PLANIFICATION DES ACHATS: politiques, systèmes, capacité, contrôle des prix

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1 ASSURER des SYSTÈMES de DISTRIBUTION SÛRS ET FIABLES dans les PAYS EN DÉVELOPPEMENT, dans le CONTEXTE DU VIH/SIDA ET de la PRÉVENTION DE LA TMF PLANIFICATION DES ACHATS: politiques, systèmes, capacité, contrôle des prix

2 VUE D ENSEMBLE DE LA PRÉSENTATION Les bons principes préludant à l achat de produits pharmaceutiques Introduction Principes opérationnels pour effectuer de bons achats pharmaceutiques Considérations importantes pour planifier l achat d approvisionnements liés à la lutte contre le VIH Prix, contrôle des prix Conclusion

3 OBJECTIF DES ACHATS C est le processus par lequel on se procure -la quantité qu il faut - des bons produits de santé - de la qualité qu il faut - pour le bon client - au bon moment - de la manière la plus efficace, la plus sûre et la moins onéreuse possible.

4 INTRODUCTION: L achat de produits pharmaceutiques a une histoire.. Un personnel du secteur public sans grande ou sans aucune expérience des situations du marché; un manque de personnel formé aux achats Une absence de politiques et de réglementations en matière d achats, et de structures de conformité aux normes auxquels sont soumis les produits pharmaceutiques Un financement insuffisant des gouvernements; une incohérence des règlements régissant les achats chez le bailleurs de fonds Une politique d achats fragmentée aux niveaux décentralisés (province, district, etc ) Une absence d informations neutres sur la situation du marché, etc

5 LE CYCLE DES ACHATS La gestion des approvisionnements de médicaments: deuxième édition Passer en revue le choix des médicaments Déterminer les quantités requisés Réunir les informations sur La consommation Mettre en parallèle besoins et ressources Distribuer les approvisionnements Choisir les méthodes d achat Effectuer les paiements Repérer les fournisseurs et en faire la liste Recevoir les approvisionnements et les vérifier Vérifier où en est Établir les termes du contrat

6 OBJECTIFS STRATÉGIQUES Pour une bonne politique d achat de produits pharmaceutiques Se procurer les médicaments les plus économiques, en quantité suffisante toute les institutions chargées d effectuer des achats devraient avoir une liste de produits essentiels, de manière à s assurer qu elles se procurent seulement les produits les plus économiques toutes les procédures nécessaires devraient être en place pour prévoir avec précision la commande des bonnes quantités et pour assurer un approvisionnement continu Choisir des fournisseurs fiables de produits d excellente qualité les fournisseurs de produits de qualité doivent faire l objet d une présélection des systèmes actifs d assurance qualité doivent être en place

7 STRATEGIC OBJECTIVES for Good Pharmaceutical Procurement Ensure timely delivery procurement and distribution systems must ensure timely delivery of appropriate products, in appropriate quantities, when and where they are needed Achieve the lowest possible cost and controlling the actual purchase price of products manage hidden costs due to poor product quality, poor supplier performance or short shelf life inventory holding costs at various levels of the supply system, operating costs and capital loss by management and administration of the procurement and distribution system

8 OPERATIONAL PRINCIPLES for good pharmaceutical procurement EFFICIENT AND TRANSPARENT MANAGEMENT 1 Procurement functions and responsibilities should be divided among different offices, committees and individuals, each with the appropriate expertise and resources for the specific function 1 Procurement procedures should be transparent, following written procedures throughout the process, using explicit criteria to award contracts 1 Procurement should be planned properly, performance should be monitored regularly, monitoring should include an annual external audit

9 OPERATIONAL PRINCIPLES for good pharmaceutical procurement DRUG SELECTION AND QUANTIFICATION 1 Public sector procurement should be limited to an essential drugs list, or a national/local formulary 1 Procurement and tender documents should list pharmaceuticals by their INN ( generic ) name 1 Order quantities should be based on reliable estimates of needs

10 OPERATIONAL PRINCIPLES for good pharmaceutical procurement FINANCING AND COMPETITION 1 Mechanisms should be put in place to ensure reliable financing for procurement. Good financial management procedures should be followed to maximise the use of financial resources 1 Procurement should be effected in the largest possible quantities in order to achieve economies of scale; this applies to both centralised and decentralised systems 1 Procurement of public sector goods should be based on competitive procurement methods, except for very small emergency orders 1 Procurement of all contracted items should be from the supplier that holds the contract for the respective items

11 OPERATIONAL PRINCIPLES for good pharmaceutical procurement SUPPLIER SELECTION AND QUALITY ASSURANCE 1 Prospective suppliers should be pre-qualified, and selected suppliers should be monitored through a process which considers product quality, service reliability, delivery time and financial viability 1 Procurement procedures/systems should include all the assurances that the pharmaceuticals purchased are of high quality, according to international standards

12 ASSURER des SYSTÈMES de DISTRIBUTION SÛRS ET FIABLES dans les PAYS EN DÉVELOPPEMENT, dans le CONTEXTE DU VIH/SIDA ET de la PRÉVENTION DE LA TMF Achats des approvisionnements liés à la lutte contre le VIH PLANIFIER VOS ACHATS

13 Battling HIV/AIDS. A Decision maker s Guide to the Procurement of Medicines and Related Supplies. World Bank 2004 Elements of a Comprehensive HIV Care Programme ART ARVs Palliative Care Drugs and consumable medical supplies Treatment Drugs, consumables to treat STI, OI TB Detection Diagnostic Agents and lab supplies HIV STI TB OIs Prevention Contraceptives, condoms, lubricants, gloves, protective gear Health Sector Goods

14 DIVERSES POSSIBILITÉS SONT OFFERTES (produits) Produits relevant de la santé: - Produit Pharmaceutiques - Laboratoire - Dispositifs médicaux Biens Équipements de bureau, climatiseurs, véhicules, etc

15 DIVERSES POSSIBILITÉS SONT OFFERTES (services) Services Contrats de sous-traitance, engagement de conseillers techniques, responsables de l élaboration des systèmes de gestion de l information, pharmacies, médecins, soigneurs, animateurs, sécurité, travaux d évaluation, autres spécialités et sociétés d experts, etc... Works Rénovations de bureaux, étagères, installations, petits travaux de génie civil

16 MÉTHODES UTILISÉES POUR LES ACHATS Demande de prix Plus souple et informelle Invitation a soumissionner Utilisé dans la prestation de services et l achat de biens complexes (par ex. Lorsqu on ne peut pas défini de cahier des charges fonctionnel) Source unique/passation de marchés par entente directe/dérogation au principe de concurrence Il n y a pas de marché concurrentiel pour ce qui est demandé, ou un appel d offres n a pas abouti

17 MÉTHODES UTILISÉES POUR LES ACHATS Appel d offres Appel d offres national avec évaluation préalable de la qualité Appel d offres international avec évaluation préalable de la qualité Appel d offres international limité Consultation de fournisseurs à l échelle internationale

18 MÉTHODES UTILISÉES POUR LES ACHATS Recours à des fournisseurs internationaux à bas prix ou aux Nations Unies Recours à des achats groupés Are we using the most effective procurement method in the HIV/AIDS market place?

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20 PLANIFICATION DES ACHATS 1. Identifier les conditions pour initier et mener à bien la procédure 2. Établir un échéancier des tâches 3. Établir un échéancier des achats 4. Identifier et gérer les coûts standard 5. Identifier les éléments relevant du chemin critique 6. Exécuter: le produit est prêt à être utilisé COMMENT CETTE ACTIVITÉ VA-T-ELLE ÊTRE GÉNÉRASILÉE À L ÉCHELLE SUPÉRIERURE?

21 Month 2 Month 3 Month 4 Month 5 Month 6 Month 7 Month 8 Month 9 Month 10 Month 11 Month Treatment period Place order Stock arrive Estimate Real Month 1 Estimated vs real enrollement

22 ASSURER des SYSTÈMES de DISTRIBUTION SÛRS ET FIABLES dans les PAYS EN DÉVELOPPEMENT, dans le CONTEXTE DU VIH/SIDA ET de la PRÉVENTION DE LA TMF Achats des approvisionnements liés à la lutte contre le VIH CONTRÔLE DES PRIX

23 PRIX DES TRAITEMENTS ANTIRÉTROVIRAUX - effect de la concurrence intertype D4t+3TC+NVP lowest world price/year MSF: Untangling the web of price reductions 7 th ed, Feb 2005

24 CONTRÔLE DES PRIX moins de traitements pour le même prix MSF: Untangling the web of price reductions 7 th ed, Feb 2005

25 PRIX DES TRAITEMENTS ANTIRÉTROVIRAUX - est-ce que ça vaut le peine de rechercher les meilleurs prix? PRICE DATA FEB 2005 d4t + 3TC + NVP USD per year Originator Aurobinda Cipla GPO Hetero Ranbaxy Strides MSF: Untangling the web of price reductions 7 th ed, Feb 2005

26 L ACCÈS AUX TRAITEMENTS ANTIRÉTROVIRAUX Achats, logistique, infrastructure.. CONCLUSION

27 CHALLENGES in ensuring reliable procurement for programmes 1 Need for coordination, particularly in scaling up 1 Integration into existing strategies Integration into existing (non-functioning) systems 1 Synchronising availability of supplies with programme launch/roll out Selection of and specifications for commodities Quantification of needs Access to basic essential drugs lacking Challenges with storage and distribution, etc 1 Monitoring and evaluation / Operational research

28 STREAMLINING your PROCUREMENT What is critical to have??? PROCUREMENT STRATEGY need a drug supply strategy at facility level ordering interval, recognising lead times from industry need to have an idea of stocks in the system, information on expiry dates enrolment rates by your implementing programme need to be able to redistribute as needed

29 PROCUREMENT and SUPPLY MANAGEMENT in the context of HIV/AIDS care Patient compliance & adherence We expect a lot from users, but products and suppliers have to perform equally Product quality & efficacy Procurement reliable & affordable