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1 pour réussir vos projets de de dématérialisation de documents et processus Conseils Démarrez

2 10 conseils pour réussir son projet 2 1. Faire une étude d opportunité 2. Définir le cadre de son projet 3. Voir grand mais commencer petit 4. S organiser en mode projet 5. Impliquer les utilisateurs 6. Ne pas sous-estimer l intégration à son SI 7. Opter pour la LAD si volumétrie importante 8. Externaliser si possible 9. Faire le choix d une solution transversale 10. Activer les autres leviers Richard Garcia Directeur Projets Avanteam

3 Les enjeux 3

4 La demat des documents et processus tout le monde en parle 4

5 Mais qu est ce que cela signifie pour moi? 5 Une révolution technologique et économique qui va redistribuer les cartes Pour les décideurs une formidable opportunité d optimiser les processus tout en améliorant le confort des salariés

6 6 Comment réussir mon projet de dématérialisation? Comment procéder? par quoi commencer? Quelles sont les bonnes pratiques? Quels pièges éviter? Vous trouverez ci-joint 10 conseils pratiques, issus de notre expérience de plus de 15 ans dans la mise en œuvre des solutions de dématérialisation de documents et processus auprès d une centaine de clients issus de tous secteurs.

7 7 Conseil n 1 Faire une étude d opportunité

8 Conseil n 1 : Faire une étude d opportunité 8 Lorsque qu on se lance dans une démarche de dématérialisation ou d automatisation de processus il vaut mieux commencer par une étude d opportunité pour : Identifier les processus qui méritent d être automatisés. En général ce sont ceux qui sont stratégiques pour l entreprise ou leur dématérialisation représente un très bon ROI: réduction des coûts et délais de traitement, suppression des erreurs de saisie, contrôle interne renforcé et réponse aux exigences réglementaires amélioration de la relation clients-fournisseurs, Anticiper les gains et les freins potentiels Vérifier que les responsables opérationnels concernés sont bien prêts à s impliquer dans leur projet.

9 Etude d opportunité : les points à prendre en compte 9 Informations Flux de documents et d informations Modalités de capture et d acquisition des données Intégration avec votre informatique : Comptabilité, ERP ou logiciels achats. Processus Gestion des circuits de traitements Intégration des règles de gestion et de routage Revue des étapes critiques, délais d intervention et modalités de relance. Organisation Revue de l organigramme et circuits de décision au sein de l entreprise Modes de communication : local, à distance, sur plusieurs sites ou pays Personnes et groupes de travail avec leurs prérogatives et droits d accès.

10 10 Conseil n 2 Définir le cadre de son projet

11 Conseil n 2 : Définir le cadre de son projet 11 Comment se décompose votre processus? quelles en sont les grandes étapes? qu est ce qui peut être automatisé? Quelles sont les sources de données? quelles méthodes pour les capturer? Quel workflow pour les traiter? comment les intégrer avec votre système d information? Capture Indexation Traitement Intégration Saisie et si besoin numérisation et capture des données et documents: demandes, courriers, factures,... Classement des données et documents selon vos schémas de classement Traitement du processus selon vos règles métiers Intégration avec votre système d information : ERP, CRM, comptabilité, etc.

12 12 Conseil n 3 Voir grand, mais commencer petit

13 Conseil n 3 : Voir grand mais commencer petit 13 Même s il est légitime dans votre démarche d envisager un nombre important de processus potentiels à automatiser, il est préférable de commencer par un processus simple ou un 1 er lot d un projet complexe où les résultats seront visibles rapidement (éviter l effet tunnel) Faites le choix d une solution rapidement opérationnelle et facilement accessible aux responsables métiers. Ils seront ainsi autonomes dans la gestion quotidienne de leur application et pourront ainsi la garder constamment en ligne avec la stratégie de l entreprise. Ceci sans coûts de développements supplémentaires et sans sollicitation des équipes informatiques internes.

14 14 Conseil n 4 S organiser en mode projet

15 Conseil n 4 : S organiser en mode projet 15 Fixer les objectifs en amont du projet. Impliquer la Direction Générale. Repenser son organisation et ne pas vouloir à tout prix coller l outil de dématérialisation sur les flux et processus existants. Intégrer tous les composants potentiels d un projet de dématérialisation : fonctionnel, technologique, juridique. Mobiliser les équipes et faire travailler le métier et l informatique. Obtenir l adhésion des fournisseurs. Accompagner le changement au sein de l entreprise.

16 Conseil n 4 : S organiser en mode projet 16 Etude d opportunité Construction du Business Case Choix de la solution Mise en oeuvre Analyser les flux d informations Analyser le processus et ses règles de gestion Préciser les modalités d intégration avec le système d information Evaluer le ROI du projet Modéliser le processus cible et si possible faire réaliser une maquette Opter pour une solution capable d automatiser plusieurs processus Privilégier un outil facilement accessible aux responsables métiers Conception et déploiement de la solution Conduite du changement Optimisation et mise en place de nouveaux processus Gestion du projet

17 17 Conseil n 5 Impliquer les utilisateurs

18 Conseil n 5 : Impliquer les utilisateurs 18 L'implication des utilisateurs est primordiale pour assurer le succès du projet. Pour obtenir leur implication, il faut généralement leur offrir une nouvelle perspective sur leur façon de travailler avec une vue du processus cible qui soit facile à comprendre. Ils sauront ainsi se l approprier facilement. Faire travailler ensemble les équipes métiers et l informatique

19 19 Conseil n 6 Ne pas sous-estimer l intégration à son système d information

20 Conseil n 6 : Ne pas sous estimer l intégration SI 20 Tout projet de dématérialisation et d automatisation de processus (BPM) nécessite potentiellement des interactions avec le SI de l entreprise. Ainsi dans le cas du traitement automatisé des factures fournisseurs, l application BPM va récupérer le fichier des tiers et le plan comptable pour pouvoir imputer les factures aux bons fournisseurs et procéder à leur ventilation comptable, voir analytique. L application BPM aura également à échanger avec l application comptable et/ou l ERP pour faire le rapprochement entre les factures, les commandes et les bons de réception, procéder au bon à payer des factures, générer l écriture comptable, etc. Il est essentiel de bien définir les protocoles d échanges entre l application BPM et votre système d information dès le départ.

21 21 Conseil n 7 Opter pour la LAD si volumétrie

22 Conseil n 7 : Opter pour la LAD si volumétrie 22 La technologie LAD (Lecture Automatique de Documents) répond à des exigences fortes en termes de performance et de productivité. Néanmoins son utilisation ne se justifie souvent qu à partir de documents / an compte-tenu de l investissement initial. Des gros volumes de documents peuvent être numérisés et triés automatiquement avec des taux de reconnaissance assez bons. A titre d'exemple, un grand groupe de média constate 80% de réussite à la 1ère lecture des nouvelles factures et 100% de réussite après.

23 23 Conseil n 8 Externaliser si possible

24 Conseil n 8 : Externaliser si possible 24 Ne pas hésiter lors de l étude d opportunité d envisager l externalisation de certains traitements comme par exemple la numérisation et le vidéocodage des documents qui ne sont pas des tâches à forte valeur ajoutée pour les collaborateurs Il existe aujourd hui tout un écosystème avec des professionnels reconnus pour prendre en charge ce genre de traitements avec des niveaux de coût et de qualité intéressants. Une autre alternative entre «tout faire en interne» ou «tout externaliser» est d opter pour une solution hybride qui consiste par exemple à faire la LAD ou l archivage à valeur probante en mode SaaS (pas d investissement ou d installation technique), et disposer de la la solution workflow en interne pour le traitement et le suivi de vos processus : factures, achats, courriers, absences, congés,

25 25 Conseil n 9 Choisir une solution transversale

26 Conseil n 9 : Choisir une solution transversale 26 Optez pour une solution transversale capable de supporter une grande variété de processus et de règles métier. Privilégiez un logiciel accessible aux opérationnels, permettant aux acteurs métiers de reconfigurer facilement leurs processus sans passer par des développements lourds et onéreux. N oubliez pas l interface utilisateur et l ergonomie de l application. Il faut que vos utilisateurs puissent s en servir après une formation d une heure, voir une simple formation en ligne.

27 27 Conseil n 10 Activer les autres leviers

28 Conseil n 10 : Activer les autres leviers 28 Rentabiliser votre plateforme de dématérialisation : En mettant en place un «portail fournisseurs» pour mettre à leur disposition les informations liées au traitement de leurs factures afin de minimiser le temps passé par vos équipes à répondre à leurs requêtes. En repensant votre processus achats afin d optimiser le rapprochement facture / réception / commande et permettre une automatisation complète du cycle. En encourageant vos fournisseurs à utiliser la facturation électronique afin de minimiser les coûts liés à l acquisition des factures papiers ou courriers papiers : numérisation, vidéocodage En dématérialisant d autres processus critiques (achats, courrier, qualité, entrée/sortie du personnel, suivi des projets, absences, congés, service-client avec l outil BPM qui aura été choisi (d où l importance d en tenir compte lors du choix de la solution).

29 29 MERCI Pour en savoir plus contactez-nous au

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