (simples/doubles) et un classement final. En 2017, nous sommes arrivés bon derniers et cette année nous sommes arrivés avant dernier (7 ème sur 8). Beaucoup de rencontres se sont jouées à peu de chose. Sur les 25 matches, nous en avons perdu 15 et gagnés 10. Le classement ainsi que les résultats ne reflètent pas forcément le niveau de l équipe. Les rencontres se déroulent toujours dans une très bonne ambiance et je remercie encore le club pour nous laisser les infrastructures du club-house et nous réserver les courts. L accueil du TCVR est toujours très bien noté par nos adversaires. La force de l équipe est que tout le monde joue dans une très bonne ambiance et cette année on va repartir pour un tour et faire encore mieux! 4. Rapport du responsable juniors Thierry Vauthier relate les différents points quant au secteur de la formation et de l école de tennis. Le mouvement juniors continue dans sa lancée. Il n y a pas de grandes nouveautés si ce n est que depuis l année passée la ligne de vêtement a été mise en place ainsi que toute la ligne de marketing qui comprend comme vous l avez peut-être déjà vu les autocollants, ligne de vêtements, la 2 ème ligne de vêtements qui va arriver ainsi que la mascotte qui sera inaugurer lors du tournoi de l hiver. Cette mascotte animera le mouvement des jeunes. Au niveau des résultats, il faut savoir qu il n y a plus de tournois cantonaux donc il est difficile de donner des titres mais tous nos jeunes sont tout à fait compétitifs par rapport aux autres meilleurs clubs du canton. Nous avons toujours un cadre élites avec quelques jeunes qui s entrainent beaucoup cependant on ne peut pas prétendre avoir des jeunes qui soient prêt au niveau national. L essentiel pour le club est de pouvoir permettre à n importe quel junior de jouer à son niveau jusqu à l âge de 14 ans. Jusquelà, nous essayons de leur fournir tout ce que nous pouvons et si par la suite ils souhaitent aller plus loin, les centres comme l académie des Cadolles ou de Marin seront beaucoup plus appropriés à leurs besoins. Nous sommes vraiment dans un esprit de formation et nous gardons les jeunes dans l optique de former des moniteurs mais nos meilleurs joueurs sont bien entendu dédiés à atterrir dans d autres club. L accent n est donc pas mis uniquement sur les cadres élites pour cette raisonlà. Nous développons beaucoup le secteur des petits et nous avons mis en place la «Tennis High School». Il s agit d un suivi des enfants par niveau de couleurs qui sont reconnus aussi dans les autres clubs. Certains jeunes en dessous de 10 ans que nous avons l habitude d avoir sont très bons. Nous nous sommes également attelés à accueillir de plus en plus des jeunes moniteurs. C est un système qui introduit directement les jeunes à partir de 14 ans et qui limite le problème de contingence au niveau des moniteurs. Nous avons toujours Gaël Bianco qui a été engagé comme

4 moniteur et à qui nous lui payons un salaire donc l enjeu principal pour nous est de lui fournir aussi toujours du travail et des jeunes. Gaël apporte beaucoup au club et fait un super travail et nous sommes très contents de lui. Objectifs 2018 Nous avons toujours de gros soucis de recettes et nous sommes toujours à la limite cependant nous avions toujours plein de sponsoring et un feuillet publicitaire. Ce feuillet demande beaucoup de travail et c est pourquoi nous aimerions développer ce secteur et nous sommes de ce fait à la recherche de responsables. On cherche également à fidéliser les jeunes de plus de 15 ans. En effet, nous avons constaté des admissions avant 10 ans puis après 15 ans ils démissionnent donc nous essayons différents systèmes d entraînement pour les garder. Dans chaque année, nous aimerions aussi maintenir une densité de jeunes par groupe afin de les amener à jouer ensemble, ce qui va se traduire par une organisation des cours un peu différente. Le secteur des juniors a pu être développé ces 10 dernières années grâce à Romain Joray, qui a su trouver un très bon dynamisme entre les membres adultes et les juniors. S il a pu laisser une marque dans le club, en ce qui me concerne, c est celle-là et je tiens à le féliciter pour cela. 5. Rapport du responsable financier Les travaux effectués ont été passés en entretien et donc le fond de rénovation n a pas été touché directement. Cependant et exceptionnellement, cette année il n y aura pas d attribution à ce fond ni d amortissement. Les comptes présentent des recettes pour un montant de CHF 397' et des charges pour un montant de CHF 396'511.03, ce qui donne un bénéfice de CHF Rapport des vérificateurs de comptes Joëlle Guyaz et Olivier Csefalvay ont vérifié les comptes 2017, le 8 mars 2018 en présence du. Joëlle Guyaz donne lecture du rapport de vérification des comptes en confirmant l exactitude des comptes et en demandant l acceptation des comptes à l assemblée. 6.1 Acceptation des comptes 2017 Les comptes sont acceptés à l unanimité par l assemblée. 7. Nomination des vérificateurs de comptes Sont nommés vérificateurs des comptes pour l exercice 2018 : Olivier Geng et Joëlle Guyaz. Christine Scherrer est nommée suppléante. Nous remercions Olivier Csefalvay qui a accompli ses 2 années de vérification des comptes, comme le veut le tournus. 8. Démissions et nominations du Olivier Girard a donné sa démission en début d année pour le poste de Responsable Technique et comme annoncé l année passée, Romain Joray a fait part de sa démission à la présidence du club pour fin de l année Nicolas Virtic s est proposé au poste de Responsable Technique et Romain Feuz au poste de Président du club.

5 La nouvelle structure du directeur se présentera comme suit : Président Romain Feuz Vice-Président Thierry Vauthier Secrétaire et comptabilité adultes Diana Gambarini Secrétaire et comptabilité juniors Ginette Pierrehumbert Responsable Technique Nicolas Virtic Responsable Sponsoring Poste à pourvoir Pour compléter ce directeur, le club aurait besoin d une 6 ème personne pour s occuper de toute la partie Sponsoring. Pas de reprise du poste annoncée lors de l assemblée générale. L assemblée accepte à l unanimité la nouvelle structure du. 9. Budget 2018 Le budget 2018 est présenté par Romain Joray. Le budget est approuvé à l unanimité. 10. Activités 2018 La liste des manifestations 2018 sera envoyée avec les cotisations et sera également affichée au club. 11. Prochaine assemblée et divers L ouverture du club se fera le samedi 7 avril Les équipes Interclub 2 ème ligue jeunes et actifs ainsi que l équipe GTL seront conviées pour l ouverture. Divers Frédéric Kohli prend la parole et relate différents faits quant à l équipe 3 ème ligue des Jeunes- Seniors. L équipe sera en pause cette année car le capitaine a démissionné et n a pas trouvé de remplaçant. De ce fait, il y aura beaucoup de joueurs en standby qui seront disponibles pour donner un coup de main dans les autres équipes. L année prochaine, nous essaierons de reformer une équipe avec un noyau plus solide et des entraînements plus réguliers. Myriam Joray relate le fait qu il faudrait trouver un système - soit par le biais du site internet ou un forum - pour que les membres qui recherchent des partenaires de jeu puissent mettre une annonce visible à tous. La problématique de ne pas pouvoir accéder au site de réservation avec le smartphone a également été soulevée et Xavier Zen-Ruffinen et Stéphane Peter proposent de s associer afin de faire une étude plus poussée et trouver une solution alternative au site de réservation en ligne qui permettrait également de poster des messages pour les membres qui recherchent des partenaires de jeu. La problématique des parents à ne pas pouvoir réserver un court le soir (à partir de 18h00) avec leurs enfants, surtout pendant les périodes de vacances, avait été soulevée l année passée. Le club n est pas favorable à ouvrir les plages non autorisées pour les juniors. Le système ne permet en effet pas de réserver à ces heures cependant ça n interdit pas de venir jouer, sans réservation. Jean-François Jendly prend la parole quant à l entretien des installations. Les murs nord ont été réparés et le dallage devant l avant-toit a été fait. Le système d arrosage a été révisé, les scorer ont été changés et un travail de désherbage a également été entamé sur les courts. Dans un avenir proche, il serait nécessaire de retendre certains treillis notamment sur les courts du bas. Un devis devra être fait avec Ludi Clôtures.

6 L année passée avait été évoqué l aménagement des gradins entre les courts du hauts et du bas. Un devis a été fait mais la grue pour amener les gradins en béton coûterait beaucoup plus chère que les gradins eux-mêmes. Les courts du haut deviennent passablement fatigués et il faudrait peut-être voir pour faire les courts du haut avec la même surface que les courts du bas qui demandent moins d entretien et qui sont plus fiables. Romain Joray mentionne qu une surface comme les courts du bas est d environ CHF 40'000 pour un court pour une durée de 10 ans. Cela reviendrait à plus ou moins CHF 4'000 par année, ce qui équivaut à la réfection d un court en terre-battu. Cependant, ce qui coûterait cher pour changer les courts du haut serait surtout le terrassement. Le projet de changer la surface sur les deux courts du haut serait d environ CHF A l heure actuelle, le club ne peut pas se permettre ce genre de projet. Thierry Vauthier prend la parole et fait part des commentaires quant à la foire de Dombresson et la ligne d habits. Pour la foire de Dombresson, Ginette a créé un formulaire en ligne qui facilitera les inscriptions pour tout un chacun. Il suffira simplement d inscrire vos disponibilités pour les différentes tâches et le tout sera gérer plus simplement. La nouvelle ligne d habits est également prête et le dossier peut être consulté en tout temps. Il y a eu quelques problèmes dans les commandes au départ mais Stéphane Peter s est beaucoup investit pour la ligne d habits et le club est très content de ça. Dernier divers et néanmoins le plus important! Le poste de président implique beaucoup de temps et même si au départ le tennis est une passion pour Romain, cela ne l implique pas seulement lui mais également Myriam ainsi que toute la famille. Ce n est pas toujours évident pour les familles car elles y passent aussi beaucoup de temps. Aujourd hui, il est temps de penser à vous et c est pourquoi, pour marquer le coup, le souhaiterait vous offrir un cadeau pour que vous puissiez en profiter les deux. Le tient à remercier Romain pour tout ce qu il a fait pour le club durant son poste à la présidence et vous souhaite un moment très agréable. L assemblée générale ordinaire se termine à 19:38 et est suivie par un apéritif et un souper fort sympathique. La prochaine assemblée générale ordinaire aura lieu le jeudi 21 mars Cernier, le