Guide de l exposant ECP

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1 Guide de l exposant ECP Lieu de l exposition ECP Votre contact qui saura exposer vos idées Université de Lausanne M. Gregory Zecca Bâtiment Internef Hall niveau 2 Membre du comité d organisation ECP CH Lausanne Tél. : 0041 (0) Fax : 0041 (0) Courriel : L emplacement de l exposition a été défini dans le hall situé au niveau 2 du bâtiment Internef qui accueillera également les symposia, les pauses café et les présentations affichées agrémentées par des apéritifs dînatoires (voir plan annexé). Les espaces d exposition seront attribués selon l ordre de réception des demandes de location. Le comité d organisation ECP se réserve le droit d une relocalisation ou d un changement de programme, si ceux-ci s avèrent nécessaires dans le meilleur intérêt des exposants et des congressistes. Parking Aire de stationnement à disposition à l arrière du bâtiment Internef. Sur demande, place de parc gratuite toute la durée de la manifestation. Horaires exposants (fuseau horaire suisse) Mardi 15 juillet 2014 Montage de 09h00 à 12h00 ou à convenir Mardi 15 juillet 2014 Exposition 13h15 à 17h45 Mercredi 16 juillet 2014 Exposition 10h00 à 12h30 14h00 à 19h00 Jeudi 17 juillet 2014 Exposition 10h00 à 12h30 14h00 à 18h30 Vendredi 18 juillet 2014 Exposition 10h00 à 12h30 14h00 à 18h30 Samedi 19 juillet 2014 Exposition 10h00 à 12h15 Samedi 19 juillet 2014 Démontage dès 12h15 ou à convenir Il est recommandé d assurer une présence sur le stand durant les présentations affichées, de 17h00 à 18h30. Le programme détaillé de la manifestation est disponible en ligne Conditions de réservation valables jusqu au 30 avril 2014 (majoration dès le 1 er mai 2014) Options Surface Prix au m2 Sous-total Frais d enregistrement Grand total d exposition en CHF en CHF par pers. à l ECP en CHF A 2m X 3m CHF CHF CHF CHF B 4m X 3m CHF CHF CHF CHF Le tarif de location (TVA non incluse) comprend la mise à disposition de l espace d exposition fourni avec une rallonge électrique, un adaptateur pour prise universel, une table et deux chaises. La demande de location de votre espace d exposition est à soumettre à M. Gregory Zecca, au moyen du formulaire ci-joint, d ici le 30 avril La réservation sera définitivement enregistrée, après acquittement du prix de la location et des frais d enregistrement à la conférence ECP Caractéristiques techniques Espace d exposition nu, sans structure particulière Surface minimale du stand : 2m X 3m Surface maximale du stand : 4m X 3m Prises électriques suisses : 230 volts / 10A Puissance maximale admise : 2'000 watts - 1 -

2 Matériel exposé L exposant s engage à n exposer que le matériel explicitement décrit dans le formulaire de demande de location d espace. L exposant doit limiter l objet exposé et ses activités à l espace loué. L utilisation de l espace loué est strictement réservée à l exposant qui ne peut permettre la participation d un tiers. Affichage Un panneau d affichage peut être obtenu auprès du comité d organisation ECP L affichage publicitaire en dehors du stand n est pas autorisé. La publicité pour le compte d un tiers n est pas admise. Restauration L exposant a le droit d offrir, à ses frais, des snacks et boissons au stand. Ils sont à commander auprès du restaurateur officiel de l ECP : Restaurant de Dorigny Tél. : 0041 (0) UNIL Centre Fax : 0041 (0) Unithèque Courriel : CH Lausanne Internet : Nettoyage Les locaux, les espaces d exposition et les installations seront rendus en bon état de fonctionnement et de propreté. Le nettoyage général est assumé par l UNIL. Les frais occasionnés par un nettoyage exceptionnel ainsi que le remplacement du matériel détérioré seront facturés à l exposant. Responsabilité Tous les biens utilisés ou exposés sont aux risques et périls de l exposant qui s engage à conclure les assurances nécessaires à sa charge. Aucun service de surveillance permanent n est prévu. Pendant les périodes d absence du personnel du stand, il est recommandé de mettre les objets de valeur en sûreté. L organisateur de la conférence ECP et l UNIL déclinent toute responsabilité en cas de vol, d effraction, d incendie, de dégât d eau, d accident, de blessures corporelles ou de dommages à des biens ou à des personnes causés par les activités de l exposant. En cas de litige, le droit suisse est applicable. Le for juridique est à Lausanne, Suisse. Enregistrement à la conférence ECP , hébergement et modalités de paiement Enregistrement obligatoire à la conférence ECP et réservation d une chambre d hôtel à prix préférentiel à effectuer en ligne ( Les frais d enregistrement donnent l accès gratuit à la conférence, à la cérémonie d ouverture et à la restauration sur le lieu de la conférence. Payement à effectuer par carte bancaire via notre système de paiement en ligne sécurisé ou par chèque : Coordonnées bancaires de la conférence ECP En faveur de : ECP Lausanne Tourisme, avenue de Rhodanie 2, 1006 Lausanne, Suisse Banque : UBS à Lausanne, Suisse IBAN : CH R. BIC : UBSWCHZH80A Référence : ECP Exposant (SVP, à mentionner sur le virement bancaire) Annulation Après l acquittement du prix de la location, 20% de frais administratifs seront retenus en cas d annulation écrite jusqu au 15 juin Aucun remboursement ne sera possible, en cas d annulation écrite après le 15 juin

3 Demande d espace d exposition Formulaire à retourner dûment complété et signé à M. Gregory Zecca, Membre du comité d organisation ECP , par fax au 0041 (0) ou par courriel à Raison sociale de l entreprise : Secteur d activité : Nom, prénom et fonction du responsable signataire : Nom, prénom et fonction de l exposant : Adresse : Code postal : Ville : Pays : Téléphone : Fax : Courriel : Site Internet : No de TVA : Prix de location d un espace d exposition et frais d enregistrement à la conférence (hors TVA) Options Surface Prix Sous-total Frais d enregistrement Grand total d exposition au m2 en CHF par pers. à l ECP en CHF Validité A1 2m X 3m CHF CHF CHF CHF A2 2m X 3m CHF CHF CHF CHF dès B1 4m X 3m CHF CHF CHF CHF B2 4m X 3m CHF CHF CHF CHF dès Option choisie :! A1! A2! B1! B2 Description des articles et/ou produits exposés : Demande particulière : Lieu et date : Timbre / raison sociale et signature autorisée : Par sa signature, le représentant légal de la société, reconnaît avoir pris connaissance et accepté les conditions générales décrites dans le Guide de l exposant

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