1. Les avantages de la mobilité professionnelle

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1 Lors du caucus 2006 de l Association internationale francophone des bibliothécaires et documentalistes (AIFBD), nous avons constaté qu il n existe actuellement aucun programme officiel de mobilité professionnelle destiné aux bibliothécaires et documentalistes de la francophonie, alors qu un tel programme existe déjà depuis plusieurs années pour les professionnels de la documentation du monde anglophone (LIBEX). Afin de combler cette lacune, l'aifbd lance un nouveau programme d échanges professionnels à l intention des bibliothécaires et documentalistes francophones : ViceVersa. 1. Les avantages de la mobilité professionnelle Le monde du travail, appuyé par les recherches récentes en gestion des organisations, reconnaît de plus en plus aujourd hui les bienfaits de la mobilité professionnelle, tant du côté des employeurs que du côté des employés. Les échanges professionnels représentent une des multiples formes que peut revêtir la mobilité professionnelle. Au chapitre des échanges professionnels, nous relèverons les avantages suivants : Pour l employé : apprentissage de nouvelles façons de faire et de nouvelles habiletés au contact d une culture différente ; élargissement des connaissances et de l expérience grâce à l adaptation à un nouvel environnement ; expérience intensive de développement professionnel et personnel. Pour l employeur : apport d un nouveau point de vue et de nouvelles habiletés au sein de l organisation de la part du candidat en situation d échange ; transfert de connaissances au profit de l organisation ; participation active au développement de la profession ; publicité positive pour l organisation. 1

2 2. Les objectifs du programme d'échanges L objectif général du programme ViceVersa est de favoriser la coopération et l échange de compétences en bibliothéconomie, documentation et sciences de l information dans le monde francophone. Le moyen retenu en ce sens consiste à permettre chaque année à un certain nombre de professionnels francophones de réaliser un échange en milieu de travail. Les objectifs spécifiques du programme sont les suivants : permettre le partage de connaissances sur les bonnes pratiques dans le champ de la bibliothéconomie, de la documentation et des sciences de l information ; contribuer au développement et au ressourcement professionnels par une expérience pratique dans une autre organisation ; développer les contacts et la mise en réseau entre organisations francophones du milieu de la documentation et des sciences de l information. Il est important de noter que le programme ViceVersa veut offrir un cadre et des conditions favorisant la réalisation d échanges professionnels; il n a pas pour objectif d organiser des échanges en milieu de travail pour les éventuels candidats. 3. Le fonctionnement de ViceVersa Les candidats intéressés à organiser un échange doivent être membres en règle de l Association internationale francophone des bibliothécaires et documentalistes (AIFBD). Ils doivent remplir un formulaire disponible en ligne sur le site du programme ViceVersa. Cette inscription leur donne ensuite accès à une base de données permettant la recherche et la consultation de l ensemble des fiches des autres candidats. Une fois inscrits sur la base de données ViceVersa, les participants doivent : trouver un professionnel avec qui organiser un échange par le truchement de la base de données du programme ViceVersa ; obtenir l autorisation de leur employeur de participer à un échange professionnel en milieu de travail ; faire approuver par l'employeur le choix du professionnel avec qui l échange aura lieu (et obtenir l assurance officielle que ce dernier s engage à soutenir le professionnel qui occupera votre poste pendant la durée de l échange); prévoir les termes de l échange (durée et dates, rémunération, logement, horaire de travail, assurances, etc.); au terme de l échange, rédiger un rapport qui sera diffusé sur le site de l AIFBD. En somme, vous devez être prêts à mettre l énergie et le temps nécessaires pour préparer votre échange professionnel de la meilleure façon possible, ce qui exigera de vous flexibilité, ouverture d esprit et, surtout, un sens aigu des responsabilités. 2

3 4. Boîte à outils ViceVersa 4.1. TRUCS ET CONSEILS Clarifier vos objectifs Avant toute chose, avant même d inscrire votre profil dans la base de données de ViceVersa, prenez le temps de réfléchir à ce qui vous motive à entreprendre un projet professionnel d échange de postes. Établissez une liste détaillée des objectifs personnels et professionnels que vous souhaitez atteindre par le biais de ce projet. Une fois cet exercice complété, il vous sera plus facile de communiquer vos besoins et vos attentes avec votre employeur et avec le professionnel avec qui vous organiserez un échange. Obtenir l autorisation de votre employeur Avant de vous lancer dans l organisation d un échange, assurez-vous bien que votre employeur comprenne et endosse pleinement votre projet; son accord est conditionnel à sa réalisation. Ayez une idée claire de vos objectifs professionnels et personnels et transmettez-les le plus précisément et honnêtement possible. Prenez le temps d en discuter longuement avec votre supérieur immédiat et / ou avec la personne responsable. Il en va du succès de votre projet d échange. Il faudra aussi convaincre votre employeur : même si le monde du travail d aujourd hui, appuyé par les recherches récentes en gestion des organisations, reconnaît de plus en plus les bienfaits de la mobilité professionnelle tant du côté des employeurs que du côté des employés, il n est reste pas moins que d un point de vue pratique (celui de votre employeur), la perspective de voir un professionnel étranger occuper votre poste pendant une partie de l année peut sembler quelque peu engageante et c est tout à fait normal! Non seulement vous perdra-t-il temporairement comme employé, mais il devra en outre transiger pendant ce temps avec un employé étranger qu il n a pas choisi lui-même et qui connaît probablement très peu la culture documentaire de son établissement ce qui implique une séance de formation minimale à l intention du nouvel employé. Une telle demande d adaptation en énergie et en temps pourra sembler exagérée aux yeux de votre employeur. Il est donc primordial pour vous de savoir le convaincre de l intérêt et de l utilité réels d un programme d échanges professionnels; il doit comprendre que le «retour sur l investissement» d un projet semblable est suffisamment élevé pour justifier le temps et l énergie à déployer. 3

4 Pour l employeur, ce «retour sur l investissement» inclut : l apport d un nouveau point de vue et de nouvelles habiletés au sein de son organisation de la part du candidat étranger en situation d échange ; un transfert de nouvelles connaissances au profit de son organisation ; une participation active au développement de la profession ; un élargissement du réseau de contacts de son établissement ; une publicité positive pour son organisation; une expérience de formation professionnelle unique et intensive pour l un de ses employés, qui fera ensuite profiter l organisation de ses nouvelles connaissances : nouvelles façons de faire, nouvelles habiletés, nouveaux points de vue, etc. une expérience de formation personnelle unique et intensive pour l un de ses employés, qui a toutes les chances de profiter à l organisation, ne serait-ce que par l ouverture d esprit et le sens de l adaptation qu aura nécessairement développés le professionnel en situation d échange. Par ailleurs, tout au long de l organisation de votre projet, et même pendant l échange proprement dit, veillez à tenir votre employeur régulièrement au courant des étapes où vous en êtes rendus. Nous vous invitons à imprimer et à présenter à votre employeur le Document de présentation du programme ViceVersa à l intention des employeurs (au bas de cette page). Vous pouvez également utiliser les modèle de lettre apparaissant au bas de cette page afin de faciliter vos démarches dans l obtention de l autorisation de votre employeur. Choisir le professionnel avec qui organiser un échange Prenez le temps de bien «magasiner» la personne avec laquelle vous ferez un échange de postes. Pour ce faire, ne vous contentez pas de communications électroniques. Une fois le contact bien engagé, communiquez par téléphone aussi souvent que possible afin d apprendre à connaître le candidat potentiel : vous semble-t-il sérieux dans son projet d échange de postes? Vous semble-t-il assez organisé et responsable pour un projet d une telle envergure? Vos personnalités s accordent-elles? Vous sentez-vous en confiance? Outre le profil personnel du candidat, son profil professionnel est aussi déterminant : pour que l échange de postes soit fructueux, il est d une importance capitale que les deux professionnels oeuvrent dans des domaines relativement semblables et possèdent un niveau d expertise équivalent; on voit mal un 4

5 bibliothécaire programmeur dans une compagnie privée depuis quinze ans échanger son poste avec un bibliothécaire fraîchement émoulu de l école et travaillant depuis tout juste un an à la référence d une bibliothèque municipale Encore une fois, prenez le temps de discuter en détails avec votre candidat potentiel de ses tâches et responsabilités actuelles, de son milieu de travail, de la formation qu il a suivie, de son cheminement professionnel et de tout autre sujet susceptible de vous aider à arrêter votre décision, incluant les informations relatives à la ville et au pays où vous serez amené à vivre pendant quelques semaines, voire quelques mois. Plus d informations vous amasserez, plus vous serez à même de faire un choix éclairé et judicieux un match parfait, en somme! Détails logistiques Voici une liste non exhaustive des détails logistiques importants sur lesquels votre partenaire et vous devrez vous entendre ou auxquels vous devrez penser avant de partir: - Durée de l échange : 3 mois? 6 mois? 1 an? - Horaire de travail de part et d autre - Rémunération : Afin de vous éviter des démarches administratives complexes, nous vous recommandons fortement, pour toute la durée de l échange, de continuer à recevoir votre salaire de votre institution d attache (avec les déductions habituelles). - Logement : Nous vous conseillons, pour des raisons à la fois financières et pratiques, de céder votre logement à votre partenaire d échanges. N hésitez pas à rédiger pour ce faire un contrat d échange de maisons que vous signerez de part et d autre. Pour les mêmes raisons, chaque participant devrait continuer à payer les dépenses fixes de son propre logement pendant toute la durée de l échange (loyer, hypothèque, assurances, service téléphonique, électricité, etc.). - Contrats d assurances : Avant de partir, assurez-vous de détenir, de part et d autre: une couverture adéquate d assurance santé une couverture adéquate d assurance-vie une couverture adéquate d assurance-bagages - Visas de séjour et de travail / Permis de séjour et de travail : La majorité des pays de la Francophonie exigent des étrangers, outre un permis de séjour, un permis de travail (appelé aussi visa de travail) qui leur donne le droit de travailler temporairement à l intérieur de ses frontières. Ces permis sont habituellement délivrés sur la foi d une offre d emploi officielle de la part du pays d accueil et d un 5

6 dossier de demande comprenant le formulaire de demande, un passeport valide, une lettre de référence, des droits de traitement, etc. Les démarches à entreprendre pour l obtention de ces permis sont parfois fastidieuses, aussi vous est-il recommandé de vous informer à l avance et d agir le plus tôt possible. Veuillez noter à ce propos que l équipe de ViceVersa n est pas en mesure de vous conseiller à ce sujet : vous devrez prendre vos informations auprès de l ambassade du pays où vous souhaitez travailler ou en en consultant le site du ministère de l emploi du pays où vous souhaitez travailler (la section «Répertoire de liens» de ce site contient quelques liens utiles sur ce sujet). - Frais supplémentaires occasionnés par l échange : billets d'avion, frais de visa, permis de séjour et de travail, examen médical obligatoire, frais supplémentaires pour les voyages et excursions pendant l'échange, etc DES MODÈLES DE DOCUMENTS POUR VOUS AIDER Rendez-vous dans la section ViceVersa du site de l AIFBD (aifbd.org) pour avoir accès à des modèles de documents qui vous aideront à organiser votre projet d échange : Document de présentation du programme ViceVersa à l intention des employeurs Lettre d autorisation de l employeur pour la participation de son employé-e au programme d échanges ViceVersa Lettre d'autorisation d'accueil du professionnel étranger Pour accéder à la base de données des candidats ViceVersa : Pour nous joindre : 6

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