RETOUR D EXPERIENCE FIDES ACE CH de Cambrai et CH de Sambre Avesnois Maubeuge Journée Régionale CHRU de LILLE le 10 décembre 2013 GESTION PATIENTS

Transcription

1 RETOUR D EXPERIENCE FIDES ACE CH de Cambrai et CH de Sambre Avesnois Maubeuge Journée Régionale CHRU de LILLE le 10 décembre 2013 GESTION PATIENTS

2 Quelques dates Dépôt du dossier de candidature : CH SAMBRE-AVESNOIS Juin 2010 CH CAMBRAI Juillet 2010 retenus parmi 55 établissements Premier test FIDES ACE : 3 tests à réaliser avec moins de 10% de rejets pour passage en production avec uniquement des assurés relevant de la CPAM du HAINAUT (future CPU). Echelonnés de : CH SAMBRE-AVESNOIS Septembre 2011 CH CAMBRAI Mai 2012 CH SAMBRE-AVESNOIS Septembre à novembre 2011 CH CAMBRAI Mai à juillet 2012

3 Quelques dates Passage en production : CH SAMBRE-AVESNOIS Mars 2012 CH CAMBRAI Septembre 2012 Taux de rejet global 2012 : CH SAMBRE-AVESNOIS 3.77 % CH CAMBRAI 3.67 %

4 Quelques conseils avant démarrage - Etudier les rejets 1 fournis par les caisses pivots (le taux et les motifs de rejets) afin de cibler les points d amélioration possibles tant au niveau organisationnel qu au niveau logiciel - S assurer des bonnes pratiques des agents des soins externes notamment sur le contrôle des droits et de la présence du médecin traitant déclaré - Revoir éventuellement certaines organisations liées à la récupération de l activité, le but de la FIDES ACE étant la facturation au fil de l eau en s assurant de l exhaustivité des actes

5 Quelques conseils avant démarrage (suite) - Mettre en adéquation le paramétrage des spécialités médicales de l établissement avec la base de la Sécurité Sociale - Se faire accompagner par un organisme extérieur est un plus à la réussite du projet - Bien communiquer à l ensemble de l établissement des enjeux de la FIDES (constitution en interne d un groupe projet réunissant Bureau des Admissions, Finances, DIM, Informatique) - Régulariser les RAR et mettre en place des réunions régulières avec la TG et la CPU (en plus des Groupes de Coordination Locaux officiels)

6 Au quotidien - Lancement régulier des facturations externes : CH SAMBRE-AVESNOIS CH CAMBRAI 2 traitements ACE/semaine d environ 1500 à 2000 factures B2 1 traitement ACE/semaine avec un nombre de factures variable - Suivi des différents lots (ARL, paiements et rejets) - Les rejets sont dispatchés aux gestionnaires concernés pour régularisation - Suivi d indicateurs : pourcentages de rejets par points d accueil et délai de retraitement (CHSA) - Consignes de saisie ou de contrôle en fonction des différents types de rejets - Mise en place de requêtes quotidiennes avant facturation permettant d éviter certains rejets (CHSA)

7 Les difficultés rencontrées - L accrochage progressif des différents régimes qui a entraîné une gestion des avances financières assez lourde avec récupération tardive de rejets (Exemple MGEN avec un déblocage stoppé à plusieurs reprises) - Les intitulés des motifs de rejets différents d un régime à l autre avec parfois même des modes de gestion différents (entre régime général et RSI par exemple). Certains motifs de rejets sont incompréhensibles et donc difficilement traitables et nécessitent une analyse plus longue du dossier pour trouver l erreur éventuelle. -Une demande d uniformisation des rejets (lexique commun) quel que soit le régime concerné a été formulée à plusieurs reprises en GCL et au Ministère - Manque de correspondants bien identifiés sur certains régimes

8 Les difficultés rencontrées (suite) - La discordance des droits entre la carte vitale et le CDR (mises à jour non effectuées en temps réel) - Difficultés propres à certains types de dossiers (dentaires et UCSA). Des questions sur la réglementation ont été posées au niveau du Ministère et sont en cours de traitement (ex : facturation des actes sous ATU, codes association, parcours de soin pour les détenus..) - Problèmes d arrondis sur les factures (1 centime) en cours de résolution? - Suivi des factures ni payées ni rejetées (NINI) mais en anomalies FIDES difficile pour l établissement comme pour la TG

9 FIDES ACE : Le constat Taux de rejets actuel : CH SAMBRE-AVESNOIS 3.4 % CH CAMBRAI 3 % National 5.2 % Il est satisfaisant mais il reste une marge de progression. Délai de facturation : CH SAMBRE-AVESNOIS CH CAMBRAI National 27 j 24 j 30 j jugé trop long mais il tient compte : du délai de retour et de traitement des contentieux de la récupération de certains actes (biologie entre autre)

10 FIDES ACE : Le constat (suite) La surcharge de travail est difficile à évaluer et n est pas à négliger : même avec un taux de rejets faible, le nombre de dossiers à retraiter peut être conséquent en fonction du volume de factures envoyées. Le métier d agents administratifs devient de plus en plus pointu et nécessite une bonne connaissance de la facturation (traitement des rejets). Il devient difficile de prévoir des remplacements ponctuels compte tenu de la spécificité du métier de Technicien de la Facturation. Les organisations diffèrent d un établissement à un autre (centralisation ou décentralisation, cellule de contentieux spécifique ou non). Il n y a pas d organisation idéale à reproduire.