EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL SEANCE DU 31 MAI Au 5 Cité de la Traverse - la salle de la Traverse - Poitiers

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1 En vertu des articles L , L et L du CGCT, le Président de la Communauté d Agglomération Grand Poitiers atteste que le présent acte a été affiché, transmis en Préfecture le. et/ou notifié le..... et qu il est donc exécutoire. Pour le Président, par délégation, EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL SEANCE DU 31 MAI 2013 Au 5 Cité de la Traverse - la salle de la Traverse - Poitiers Secrétaires de séance : MM. DEVERGNE & TRICOT Nbr de membres en exercice : 84 Quorum : 43 Date de la convocation : 18/03/2013 Affichée le : 03/06/2013 Président de séance : Alain CLAEYS, Président Présents : MM. BELGSIR, BLUSSEAU, BOULANGER, BROTTIER, CHALARD, CHARDONNEAU, CLEMENT, CORNU, EIDELSTEIN, Mmes FRAYSSE, JARDIN, MM. MACAIRE, MARTINEAU, MONANGE, QUINTARD, ROCHAUD, SOL, TANGUY, TRICOT, Vice-Présidents Mmes ALBERIC, ASSERIN, BARC, M. BASTIERE, Mme BEAUDOUX, MM. BERTHIER, BONNEFON, BOUCHAUD, BRACONNIER, BRION, Mme CAILLAUD, MM. CAPELLE, CHAIGNEAU, CHAMPEAU, CHAUVIN, Mme COINEAU, MM. COMPTE, CORONAS, Mme DEBENEST, MM. DEVERGNE, DIVERSAY, DUPERRON, DUPRAZ, ELIE, Mme GABOREAU, MM. GIRAUD, GRAND-CLEMENT, Mmes HIPAULT, ISSINDOU, MM. JEAN, JOYEUX, JUIN, Mmes MARMIN, NOCQUET, PELLETIER, PELTIER, ROUSSEAU, M. RUAUD, Mme SARRAZIN-BAUDOUX, MM. SAUX, STUPAR, Mme THIBAULT, M. THOMAS, Mme VALLOIS-ROUET, Délégués Titulaires Absents excusés : MM. GUERIN, MAUZE, SIRAUT A., Vice-Présidents MM. AIME, AMIR, Mmes BORD, CHEDANEAU, M. DAVID, Mmes FAGET-LAPRIE, GERARD, JAMMET, MM. LOIRET, MARTEAU, MAUGER, PETERLONGO, Mme RIMBAULT-RAITIERE, MM. RIVIERE, ROUQUETTE, SIRAUT D., VERGNAUD, Délégués Titulaires Conformément à l article 4 des statuts de la Communauté d Agglomération Grand Poitiers, les titulaires absents sont remplacés pour voter en leurs lieux et place par les suppléants suivants : Titulaires Suppléants remplaçants M. SIRAUT D. M. DAGUISE, Délégué Suppléant M. RIVIERE M. ROUSSEAU, Délégué Suppléant M. MAUZE M. COUSIN, Délégué Suppléant M. AIME Mme DESBOURDES, Déléguée Suppléante M. LOIRET Mme MISSEREY, Déléguée Suppléante Observations : Le Procès Verbal du 14 décembre 2012 est approuvé. Le Rendu compte des délégations au Président et au Bureau n'a donné lieu à aucune observation : Liste des Arrêtés de Délégation de Pouvoir au Président - Liste des Marchés A Procédure Adaptée (MAPA) - Liste des Délibérations prises par le Bureau Délibérant du 16 mai 2013.

2 N : 61 Conseil du 31/05/2013 Identifiant : Date réception Préfecture 05/06/2013 Date de publication au Recueil des Actes Administratifs : Titre : 75 - Autres produits de gestion courante - Tarifs de location des espaces et du matériel du Parc des Expositions de Poitiers - P.J. : Contrat de location du Parc des expositions POLE PILOTAGE SERVICE CABINET DU PRESIDENT Etudiée par : Le bureau du 16/05/2013 La commission Générale et des Finances du 24/05/2013 Nomenclature Préfecture N 1 : 7. Finances locales Nomenclature Préfecture N 2 : 2. Fiscalité Rapportée par : PHILIPPE BROTTIER LOCATION DU PARC DES EXPOSITIONS DE GRAND POITIERS (ANNEE 2014) Début 2014, la gestion du Parc des Expositions sera confiée à un délégataire qui ne sera connu que fin Grand Poitiers doit assurer la pré-commercialisation du Parc des expositions pour l année 2014 et signer les contrats de location. Dans le cadre de la Délégation de Service Public, tous les contrats seront repris par le délégataire qui se substituera de fait à Grand Poitiers. Ainsi, est-il nécessaire de définir les tarifs de location des salles et du matériel applicables au 1 er janvier 2014, pour les Arènes et les nouveaux halls construits. Il est noté que la priorité est donc donnée aux locations à vocation économique, tout en conservant la possibilité de louer le parc à un tarif préférentiel pour des manifestations organisées par des associations sans but lucratif. Il sera également tenu compte des matchs sportifs qui entrent dans la compétence de Grand Poitiers concernant le sport de haut niveau reconnu d intérêt communautaire. Conformément à l article L du Code de la Propriété des Personnes publiques, un tarif préférentiel selon le cas de figure pourra être accordé à toute manifestation organisée par une association dont l occupation concourt à la satisfaction d un intérêt public communautaire. En toute hypothèse, la location de ces espaces devra faire l objet de la signature d un contrat de location préalablement à toute occupation et dont un modèle est annexé à la présente délibération. Cette délibération est applicable jusqu à ce que la gestion du site soit confiée au délégataire. La TVA en sus en vigueur s'ajoutera à ces tarifs. Par conséquent, il vous est proposé : - d accepter les tarifs de location ci-dessous indiqués ; - d autoriser Monsieur le Président ou, en cas d empêchement, son représentant, à signer tous documents à intervenir à ce sujet.

3 TYPE D ORGANISATEURS ET DE MANIFESTATIONS Local Exploitation public TARIF HT PAR JOUR Chauffage Local Montage / démontage Sonorisation GRAND HALL (7200 m²) (loges, blocs sanitaires, vestiaires) - Tarif 1 : toute manifestation à but lucratif : manifestations privées, industrielles, commerciales hors spectacles payants et manifestations sportives , Tarif 2 : toute manifestation sans but lucratif : expositions, conférences, arbres de noël, repas , AMPHITHEATRE : 380 places Tarif 1 : toute manifestation à but lucratif : manifestations privées, industrielles, commerciales hors spectacles payants et manifestations sportives - Journée - Demi-journée ,5 145, Tarif 2 : toute manifestation sans but lucratif : expositions, conférences, arbres de noël, repas - Journée - Demi-journée , HALL D ENTREE 400m² Tarif 1 : toute manifestation à but lucratif : manifestations privées, industrielles, commerciales hors spectacles payants et manifestations sportives - Journée - Demi-journée - Journée et soirée ,5 297,5 Sans objet Sans objet Sans objet

4 Tarif 2 : toute manifestation sans but lucratif : expositions, conférences, arbres de noël, repas - Journée - Demi-journée - Journée et soirée , Sans objet Sans objet Sans objet BAR 45 Organisation de spectacles ou de concerts, avec entrées payantes organisées par des tourneurs ou maisons de productions La location comprend le grand hall, le hall d entrée, le bar, les loges, les sanitaires et les vestiaires 8 % sur la recette brute HT tarif comprenant : scène (dont montage et démontage), chaises et chauffage (jusqu à 19 ) Scène de spectacle Spectacles sans entrées payantes Manifestation sportive (événement sportif et/ou match) 1. perception de 10% des recettes de billetterie comprenant chauffage classique avec un minimum forfaitaire de par match ou manifestation 2. 4 coûts forfaitaires moyens par match ou manifestation coût en configuration sportive de coût en configuration réception de coût du chauffage additionnel et son gardiennage de coût des tribunes de par match TYPE D ORGANISATEURS ET DE MANIFESTATIONS Local Exploitation public TARIF HT PAR JOUR DE LOCATION Local Montage / démontage Chauffage Sonorisation HALL A (3300 m² neuf) - Tarif 1 : toute manifestation à but lucratif : manifestations privées, industrielles, commerciales hors spectacles payants et manifestations sportives Selon relevés des indices compteurs Sur devis

5 - Tarif 2 : toute manifestation sans but lucratif : expositions, conférences, arbres de noël, repas Selon relevés des indices compteurs Sur devis HALL B (4350 m² neuf) - Tarif 1 : toute manifestation à but lucratif : manifestations privées, industrielles, commerciales hors spectacles payants et manifestations sportives Selon relevés des indices compteurs Sur devis - Tarif 2 : toute manifestation sans but lucratif : expositions, conférences, arbres de noël, repas Selon relevés des indices compteurs Sur devis LOCATION DU MATERIEL : TARIFS Lors des manifestations qui se déroulent au Parc des Expositions, Grand Poitiers louait du matériel aux organisateurs. Il vous est proposé de continuer à louer le matériel du Parc des Expositions aux organisateurs jusqu à ce que la gestion du site soit confiée au délégataire. A compter du 1 er janvier 2014, il vous est proposé d appliquer le tarif suivant en : Type de matériels Coût HT à l'unité tarif 1 manifestations à but lucratif Coût HT à l'unité tarif 2 manifestations sans but lucratif Année d acquisition Armoire électrique 300,00 210, Autolaveuse 60,00 42, Balayeuse 60,00 42,00 Benne à déchets 12,00 8,40 Boitier électrique 30,00 21, Chaise 0,62 0, Cloison mobile 0,60 0, Elévateur 50,00 35, Enceinte 50,00 35, Jupe de scène 20,00 14, Micro cravate 30,00 21, Micro fil 20,00 14,00 Micro HF main 40,00 28,00 Panneau pour exposition 0,60 0, Pied d'enceinte 30,00 21,00 Projecteur 50,00 35,

6 Pupitre de conférence 30,00 21, Scène (au m²) maxi 360 m² 6,55 4, Sonorisation 354,00 247, Table 0,8 x 0,80 0,95 0,67 Table 1,2 x 0,80 0,95 0,67 Table de mixage 50,00 35,00 Table pliante 1,80 m 1,25 0, Vidéo projecteur 40,00 28, LOCATION DE PRESTATIONS POUR LE NETTOYAGE OU LES DECHETS : TARIFS Lors des manifestations qui se déroulent au Parc des Expositions, Grand Poitiers offre certaines prestations aux organisateurs. Il vous est proposé de continuer à offrir ces prestations aux organisateurs jusqu à ce que la gestion du site soit confiée au délégataire. A compter du 1 er janvier 2014, il vous est proposé d appliquer le tarif suivant en : PRESTATIONS Coût HT à l'unité en Nettoyage général / heure + tri sélectif 29,00 Nettoyage de stand (prix au m²) 0,28 Nettoyage spécial sur devis Enlèvement polyane / m² 0,24 Location d'une benne 150,00 Pose d'une moquette / m² 4,50 Dépose de moquette / m² 0,22 Traitement des ordures 102,00 Installation générale des stands /m² 20,00 MISE A DISPOSITION DE PERSONNEL Lors des manifestations qui se déroulent au Parc des Expositions, Grand Poitiers met à disposition du personnel aux organisateurs. Il vous est proposé de continuer à offrir ces services aux organisateurs jusqu à ce que la gestion du site soit confiée au délégataire.

7 A compter du 1 er janvier 2014, il vous est proposé d appliquer le tarif suivant : PERSONNEL Coût HT en Agent de sécurité incendie de jour (SSIAP2) / heure 28,80 Agent de sécurité incendie de jour (SSIAP1) / heure 24,80 Agent de sécurité incendie de nuit (SSIAP2) / heure 31,50 Agent de sécurité incendie de nuit (SSIAP1) / heure 26,15 Hôtesse d'accueil / heure 24,00 Technicien / heure 40,00 Agent d'entretien 24,00 Manutentionnaire 24,00 AFFICHEE LE : 03/06/2013 Adoptée Vote pour : Nombre : Vote contre : Nombre : Pour extrait conforme, Pour le Président, le Vice Président : Abstention : Mme DESBOURDES Nombre : 1 Ne prend pas part au vote : Nombre : Mouvement des Elus : Autres mentions de vote :

8 CONTRAT DE LOCATION ENTRE LES SOUSSIGNES GRAND POITIERS Etablissement Public de Coopération Intercommunale, ayant son siège social à POITIERS (86000), en l Hôtel-de-Ville, 15 place du maréchal Leclerc. Représenté par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, demeurant à POITIERS (86000), en l Hôtel-de-Ville, 15 place du maréchal Leclerc, agissant en sa qualité de xxxxxxxxxxx de GRAND POITIERS, élu aux termes d une délibération des membres du conseil Communautaire de GRAND POITIERS en date du 4 avril Et agissant plus spécialement en vertu d une délibération du Conseil Communautaire de GRAND POITIERS en date du 30 mai D UNE PART Dénommée dans le corps de l acte «GRAND POITIERS» ET [Si association] L association dénommée (dénomination), dont le siège social est à (commune + code postal), (adresse), régulièrement déclarée auprès de la Préfecture de (département) sous le numéro (XXXXX). [Ajouter le cas échéant] et identifiée sous le numéro SIREN (XXX.XXX.XXX). Suite alternative Représentée par (prénom + nom), en sa qualité de (fonction), en vertu des pouvoirs qui lui ont été conférés par une délibération du Conseil d Administration de ladite association en date du (date) et dont une copie est demeurée annexée aux présentes. Ou Représentée par (prénom + nom), en sa qualité de (fonction), en vertu des pouvoirs qui lui ont été conférés par l article (numéro) des statuts de ladite association. [Si société] La société dénommée (dénomination), (forme sociale), au capital de (montant) Euros, dont le siège social est à (commune + code postal), (adresse), immatriculée au Registre du Commerce et des Société du greffe du Tribunal de Commerce de (commune + code postal), et identifiée sous le numéro SIREN (XXX.XXX.XXX). Suite alternative Représentée par (prénom + nom), en sa qualité de (fonction), en vertu des pouvoirs qui lui ont été conférés par une procès verbal du Conseil d Administration de ladite société en date du (date) et dont une copie est demeurée annexée aux présentes ou par l article XX des statuts Ou Représentée par (prénom + nom), en sa qualité de (fonction), en vertu des pouvoirs qui lui ont été conférés par l article (numéro) des statuts de ladite société.

9 L association Ou la société dénommée (dénomination), dont le siège social est à (commune + code postal), (adresse). Représentée par (prénom + nom), en sa qualité de (fonction) D AUTRE PART Dénommé dans le corps de l acte «ORGANISATEUR» PREAMBULE : Grand Poitiers a décidé par délibération en date du 15 février 2013 de notamment confier les Arènes le Hall A ET le Hall B du Parc des Expositions à un délégataire de service public. Ce délégataire prendra donc la gestion du Parc à compter de 2014 et sera chargé de la location des espaces et de l organisation des manifestations entrant dans le cadre de cette délégation. Afin d assurer la continuité de ce service public et dans l attente du choix du futur délégataire et de sa prise de fonctions, il est nécessaire que Grand Poitiers assure la précommercialisation du Parc des Expositions pour les demandes de manifestations reçues avant le 1 er janvier Pour ce faire, il y lieu de signer un contrat de location des Arènes OU du Hall A OU du Hall B entre Grand Poitiers et l organisateur de la manifestation concernée. ARTICLE 1 - OBJET : Le présent contrat a pour objet de définir les conditions dans lesquelles l organisateur est autorisé à organiser la manifestation définie à l article 3 des présentes dans les Arènes ET/OU le Hall A ET/OU le Hall B du Parc des Expositions. ARTICLE 2 : DATE ET DUREE DE LA MANIFESTATION : Le présent contrat est conclu pour la manifestation intitulée XXXXXXXXX, organisée le XXXXXXXX pour une durée de XXXXXXX. Le présent contrat inclut également les jours de montage et de démontage de la manifestation, soit les XXXX et XXXXX. Les horaires publics de la manifestation prévue sont les suivants : XXXXXX insérer les horaires d ouverture au public. ARTICLE 3 : OBJET DE LA MANIFESTATION : L organisateur bénéficie de la réservation conclue par les présentes pour l organisation de la manifestation ci-dessous détaillée (et pour laquelle une fiche technique est annexée aux présentes) mention à supprimer si absence de fiche technique (hors cas de concert donc): XXXXXX descriptif de la manifestation. ARTICLE 4 : DESIGNATION DES IMMEUBLES LOUES: La manifestation visée à l article précédent aura lieu dans les Arènes ET/OU le Hall A ET/OU le Hall B du Parc des Expositions, sis rue Salvador Allende à Poitiers.

10 La présente location ne vaut que pour l immeuble ci-dessus désigné à l exclusion des autres parties de l ensemble immobilier dénommé Parc des Expositions. ARTICLE 5 : DESIGNATION DES BIENS MEUBLES MIS A DISPOSITION DE L ORGANISATEUR : Les biens ci-dessous indiqués sont réservés pour l organisation de la manifestation par l organisateur : XXXXXXXXXXXXXXXXX Insérer à chaque réservation la liste des biens demandés par l organisateur. Si état des lieux préalable : L état de ces biens meubles sera constaté aux termes de l état des lieux établi préalablement à la signature des présentes, conformément à l article xxx. Si pas d état des lieux : Les biens meubles dont la liste est ci-dessus précisée sont réputés en bon état de fonctionnement. Dès lors, les biens mis à disposition doivent être restitués par l organisateur dans l état initial dans lequel il les a reçus. Dans le cas contraire toute détérioration devra être réglée par l organisateur dès réception de la facture adressée par Grand Poitiers. ARTICLE 6 ETAT DES LIEUX : (SI nécessaire). Préalablement à la signature du présent contrat, un état des lieux est réalisé de manière contradictoire avec l organisateur. Si l organisateur, à l occasion du montage de la manifestation constate une inadéquation entre l état des lieux préalablement établi et l état réel des biens meubles mis à sa disposition, il en informe sans délai Grand Poitiers qui devra alors, si nécessaire, établir un état des lieux modificatif. Un état des lieux sera réalisé à l issue du démontage de la manifestation. Toute détérioration constatée à cette occasion devra être réglée par l organisateur dès réception de la facture adressée par Grand Poitiers. ARTICLE 7 MESURES DE SECURITE : L occupation des espaces et l organisation de la manifestation implique pour l organisateur l acceptation des dispositions relatives à la sécurité contre les risques d incendie et de panique. Grand Poitiers informe ici expressément que les espaces objets des présentes sont classés Types T, X, L, N, M de 1 ème catégorie. (choisir le type approprié en fonction des lieux et de la manifestation) Selon l activité prévue Le bénéficiaire s oblige à se doter d'un SSIAP 1 minimum présent en permanence dans le local SSI selon le type d activité : - Type T (foires, expositions, salons) : un chargé de sécurité ; - Type L (réunions, spectacles ) : un service incendie et de représentation selon l article L 14 de l arrêté ministériel du 05 février 2007, sachant que le SSIAP 1 prévu de manière générale peut-être comptabilisé ;

11 - D un Dispositif prévisionnel de secours (D.P.S) d une association agréée de sécurité civile avec un nombre de secouristes adapté. Il faut préciser la capacité des lieux occupés à chaque contrat. Par ailleurs des prestations de gardiennage et de maintien de l ordre peuvent être prévues par les présentes. Les organisateurs sont personnellement responsables du bon déroulement des prestations de gardiennage et de maintien de l ordre pendant la durée d occupation des espaces objets des présentes. ARTICLE 8 : PRIX : Un devis est signé et annexé aux présentes entre Grand Poitiers et l organisateur. Ce devis est établi sur la base des tarifs votés par Grand Poitiers par délibération en date du 30 mai Ce devis est arrêté pour les seules prestations demandées par l organisateur au moment de son établissement. Toute demande complémentaire fera l objet de l établissement d un devis modificatif. La facture sera émise après la manifestation et correspondra au devis préétabli. ARTICLE 9 SOUS LOCATION : Toute sous-location des espaces et biens concernés par le présent contrat est strictement interdite. Les espaces et biens précités devront être utilisés pour l objet pour lequel ils ont été demandés, à l exclusion de tout autre. ARTICLE 10 AUTORISATIONS RELATIVES A LA MANIFESTATION : L organisateur est responsable de toutes les demandes d autorisations et/ou de déclarations administratives nécessaires au bon déroulement de la manifestation et du respect des dispositions adéquates en matière de sécurité. Il tiendra à disposition de Grand Poitiers copies desdites autorisations et/ou déclarations avant la manifestation. Grand Poitiers pourra refuser la mise à dispositions des espaces et des biens sans indemnité d aucune sorte si les autorisation et/déclarations nécessaires ne sont pas fournies par l organisateur. ARTICLE 11 RESPONSABILITES ET ASSURANCES : L organisateur est seul responsable des pertes ou dommages de toute nature survenant aux personnes assistant à la manifestation ainsi qu aux biens mis à dispositions. Grand Poitiers ne pourra être retenu responsable de tout vol ou tout autre acte délictueux entraînant un dommage direct ou indirect à l organisateur. En conséquence, l organisateur devra être titulaire des contrats d assurances provenant d une assurance notoirement solvable, appropriés à la couverture de l ensemble des risques liés à l occupation des espaces et aux mises à dispositions faisant l objet des prestations indiquées au devis lié à la manifestation. L organisateur doit fournir en vue de la signature des présentes les justificatifs de l existence de ces contrats d assurances et des principales couvertures qui y sont attachés. A défaut, la signature sera repoussée jusqu à satisfaction de cette exigence.

12 ARTICLE 12 CONDITIONS D ANNULATION: Toute annulation du fait de l organisateur faite moins de 3 semaines avant la date de début de montage de la manifestation et non justifiée par un cas de force majeure légalement défini entraînera le paiement au profit de Grand Poitiers retenu du prix fixé par le présent contrat. Les cas de force majeure recouvrent notamment les calamités publiques, guerre, révolution, deuil national, grève générale, émeute, épidémie, (et de maladie dûment constatée de l'artiste SI NECESSAIRE). Dans l hypothèse où le contrat serait rompu de ce fait, le présent contrat sera dénoncé sans indemnité. ARTICLE 13 - REPRISE DU CONTRAT PAR LE DELEGATAIRE : Le présent contrat est établi entre Grand Poitiers et l organisateur. Le délégataire retenu reprendra le présent contrat et fera son affaire des modifications qui seront nécessaires à l exécution de sa mission. ARTICLE 14 CLAUSE RESOLUTOIRE : En cas de manquements aux obligations définies par le présent contrat, les présentes sont résiliées de plein droit, sans indemnités pour l une ou l autre des parties. ARTICLE 15 - LITIGES : A défaut de règlement amiable de tout litige concernant l interprétation des présentes, les contestations seront portées devant le tribunal administratif de Poitiers. ANNEXES : - Devis estimatif du coût de la location - Fiche technique de la manifestation, si nécessaire - Autres si nécessaires Fait à Poitiers en cinq exemplaires originaux, Pour Grand Poitiers, Lu et approuvé Pour le Président, XXXXXXX XXXXXXXXXX, lu et approuvé XXXXXXXX XXXXXXXX

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