SUIVI EN TEMPS REEL DE LA GESTION AVEC DES TABLEAUX DE BORD MENSUELS DANS LES PME

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1 SUIVI EN TEMPS REEL DE LA GESTION AVEC DES TABLEAUX DE BORD MENSUELS DANS LES PME 1

2 SOMMAIRE INTERET DEFINITION REGLES DE BASE «PRINCIPES» CONTENU LISTE D INDICATEURS PLANNING D ETABLISSEMENT DES TABLEAUX DE BORD L INFORMATIQUE AU SERVICE DE L ETABLISSEMENT DE TABLEAUX DE BORD MODELES DE TABLEAU DE BORD 2

3 1- INTERET Pour les cabinets : 1) Contrôle des travaux comptables mensuels effectués par les collaborateurs sur les dossiers : puisque nécessité pour chacun d eux de mettre à jour la comptabilité (saisie du mois), avant d établir le tableau de bord. 2) Développement de la mission de conseil avec communication aux clients des commentaires adéquats nouvelles missions du cabinet à proposer Pour l entreprise : Toute entreprise ayant fixé ses objectifs : 1. doit apprécier les résultats à partir des moyens mis en place ; 2. doit réagir si les résultats ne sont pas conformes aux objectifs (prévisions) ; 3. doit communiquer avec ses salariés, actionnaires ; 4. accélérera ainsi la production de ses comptes annuels à travers cet outil de contrôle mensuel (car comptabilité à jour) ; 5. changera l'état d'esprit: outil de motivation (réunions périodiques) ; 6. améliorera de ce fait le niveau de performance de l'entreprise. 3

4 2- DEFINITION DES TABLEAUX DE BORD MENSUEL PAR RAPPORT AUX AUTRES OUTILS DEFINITION / ET LEUR PLACE PAR RAPPORT AUX AUTRES OUTILS 1- Définition : - outil d information performant, - outil de communication, - outil de pilotage. 2- Leur place par rapport aux autres outils : Prévisions Plan stratégique Long terme Plan opérationnel Plan Moyen terme Budgets Court terme Réalisations Outils de suivi mensuel Comptabilité générale et ou analytique Tableaux de bord 4

5 3- PRINCIPES DE BASE 1- Une information définie Glossaire avec définition. 2- Un organigramme connu connaître les fonctions et les centres de responsabilité. 3- Le plan stratégique, opérationnel et les prévisions transmises. 4- Choix des indicateurs : leurs priorités, leurs qualités et pas uniquement : - uniquement financiers (monétaires), - uniquement issus de l'entreprise. 5- Choix des références : - Données mensuelles, annuelles ; - Données budgétaires ; - Données de l'année précédente ; - Données sur les concurrents. 6- Options - Ecritures d'abonnement ; - Calcul théorique des stocks ; - etc Qualité de la présentation - Le plus détaillé, le plus synthétique ; - Graphismes ; - Commentaires. 8- Accord sur le délai d obtention de l information : «Fréquence» 5

6 9- Tests de fonctionnement Tour de table des utilisateurs - Est-il complet, simple? - Les indicateurs parlent-ils? - Est-on capable de l alimenter facilement? - Etc 10- Quels sont les destinataires : Ceux qui ont les moyens d engager des actions correctives par rapports aux points faibles relevés. 6

7 4- CONTENU DES TABLEAUX DE BORD 1- Trois types d'indicateurs - Economigue : En termes monétaires: pour traduire la performance de l'entreprise: Chiffre d'affaires, marge, résultat - Physique : Indicateur d'activité : - Quantité de produits - Nombre de clients - etc... Indicateur de Qualité : - Délai d'attente client - Respect des délais Indicateur de coût : - Heures de main-d'œuvre, machine, - Matériaux Indicateur «d'éclairage» : - pour comprendre les résultats passés ou et anticiper les résultats futurs. - carnets de commandes - taux d'activité du secteur. Humain : - Suivi des performances de l'entreprise. 2- L information doit être communiquée avec de bonnes «références». - Référence à des normes professionnelles : qui mesure dans un métier la «compétence opérationnelle» (normes de consommation, de productivité, niveau de stock). - Référence à un objectif qui peut être le ou les facteurs clefs de la compétitivité de l Entreprise. 7

8 - Référence à des projections pour apprécier les risques d évolution à terme. - Référence à des exercices antérieurs qui permet de mesurer les progrès effectués d une année sur l autre. 8

9 5- LISTE D INDICATEURS On peut dénombrer environ 8 fonctions : - Commercial - Production A trouver - Recherche et développement des indicateurs pertinents - Achats pour chaque fonction. - Logistiques et approvisionnements ex : ci-dessous - Service après-vente - Informatique - Ressources humaines - Direction générale. Les indicateurs sont tous comparés à des références : - objectifs 1 projections 1 budgets - à l'année précédente - à un pourcentage du chiffre d'affaires - etc 9

10 FONCTION : COMMERCIAL 1. Indicateurs économiques C.A. net (total, par famille de produits. par client, par secteur) Marge (totale, par famille de produits, par client, par secteur) Résultat (total, par famille de produits) Nouveaux produits: C.A. total, par client, par secteur Ecart tarif - prix moyen Taux de remise Délais de règlement consentis Rotation des stocks produits finis Stocks produits finis lents et obsolètes Part de marché (totale. par famille, par secteur), croissance du marché 2. Indicateurs physiques Activité Qualité Coût Eclairage Quantités vendues totales (tonnage ou unités), par secteur, par produit Nouveaux clients Commandes, carnet de commandes Clients n'ayant pas commandé depuis x temps Nombre de réclamations reçues et traitées Avoirs, dont responsabilité commerciale (total, par secteur) Dépassements d'échéance sur négocié (par client, par secteur) Délai d'attente, de livraison client Taux de rupture/livraisons Frais commerciaux (par nature, par secteur) Promotions Engagements publicitaires par famille de produits Frais de voyages et déplacements par secteur Coût des stocks obsolètes Environnement (indices d'évolution d'achat, de vente) Evolution du mix produit/client Suivi de la compétitivité 3. Indicateurs humains Effectifs Embauches, démissions Primes versées 4. Suivi des projets Suivi des études de nouveaux produits Projets de promotions (salons, campagnes...) et suivi des promotions 10

11 FONCTION: PRODUCTION ET RECHERCHE - DÉVELOPPEMENT 1. Indicateurs économiques Capacité de production, taux d'occupation des machines Coût de revient des produits (standard. réel) Valeur ajoutée (totale, par atelier) Marge brute de transformation, résultat Indices de productivité : quantités produites/heures productives quantités produites/effectif total quantités produites/heures machines consommation matières premières/quantités produites 2. Indicateurs physiques Activité Quantités produites (tonnes, unités) Projets de recherche et développement, nouveaux produits Maintenance préventive Niveau des stocks (par rapport à l'activité) par nature : matières premières, produits semi-finis, produits finis Activité des machines «goulots» Qualité Taux de retouches. de déchets. d'arrêts techniques Nombre de réclamations, retours clients, retours fournisseurs Nombre de ruptures de stocks Respect du délai clients, suivi du délai fournisseurs Délai de fabrication pour les produits mis en ligne Cycle de production (à chaque lancement) Retard moyen des projets et études Coût Consommation d'heures (productives. non directement productives) ventilées par atelier et par produit Coût de main-d'œuvre de la recherche et développement Consommation de la sous-traitance Consommation d'énergie, de combustible Eclairage Planning de production, carnet de commandes Evolution du prix des matières premières 3. Indicateurs humains Effectifs (usine, extérieur) Embauches, démissions 11

12 Absentéisme (par catégorie, taux) Turnover Qualification du personnel Taux d'utilisation du personnel, heures payées non travaillées Taux d'improductifs Taux de fréquence et de gravité des accidents du travail 4. Suivi des projets Suivi des projets d'investissement sur 3 ans: délai, coût, atteinte des performances Suivi des projets de recherche, nouveaux produits 12

13 FONCTION: ACHATS 1. Indicateurs économiques Montant annuel des achats Montant moyen d'achat par commande, par personne Nombre de commandes traitées par personne Taux de remise obtenu par personne Conditions de paiement négociées 2. Indicateurs physiques Activité Nombre de références Nombre de demandes d'achat Nombre d'appels d'offre Nombre de négociations Nombre de commandes Nombre de commandes d'un montant inférieur à x francs Nombre de commandes passées en urgence Nombre de comptes fournisseurs, nombre de fournisseurs en activité Nouveaux fournisseurs, turnover fournisseurs Part des importations dans les achats Qualité Coût Eclairage Délai moyen de traitement d'une commande (de la demande à l envoi) Nombre de relances Nombre d'avoirs, de litiges Performances des fournisseurs Qualité des négociations Taux de couverture des besoins Salaires Dépenses de fonctionnement Coût moyen de traitement d'une commande Coût moyen de recherche d'un fournisseur Etude du marché fournisseurs Evolution du marché Carnet de demandes d'achats 3. Indicateurs humains Effectifs Embauches, démissions Absentéisme 4. Suivi des projets 13

14 FONCTION: LOGISTIQUE ET APPROVISIONNEMENTS 1. Indicateurs économiques Produits expédiés (tonnes, unités et/ou valeur) Valeur totale des stocks Analyse ABC des stocks Taux de rotation des stocks Ecarts sur inventaire 2. Indicateurs physiques Activité Tonnes expédiées, reçues % de stocks morts Surface de stockage utilisée (unités de stocks/m2) Nombre de transporteurs Nombre de références gérées en stocks Qualité Coût Eclairage Délai moyen de livraison aux clients Délai moyen d'approvisionnement/fournisseur Temps moyen de chargement des véhicules Retards de livraisons (en jours, en valeur) Nombre de ruptures de stocks (matières premières, produits semi-finis. produits finis) Nombre de litiges transport, de litiges livraison Nombre d'avoirs Taux de remplissage Coût total transports Coût par transporteur, par m3 transporté Coût moyen acheminement (total. par fournisseur) Coût des stocks (total, par m3, des stocks morts) Carnet de commandes (clients, fournisseurs) 3. Indicateurs humains Effectifs Embauches, démissions Absentéisme 14

15 FONCTION: SERVICE APRÈS - VENTE L'existence même d'un service après-vente est liée à la performance de l'entreprise tout entière, le but de toute société étant justement de faire disparaître ce service. Son activité est donc, à elle seule, un indicateur de qualité de l'activité de l'entreprise. Les indicateurs de performance listés ici concernent le service après-vente d'une entreprise industrielle. Un tel service réalise deux opérations principales: les réparations et la vente de pièces détachées. 1. Indicateurs économiques C.A. du service Marge et résultat (sur ventes de pièces détachées) Taux de rotation des stocks Ecarts tarifs - prix pratiqués Délais de règlement consentis 2. Indicateurs physiques Activité Nombre de clients % de réparations dans le C.A. Nombre de réparations sous garantie, hors garantie Nombre de réparations par type de produits Nombre de produits défectueux, incomplets Quantités de pièces détachées vendues Niveau des stocks Qualité Coût Eclairage Temps moyen de réparation Temps moyen de traitement d'une commande de pièces détachées Nombre de réclamations reçues (sur réparations ou pièces détachées) Nombre de factures supérieures au devis Salaires Coût moyen de main-d'œuvre sur réparations (valeur, heures) Portefeuille des commandes et réparations 3. Indicateurs humains Effectifs (techniciens...) Embauches, démissions Absentéisme Heures supplémentaires, taux d'utilisation du personnel 15

16 FONCTION : INFORMATIQUE - ETUDES EXPLOITATION 1. Indicateurs économiques Rentabilité des investissements Marge de contribution d'une nouvelle application 2. Indicateurs physiques Activité Analyse des temps d'étude (maintenance, Développement plan et hors plan, autres) heure Nombre d'heures de tests Nombre d'heures sous-traitées Nombre d'heures - ingénieur par projet Heures d'études faites hors plan de dépannage actif Total des heures planifiées Nombre de lignes produites par programmeur et par période Nombre de transactions (total, par heure) Dispersion du nombre de transactions par Nombre d'écrans connectés Nombre de programmes en exploitation Nombre de lignes en moyenne par programme Nombre de lignes de programme par terminal Indice de variation du volume de listing édité Nombre d'heures-machine Nombre de pages éditées Qualité Respect du budget temps Délai moyen des demandes Retard moyen des applications (ou avance) Nombre d'incidents par période % d'heures de tests/heures d'études Nombre d'erreurs de manipulations % maintenance/études nouvelles Temps de réponse (moyen et écart-type) Délai de réponse aux demandes Durée des indisponibilités dues aux incidents du matériel Coût Dépenses globales Ventilation des dépenses par nature (logiciel, personnel...) Ventilation des dépenses: étudesiexploitation Salaires (ingénieurs, techniciens...) Heures-machine de tests Heures-ingénieur Heures-machine produits Coût moyen par transaction Coût global par terminal Eclairage Carnet de commandes Nouvelles applications à venir en exploitation Planning prévisionnel de charge Hausse des volumes traités par rapport à l an dernier Charge d'études en attente Hausse des heures-machine par rapport à l'an dernier 16

17 3. Indicateurs humains Effectifs (y compris sous-traitance) Embauches, démissions, absentéisme % de sous-traitance 4. Suivi des projets Suivi des projets par phase: avancement/prévisions et coûts/prévisions Nouvelles applications Remplacement de matériel Maintenances lourdes avec modifications importantes Déménagement Changement de configuration Basculement d'applications Démarrage d'applications 17

18 FONCTION : RESSOURCES HUMAINES 1. Indicateurs économiques Niveau des salaires: en % C.A., en % des coûts de l'entreprise Augmentation des salaires (par catégorie. salaire de base. mérite) Effectif total/effectif du service de la direction des ressources humaines Montant moyen de la participation par salarié bénéficiaire 2. Indicateurs physiques Activité Nombre de personnes recrutées Nombre de stagiaires (total, % des effectifs) Budget formation Nombre de candidatures pour pourvoir un poste Nombre de candidatures spontanées Effectif par catégorie, par ancienneté, par sexe, par âge Effectifs internes, externes gérés Productifs/improductifs Qualité Coût Eclairage Nombres de départs en période d'essai Nombre de départs regrettés Délai moyen d'un recrutement Age moyen par catégorie Nombre de promotions internes % de postes pourvus par l'intérieur % de postes ayant un successeur identifié et prêt Nombre d'annonces nécessaires pour pourvoir un poste Nombre de licenciements Turnover Coût moyen d'un recrutement Salaires du personnel de la direction des ressources humaines Coût complet moyen de la fonction/salaires de la société Prévisions de départs en retraite Prévisions de nouveaux postes (créations) Nouvelles formations 3. Indicateurs humains Heures supplémentaires Taux d'absentéisme Nombre de démissions Mobilité du personnel Effectifs du service 18

19 4. Suivi des projets Restructuration de services Déménagement Enquêtes sociales 19

20 FONCTION : DIRECTION GÉNÉRALE 1. Indicateurs économiques C.A. net (éventuellement détaillé par famille de produits) Marge brute Résultat courant et net (éventuellement par unité ou usine, par famille ) Part de marché Croissance du marché Rentabilité des capitaux investis Fonds de roulement, endettement net Taux de rotation des stocks, clients et fournisseurs 2. Indicateurs physiques Activité Quantités vendues (tonnes. unités) Carnet de commandes Nouveaux clients Qualité Coût Indice de qualité (à définir selon le type d'entreprise et ses métiers) Délais de livraison Nombre de réclamations Main-d'œuvre de production (salaires, % C.A.) Coût de revient des produits Frais généraux (par nature, % C.A., dépassement...) dont: frais de recherche et développement (% C.A., budget ) frais commerciaux, promotions publicité Sous-traitance Eclairage Environnement (indices d'évolution d'achat, de vente) 3. Indicateurs humains Effectifs (internes/externes), embauches, démissions Absentéisme (par catégorie, taux) Taux de fréquence et de gravité des accidents du travail 4. Suivi de projets Grands projets d'investissement (extension ou transfert d'usine. par exemple) Création de nouveaux produits. Recherche Campagne de développement commercial 20

21 6- PLANNING D ETABLISSEMENT DE TABLEAUX DE BORD 1. PLANNING Nommer un responsable pour : - conceptualisation - animation - et suivi. 2. METTRE DES PROCEDURES EN PLACE - Collecte - Saisie - Mise en forme 3. RESPECTER LES CALENDRIERS d'établissement et de suivi 4. DISCUTER DES RESULTATS EN REUNION régulièrement et systématiquement 5. ACTUALISATION ANNUELLE AVEC COMPARATIF COMPTES ANNUELS et établissement nouveaux budgets. 21

22 7- MODELES DE TABLEAU DE BORD 1- Une PME 2- Une entreprise de distribution 1- PME : 1 er Semestre Résultats mensuels approchés (en KF) Chiffre d affaires TTC n-1 n Chiffre d affaires HT. - Variation stocks - Achat Total achats consommés - Sous-traitance (604) Total charges variables Marge sur coût variable Coefficient (CA TTC / Achats consommés HT) % (HT) Frais fixes* (note ci-dessous) Résultats mensuels Résultats cumulés Suivi du stock initial CUMUL 1 er semestre Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre CUMUL Situation 30 Déc. 23

23 * Frais fixes (sources : Journal achats/ livre de paie/ déclarations sociales/ abonnements) EDF Fournitures entretien Fourniture de bureau Divers Janvier Février Mars Avril Mai Juin CUMUL Situation 30 juin Compte 606 Loyer et charges locatives Entretien, réparations PTT Assurances Divers Total 61/92 Salaires bruts Charges sociales Cotisations personnelles Total 64 Impôts et taxes Abonnement Dotation amortissements Abonnement Frais financiers Abonnement Frais financiers sur emprunt Total frais fixes 2- ENTREPRISE DE DISTRIBUTION : Synthèse de l activité au : Chiffre d affaires Surface m 2 CA/m 2 F/m 2 Clients milliers Panier F Jour de vente Marge brute % Comptes de gestion Bénéfice brut Frais généraux Dont : Frais de personnel - Coût horaire - Heures travaillées - CA/heure - Effectifs travaillés (38h) Résultat avant I.S E.B.E MOIS Montant % CA Écart / Budget % Bud % année précédente CUMUL Montant % CA Écart / % Budget Bud % année précédente 24

24 Stocks Année en cours Année précédente Valeur Jours Valeur jours Publicité Investissement Solde financier Montant KF Bud. annuel Groupe X INSEE Concurrence Mois Indices des prix Cumul Groupe X INSEE Concurrence Mois Indices d activité Cumul Plans d action «correctives» : - Corriger les points faibles - Renforcer les points forts 25