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1 GUIDE POUR LES UTILISATEURS ET LES GESTIONNAIRES DU LOGICIEL AGATTE (Application pour une Gestion Automatisée du Temps de Travail dans l Etablissement) Adresse de connexion : 1

2 PLAN DU GUIDE 1. Les onglets Utilisateur p. 3 Tous les agents de l Université de Lorraine concernés par AGATTE, sont considérés comme étant utilisateurs ; les gestionnaires avant tout eux-aussi des utilisateurs. 1.1 Tops p Toper p Feuille des tops p Détail d une journée p Liste des anomalies p Absences p Demande p Feuille d absence p Liste des demandes p Liste des absences p Planning p CET p Feuille CET p Alimentation CET p Droit d option CET p Fiche personnel p Les onglets Gestionnaire p. 14 Le gestionnaire bénéficie de davantage de rubriques que l utilisateur puisqu il est habilité à valider, refuser, annuler et modifier les demandes d absences, demander des absences, procéder à des corrections de pointage et consulter les feuilles de tops des agents dont il a la responsabilité. 2.1 Gestion des tops p Liste des anomalies p Correction des tops p Consultation p Gestion des absences p Validation p Demande d absence p Consultation p Gestion CET p Editions p Préférences p Aide p. 25 2

3 1 LES ONGLETS UTILISATEUR 1.1 TOPS Toper L action de «Toper» est simple et rapide : Après s être connecté à l adresse à l interface web, l agent saisit ses login et mot de passe habituels. AGATTE ouvre directement la page «Tops» et il ne reste plus qu à cliquer sur le bouton «Toper». AGATTE rappelle en noir les tops que l agent a effectué durant la journée et indique en vert les tops automatiques correspondants à ses absences posées pour la journée en cours (mission ou congés payés par exemple). 3

4 1.1.2 Feuille des tops Cette fonction permet à l agent de consulter ses différents compteurs de temps de travail journalier, hebdomadaire et annuel. La partie de gauche correspond au réalisé (a) La partie de droite correspond au référentiel (b) Quelques explications : a) Compteurs (partie gauche) : - Temps validé Somme du temps badgé validé + congés payés (hors régularisation) + absences créditrices + temps crédité jours fériés + régularisations - Temps badgé validé Correspond à une "base de calcul" à laquelle on retranche les écrêtages journaliers et les écrêtages hebdomadaires. - Temps base de calcul Temps de travail "topé", basé sur les tops de la personne, tops éventuellement corrigés par son gestionnaire. Le temps de travail est, le cas échéant, majoré par application des règles applicables à l Université. - Ecrêtages journaliers L écrêtage journalier s applique aux pauses méridiennes trop courtes et au temps de travail journalier qui dépasse le nombre d heures autorisé par jour. Les fractions de temps en deçà du minimum ou audelà du maximum permis ne sont pas comptabilisées. - Ecrêtages hebdomadaires Le temps de travail est supérieur au temps de travail autorisé par semaine après écrêtages journaliers. La fraction de temps au-delà du temps autorisé n est pas comptabilisée. 4

5 - Congés payés (hors régularisation) Ce sont les jours de congés payés convertis en heures, pris depuis la mise en place d AGATTE. - Absences créditrices Le temps pour ces absences est considéré comme du temps travaillé. - Temps crédité jours fériés Un jour férié est considéré comme du temps travaillé s il tombe un jour habituellement travaillé. Par exemple : les missions, les formations, l absence maladie - Régularisations (en + ou en - ) Temps correspondant à des ajustements (ajout ou retrait d heures). - Absences non créditrices Le temps d absence n est pas pris en compte dans le temps de travail. - Congés payés Congés payés utilisés depuis le début de l année universitaire, convertis en heures. b) Tableau de bord (partie droite) : - Référence annuelle Il s agit de la base sur laquelle doit être programmée l année universitaire, temps de travail et congés payés confondus. - Temps de travail dû Temps de travail que doit réaliser l agent par an, basé sur son «contrat» saisi dans AGATTE. - Congés payés Droits à congés payés annuels convertis en heures. - Régularisations La Cellule Agatte (Direction des Ressources Humaines) est habilitée à intervenir pour baisser le temps annuel dû, par exemple en cas de congé individuel de formation, de congé sans solde - Référence pour la période Il s agit de votre temps de travail moyen globalisé avec les droits à congés à une date donnée, calcul basé sur votre "contrat" saisi dans AGATTE. - Avance / Retard pour la période Par rapport à la référence pour la période et au temps validé, on obtient : - soit du temps en + (avance), - soit du temps en (retard) - soit un équilibre entre les deux (0 min). 5

6 1.1.3 Détail d une journée Sélectionner une date et cliquer sur «Valider» : Quelques explications : - Durée : durée des différentes plages qui, additionnées (hors pause méridienne), donnent le total de temps crédité. - Coef. : coefficient multiplicateur (majorations liées à certaines situations de travail). - Temps Validé : temps de travail de l agent, auquel on a retranché les écrêtages journaliers. 6

7 1.1.4 Liste des Anomalies Permet à l agent de consulter la liste globale des anomalies qu il a généré durant l année universitaire en cours : NB : La dernière colonne indique quelle intervention a été effectuée par le gestionnaire (si intervention). L utilisateur peut sélectionner le type d anomalie à consulter et/ou une date en cliquant sur «Afficher les critères de sélection» : 7

8 1.2 ABSENCES Demande L utilisateur pose lui-même sa demande d absence. Pour ce faire, il faut choisir le type d absence dans le menu déroulant : - S il s agit d une absence en jour (un congé payé par exemple) : indiquer la date de début et la date de fin de l absence à l aide du calendrier. - S il s agit d une absence en heure (une mission par exemple) : indiquer la date à l aide du calendrier, puis l heure de début et de fin de l absence (NB : pour 08H30, taper 0830). Puis cliquer sur «Envoyer la demande». Le gestionnaire est ensuite informé par de la demande d absence (commentaires compris). L agent reçoit également une copie de sa demande. Le gestionnaire pourra ensuite soit valider, refuser, annuler ou modifier la demande. Quelques remarques : L agent a la possibilité de supprimer sa demande tant que celle-ci n a pas été validée. Toute autre action relève de son gestionnaire (voir également page suivante). Si vous n êtes pas concerné par certains motifs d absence (par exemple la garde d enfant malade si vous n avez pas d enfant à charge), la demande d absence ne sera pas autorisée. AGATTE tope à la place de l agent lorsqu il a posé une absence pour mission. Il n est donc pas nécessaire de toper lorsque l on part en mission. Par contre, lorsque l on rentre de mission (en cours de demi-journée), il faut toper pour le signaler. 8

9 1.2.2 Feuille d absence Permet à l agent de visualiser les compteurs de ses absences et l historique de ses demandes d absence en sélectionnant le type d absence dans le menu déroulant : Quelques explications : - Autorisation : rappel des droits à congés payés pour l année universitaire en cours (du 1 er septembre au 31 août suivant). - Régularisation : le droit à congés payés est régularisé quand le «contrat» d une personne est modifiés en cours d année universitaire (exemple : changement de quotité de travail). - Restant : nombre de jours de congés payés non-utilisés durant l année universitaire en cours. - Absences posées : nombre de jours de congés payés qui ont été posés durant l année universitaire en cours (au jour de la consultation, mais inclus également les demandés validées pour les jours à venir). Détails de l exemple ci-dessus : - droit à 47 jours de congés payés durant l année universitaire - aucune régularisation - 28,5 jours restants à poser - 18,5 jours déjà posés Suppression / modification d une demande d absence : Dans la rubrique «Feuille d absence», l agent peut supprimer une demande d absence tant que son gestionnaire ne l a pas validée. Pour cela, il faut cliquer sur la croix rouge à côté de l absence à supprimer. La modification des dates de l absence ne peut être effectuée que par le gestionnaire, après que l agent ait envoyé sa demande. Le type d absence, une fois la demande envoyée, ne peut être modifié ni par l agent, ni par son gestionnaire. NB : Toute suppression ou modification d une demande d absence génère automatiquement et systématiquement un envoyé à l utilisateur et à son gestionnaire. 9

10 1.2.3 Liste des demandes Permet à l agent de vérifier si sa demande d absence est : - en attente de validation, - ou validée, - ou refusée, - ou annulée. Pour cela il faut sélectionner le type d absence et l état. L exemple ci-dessus montre que l agent a une demande de congés payés en attente de validation Liste des absences Permet à l agent de visualiser la liste de toutes ses absences posées, quel que soit le type d absence. 10

11 1.3 PLANNING Permet à l agent de visualiser le planning des membres de son service. La période de consultation peut être sélectionnée en cliquant sur «Afficher les critères de sélection» puis en saisissant les dates souhaitées. En blanc : les présences En rouge : les absences (missions, congés, anomalies non-corrigées, etc ) En gris : les demi-journées systématiquement non-travaillées En vert : les jours fériés NB : AGATTE envoie automatiquement et quotidiennement un à chaque agent l informant du planning des membres de son service. Il est toutefois possible de se désabonner de l envoi de ce mail en allant dans la rubrique «Préférences», puis en décochant «Réception du planning des absences par mail» puis en cliquant sur «Valider» : 11

12 1.4 CET (Compte Epargne Temps) Feuille CET Permet à l agent de consulter l état de son CET Alimentation CET Permet à l agent de demander le versement sur son CET de ses jours de congés non-pris lors de l année universitaire précédente. Cette action peut se faire entre le 1 er septembre et le 31 décembre de l année universitaire en cours. Dans tous les cas, le versement n interviendra qu au 1 er janvier suivant. L agent peut donc continuer à utiliser ses jours de congés non-pris de l année universitaire précédente entre le 1 er septembre et le 31 décembre de l année universitaire en cours. NB : Si la demande d alimentation n est pas faite par l agent, les jours de congés non-pris lors de l année universitaire précédente sont perdus au 1 er janvier Droit d option CET Permet à l agent d exercer un droit d option sur les jours stockés sur son CET, à partir du 21 ème jour épargné. Cette action peut se faire entre le 1 er et le 31 mars de l année universitaire en cours. 12

13 1.5 FICHE PERSONNEL Permet à l agent de consulter son «contrat en cours», c est-à-dire essentiellement quel régime il a choisi, sa quotité de travail, son nombre de demi-journées travaillées, ainsi que sa semaine-type. 13

14 2 LES ONGLETS GESTIONNAIRE 2.1 GESTION DES TOPS Liste des anomalies 4 options de visualisation de la liste des anomalies peuvent être cumulées en cliquant sur «Afficher les critères de sélection» : - soit par type d anomalie toutes bloquante (ces anomalies apparaissent en 1er par défaut) informative non-bloquante - soit par service - soit par date - soit par nom Pour corriger l anomalie, il faut ensuite sélection l action gestionnaire que l on veut entreprendre, soit en cliquant sur «Modifier Top», ou sur «Poser Absence». 14

15 Suivant le type d anomalie, le gestionnaire peut effectuer différents types d interventions : a) Anomalie bloquante : o Modifier les tops : - Ajuster l heure - Ajouter un top - Désactiver un top utilisateur - Supprimer un top gestionnaire o Poser une absence b) Anomalie non bloquante : o Valider l anomalie o Modifier les tops (si l intervention du gestionnaire est possible) : - Ajuster l heure - Ajouter un top - Désactiver un top utilisateur - Supprimer un top gestionnaire o Poser une absence c) Anomalie informative : o Valider l anomalie (= suppression immédiate) o Ou suppression automatique au bout de 5 jours o Modifier les tops (exceptionnel) Plus précisément (voir pages suivantes) 15

16 a) Anomalies bloquantes Rappel : le calcul du temps journalier se bloque et l intervention du gestionnaire est indispensable pour réactiver les compteurs. Pointage non prévu Exemple : L agent ne travaille pas habituellement le mercredi après-midi mais vient exceptionnellement travailler ce jour là. - si accord du gestionnaire : ajuster le top - Si pas d accord du gestionnaire : désactiver le top Absence non prévue dans la journée Exemple : L agent travaille habituellement le vendredi matin, or il a une absence de tops ce jour là. - S il s agit d un oubli de tops : créer des tops - S il s agit d une absence : poser une absence pour l agent Nombre de pointage impair Exemple : Le détail de la journée d un agent ne compte que 3 tops. Il peut s agir d une entrée sans top de sortie, ou d une sortie sans top d entrée, ou encore un "double top". - Ajouter ou désactiver un top - Poser une absence NB : quand un agent pose une mission, il y a souvent un nombre de tops impair : 1 : 8h arrivée 2 : 10h départ en mission 3 : 12h fin de la mission 4 : 14h fin de la pause méridienne 5 : 17h départ Dans ce cas de figure, Agatte ne détecte pas d anomalie. Pointage ou pause pendant ou après une absence en heure et/ou minutes Exemple : Retour de mission une demi-heure après l heure indiquée. - modifier l absence en cliquant sur "fin d absence" - désactiver le top et ajuster l heure NB : Toujours penser à toper en rentrant de mission en heures et/ou minutes, que ce soit avant ou après l heure prévue (sauf bien évidemment dans le cas où l on n est pas censé rentrer). Pointage pendant une absence en jour et/ou demi-journée Exemple : top pendant un jour ou une demi-journée où une absence a été posée. - Soit supprimer l absence - Soit désactiver les tops 16

17 Pointage avant le début de la journée Exemple : Avant 7h30 dans le cas d une journée avec plages fixes obligatoires. - Soit ajuster le top à l heure d ouverture - Soit, exceptionnellement, ajuster le top à l heure réelle pointée Pointage après la fin de la journée Exemple : Après 19H dans le cas d une journée avec plages fixes obligatoires. - Soit ajuster le top à l heure de fermeture - Soit, exceptionnellement, ajuster le top à l heure réelle pointée Sortie pendant la plage début/ouverture, ou entrée pendant la plage fermeture/fin Ces cas de figures sont assez improbables mais tout de même envisagés. Exemple : arrivée à 7H35, sortie à 7H42 Contacter la Cellule Agatte. 17

18 b) Anomalies non bloquantes Rappel : ce type d anomalie n empêche pas le calcul du temps de travail, mais nécessite l intervention du gestionnaire pour disparaître de la liste des anomalies. Pointage/Pause pendant une plage fixe Exemple : Top d arrivée à 9H20, ou à 14H02 ou top de départ à 15H55. - Soit valider l anomalie - Soit poser une absence - Soit modifier le top Absence de pause méridienne Exemple : Il n y a pas de top pour la pause méridienne apparaissant dans le détail de la journée, un décompte automatique de 2h30 est effectué. - Soit modifier le pointage en créant des tops - Soit valider l anomalie, donc prendre en compte l écrêtage de 2h30 Avance retard annuelle négative Exemple : Sur la feuille des tops, l avance-retard toutes semaines confondues est à 1h42. - Soit valider l anomalie - Soit poser une absence Cette anomalie ne se génère qu en fin d année universitaire, au début du mois de juin. Dépassement du seuil d écrêtage annuel Pas de correction possible. Le gestionnaire ne peut que valider l anomalie. AGATTE écrête automatiquement le temps excédentaire. Dépassement du nombre d heures autorisées par jour Pas de correction possible. Le gestionnaire ne peut que valider l anomalie. AGATTE écrête automatiquement le temps excédentaire. Dépassement du nombre d heures autorisées par semaine Pas de correction possible. Le gestionnaire ne peut que valider l anomalie. AGATTE écrête automatiquement le temps excédentaire. Minimum du nombre d heures par semaine autorisée non atteint - Soit valider l anomalie - Soit poser une absence 18

19 c) Anomalies informatives Rappel : le calcul du temps de travail effectué se fait sur la base d un écrêtage et l intervention du gestionnaire n est pas nécessaire, ce type d anomalie disparaissant automatiquement au bout de 5 jours. Pointage pendant la plage début-ouverture Exemple : Top entre 7h30 et 7h45 dans le cas d une journée avec plages fixes obligatoires - Soit valider l anomalie - Soit, exceptionnellement, ajuster le top à l heure réelle topée. Pointage pendant la plage fermeture-fin Exemple : Top entre 19h et 19h15 dans le cas d une journée avec plages fixes obligatoires. - Soit valider l anomalie - Soit, exceptionnellement, ajuster le top à l heure réelle topée. Pause méridienne trop courte Pas de correction possible. Le gestionnaire ne peut que valider purement et simplement l anomalie. AGATTE écrête automatiquement le temps manquant pour atteindre les 45 minutes obligatoires. 19

20 2.1.2 Correction des tops Cette rubrique permet de procéder à des modifications de tops même s il n y a pas d anomalie, autant rétroactivement que le jour même. Cela peut notamment permettre d éviter la création d une anomalie qui apparaîtrait le lendemain, ou de régulariser une erreur à la demande de l agent. Les interventions possibles sont : - ajuster l heure - ajouter un top - désactiver un top utilisateur - supprimer un top gestionnaire Consultation Permet visualise la Feuille des tops d un agent. Le menu vertical permet de consulter également le «Détail d une journée», c'est-à-dire le détail des tops d une journée, hormis la journée en cours puisqu elle n a pas été encore calculée, mais aussi la «Liste des anomalies». 20

21 2.2 GESTION DES ABSENCES Validation Permet au gestionnaire de visualiser les demandes d absences en attente de validation des agents dont il a la responsabilité. Pour effectuer une action, il faut cliquer sur la demande d absence à traiter. AGATTE propose ensuite de valider, refuser, ou annuler la demande, avec la possibilité de laisser un commentaire. 21

22 2.2.2 Demande d absence Permet au gestionnaire de poser les absences pour les agents dont il a la responsabilité. Pour cela, il faut rechercher l agent concerné soit par service, soit en saisissant directement son nom, puis cliquer sur «Valider». Le gestionnaire arrive ensuite directement sur la feuille de demande d absence de l agent recherché. Le gestionnaire peut alors procéder à la demande d absence en sélectionnant le type d absence, les dates et laisser commentaire si nécessaire. Puis cliquer sur «Envoyer la demande». AGATTE va immédiatement générer un à l agent l informant que son gestionnaire a effectué une demande d absence et qu elle a été validée automatiquement. 22

23 2.2.3 Consultation Le gestionnaire doit rechercher au préalable l agent pour lequel il souhaite consulter les absences dans la rubrique «Recherche d un agent» du menu vertical. a) Consultation de la Feuille d absence Le gestionnaire peut rechercher différents types d absences pour visualiser l historique de ces absences. b) Consultation de la Liste des demandes d absence par type et par état 23

24 c) Consultation de la Liste des absences Permet de visualiser toutes les absences d un agent, tous motifs confondus pour l année universitaire en cours. 2.3 GESTION CET Permet au gestionnaire de consulter la Feuille CET des agents dont il a la responsabilité. 2.4 EDITIONS Permet à un gestionnaire de consulter et d imprimer l avance/retard de tous les agents sous sa responsabilité. 24

25 3 PREFERENCES Pour les gestionnaires, permet de désactiver ou réactiver la réception de la liste des anomalies de la veille par mail. Pour tous, permet de désactiver ou de réactiver la réception du planning des absences par mail. 4 AIDE Donne notamment accès à des notes règlementaires, ainsi qu aux différents notices d utilisation. En cas de question ou de problème, merci de bien vouloir écrire à la Cellule Agatte en utilisant l adresse suivante : agatte-support-metier-contact@univ-lorraine.fr 25