Guide de demande d agrément de la SOGC, en vertu de l article 1 du Programme de maintien du certificat, à l intention des organisations médicales

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1 Guide de demande d agrément de la SOGC, en vertu de l article 1 du Programme de maintien du certificat, à l intention des organisations médicales Introduction La Société des obstétriciens et gynécologues du Canada (SOGC) est un fournisseur reconnu de crédits de perfectionnement professionnel permanent (PPP) en vertu du Programme de maintien du certificat du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada. Le formulaire de demande d agrément de PPP en vertu de l article 1 a été élaboré et tenu à jour par la division du perfectionnement professionnel permanent de la SOGC. Le présent guide contient les politiques et marches à suivre pour l agrément de votre programme éducatif par l entremise de la Société des obstétriciens et gynécologues du Canada, en vertu de l article 1 du Programme de maintien du certificat. Veuillez lire le présent document avec soin avant de remplir le formulaire de demande d agrément de votre programme éducatif. Profil de l organisation : Définition d une organisation médicale : Une organisation médicale est un groupe à but non lucratif composé de professionnels de la santé, qui dispose d une structure de gouvernance officielle, et qui doit rendre des comptes, entre autres, aux médecins spécialisés qui en sont membres, et desservir ces derniers par l intermédiaire du perfectionnement professionnel permanent de l offre de soins de santé, et/ou de la recherche Pour pouvoir déterminer si l organisation est une organisation médicale, la SOGC a besoin de certains renseignements généraux. Au moment de faire votre demande, veuillez fournir les liens menant aux pages de votre site Web qui donnent un aperçu de votre organisation, y compris de sa structure de gouvernance et de la façon dont elle rend des comptes à ses médecins membres dans les secteurs susmentionnés. Si ces renseignements ne sont pas disponibles sur votre site Web, veuillez fournir des documents à l appui comportant ces renseignements. Profil de l événement : Dans la présente section, il faut inclure tous les renseignements demandés relativement à votre événement. 1

2 Partenariats Cette demande ne doit être utilisée que pour les événements élaborés par des organisations médicales. Dans le cas d un événement présenté en partenariat avec une autre organisation médicale, la demande ne doit être faite que par une seule organisation. Si une organisation non médicale collabore à l élaboration de l événement éducatif, reportez-vous au site Web de la SOGC pour consulter le guide de demande relatif aux activités éducatives élaborées en collaboration avec une organisation non médicale, ainsi que le formulaire de demande qui l accompagne. Critères pédagogiques obligatoires pour tous les programmes de maintien du certificat approuvés en vertu de l article 1 Les critères pédagogiques suivants doivent être incorporés dans l activité éducative afin qu elle puisse satisfaire les exigences en matière d agrément. Premier critère : Public cible et comité de planification Public cible Au moment d identifier votre public cible, assurez-vous d être aussi spécifique que possible (p. ex. «résidents, médecins de famille, fournisseurs de soins obstétricaux en milieu urbain» plutôt que «obstétriciens-gynécologues»). Comité de planification Le comité de planification doit être une bonne représentation du public cible, de manière à assurer la pertinence et la valeur de l activité d apprentissage pour les participants. Seules les personnes représentant le public cible peuvent être membres du comité de planification. Ce dernier doit être composé d au moins trois (3) membres. Au moment de donner la liste des membres du comité de planification, assurez-vous d inclure les renseignements suivants : Nom Rôle au sein du comité Ville et province où le membre pratique Profession dans le domaine de la santé Spécialité (le cas échéant) Aucun membre de l industrie pharmaceutique ne peut faire partie du comité de planification (même s il s agit d un professionnel de la santé qui pratique). 2

3 Conflit d intérêts Tout comme les conférenciers, les membres du comité de planification doivent être soumis, avant le début de l élaboration du programme, à un examen détaillé afin d écarter toute possibilité de conflit d intérêts. Au moment de soumettre votre demande, assurez-vous d inclure un exemplaire de la déclaration de divulgation fournie aux membres du comité de planification. Deuxième critère : Évaluation des besoins Chaque fois que du contenu est élaboré en vue d un événement ou d une session, il est essentiel de déterminer quel est le public cible. Il est encore plus crucial de déterminer les besoins pédagogiques du public cible. L évaluation des besoins sert à découvrir quels sont ces besoins. L évaluation des besoins consiste en l identification des besoins perçus et non perçus, qui peuvent être déterminés à l aide de la collecte de données auprès d un certain nombre de sources. Les méthodes utilisées pour la collecte des données dépend souvent du public cible et du sujet traité. Voici une liste de sources pouvant être utilisées ou élaborées en vue d évaluer les besoins perçus et non perçus du public cible. Besoins d apprentissage perçus Membres du comité de planification Sondages Questionnaires Groupes de consultation Demandes de la part du public cible Besoins d apprentissage non perçus Examens d auto-évaluation Fiches d audit Fiches d entrevue de rappel stimulée Observation directe de la pratique Données d assurance de la qualité recueillies auprès des hôpitaux et des régions Patients standardisés Bases de données provinciales Rapports d incident Données publiées (ECR, études de cohorte) Une évaluation des besoins doit comprendre des renseignements démographiques de base comme la ville ou la province, de même que la désignation urbaine ou rurale de la pratique des membres; l âge ou la plage d âge des membres; et le niveau ou le type de pratique. Troisième critère : Objectifs d apprentissage Les objectifs d apprentissage doivent être fondés sur les besoins perçus et non perçus qui ont été identifiés pour le public cible. 3

4 Les objectifs d apprentissage sont des comportements observables et mesurables qui doivent démontrer une évolution sur le plan des connaissances, des compétences ou des attitudes du participant à la fin du programme. Pour ce faire, on formule les objectifs d apprentissage de la façon suivante : «À la fin de ce programme, les participants seront en mesure :». On peut ensuite énumérer les objectifs d apprentissage sous la forme de verbes d action. On peut trouver ces verbes d action et d autres renseignements importants au sujet des objectifs d apprentissage sur le site Web du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada. Les objectifs d apprentissage doivent être imprimés sur le dépliant du programme, tous les documents à distribuer et les présentations. Au moment de remplir votre demande, assurez-vous d inclure comme document à l appui un exemplaire du programme et/ou de la documentation produite comportant les objectifs d apprentissage (programme préliminaire, programme sur place, guides, etc.). Si l événement comporte plusieurs parties (programmes, plénières, sessions en petits groupes, etc.), assurez-vous d inclure les objectifs d apprentissage pour chacune des sessions, s ils sont disponibles. Si ce n est pas le cas, veuillez les fournir à la SOGC dans les 30 jours suivant la conclusion de l événement. Quatrième critère : Format pédagogique et interactivité Format pédagogique Le format pédagogique devrait être conçu de manière à présenter le contenu élaboré de la meilleure façon possible. Par exemple, dans le cas de documents controversés, un débat pourrait constituer un format approprié. Dans le cas d un contenu fondé sur des questions interprofessionnelles, il pourrait être préférable de recourir à des discussions en petits groupes. Enfin, dans le cas du perfectionnement des compétences, des activités de simulation ou d évaluation du rendement pourraient être appropriées. Des renseignements additionnels sur les formats pédagogiques sont disponibles sur le site Web du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada. Au moins 25 % du temps consacré à la formation dans le cadre d un événement éducatif (soit 15 minutes par heure) doit être réservé à la discussion et à l interaction. Interactivité Si elle n est pas déjà incluse dans le programme fourni, veuillez donner une description de la façon dont l interactivité sera mise en œuvre. Si l événement comporte plusieurs parties (programmes, plénières, sessions en petits groupes, etc.), veuillez fournir cette information pour chacune des sessions pertinentes. 4

5 Cinquième critère : Évaluation et rétroaction L événement doit comprendre une évaluation des objectifs d apprentissage établis, et donner aux participants l occasion de déterminer ce qu ils ont appris et l effet que pourraient avoir ces nouvelles connaissances sur leur pratique. Au minimum, les formulaires d évaluation doivent aborder les questions suivantes : Les objectifs d apprentissage ont-ils été atteints? Quelle influence (le cas échéant) les nouvelles connaissances ont-elles eu sur la pratique des participants? A-t-on consacré suffisamment de temps à l apprentissage interactif? Le programme était-il exempt de parti pris commercial? Si le programme comporte plusieurs parties (programmes, plénières, sessions en petits groupes, etc.), chaque session doit être évaluée à l aide des critères ci-dessus. Liste d évaluation Critères OUI NON Exemple de question La stratégie d évaluation mesure-t-elle les talents d enseignant du présentateur? Veuillez coter [présentateur A] relativement à [sa clarté, son engagement, ses aides A/V, etc.] La stratégie d évaluation mesure-t-elle la pertinence du contenu du cours en ce qui a trait aux besoins d apprentissage du public cible? La stratégie d évaluation permet-elle de déterminer si la session a comblé les besoins sur le plan des connaissances? La stratégie d évaluation permet-elle de déterminer si les objectifs d apprentissage ont été atteints? Les participants ont-ils la possibilité d identifier les connaissances acquises et/ou de réfléchir à ce qu ils ont appris? La stratégie d évaluation permet-elle de déterminer s il y avait un parti pris commercial? La stratégie d évaluation permet-elle de déterminer si suffisamment de temps a été accordé à l interactivité? La stratégie d évaluation prévoit-elle mesurer l amélioration du rendement des participants? Ce sujet était-il pertinent en ce qui a trait à vos besoins pédagogiques? Cette présentation vous a-t-elle aidé à combler vos besoins sur le plan des connaissances? Cette session a-t-elle atteint les objectifs d apprentissage identifiés? Quelles nouvelles connaissances ou compétences retirez-vous de cette session? Cette session était-elle exempte de parti pris en faveur de l industrie pharmaceutique? A-t-on consacré suffisamment de temps à l interactivité (p. ex. activités pratiques, groupes de discussion, séances de questions et réponses) dans le cadre de cette session? Mettrez-vous en pratique les connaissances et les compétences acquises dans le cadre de cette session? Dans l affirmative, comment? Dans la négative, pourquoi? 5

6 Chaque programme ayant une portée différente, il pourrait être nécessaire de modifier les formulaires d évaluation pour obtenir la meilleure information possible auprès de votre public cible. Vous pourriez aussi profiter de cette occasion pour mieux définir des besoins pédagogiques éventuels identifiés par les participants dans le cadre de l événement en ajoutant une boîte réservée aux commentaires. Sixième critère : Éthique et finances Il revient au demandeur de s assurer que tout conflit d intérêts possible est divulgué par les instructeurs/conférenciers, les animateurs et les membres du comité de planification. Cette déclaration doit être transmise au public visé dans le programme imprimé/en ligne, et sur la deuxième diapositive dans le cadre des présentations. Cette diapositive doit être affichée suffisamment longtemps pour permettre aux participants de la lire. Aucun membre de l industrie pharmaceutique ne peut faire partie du comité de planification, même s il s agit d un médecin qui pratique. Toute aide financière directe fournie pour dédommager les médecins ou leur famille en vue de leur participation à un événement éducatif entraînerait le rejet de la demande. Le cas échéant, les organisations médicales doivent verser des honoraires directement aux personnes qui y ont droit. 6

7 Politiques relatives à l utilisation des déclarations d agrément de la SOGC On ne peut en aucun cas faire référence à la SOGC ou à son système d approbation en matière de PPP avant que l approbation n ait été donnée pour l agrément du maintien du certificat en vertu de l article 1. N inscrivez pas «Maintien du certificat/ppp en attente d agrément» ou toute formulation similaire sur tout document préliminaire touchant l activité d apprentissage. Une fois l agrément obtenu pour le programme éducatif, les déclarations d agrément doivent être incorporées dans tous les documents et toutes les publicités touchant le programme. Veuillez prendre note que tous les documents, y compris le logo de la SOGC, doivent être approuvés par la SOGC avant la publication et l impression. La SOGC informera le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada que l événement a été agréé en vertu de l article 1 du Programme de maintien du certificat. Déclaration d agrément pour les événements éducatifs élaborés par une organisation médicale Le présent événement a été approuvé par la Société des obstétriciens et gynécologues du Canada pour l obtention d un maximum de << >> crédits à titre d activité d apprentissage de groupe agréée, telle que définie à l article (1) du Programme de maintien du certificat du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada. 7

8 «Marquage» et reconnaissance des commandites Le marquage consiste à lier une commandite à une session particulière dans le cadre d un événement d apprentissage de groupe agréée. Cette activité n est pas permise. Toutes les commandites visant des événements d apprentissage de groupe agréés doivent être reçues sous forme de subventions à l éducation, et être incluses en tant que sources de revenus au sein du budget global servant à soutenir l ensemble de l événement. Il faut clairement indiquer que toutes les organisations qui fournissent des subventions à l éducation appuient l événement dans son ensemble. Par exemple, on peut créer une page de synthèse mentionnant la contribution de tous les commanditaires. Les activités entièrement non pédagogiques, comme les repas des délégués, peuvent être «marquées», mais ne doivent pas être indiquées comme faisant partie d un événement d apprentissage de groupe agréé. 8

9 Processus et marche à suivre pour l agrément Veuillez soumettre la présente demande, accompagnée du paiement, au moins huit (8) semaines avant la date prévue de promotion de l activité de PPP approuvée. Aucune demande rétroactive ne sera acceptée. Veuillez vous assurer que la demande a été remplie en entier et qu elle comporte tous les renseignements et signatures nécessaires. Une demande incomplète retardera le processus d agrément. Le demandeur devra respecter la politique de l Association médicale canadienne, intitulée Les médecins et l industrie pharmaceutique, et/ou le guide intitulé Relations entre les organisations médicales et les sociétés commerciales, élaboré par le Conseil québécois de développement professionnel continu des médecins. L information contenue dans la demande sera le produit du président du comité de planification, qui devra assurer le respect des exigences en matière d approbation. La SOGC se réserve le droit de demander des renseignements supplémentaires afin de faciliter le processus d examen. Grille tarifaire Type de demande Organisation médicale, article 1 du Programme de maintien du certificat (aucun appui du secteur privé) Organisation médicale, article 1 du Programme de maintien du certificat (moins de $ en appui du secteur privé) Organisation médicale, article 1 du Programme de maintien du certificat (plus de $ en appui du secteur privé) Frais de demande 500 $ (non remboursable) 750 $ (non remboursable) $ (non remboursable) Date limite de demande : Votre demande doit être soumise à la SOGC au moins huit (8) semaines avant la date prévue de promotion de l activité de PPP approuvée. Comment faire une demande : Veuillez remplir la présente demande en entier et la soumettre... par courriel par la poste Agrément Perfectionnement professionnel permanent La Société des obstétriciens et gynécologues du Canada 780, prom. Echo Ottawa (ON) K1S 5R7 Personne-ressource : Pour de plus amples renseignements, ou si vous avez des questions, veuillez communiquer avec Sylvie Paquette à ou par téléphone au , poste

10 Demande d agrément Liste de vérification Au moment de faire la demande Critères Inclus(e) s.o. Profil de l organisation Structure de gouvernance et/ou liens Internet additionnels Profil de l événement Renseignements promotionnels / programme de l événement --- Premier critère : Public cible et comité de planification Liste des membres du comité de planification --- Signature du président du comité de planification --- Déclaration de divulgation du comité de planification --- Deuxième critère : Évaluation des besoins Outils Besoins perçus Résultats Besoins perçus Outils Besoins non perçus Résultats Besoins non perçus Cinquième critère : Évaluation et rétroaction Exemples de formulaire d évaluation --- Sixième critère : Éthique et finances Déclaration de divulgation du conférencier --- Budget pour l événement éducatif --- Frais de demande --- Dans les trente (30) jours suivant l événement Critères Inclus(e) s.o. Profil de l événement Liste complète des participants et type d inscription, ville et province --- Troisième critère : Objectifs d apprentissage Objectifs d apprentissage complets pour chacune des sessions de l événement éducatif Cinquième critère : Évaluation et rétroaction Sommaire complet de toutes les évaluations reçues --- Date limite de demande : Votre demande, accompagnée du paiement, doit être soumise à la SOGC au moins huit (8) semaines avant la date prévue de la promotion de l activité de PPP approuvée. Comment faire une demande : Veuillez remplir la présente demande en entier et la soumettre... par courriel par la poste Agrément Perfectionnement professionnel permanent La Société des obstétriciens et gynécologues du Canada 780, prom. Echo Ottawa (ON) K1S 5R7 Personne-ressource : Pour de plus amples renseignements, ou si vous avez des questions, veuillez communiquer avec ou par téléphone au

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