FORMATION EXCEL Livret 1 Initiation Excel 2013 THIERRY TILLIER. Produit et diffusé par coursdinfo.fr

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1 FORMATION EXCEL 2013 Livret 1 Initiation Excel 2013 THIERRY TILLIER Produit et diffusé par coursdinfo.fr

2 Ce support de cours est réservé à un usage personnel. Toute utilisation et diffusion dans le cadre d une activité de formation fait l objet d une licence de copies. Veuillez nous contacter si vous souhaitez utiliser ce cours dans ce cadre.

3 Livret 1 Initiation Excel 2013 THIERRY TILLIER THIERRY TILLIER FORMATIONS 28 RUE DES CHENES VERTS ST SENIER SOUS AVRANCHES FRANCE coursdinfo.fr ISBN Page 3 sur 51

4 Table des matie res Chapitre 1 Découverte d Excel Ouvrir Excel avec Windows Ouvrir Excel sous Windows Créer un classeur Fermer Excel Identifier les zones Chapitre 2 Tour d horizon du ruban Onglet Accueil Onglet Insertion Onglet Mise en page Onglet Formules Onglet Données Onglet Révision Onglet Affichage Chapitre 3 La cellule Coordonnées d une cellule Sélectionner une cellule Activer une cellule Chapitre 4 Les classeurs Définition Ouvrir un classeur Fermer un classeur Enregistrer un classeur Chapitre 5 Se déplacer dans une feuille de calcul Chapitre 6 Comment sélectionner des cellules Sélectionner les cellules d une colonne Sélectionner une ligne Les barres de défilement Sélectionner avec la touche MAJ Sélectionner des cellules contiguës Système de notation Sélectionner des cellules non contiguës Page 4 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

5 6.8 Système de notation Chapitre 7 Les actions de copier-coller Copier-coller par le ruban Copier-coller avec le menu contextuel Chapitre 8 Effacer le contenu d une cellule Effacer le contenu Effacer la mise en forme Chapitre 9 La barre d outils d accès rapide Présentation Modifier les raccourcis Enlever un bouton de la barre d outils Ajouter une commande du ruban Chapitre 10 Révision Se repérer dans la feuille de calcul Référence de cellule Couper-coller Barre d outils Accès rapide Chapitre 11 Corrigés Se repérer dans la feuille de calcul Référence de cellule Page 5 sur 51

6 Pre ambule Vous apprendrez dans ce livret à vous repérer dans le nouveau Excel 2013 et à faire les manipulations de base sur les cellules Prérequis : savoir rechercher des fichiers avec l explorateur Windows. Objectifs : Se repérer dans l interface Excel Sélectionner des cellules Faire des copies de cellules Ouvrir un classeur Enregistrer un classeur Modifier la barre d outils Accès rapide Retrouvez tous les cours sur Recommandation : Prenez le temps de lire toutes les instructions. Tout est détaillé concernant ce que vous devez faire. Chaque fois que vous lisez une instruction et que vous la faite ensuite, votre mémoire est sollicitée 2 fois. Et comme on le sait : la répétition est l'amie de la mémoire. Page 6 sur 51

7 Chapitre 1 Découverte d Excel : Cliquez sur le bouton Démarrer puis tapez Excel dans la barre de recherche. 2 : Cliquez ensuite sur Excel 2013, qui doit apparaitre dans la liste. Page 7 sur 51

8 1 : Depuis l écran d accueil, faites défiler les icônes jusqu à Excel Cliquez sur l icône pour ouvrir Excel Résultat : Excel 2013 s ouvre Cette zone propose de nombreux modèles de classeur, Si l un d eux vous intéresse, il suffit de cliquer dessus pour le télécharger. Page 8 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

9 1 : Cliquez sur Nouveau Classeur 2 : Le classeur se crée Aperçu sur Excel 2013 avec Windows 8 RT (Surface) Aperçu sur Excel 2013 avec Windows 7 (sur un PC), Le ruban affiche les commandes Page 9 sur 51

10 1 : Cliquez sur la croix en haut à droite pour fermer Excel Résultat : Excel se ferme. 2 : Veuillez rouvrir Excel Page 10 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

11 Différentes fenêtres composent l'interface d Excel. Essayez de mémoriser leur nom car on les retrouvera dans les cours suivants Ceci est la barre d accès rapide. Elle contient des boutons raccourcis Ceci est la barre de titre. Elle contient le nom du classeur affiché Ceux-ci sont les onglets du ruban. Nous y reviendrons en détail Si vous avez associé votre pack Office à votre compte Windows live (ou Outlook.com) alors votre nom s affiche ici Ces nombres sont les numéros des lignes de la feuille de calcul. Ce sont les entêtes de lignes Cette zone contient les onglets des différentes feuilles de calculs. Ici il n y a que la Feuil1 Ces petites cases sont des Cellules. Elles contiendront les données Cette zone est la barre de formule Ces lettres sont les en-têtes de colonne de la feuille de calcul. Ceci est le Ruban. Il contiendra les commandes en fonction de l onglet de ruban Page 11 sur 51

12 Chapitre 2 Tour d horizon du ruban Cliquez sur Accueil. Les commandes de ce ruban permettent surtout de faire la mise en forme de vos tableaux. La mise en forme d un tableau c est son aspect visuel (couleur, taille, bordures ) Cliquez sur Insertion. Les commandes de ce ruban permettent de créer des graphiques, des tableaux croisés ou bien des images. Cliquez sur Mise en page. Les commandes de ce ruban permettent de choisir les paramètres destinés à imprimer le classeur. Cliquez sur Formules. Les commandes de ce ruban permettent de sélectionner des formules et des fonctionnalités liées aux cellules (gestionnaire de noms, par exemple). Page 12 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

13 Cliquez sur Données. Les commandes de ce ruban permettent d accéder aux filtres ou aux fonctions de tris, par exemple. Cliquez sur Révision. Les commandes de ce ruban permettent de lancer la correction d orthographe ou d utiliser les fonctions de suivi. La commande Commencer la saisie manuscrite n est disponible que pour les versions Excel Installer sur PC avec un écran tactile. Cliquez sur Affichage. Ce ruban permettra de modifier le mode d affichage du classeur. Page 13 sur 51

14 Chapitre 3 La cellule Une cellule est identifiée par une colonne et une ligne (comme à la bataille navale). L intersection d une ligne et d une colonne donne donc la référence de la cellule Ceci est la zone de nom. Elle affiche la référence (ou nom) de la cellule qui est sélectionnée. Dans cet exemple, la cellule A1 est sélectionnée. Remarque : pour accéder à une cellule précise, vous pouvez taper sa référence ici puis taper sur la touche Entrée du clavier. Une cellule sélectionnée est identifiée par un contour vert. Il y a TOUJOURS au moins une cellule sélectionnée. La croix blanche est le pointeur de sélection de cellule. Lorsqu il s affiche et que vous cliquez, alors vous sélectionnez la cellule qui se trouve sous ce pointeur (ici c est la cellule A1. Ce carré vert est la poignée de recopie. Elle nous permettra de recopier le contenu de la cellule dans les autres cellules. Nous verrons amplement son utilisation. RESUME Une cellule est l intersection d une colonne et d une ligne. Elle se caractérise par une lettre et un numéro de ligne. La référence (ou coordonnée) d une cellule sera de la forme A1 ou C6 Page 14 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

15 Pour sélectionner une cellule, il faut cliquer dessus lorsque vous voyez ce pointeur de souris (La croix blanche) ATTENTION : UN SEUL CLIC est nécessaire pour sélectionner une cellule. La cellule C3 est maintenant sélectionnée Pour activer une cellule, il faut doublecliquer dessus ou bien écrire directement dedans en tapant sur les touches du clavier. Un curseur clignotant apparait dans la cellule. Lorsque la cellule est activée, deux boutons deviennent valides dans la barre de formule. Ces deux boutons permettent de valider le contenu de la cellule ou d annuler ce qu on vient de taper dedans Retenez bien ces choses (sélectionner et activer), vous en aurez besoin très souvent. On active une cellule quand on veut écrire des valeurs ou faire des formules ou encore modifier son contenu. Note : Le simple fait de taper du texte dans une cellule active celle-ci. Pour désactiver la cellule cliquez sur la croix rouge ou sur la touche ECHAP du clavier (si on ne veut pas valider). Pour valider la cellule on tapera le plus souvent sur la touche Entrée du clavier Page 15 sur 51

16 Chapitre 4 Les classeurs Un classeur est un fichier Excel. Un classeur peut contenir plusieurs feuilles. Dans cet exercice nous allons ouvrir un fichier nommé Exercice 01.xlsx 1 : Cliquez sur Fichier 2 : Cliquez sur Ouvrir Vos fichiers peuvent être enregistrés dans trois endroits différents : SkyDrive : espace Cloud associé un compte Outlook.com (anciennement live-hotmail) Ordinateur : Quelque part sur votre PC. Ajouter un lieu : Le fichier peut se trouver sur un autre compte SkyDrive ou sur Office 365 SharePoint. Page 16 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

17 3 : Cliquez sur Ordinateur 4 : Cliquez sur Mes documents ou Parcourir 5 : L explorateur de Windows s affiche Page 17 sur 51

18 6 : Ouvrez le dossier des exercices du livret 1 d Excel : Sélectionnez le fichier exercices-01.xlsx (1 clic) 8 : Cliquez sur Ouvrir 9 : Le classeur exercices-01 apparaît à l écran. Page 18 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

19 1 : Cliquez sur Fichier 2 : Cliquez sur Fermer 3 : Le classeur exercices-01.xlsx se ferme, mais Excel est toujours ouvert. 4 : Veuillez ouvrir de nouveau le classeur exercices-01.xlsx. Page 19 sur 51

20 Nous allons enregistrer le classeur, ouvert précédemment, sous un autre nom. Si vous avez fermé le classeur, ouvrez-le de nouveau. 1 : Cliquez sur Fichier 2 : Cliquez sur Enregistrer sous 3 : Cliquez sur Ordinateur 4 : Cliquez sur Dossier Actif, c est le dossier dans lequel se trouve actuellement le classeur. Page 20 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

21 5 : Le dossier s ouvre 6 : Tapez le nouveau nom du classeur 7 : Cliquez sur Enregistrer 8 : La barre de titre affiche le nouveau nom du classeur. Page 21 sur 51

22 Chapitre 5 Se déplacer dans une feuille de calcul Dans ce chapitre vous allez apprendre à utiliser les touches du clavier pour vous déplacer rapidement dans la feuille de calcul, sélectionner une ou plusieurs cellules... Voici un tableau ces raccourcis au clavier permettant de se déplacer rapidement dans la feuille. Examinez ces combinaisons, nous les mettrons en application dans les pages suivante. Touche du clavier Déplacement de la sélection Sélectionne la cellule au-dessus Sélectionne la cellule au-dessous Sélectionne la cellule à droite Sélectionne la cellule à gauche Sélectionne la première cellule non vide du dessus Sélectionne la dernière cellule non vide du dessous Sélectionne la première cellule non vide vers la gauche ou la première cellule de la ligne du tableau Sélectionne la dernière cellule non vide vers la droite ou la dernière cellule de la ligne du tableau Sélectionne la cellule A1 + Les exercices suivants vous entraîneront à utiliser ces touches. Page 22 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

23 1 : Cliquez sur la cellule A1 pour la sélectionner. Objectif : Se déplacer vers la cellule C5 avec les touches : 2 : Tapez 4 fois sur puis 2 fois sur Résultat, la cellule C5 est maintenant sélectionnée. Page 23 sur 51

24 Objectif : Se déplacer directement vers la dernière cellule de la colonne avec les touches : 3 : Enfoncez la touche CTRL et maintenez-la enfoncée, puis tapez 1 fois sur la flèche BAS Résultat : C7 est sélectionnée Objectif : Revenir à la cellule A1 4 : Enfoncez la touche CTRL et maintenez-la enfoncée, puis tapez 1 fois sur la flèche origine (parfois la flèche est remplacée par le mot origine, ou home, ou début, selon les claviers) La cellule A1 est de nouveau sélectionnée Malgré l usage de la souris, ces commandes s avèrent très utiles quand on doit sélectionner des cellules dans de grands tableaux de données. Page 24 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

25 Chapitre 6 Comment sélectionner des cellules 1 : Cliquez sur un en-tête de colonne pour sélectionner toutes les cellules de la colonne B. La sélection se poursuit sur toutes les lignes ( lignes) 1 : Cliquez sur l en-tête d une ligne pour sélectionner toutes les cellules de la ligne. La sélection se poursuit sur toutes les cellules de la ligne ATTENTION. La sélection des lignes ou des colonnes ne peut pas vous servir pour la mise en forme, mais uniquement pour insérer ou supprimer ou modifier les tailles (hauteur / largeur), ou encore recopier un contenu (ce que nous verrons plus loin et dans les livrets suivants) Page 25 sur 51

26 Barre de défilement verticale. Elle permet de naviguer entre les lignes et faire apparaitre les lignes du bas de la feuille. On l utilise avec des grands tableaux Barre de défilement horizontale. Elle permet de naviguer entre les colonnes. L'onglet sur fond blanc désigne la feuille active (celle qui est affichée à l'écran, ici c est Feuil1) Page 26 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

27 La touche «Maj.» (ou «Shift) : gauche du clavier. Elle se trouve à droite et à L'autre touche (à gauche du clavier) est «Verr. Maj.» c'est à dire Verrouillage Majuscule. Sur la touche il y a : soit un cadenas soit écrit Maj. soit écrit Verr. Maj. Ne confondez pas les deux! 1 : Placez le pointeur de souris au milieu de la cellule A2 2 : Cliquez sur la cellule A2 pour la sélectionner 3 : Appuyez sur la touche Maj. et maintenez la touche enfoncée. 4 : Cliquez sur la cellule C7 Les cellules A2 à C7 sont sélectionnées Cette méthode peut s avérer pratique pour la sélection de grands tableaux qui sont plus grands que votre écran. Page 27 sur 51

28 Une autre méthode, couramment utilisée pour sélectionner des cellules contiguës est le cliquerglisser 1 : Cliquez sur la cellule A3 et laissez le bouton de la souris enfoncé. 2 : Glissez en suivant la flèche jusqu à la cellule C7. 3 : Relâcher le bouton de la souris. Résultat les cellules sont sélectionnées Pour indiquer que les cellules sont sélectionnées à partir de A3 jusqu à C7 on écrit : A3 : C7. Page 28 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

29 Voyons maintenant comment sélectionner des cellules qui ne sont pas côte à côte. L'objectif est de sélectionner des cellules de la colonne A et des cellules de la colonne C. 1 : Cliquez sur la cellule A2 pour la sélectionner et laissez le bouton gauche de la souris enfoncé. 2 : Glissez jusqu'à A7 La première plage de cellules est sélectionnée 3 : Enfoncez sur la touche CTRL ( ) et maintenez-la enfoncée. 4 : Par la technique «cliquerglisser», sélectionnez la plage C2 à C7 5 : Relâchez la souris puis la touche CTRL Page 29 sur 51

30 Si on clique ensuite sur un bouton de mise en forme comme l attribut GRAS de la police, alors celui-ci s applique à toutes les cellules sélectionnées. Pour indiquer que les cellules A2 ET C4 sont sélectionnées on écrit : A2 ; C4 Pour indiquer que les plages de cellules A2 à A7 ET C2 à C7 sont sélectionnées on écrit : A2 : A7 ; C2 : C7 Page 30 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

31 Chapitre 7 Les actions de copier-coller Comme toutes les manipulations d Excel, il y a plusieurs façons de copier le contenu d'une ou plusieurs cellules dans une autre cellule. Les copies de cellules, et notamment de formules sont indispensables dans l utilisation des tableurs. Soyez donc TRES attentif à ce qui suit. Nous allons voir maintenant les différentes manières de les réaliser, retenez uniquement celle qui semble le plus simple pour vous. Objectif : Nous allons faire une copie d une cellule dans une autre cellule. 1 : Cliquez sur la cellule A3 pour la sélectionner 2 : Cliquez sur l onglet Accueil, si besoin. 3 : Cliquez sur le bouton Copier 4 : La cellule copiée est maintenant encadré par un pointillé vert. 5 : Cliquez sur la cellule A11, c est cette cellule qui va recevoir le contenu de la cellule A3 Page 31 sur 51

32 6 : Cliquez sur le bouton Coller 7 : Résultat, nous avons une copie de la cellule A3 La cellule A3 reste sélectionnée pour une nouvelle copie éventuelle. Nous pourrions aussitôt faire une autre copie dans un autre endroit de la feuille. Pour désactiver cette sélection vous devez taper sur la touche «Echap» (ou selon les claviers «ESC»). Elle se trouve tout en haut à gauche de votre clavier. Page 32 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

33 Examinons la méthode par le menu contextuel. Ces menus sont accessibles lorsqu'on fait un clic droit au-dessus d'un élément. Nous allons copier la cellule B3 dans la cellule B11 1 : Mettez votre pointeur de souris sur la cellule B3 2 : Cliquez sur le bouton droit de la souris 3 : Cliquez sur Copier Remarque : ceci est un menu contextuel. Son contenu dépend de ce qui se trouve sous le pointeur de la souris au moment où on fait un clic droit 4 : Placez votre pointeur de souris sur la cellule B11. 5 : Cliquez avec le bouton droit de la souris. 6 : Dans la rubrique Option de collage, cliquez sur le premier icône. Remarque, les autres options permettent de coller que le contenu (sans mise en forme, ou que la formule, ou que le résultat d une formule. Vous aurez parfois besoin de ces autres options Page 33 sur 51

34 7 : La seconde cellule est copiée Page 34 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

35 Chapitre 8 Effacer le contenu d une cellule Pour effacer le contenu d une cellule il suffit d appuyer sur la touche Suppr du clavier. 1 : Sélectionnez les cellules à supprimer : A11 :B11 2 : Tapez sur la touche Suppr 3 : Cliquez sur une autre cellule 4 : Résultat le contenu des cellules est supprimé, mais le format est toujours là. Ici le format ce sont les bordures et les caractères gras. Si on ne les enlève pas ils seront imprimés. Voyons comment faire. Page 35 sur 51

36 1 : Sélectionnez les cellules à supprimer : A11 :B11 2 : Si besoin, cliquez sur Accueil 3 : Tout à droite du ruban, cliquez sur la flèche du bouton Effacer 4 : Cliquez sur Effacer la mise en forme. Résultat, les bordures vertes disparaissent. Effacer tout : Efface le contenu Et la mise en forme Effacer la mise en forme : Efface le format mais pas le contenu. Effacer le contenu : Efface le contenu de la cellule mais pas son format. Page 36 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

37 Chapitre 9 La barre d outils d accès rapide La barre d outils d accès rapide contient des commandes fréquemment utilisées. Ici les boutons Enregistrer, Annuler et rétablir sont affichés. Il suffit de cliquer dessus pour les utiliser. 1 : Cliquez sur la flèche 2 : Le menu propose d autres commandes à ajouter à la barre d outils Les coches indiquent celles qui sont affichées dans la barre de raccourcis Page 37 sur 51

38 Objectif : Ajouter un bouton dans la barre d outils 1 : Cliquez sur le bouton Menu 2 : Cliquez sur Nouveau 3 : Résultat : La commande Nouveau classeur est ajoutée. Page 38 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

39 1 : Faites un clic droit sur la commande à supprimer 2 : Dans le menu contextuel, cliquez sur Supprimer de la barre d outils 3 : Résultat, le bouton est supprimé. Autre méthode On aussi utiliser le menu et cliquer sur la commande pour la désactiver. Page 39 sur 51

40 Objectif : Ajouter une commande qui se trouve dans le ruban. Il peut être utile d ajouter à la barre d outils Accès rapide, une commande qu on utilise fréquemment dans le ruban. Voyons comment l ajouter. 1 : Cliquez sur Insertion 2 : Placez le pointeur de souris sur le bouton Formes et faites un clic avec le bouton droit de la souris 3 : Dans le menu contextuel, cliquez sur Ajouter à la barre 4 : Résultat : le bouton est accessible en permanence, plus besoin d ouvrir le ruban Insertion Remarque : Ne mettez dans cette barre d outils, que les commandes que vous utiliserez le plus fréquemment. Ne la chargez pas inutilement. Page 40 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

41 Chapitre 10 Révision Veuillez identifier les différentes zones repérées ci-dessous. Ceci est Ceci est Ceux-ci sont Ceci est Ces lettres sont. Ces nombres sont Ceci est Cette zone est Ceci est Ces petites cases Page 41 sur 51

42 Dans les captures d écran suivantes, quelle est la référence de la cellule sélectionnée???? Page 42 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

43 ?? Comment s appelle ce carré? Page 43 sur 51

44 Veuillez reprendre une méthode du Copier-coller mais en choisissant le bouton Couper au lieu de Coller. Couper-coller permet de déplacer le contenu d une cellule dans une autre cellule. Cliquez sur la feuille 2 Veuillez déplacer les cellules pour mettre dans la colonne A, les nombres en ordre croissant (Couper-coller) Page 44 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

45 Veuillez ajouter les commandes Ouvrir, Nouveau, Aperçu Page 45 sur 51

46 Chapitre 11 Corrigés Veuillez identifier les différentes zones repérées ci-dessous. Ceci est la barre d outils d accès rapide Ceci est la barre de titre Ceux-ci sont Les onglets du ruban Ceci est zone d identification du compte Outlook.com Ces lettres sont Les en-têtes de colonnes Ces nombres sont les en-têtes de lignes Ceci est la zone des onglets des feuilles Cette zone est la barre de formule Ceci est le contenu du ruban Ces petites cases les cellules Page 46 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

47 Dans les captures d écran suivantes, quelle est la référence de la cellule sélectionnée? D1 est sélectionné B5 est sélectionnée Les cellules D1 et B3 sont sélectionnées. Notation : D1 ; B3 (Sélection avec la touche CTRL) Page 47 sur 51

48 La plage de cellule B3 :C7 est sélectionnée La plage D3 :E8 est sélectionnée ainsi que les cellules B9 et C11. Notation : D3 :E8 ;B9 ;C11. Ce type de sélection se fait avec la touche CTRL (on sélectionne d abord la plage de cellule puis on enfonce CTRL et on clique sur les autres cellules) Comment s appelle ce carré? Ce carré est la poignée de recopie Page 48 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

49 Mes notes Page 49 sur 51

50 Page 50 sur 51 copyright 2013 THIERRY TILLIER

51 THIERRY TILLIER Livret 1 Initiation Excel 2013 Cours pour débutant. Ce premier cours est une découverte d Excel 2013, vous apprendrez à vous repérer dans l interface graphique. Vous verrez aussi comment sélectionner des cellules et réaliser des copier-coller ou encore comment ouvrir et enregistrer un classeur. Ce livret est important pour les débutants, car il permet de poser les bases essentielles. L auteur : Thierry TILIER est formateur bureautique spécialisé dans la création de supports de cours d auto-formation. Très à l écoute des personnes qui suivent ses formations, ses supports de cours sont riches en informations et vous y retrouverez bien souvent des problématiques auxquelles vous pourriez faire face dans le cadre de votre métier. Créateur du site coursdinfo.fr, vous y retrouverez de nombreux autres cours. ISBN

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