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1 Département fédéral de l intérieur DFI Archives fédérales suisses AFS Mode d emploi swiss-archives.ch Base de données des fonds des Archives fédérales suisses

2 Table des matières 1 Introduction Fonctions Enregistrement Recherche Recherche plein texte Recherche dans un champ Navigation 7 4 Résultats de recherche Liste des résultats Affichage détaillé Sauvegarder 10 6 Commander Fonction de commande standard (Panier de commande) Champ supplémentaire du panier de commande Formulaire en ligne Contact 14 2/14

3 1 Introduction Le libre-accès à la base de données des fonds des Archives fédérales suisses (AFS) permet de rechercher, indépendamment du lieu et du temps, les fonds, sousfonds et dossiers d archives inventoriés et accessibles électroniquement. Les dossiers peuvent de plus être commandés en ligne pour une consultation en salle de lecture. Des informations sur les délais de protection en vigueur selon la loi fédérale sur l archivage (LAr RS 152.1), sur les demandes d autorisations de consultation et sur les horaires d ouverture des salles de lecture sont disponibles sur le site web des AFS (www.bar.admin.ch). Une présentation des archives recherchables en ligne est disponible en cliquant sur le menu Informations, puis sur Fonds d archives en ligne. Les titres de dossiers qui comprennent des données personnelles particulièrement dignes de protection ou des profils de personnalité et qui sont encore soumis à un délai de protection ne peuvent par principe pas être recherchés en ligne. Un commentaire sommaire fera référence à cette catégorie de dossiers au niveau de la série après activation de l affichage des détails: Local Important: L ensemble des dossiers peut être consulté dans Local Swiss Archives, qui n est accessible que dans les salles de lecture aux AFS. 3/14

4 1.1 Fonctions La page d accueil offre cinq fonctions principales: A: Rechercher Recherche plein texte et recherche dans un champ B: Naviguer Recherche dans le plan d archivage C: Sauvegarder Documents de travail (sauvegarder des résultats sélectionnés) D: Commander Panier de commande E: Login Connexion avec le compte utilisateur E C D A A B 1.2 Enregistrement Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités de la recherche en ligne, il faut ouvrir un compte utilisateur personnel. Il suffit de cliquer sur le lien Connexion pour ouvrir un compte. L enregistrement comme nouvel utilisateur est gratuite et sans obligations. Le mot de passe communiqué est sauvegardé et stocké sous une forme cryptée de sorte que même le personnel des Archives fédérales ne peut y avoir accès. La fonction Documents de travail peut être utilisée immédiatement après l inscription en ligne. La fonction Panier de commande nécessite d abord l activation du compte utilisateur. Dès que le compte utilisateur est activé, un message d information est envoyé à l adresse électronique communiquée.! Important: L activation du compte utilisateur peut être faite lors des horaires de bureau des Archives fédérales suisses. Elle nécessite généralement 30 minutes. 4/14

5 2 Recherche Lorsque des termes concrets sont recherchés, la recherche par mot-clé (recherche plein texte) et la recherche par champ (recherche dans un champ) sont toutes deux possibles.! Important: La recherche plein texte et la recherche dans un champ ne permettent pas d effectuer une recherche dans le contenu des dossiers archivés, mais seulement dans les métadonnées tirées des unités de description au niveau du fonds, du sous-fonds, de la série et des dossiers. Ces métadonnées descriptives sont: titre/note sur le contenu, cote, composant additionnel, référence dans le plan d archivage et ancienne référence. 2.1 Recherche plein texte Avec la Recherche plein texte, un ou plusieurs mots-clés sont recherchés dans tous les champs des métadonnées. Le lien Afficher d autres options de recherche permet de mieux définir sa recherche et ce que doivent contenir les unités de description: Inclure tous les mots : Inclure l expression exacte : Inclure un des mots : Sans les mots : Inclure des mots ayant une consonance similaire : Inclure les dérivés d un mot : Tous les mots-clés, quelle que soit leur position dans le champ. Tous les mots-clés, dans l ordre exact demandé. Les unités de description contiennent au moins un des termes spécifiés. Aucun des termes spécifiés n apparaît. Exemple: la recherche Meier donne aussi Meyer. Tous les variantes des termes spécifiés sont portées. Exemple: la recherche Kunst donne aussi Kunsthaus et Kunststoff. 5/14

6 La recherche peut encore être limitée à une période et à un niveau de description (série, dossier, etc.) déterminés. 2.2 Recherche dans un champ Avec la recherche dans un champ, des mots-clés sont recherchés dans des champs sélectionnés au préalable (champs possibles: titre de dossier, cote, composant additionnel, référence dans le plan d archivage et ancienne référence). Jusqu à trois champs peuvent être interrogés simultanément et la position des mots-clés dans les champs peut être définie. Enfin, la relation logique (AND / OR / NOT) existante entre ces différents champs peut être précisée. La recherche peut également être limitée à une période et à un niveau de description déterminés. 6/14

7 3 Navigation La recherche dans le plan d archivage permet de naviguer dans la structure hiérarchique et arborescente des plans de classement des différents fonds: il est ainsi possible de naviguer du niveau le plus élevé, le fonds d archives, jusqu au dossier individuel. Les embranchements du plan d archivage peuvent être déployés en cliquant sur le signe plus et refermés en cliquant sur le signe moins. Avec un double clic ou au moyen du bouton de commande Visualiser l UD sélectionnée dans l affichage des détails, l unité de description sélectionnée est affichée dans l aperçu détaillé. Au moyen du bouton Réduire l affichage aux UD sélectionnées, l aperçu est réduit à l affichage de l embranchement sélectionné. Une recherche plein texte ou par champ qui s ensuit ne s effectue que dans le domaine ainsi prédéfini, jusqu à cette limitation soit supprimée. Conseil: Pour un premier essai de navigation dans les archives de l Etat fédéral depuis 1848 (Division E ), il est conseillé de cliquer sur le menu Informations puis sur Inventaire des fonds. Les archives de l Etat fédéral depuis 1848 sont rangées dans neuf rubriques thématiques. Cliquer sur un sous-fonds d archives permet de déployer la vue détaillée correspondante. On peut ensuite passer dans la structure arborescente du plan d archivage et naviguer dans le plan de classement du sous-fonds sélectionné. 7/14

8 4 Résultats de recherche 4.1 Liste des résultats La liste des résultats présente les résultats trouvés pour une recherche donnée. Elle se compose des colonnes suivantes: 1. Case à cocher (checkbox) 2. Icône panier de commande (panier coché = le dossier peut être commandé) 3. Titre/Contenu: 1. ligne: titre (comme hyperlien). 2. ligne: note sur le contenu (si elle existe) 4. Période (dates extrêmes) 5. Niveau (de description, par exemple dossier, série) 6. Cote 7. Icône cible (PA = localiser dans le plan d archivage) Le résultat le dossier trouvé peut être affiché avec sa position dans le plan d archivage au moyen d un clic sur cette icône. Ceci permet de naviguer dans la série ou rubrique sous laquelle est classé le dossier et d identifier d autres dossiers classés de la même façon. En maintenant le curseur sans cliquer sur l icône cible, le plan d archivage s affiche dans une fenêtre, de manière à permettre d identifier le contexte du résultat de recherche sans naviguer. 8. Pourcentage de pertinence (évaluation du poids du résultat par rapport au terme de recherche) Un clic sur les intitulés des colonnes permet de trier la liste des résultats dans un ordre croissant ou décroissant. Les résultats sont sélectionnés en cochant la case. Ils peuvent ensuite être réutilisés et exploités au moyen des boutons de commande dans le menu à la gauche. 8/14

9 4.2 Affichage détaillé L affichage des détails, pour un dossier sélectionné, est activé en cliquant sur le titre de ce dossier dans la liste des résultats. Cet affichage détaillé permet de situer l unité de description sélectionnée dans son contexte (le plan d archivage) et montre toutes les métadonnées y afférentes disponibles en ligne.! Attention: L affichage du contexte de l unité sélectionnée, soit sa position dans le plan d archivage, ne permet pas d afficher toutes les unités de description suivantes, classées au même niveau. La totalité du plan d archivage est affichée en cliquant sur le bouton Localiser dans le plan d archivage dans le menu à la gauche. 9/14

10 5 Sauvegarder Les documents de travail permettent de sauvegarder des résultats de recherche en vue de leur réutilisation. Ils peuvent être pourvus d un intitulé et d un descriptif. Il est possible de créer autant de documents de travail que nécessaire. Ils resteront sauvegardés et ne peuvent être supprimés que manuellement.! Attention: La fonction et l utilisation des documents de travail nécessite une identification de l utilisateur et l ouverture préalable d un compte personnel. Un ou plusieurs résultats sont sélectionnés en cochant leur case par un clic. Le bouton de commande Déposer la sélection dans le dossier permet de rassembler tous les résultats sélectionnés dans un nouveau document de travail ou de les ajouter à un document de travail déjà existant. Les intitulés des documents de travail peuvent être modifiés et les documents de travail peuvent être effacés ou réunis. Local Attention: Pour des raisons légales, les contenus des documents de travail ne seront pas synchronisés entre le libre-accès swiss-archives.ch et Local Swiss Archives, dont la base de données Local Swiss Archives n est accessible que sur place, aux AFS. 10/14

11 6 Commander Les dossiers d archives peuvent être commandés en ligne pour une consultation en salle de lecture. La commande peut être effectuée à trois endroits pour trois cas de figure différents : - par la fonction de commande standard (Panier de commande) - par le champ supplémentaire du panier de commande - par le formulaire en ligne sur le site AFS! Attention: Il est nécessaire de s enregistrer et d ouvrir un compte d usager personnel pour utiliser le panier de commande. 6.1 Fonction de commande standard (Panier de commande) La commande peut être faite depuis la liste des résultats, depuis l affichage détaillé ainsi que depuis le document ou dossier de travail. La commande est effectuée en sélectionnant Déposer la sélection dans le panier de commande. Si la fonction de commande apparaît en gris, l unité de description sélectionnée (le dossier d archives) ne peut pas être commandée en ligne. Dans la liste des résultats, l icône panier de commande apparaît devant les dossiers qui peuvent être commandés. La sélection d un ou plusieurs résultats de la recherche s effectue en cochant la ou les cases situées devant cette icône. L activation de la fonction Déposer la sélection dans le panier de commande permet de transférer les résultats sélectionnés dans le panier de commande. Les résultats y resteront stockés jusqu à la déconnection ou jusqu à la fin de la session. Tous les dossiers transférés dans le panier de commande y sont affichés. Cocher leur case pour les sélectionner. Le bouton de commande Supprimer les articles sélectionnés du panier permet d effacer les résultats (dossiers d archives) sélectionnés dans le panier de commande. L activation du bouton de commande Commande pour un prêt lance la procédure de commande pour tous les dossiers d archives qui se trouvent dans le panier. 11/14

12 Choisir la date de sortie (jour de consultation souhaité) dans le calendrier et sélectionner le type de recherche avant d envoyer sa commande. Les conditions d utilisation doivent être finalement lues et acceptées. L activation du bouton de commande Envoyer la commande exécute la commande pour consultation.! Attention: L indication du numéro de sa table de travail dans le champ Indications/remarques est obligatoire, lorsque la commande est faite depuis la salle de lecture et demandée pour le jour même. 12/14

13 6.2 Champ supplémentaire du panier de commande Si un dossier est absent de la recherche en ligne mais que vous en connaissez la cote exacte, il vous est alors possible de le commander en inscrivant cette cote dans le champ supplémentaire du panier de commande. La cote exacte du dossier est inscrite dans le champ supplémentaire (par ex. E2001E#1980/83#3849*). Après avoir appuyer sur la touche Ajouter, le dossier commandé apparait dans la liste des commande sous la rubrique Détails. La commande se déroule ensuite comme dans le chapitre précédent. 6.3 Formulaire en ligne Si le dossier recherché n est pas en ligne et que vous n en connaissez pas la cote, il faut alors utiliser le formulaire de commande. Ce formulaire se trouve sur le site des Archives fédérales (sous Accès aux Archives Commande ). 13/14

14 7 Contact Questions et commentaires peuvent être envoyés au moyen du formulaire de contact (aller dans le menu Informations ) ou par courriel à l adresse électronique des Archives fédérales suisses 14/14

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