Méthode de saisie des données

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1 Méthode de saisie des données Recensements 2014

2 Sommaire Présentation du recensement I. Particularités des recensements a. Pour les tarifs mensuels Formulaire 1 Données générales : Identification de la structure et nombre total de forfaits b. Pour les forfaits journaliers Formulaire 1 Renseignements complémentaires c. Pour les forfaits horaires Formulaire 1 Renseignements complémentaires II. Eléments communs aux fichiers de recensement a. Formulaire 0 Données générales b. Formulaire 2 Relevé du personnel c. Formulaire 3 - Ancienneté du personnel d. Formulaire 4 Formation et supervision e. Formulaire 5- Amortissements et leasing f. Formulaire 6 Frais et recettes g. Formulaire 7 Recettes ONE

3 Présentation du recensement Les prestataires du secteur de l aide à l enfance et à la famille se sont engagés à effectuer chaque année un recensement des coûts et des caractéristiques de leur(s) structure(s). De cette récolte de données découleront des analyses dont la visée est double : - avoir une vision aussi précise que possible des caractéristiques du secteur et du coût des prestations; - adapter, le cas échéant, les tarifs en vigueur au sein du secteur. Le présent document vise à aider les gestionnaires à réaliser le recensement des données relatives à leur(s) structure(s) et à remplir les fichiers de recensement. Les recensements s adressent à tous les gestionnaires financés par forfaits mensuels, journaliers et/ou horaires. Remarque : Le recensement est à réaliser séparément pour chaque type de tarif et service. Exemple : si un gestionnaire offre des prestations dans les volets horaires (p.ex. 8.1 assistance classique, 8.1. placement familial et 9) et journaliers (p.ex. accueil de base et accueil psychothérapique) ; ce prestataire devra alors effectuer 5 recensements distincts, à savoir : 1. recensement 8.1 assistance classique (horaire) 2. recensement 8.1 placement familial (horaire) 3. recensement 9 (horaire) 4. recensement accueil de base (journalier) 5. recensement accueil psychothérapique (journalier) Pour préciser le contenu des fichiers, sont présentes : des feuilles colorées en jaune à l'intérieur desquelles uniquement les cellules en bleu clair ou en blanc sont à remplir. Les autres cellules contiennent des formules et sont verrouillées. des feuilles en blanc qui sont, pour la plupart, des aides et des pense-bêtes pour permettre aux personnes saisissant les données d avoir des outils de contrôle pour ces dernières. Il est rappelé que les gestionnaires sont invités à remplir toutes les feuilles du fichier considéré car un recensement incomplet ne pourra pas être utilisé pour les analyses des données. Les services ne doivent pas recenser les dépenses et recettes en lien avec les activités financées par d autres conventions

4 Confidentialité des informations Seuls les membres du personnel de l EGCA et les agents du ministère ont accès à l intégralité des données transmises par les gestionnaires. Les données sont anonymisées avant leur communication aux fins de la négociation

5 I. Particularités des recensements Il s agit, dans cette partie, de présenter les particularités de recensement selon le type de financement (forfaits mensuels, journaliers, horaires). a. Pour les tarifs mensuels Formulaire 1 Données générales : Identification de la structure et nombre total de forfaits Dans la première partie de cette feuille, les informations suivantes sont demandées : NOM DU GESTIONNAIRE Nom de l'entité juridique ayant signé la convention NUMERO D'IDENTIFICATION ONE NOM(S) DE LA (DES) PERSONNE(S) DE CONTACT : TELEPHONE DE LA (DES) PERSONNE(S) DE CONTACT : DE LA (DES) PERSONNE(S) DE CONTACT : Numéro d'identification attribué par l'one Coordonnées des personnes ayant rempli le formulaire, ainsi que les personnes à même de donner des explications sur la structure du personnel. idem idem Dans la seconde partie de cette feuille, relative aux «données gestionnaires» et «données ONE», il s agit d une part d indiquer: - 5 -

6 1- Le nombre de forfaits 100% acquittés pour l année 2014 par l ONE 2- Le nombre de forfaits 15% acquittés pour l année 2014 par l ONE 3- Les forfaits 15% sont convertis automatiquement dans la troisième ligne de ce tableau pour obtenir l équivalence en forfaits 100% de l ensemble des forfaits acquittés. Et d autre part, d indiquer : 1- Le montant des recettes acquittées pour l année 2014 par l ONE pour les forfaits 100% 2- Le montant des recettes acquittées pour l année 2014 par l ONE pour les forfaits 15% 3- La troisième ligne du tableau donne automatiquement le total de l ensemble des recettes. Cette seconde partie est à la fois remplie par le gestionnaire, «données Gestionnaires», et par l ONE, «données ONE». S il existe une différence entre les «données Gestionnaires» et les «données ONE», chacune des parties est invitée à vérifier ses données. Le cas échéant, elles sont invitées à prendre contact l une avec l autre afin d apprécier ensemble à quel niveau se situe la différence. Remarque : Les différences entre les deux types de données peuvent résulter de l interprétation de cet item. Par exemple, si un forfait a été accepté et presté en 2014 mais payé en 2015, l une des parties peut considérer ce forfait comme ne faisant pas partie du recensement. Or, ce forfait est bien un forfait à comptabiliser pour b. Pour les forfaits journaliers Formulaire 1 Renseignements complémentaires - 6 -

7 Ce feuillet permet de récolter les informations relatives au nombre de journées d inscription selon le type d accueil. Dans le premier tableau seule la ligne 11 est à remplir par l ONE. Dans le deuxième tableau, le gestionnaire doit remplir l ensemble des cases bleues à partir de la colonne C «Dénomination du groupe». Certains gestionnaires possèdent plusieurs groupes d enfants, d autres qu un seul. Les différents cas de figure doivent être documentés dans ce tableau. Le troisième tableau est également à remplir par le gestionnaire. Il s agit de préciser l ensemble des forfaits journaliers acquittés pour l année, par type d accueil et par groupe. Seules les colonnes E à H doivent être remplies. Le quatrième et dernier tableau ne nécessite pas de saisie puisqu il comporte des formules verrouillées dont les calculs se basent sur les données renseignées précédemment. c. Pour les forfaits horaires Formulaire 1 Renseignements complémentaires Ce formulaire reprend les données liées au nombre de forfaits prestés en 2014 (colonne D), et acquittés par l'one ainsi que les recettes y correspondant (colonne E). Remarque : Les déplacements ne sont pas recensés distinctement des prestations. Néanmoins, les forfaits sont à recenser par «unité d heures». Ainsi, les déplacements rémunérées à hauteur d 1/2 forfait (tarifs 8.2. et 9.1. notamment), sont à recenser en conséquence (ex. : 1 tarif déplacement 8.2. = 0,5 forfaits). La colonne F concerne les factures complémentaires trimestrielles acquittées par l ONE (cf. conventions-cadres 2014). Les colonnes G à I sont à compléter par l ONE

8 II. Eléments communs aux fichiers de recensement Cette partie apporte des précisions sur l ensemble des fichiers qui se retrouvent dans les trois types de recensement. a. Formulaire 0 Données générales Forfaits journaliers et horaires Le formulaire 0 - Données générales des recensements journaliers et horaires est identique au formulaire 1 des recensements mensuels (voir plus haut) à l exception des données spécifiques aux tarifs CPI. Remarque : Il est possible que, pour un même gestionnaire, il y ait plusieurs services. Ainsi, chaque service est invité à s identifier et à remplir un fichier complet de recensement. b. Formulaire 2 Relevé du personnel Au préalable, seuls les salariés du gestionnaire sous contrat de travail seront recensés au niveau du formulaire 2. Les étudiants, stagiaires et les apprentis ne sont pas recensés dans ce formulaire. Il s agit, pour chaque niveau de qualification (ex. : PE3) et pour chaque nature de tâche (ex. : encadrement), de calculer la somme des ETP travaillant dans la structure. Pour ce faire, il est possible de s aider des feuillets «Explication calcul ETP» et «Aide au calcul ETP»

9 Remarque : Est considérée comme longue maladie une absence pour maladie d une durée de plus de 77 jours. Les périodes de maladie payées directement par la CNS au salarié sont à retrancher pour la détermination des ETP. Dans le formulaire 2, pour chaque niveau de qualification (ex. : PE3), toute nature de tâche confondue (administration ET technique ET encadrement), il est demandé au gestionnaire de reporter dans la colonne N («Salaire pour l'année de recensement (Charge brute totale + part patronale, y compris 13 ème mois, prime unique et suppléments)») la somme de tous les salaires de ce niveau de qualification

10 Remarque : Au titre des primes uniques payées en application de la convention collective CCT-SAS, sont à considérer l ensemble des sommes décaissées en 2014 (exercice rétroactivité 2013). Seules la colonne E, les colonnes G, H et I et les colonnes N, R, S et T sont à remplir les autres colonnes sont verrouillées et présentent un calcul automatique. Pour précision, dans la colonne R, il faut reporter seulement le remboursement de la mutualité des employeurs. La colonne S recense une nouvelle donnée : il s agit des remboursements des indemnités payées par des organismes tiers au titre des congés spéciaux (politique, sportif, linguistiques ). La colonne T recense tout autre type de remboursement (p.ex. ADEM ou FNS). Les contrats ATI ne sont pas à considérer. Un contrôle du nombre des ETP existe entre «le nombre total d ETP pour l année de recensement» (colonne E) et le nombre des ETP reportés selon la nature de la tâche (administration, technique et encadrement, colonnes G à I). S il existe une différence, la colonne L «vérification» indiquera, par ligne de niveau de qualification, qu une vérification est nécessaire : «nombre ETP à revoir». S il n y a pas de différence, donc pas d erreur dans le report des ETP, la colonne L «vérification» indiquera «OK». Remarque relative à la délégation du personnel et au travailleur désigné : Les ETP correspondant à l activité des délégués du personnel et des travailleurs désignés sont à recenser de manière distincte, toutes carrières confondues (ligne 49). Ces ETP sont par conséquent à retrancher du nombre d ETP recensés pour les carrières respectives. Remarque 2 : Le personnel qui n a pas été embauché sous le régime de la convention CCT-SAS et qui présente une carrière non répertoriée dans cette convention doit être inclus dans ce fichier en précisant une correspondance de carrière. Par exemple, un directeur de structure a été embauché, à l époque, sous le régime d employé de l Etat, on retiendra comme qualification celle correspondant le plus à son niveau de salaire, par exemple, PA1. Cas particuliers : Cas des étudiants, stagiaires et apprentis : les étudiants, stagiaires et apprentis ne sont pas répertoriés dans le relevé du personnel. Cependant, tous les frais relatifs à l emploi des étudiants, des stagiaires et des apprentis sont à comptabiliser sous la catégorie «administration» des frais généraux. Cas du personnel en mi-temps thérapeutique, en congé sans solde, congé parental, préretraite : ne sont reportés dans ce relevé que la part d ETP et des salaires restant à charge du gestionnaire. Cas de la dispense, du congé de maternité et du congé d allaitement : pour cette personne, l ETP sera calculé au prorata des jours à charge de l employeur, mais celui-ci lui paiera un 13 ème mois pour l année entière. Donc, l ETP va être réduit mais il y aura un impact, du fait du 13 ème mois, sur la somme de ses salaires à prendre en compte dans ce recensement

11 c. Formulaire 3 - Ancienneté du personnel Au préalable, sont considérés dans ce feuillet UNIQUEMENT le personnel en poste au 31 décembre 2014 respectivement l ancienneté de carrière du personnel. Pour chaque personne, il y a lieu de préciser son affectation (administration, encadrement ou technique) à l aide du menu déroulant : Puis pour cette même personne, la carrière est précisée, toujours à l aide d un menu déroulant :

12 Ensuite, il est important de reporter dans la colonne E «ETP» son équivalent temps plein et dans la colonne F son ancienneté qui sont déterminés sur base du 13 ème mois. Remarque : Si une personne réalise 0,55 ETP en administration et 0,45 ETP en encadrement, il y a lieu de remplir deux lignes pour cette personne en gardant le même identifiant. Il en va de même pour un membre du personnel qui a une même affectation mais qui est embauché avec deux carrières différentes (par exemple : 1 ETP en encadrement réalise 50% de son temps de travail en tant que psychologue (PE1) et 50% de son temps de travail en temps qu éducateur gradué (PE3)). Le calcul de l ancienneté au prorata des ETP est effectué automatiquement dans la colonne G

13 d. Formulaire 4 Formation et supervision Dans ce feuillet, la colonne E est reprise automatiquement du relevé du personnel. Pour les colonnes G «Nombre d'heures de formation annuel» et H «Nombre d'heures de supervision annuel», il s agit de reporter le nombre total d heures annuelles, par niveau de qualification, des ETP qui ont réalisé une formation et/ou ont assisté à des séances de supervision. A noter que les formations et supervisions en relations avec la fonction de délégué du personnel ou de travailleur désigné sont recensées séparément (ligne 45). Le calcul du salaire selon le salaire des ETP réels est effectué automatiquement dans la colonne I. e. Formulaire 5- Amortissements et leasing

14 Le formulaire 5 reprend les charges inhérentes au leasing opérationnel et les dotations aux amortissements. Dans la colonne C, sont à recenser l ensemble des amortissements au titre de l exercice 2014 par catégorie d immobilisations corporelles/incorporelles. Les amortissements des subsides sont à recenser de manière distincte dans la colonne D. Le solde se calcule automatiquement dans la colonne E. Les frais de leasing, hors leasing immobilier, sont également à recenser par type de bien concerné (automobile, informatique, machines, matériel de bureau, autres) dans la colonne C. Concernant les frais de leasing immobiliers, ceux-ci sont à recenser exclusivement dans la cellule D22 du formulaire F6 («Frais et recettes»). Il est à noter que le feuillet «Taux d amortissement» renseigne sur les taux d amortissement tels que définis dans le cadre du plan comptable uniforme (PCU) :

15 f. Formulaire 6 Frais et recettes Sont repris dans ce formulaire les différentes catégories de charges et produits prévues dans le cadre du recensement, à l exception du leasing hors immobilier et l amortissement. En cela, les charges globales de chaque type de frais sont à affecter dans la colonne D. Pour les catégories de recettes provenant de conventions «frais spécifiques», les montants correspondant sont à indiquer dans la colonne F. Tout autre type de recette hors convention «frais spécifiques» est à mentionner dans la colonne G. Le solde se calcule automatiquement. Ce feuillet renvoie à la catégorisation des frais de gestion et d entretien qui ont cours chez les gestionnaires. Il s agit, sur base d éléments comptables, de préciser les sommes par type d intitulé de charges et produits. Pour ce faire, le feuillet «aide frais généraux» est une aide pour remplir la colonne D «montants totaux» en référence à chaque type de frais

16 Remarques : Les dons ne sont pas recensés. Il en va de même des recettes provenant d activités nonconventionnées (ex : «Grillfest»). Les coûts relatifs aux étudiants, aux stagiaires et aux apprentis sont à comptabiliser dans les frais d administration (1 ère catégorie de frais). On retiendra, pour ces catégories, les charges ; c est-à-dire les indemnités payées (les remboursements étant à indiquer dans la colonne G). Remarques : Concernant les recettes liées aux formations, il convient de recenser également celles qui ont été comptabilisées dans l année du recensement. Exemple : La convention spécifique pour les formations 2014 a été payée par le MENEJ en février/mars 2015 A comptabiliser en 2014 et à intégrer au recensement Le cofinancement INFPC de l année 2012 a été (en principe) payé en 2014 Soit on le comptabilisait en 2014 (sans estimation de recettes en 2012) et celui-ci diminue alors la charge en 2014, soit il a été estimé en 2012 et on ne comptabilise en 2014 que la différence qu on mettrait dans le recensement. g. Formulaire 7 Recettes ONE Dans ce feuillet figurent l ensemble des montants ONE acquittés pour En cela les recettes issues des tarifs ainsi que des tarifs complémentaires sont repris automatiquement pour les fichiers

17 «horaires» et «mensuels». Un recensement manuel reste cependant nécessaire dans le fichier «journalier. S il y a lieu, le montant de la 13 ème facture, celui relatif à la rétroactivité des tarifs et à la redevance doivent également être précisés. Ces indications doivent être, à la fois, complétées par le gestionnaire (Recettes ONE (1), colonne B) et par l ONE (Recettes ONE (2), colonne F). S il existe une différence (positive ou négative) dans le tableau grisé, «Différence Recettes ONE1- Recettes ONE 2», cette différence apparaît en rouge. Ainsi, les deux parties sont invitées à vérifier leurs données et, le cas échéant, à prendre contact l une avec l autre afin d apprécier ensemble à quel niveau se situe la différence. Remarque : Les différences entre les deux types de données peuvent résulter de la méthode de calcul. Par exemple, si un forfait a été accepté et presté en 2014 mais payé en 2015, l une des parties peut considérer ce forfait comme ne faisant pas partie du recensement. Or, ce forfait est bien un forfait à comptabiliser pour 2014, par conséquent, son paiement également

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