AUTORISATION REQUISE FEUILLE DE ROUTE

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1 CODE D IDENTIFICATION POL TITRE : POLITIQUE DES FRAIS DE VOYAGE DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR Date de la signature de la nouvelle convention collective AUTORISATION REQUISE Services administratifs RESPONSABILITÉ DU SUIVI Ressources financières FEUILLE DE ROUTE DATE AUTORISATION ADOPTION 18 août 1993 Ordonnance DERNIÈRE MISE À JOUR 22 décembre 2005 Ordonnance ANNULATION MISE À JOUR 22 décembre 2005 Ordonnance MISE À JOUR 1 er juillet 2008 Ordonnance AMENDEMENT 1 er juillet 2008 Ordonnance

2 TABLE DES MATIÈRES PREMIÈRE PARTIE GÉNÉRALITÉS BUT DE LA POLITIQUE... 1 DEUXIÈME PARTIE PRINCIPES GÉNÉRAUX FRAIS DE TRANSPORT FRAIS DE LOGEMENT FRAIS DE REPAS... 5 TROISIÈME PARTIE PROCÉDURE DE REMBOURSEMENT DE FRAIS DE VOYAGES... 6 ANNEXE ANNEXE 2 8

3 PREMIÈRE PARTIE 1. GÉNÉRALITÉS En raison de la situation géographique de la Commission scolaire du Littoral, de ses structures organisationnelles et des autres instances dans le domaine de l éducation, des déplacements par les différentes catégories de personnel sont nécessaires et occasionnent des frais importants pour la Commission scolaire du Littoral. Cette politique de frais de voyage tend donc à définir un cadre maximal de référence dans la détermination des frais de voyage alloués, sans exclure à titre exceptionnel des accommodations pour des situations particulières. 2. BUT DE LA POLITIQUE La politique a pour but de : a) définir des modalités d autorisation de voyage; b) préciser les frais de voyage alloués et remboursables; c) déterminer les conditions de remboursement de ces frais; d) faciliter le contrôle interne. Cette politique de frais de voyage s adresse à tout le personnel de la Commission scolaire du Littoral ayant à se déplacer dans l exercice de ses fonctions; elle ne couvre donc pas les sorties annuelles. 1

4 DEUXIÈME PARTIE 1. PRINCIPES GÉNÉRAUX 1.1 La Commission scolaire du Littoral détermine les moyens de transport, de logement et de subsistance qui doivent être utilisés par l employé à l occasion d un voyage. 1.2 Une dépense, pour être remboursée conformément à la politique, doit répondre aux exigences suivantes : a) être reliée à un déplacement autorisé; b) être effectuée conformément aux conditions prévues à la présente politique; c) être accompagnée de pièces justificatives originales. 1.3 La présentation de renseignements erronés ou frauduleux ou la production de pièces justificatives falsifiées ou fictives, dans le but d appuyer une réclamation non conforme à la politique, sera passible de sanctions et/ou de poursuites. 2. FRAIS DE TRANSPORT En principe, il est convenu que l avion, le bateau et l auto sont les moyens de transport généralement utilisés pour tous les déplacements régionaux et autres sur le territoire et/ou à l extérieur. Le supérieur immédiat détermine le moyen de transport à utiliser. 2.1 AUTOMOBILE a) Voiture personnelle L employé autorisé à utiliser une automobile reçoit, pour tout parcours effectué sur le territoire de la commission scolaire, une compensation de 0,49 du kilomètre sur pavage asphalté et de 0,98 du kilomètre sur une route en gravier. Pour tout parcours compris à l intérieur de 18 kilomètres, un coût minimum de 8,00 $ sera alloué. 2

5 L employé autorisé à utiliser une automobile reçoit, pour tout parcours effectué hors du territoire de la commission scolaire, une compensation de 0,46 du kilomètre sur pavage asphalté et de 0,92 du kilomètre sur une route en gravier. Pour tout parcours compris à l intérieur de 18 kilomètres, un coût minimum de 8,00 $ sera alloué. b) Covoiturage Dans le but d encourager le covoiturage lorsque plus d un employé participe à une rencontre dans un même endroit, la Commission scolaire versera à l utilisateur de sa voiture, pour tout parcours effectué, une compensation additionnelle de 0,18 $ du kilomètre. Le nom de la ou des personnes prenant place dans la voiture devra (ont) apparaître avec la réclamation. c) Frais de stationnement La Commission scolaire remboursera à l employé les frais réels de stationnement, au cours d un déplacement par automobile, (pièces justificatives requises). d) Location d automobile Lorsque la location d une automobile se justifie du fait qu elle coûtera moins cher que l utilisation de plusieurs déplacements en taxi ou encore que l endroit n est pas facilement accessible par avion, la Commission remboursera selon les tarifs en vigueur et sur production d une pièce justificative originale émise par une agence reconnue. L autorisation préalable écrite du supérieur immédiat est nécessaire avec copie conforme au service des finances pour chaque voyage où la location d une voiture se justifie. Dans tous les autres cas, la Commission ne remboursera pas les frais encourus. TAXI La Commission scolaire remboursera à tout employé les frais réels encourus lors de l=utilisation d=un taxi dans l=exercice de ses fonctions. L=employé doit produire un état détaillé des frais de taxi (pièces justificatives originales requises). Les locations de voiture doivent être pré autorisées par le supérieur immédiat. 3

6 TRANSPORT EN COMMUN (AVION, BATEAU) Le prix du billet est remboursé sur présentation de la pièce justificative. Si le transport en commun a été déterminé au préalable par le supérieur immédiat, mais que l=employé préfère utiliser son véhicule personnel, cet employé aura droit à une compensation selon ce qui est prévu à l=article 2.1 A). Le per diem (allocation quotidienne) relatif aux frais de repas et de logement sera calculé en fonction de l=heure d=arrivée et de départ du transport en commun déterminé. Autres moyens de transport : voir annexe FRAIS DE LOGEMENT 3.1 COURTS SÉJOURS A) La Commission scolaire remboursera les frais réels de la chambre d hôtel. B) Lorsqu un employé ne peut produire un reçu d un établissement commercial, il aura droit de réclamer 30,00 $ par soir. 3.2 STAGE OU SÉJOUR PROLONGÉ Lorsqu un employé doit séjourner au même endroit pour une période de plusieurs jours ouvrables consécutifs, le supérieur immédiat devra négocier, si possible, afin d obtenir des tarifs spéciaux de logement et de repas pour cet employé. Lorsqu il a été impossible de conclure des arrangements pour la chambre et la pension au même endroit, les articles 3.1 B) et 4.1 de la politique s appliquent. 3.3 RÉUNION, SÉANCE DE TRAVAIL OU AUTRES Lorsqu un employé doit s absenter pour assister à une réunion d information, séance de travail ou autre, et que les services de logement et de repas sont inclus dans les frais d inscription ou dans le coût de la chambre, la commission remboursera le coût réel encouru pour ces services, sur présentation de pièces justificatives originales après approbation du supérieur immédiat. 4

7 3.4 APPELS TÉLÉPHONIQUES POUR RAISONS PROFESSIONNELLES Lors d un voyage autorisé, la commission remboursera les frais téléphoniques en relation avec le travail. 4. FRAIS DE REPAS 4.1 a) ALLOCATION QUOTIDIENNE La commission versera une allocation fixe ou per diem (quotidienne) selon les tarifs suivants et en fonction de l heure du départ et du retour. ÉTABLISSEMENT COMMERCIAL PENSION 10,00 $ Déjeuner 6,00 $ 15,00 $ Dîner 12,00 $ 27,00 $ Souper 12,00 $ 52,00 $ 30,00 $ b) Voir l annexe 2 pour l allocation versée lors des déplacements dans les villages. 4.2 POURBOIRES Dans le but d aider à défrayer les services de porteurs dans les établissements commerciaux et de pourboires dans les restaurants et les salles à dîner, la Commission accordera un montant fixe de 8,00 $. Le montant de 8,00 $ sera accordé pour une demi-journée et plus, incluant deux repas. 4.3 REPAS D AFFAIRES Lorsqu il y a un intérêt escompté pour la Commission scolaire, le repas d affaires sera autorisé. L autorisation sera préalablement donnée par l Administratrice; dans ce cas uniquement, les frais du repas pourront dépasser les montants décrits à 4.1. Au moment de la réclamation, le nom de la ou des personnes invitée(s) devra(ont) accompagner la pièce justificative. 5

8 TROISIÈME PARTIE 1. PROCÉDURE DE REMBOURSEMENT DE FRAIS DE VOYAGES 1.1 DÉLAIS La réclamation du frais de voyage doit être présentée dans les trente (30) jours qui suivent immédiatement le retour du voyage. 1.2 FORMULAIRE - APPROBATION La réclamation doit être soumise au moyen du formulaire approprié, signé par le supérieur immédiat. Le formulaire doit être accompagné de toutes les pièces justificatives originales et contenir les renseignements exigés dans la politique de frais de voyage. Le responsable de l approbation s engage à le faire parvenir au service des ressources financières pour paiement. 6

9 ANNEXE 1 Annexe à la deuxième partie de la politique des frais de voyage de la Commission scolaire du Littoral. Étant donné les moyens de transport spécifiques au contexte particulier de la Basse- Côte-Nord, soit le hors-bord 1 (été) et la motoneige 1 (hiver), il est convenu de déterminer certains tarifs à appliquer qui seront remboursés seulement pour les voyages effectués entre les villages mentionnés dans la présente annexe : VILLAGE MONTANT EMPLOYÉ MONTANT COMMERCIAL KEGASKA/NATASHQUAN 45,00 50,00 CHEVERY/KEGASKA 142,50 150,00 CHEVERY/LA ROMAINE 90,00 125,00 CHEVERY/HARRINGTON HARBOUR 16,50 45,00 CHEVERY/TÊTE-À-LA-BALEINE 37,50 75,00 CHEVERY/LA TABATIÈRE 75,50 125,00 CHEVERY/RIV. ST-AUGUSTIN 130,00 150,00 KEGASKA/LA ROMAINE 53,50 53,50 TÊTE-À-LA-BALEINE/LA TABATIÈRE 45,00 50,00 LA TABATIÈRE/RIV. ST-AUGUSTIN 54,50 125,00 RIV. ST-AUGUSTIN/OLD FORT BAY 75,50 125,00 LA TABATIERE/MUTTON BAY 12,00 25,00 1 Sur autorisation préalable du supérieur immédiat, sur présentation de pièces justificatives, la Commission scolaire du Littoral accepte de défrayer la location commerciale pour les motoneiges sur le territoire de la Basse-Côte-Nord. 7

10 ANNEXE 2 Allocation versée lors des déplacements dans les villages VILLAGE QUAI AVION BUREAU DE POSTE KEGASKA COMMISSIONS AU VILLAGE LA ROMAINE CHEVERY HARRINGTON 8 8 TÊTE-À-LA-BALEINE MUTTON BAY LA TABATIÈRE ST-AUGUSTIN OLD FORT BAY ST-PAUL 24 51,50 8 MIDDLE BAY LOURDES BLANC-SABLON PORT-MENIER SUCC. CHEVERY

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