Procès-verbal de l assemblée générale annuelle des copropriétaires du Syndicat Les Jardins du Château, tenue au Château, le 28 janvier 2010 à 18 h 45.

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1 CT 447 Procès-verbal de l assemblée générale annuelle des copropriétaires du Syndicat Les Jardins du Château, tenue au Château, le 28 janvier 2010 à 18 h Vérification du quorum et ouverture de l assemblée 69 propriétaires sont présents, en personne ou par procuration, ce qui représente 66 % de l ensemble des copropriétaires du Syndicat. Le quorum est constaté. 2. Régularité de l avis de convocation L avis de convocation envoyé aux copropriétaires est conforme à la déclaration de la copropriété et a été distribué dans les délais prescrits. Sa validité est donc constatée. Proposé par Richard Roy Appuyé par Michel Simard 3. Nomination d un président et d un secrétaire d assemblée Le président du Conseil propose à l Assemblée la nomination de Carole Theauvette à titre de présidente d assemblée. Proposé par Michel Isabelle Appuyé par Raymond Chauvet Il est proposé que Christiane Théberge agisse comme secrétaire d assemblée. Proposé par Michel Isabelle Appuyé par Yamilée Beauchamp 4. Adoption de l ordre du jour La présidente d assemblée demande s il y a des modifications à apporter à l ordre du jour modifié qui a déjà été circulé aux membres. Il est résolu d adopter l ordre du jour modifié. Proposé par Michel Suys Appuyé par Yamilée Beauchamp AGA

2 5. Adoption du procès-verbal du 29 janvier 2009 La présidente d assemblée invite l Assemblée à adopter le procès-verbal. Suzanne Ouellet suggère l ajout de la phrase suivante au point 13 b) sous certificat de localisation, à la suite du premier paragraphe : «Monsieur Jean-Charles Desjardins mentionne qu il examinera la question». Il est résolu d approuver le procès-verbal no 430 du 29 janvier 2009, tel que modifié. Proposé par Michel Simard Appuyé par Suzanne Ouellet 6. Rapport du président du Conseil d administration Le président du Conseil d administration, Michel Isabelle, présente le rapport en soulignant qu il s agit du rapport de l ensemble des réalisations du Conseil d administration et non seulement du président. Il mentionne que le rapport sera disponible sur le site Web du Syndicat dès le lendemain. 7. Rapport de la représentante du comité du patrimoine arboré Christiane Théberge rappelle qu à l automne 4 personnes se portent volontaires pour procéder à un état de situation du parc arboré. Celles-ci font une première tournée, suivie d une autre, avec le spécialiste John Sheehan de la firme Christie s Tree Service. Fin septembre, le groupe dépose au Conseil d administration un rapport qui recommande plus d une centaine d interventions au parc, dont 9 arbres à couper, 14 à planter. Le groupe recommande aussi de se doter d un plan de gestion du parc et d un comité permanent pour en assurer le suivi. En novembre, le Conseil approuve le rapport et officialise le comité et les interventions recommandées ont lieu, après approbation de la Ville pour la coupe des arbres. Le comité s est réuni en janvier pour préparer un plan d action pour l année qui vient ainsi que pour discuter des grandes lignes d un plan de gestion stratégique à plus long terme. Madame Théberge présente les grandes lignes du plan d action pour l année qui vient, remercie les copropriétaires qui sont membres du comité : Lucie Lahaie, Francine Desjarlais, Sophie Thibault, Michel Miron et Yves Dubé. Elle souligne que le rapport du comité au CA, ainsi que son mandat sont disponibles sur le site Web du Syndicat. 8. Rapport du représentant du SJC à L ARJC Raymond Chauvet, représentant de l ARJC, rappelle que l Association récréative est propriétaire du Château et qu elle gère l ensemble des activités qui s y tiennent. L Association a terminé son année financière au 31 décembre dernier en bonne situation avec des profits de plus de $. AGA

3 Raymond Chauvet fait le point sur quelques dossiers de l ARJC : Travaux au Château: une subvention de $ pourrait être obtenue de la ville de Gatineau à condition que les travaux équivalent à $. Il faut évaluer les travaux nécessaires à la façade et aux pignons. Achats des terrains de la pinède sud : suite à l indication que le nouveau propriétaire serait Marcel Beaudry, l ARJC a manifesté à monsieur Beaudry son intérêt à acquérir le terrain. Des nouvelles sont attendues. Entretemps, un comité de sauvegarde de la pinède sud a été mis en place à l initiative de copropriétaires des maisons de ville et du Neufchâtel. Le comité fait circuler une pétition. Comité sur le portail : un comité de l ARJC, composé de trois membres, Richard Roy, Nanette Thibault et Joël Marier a été mis en place. Richard Roy fait rapport sur les priorités du comité : 1- mise à jour des solutions de réfection; 2- alternatives de financement. Il y a urgence d agir pour sécuriser ce portail dont certaines parties menacent de s écrouler. Piscine : des réparations sont également prévues à la piscine (béton). 9. Présentation des états financiers au 31 octobre 2009 En l absence du trésorier, le président présente les états financiers au 31 octobre 2009, accompagnés de trois documents : 1 -Notes explicatives par le Conseil d administration; 2 -Budget réel opérations courantes au 31 octobre 2008; et 3 - Notes sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés. La présidente d assemblée invite les questions. Charles Lepoutre questionne les écarts importants entre le budget et les dépenses réelles, notamment au chapitre des cheminées, de la peinture et de la surveillance des travaux. Michel Isabelle informe l Assemblée que des réfections plus importantes que prévues ont en effet été nécessaires sur 17 cheminées. Il n avait pas été possible de détecter ces travaux lors de la préparation du plan quinquennal. Ce n est que lors de l ouverture de la première cheminée qu on a pu constater l ampleur des travaux essentiels au plan de la sécurité. Quant à la peinture, la température clémente nous a permis de sabler 37 terrasses et d en teindre la majorité. Lucie Lahaie se dit préoccupée par la sécurité des cheminées intérieures qui n ont pas été rénovées et demande si, par mesure de sécurité, il n y aurait pas lieu d installer des gaines intérieures. Elle demande qu un avis soit obtenu et qu il fasse l objet d une publication aux copropriétaires. 10. Nomination des vérificateurs Conformément à la résolution adoptée lors de l assemblée générale 2009, le Conseil d administration a procédé à un appel d offres et deux offres de services ont été reçues. Étant donné que les comptables Lévesque Marchand ont présenté une offre de 80 % inférieure, le Conseil recommande de leur accorder le mandat de vérification pour l année AGA

4 Proposé par Gilles Turcotte Appuyé par Yamilée Beauchamp 11. Élection de deux administrateurs Attendu que le mandat de deux administrateurs, Michel Miron et Christiane Théberge, est arrivé à échéance, il faut combler ces postes au Conseil d administration. Proposé par Raymond Chauvet Appuyé par Yves Dubé Que la candidature de Michel Miron soit considérée En l absence de Michel Miron, Michel Isabelle accepte la nomination pour M. Miron. Proposé par Michel Isabelle Appuyé par Hélène Malépart Que la candidature de Christiane Théberge soit considérée Christiane Théberge accepte la nomination. La présidente d assemblée invite d autres candidatures. Comme il n y a pas d autre candidature, les deux candidats sont élus par acclamation. 12. Adoption du Guide du copropriétaire Attendu que le Guide révisé a été adopté par le Conseil d administration le 11 janvier 2010, il est résolu d adopter le Guide du copropriétaire, version janvier 2010, en tant que règlement. Proposé par Richard Roy Appuyé par Hélène Malépart. Le président du Conseil souligne qu au fil du temps, avec les modifications et les ajouts, la lecture du guide est devenue de plus en plus ardue. Lucie Lahaie propose ses services, au sein du comité des communications, pour revoir la rédaction et la présentation du guide. 13. Notes sur les modalités essentielles des contrats (art CCQ) La présidente d assemblée informe l Assemblée qu une résolution a été transmise au Conseil par Charles Lepoutre et invite ce dernier à faire part de sa proposition à l Assemblée. Résolution : Suivant les directives de l article 1087 du Code civil du Québec, il est résolu par l Assemblée que le Conseil d administration du Syndicat Les Jardins du Château ajoute aux avis de convocation de réunion d assemblée annuelle et/ou spéciale qui peuvent avoir lieu annuellement, les notes sur les modalités essentielles des contrats terminés pour l exercice financier qui se termine et les contrats proposés pour les travaux projetés pour l exercice financier qui débute ainsi que les suivis du plan quinquennal , tel que préparé pour le compte du Syndicat. AGA

5 Si les notes essentielles pour les contrats proposés pour les travaux projetés ne sont pas disponibles lors de l assemblée annuelle, il est résolu qu un envoi spécial soit complété dès que les plans de travail relatifs aux travaux de l année courante sont prêts et entérinés par le Conseil d administration. M. Lepoutre indique qu il a proposé un tableau au Conseil en vue d obtenir un rapport succinct sur les contrats accordés (nom, montant du contrat, no. RBQ) que les propriétaires pourraient consulter. Après discussion sur la proposition, M. Lepoutre accepte qu elle soit modifiée comme suit : Il est résolu que chaque année à l occasion de l assemblée annuelle, débutant avec celle de 2011, le Conseil d administration ajoute à l information déjà fournie sur les travaux, une liste comportant le nom du fournisseur, le montant, la nature des travaux, la certification RBQ, pour tout contrat exécuté et excédant $. Proposé par Michel Simard Appuyé par André Savaria Note : Les points 14 à 21 de l ordre du jour ont été ajoutés à la demande de monsieur Charles Lepoutre qui a soumis des résolutions pour chaque point. Nous reprendrons donc les propositions de M. Lepoutre au début de chacun des points à l ordre du jour. 14. Limite du nombre de procuration La présidente d assemblée invite M. Lepoutre à lire sa proposition à l Assemblée. Il est résolu de limiter le nombre de procurations qu un copropriétaire pourrait obtenir dans le cadre des procédures d assemblée annuelle ou spéciale ou de vote quelconque. Le nombre maximal serait de 5 procurations par copropriétaire. Appuyé par Michel Simard L objectif visé par la proposition est de s assurer que les copropriétaires se sentent pleinement libres de déléguer à qui ils le désirent leur droit de vote, et non automatiquement au président du Conseil. Après discussion sur la proposition, Charles Lepoutre propose de la modifier comme suit : Il est résolu que le texte de la procuration soit modifié de sorte à adopter une formulation générique à l exemple de celle qui se retrouve dans le «Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires» de Christine Gagnon et Yves Papineau. Appuyé par Guy Delorme AGA

6 Il est entendu que les copropriétaires auront la responsabilité de s assurer que la personne à qui ils délèguent leur droit de vote soit présente à l assemblée. 15- Mandat de 3 ans maximum pour les membres du CA Proposition : Il est résolu de limiter tout mandat d administrateur au Conseil d administration du Syndicat Les Jardins du Château à 3 périodes consécutives selon les termes de l acte de copropriété. Appuyé par Jules Laporte Le président du Syndicat porte à l attention des membres que le mandat des administrateurs est de 3 ans et non de un an, comme le laisse croire la proposition. En outre, plusieurs membres ne voient pas la nécessité de limiter les mandats, étant donné la difficulté de recruter des administrateurs. Yamilée Beauchamp demande le vote. La résolution est battue avec un seul vote en faveur. 16- Vérification comptable à tous les 5 ans Proposition : Il est résolu de mandater le Conseil d administration de faire compléter un audit comptable tous les cinq ans, débutant en Un copropriétaire demande quels sont les coûts d un tel audit. Le président mentionne que cela pourrait se situer entre 5 000$ et $. La proposition n étant pas appuyée, elle n est pas considérée par l Assemblée Les terrasses Proposition : Étant donné que les terrasses arrière ne font pas partie des aires communes telles que décrites à l acte de copropriété, il est résolu d abandonner les dépenses prévues à l entretien de tout genre à ce poste particulier des fonds d opérations courantes ou de prévoyance. L entretien est la responsabilité de chaque copropriétaire et la conformité des structures doit être prévue aux règlements de la copropriété. Appuyé par Hélène Malépart Plusieurs copropriétaires se disent forts satisfaits des travaux sur les terrasses et souhaitent conserver le même mode de fonctionnement, soulignant aussi que c est l un des avantages de la copropriété. Michel Simard demande le vote La résolution est battue à la majorité. AGA

7 18 - La gestion de la neige, arbres et gazon Proposition : Il est résolu que le Conseil soit mandaté afin d analyser la situation actuelle de la gestion de la neige et du gazon et de faire rapport à l assemblée par voie de communiqué quant à une gestion plus écologique et en fonction des besoins reliés à notre environnement, afin de réduire des services inutiles et peu efficaces. Appuyé par Lucie Lahaie Charles Lepoutre désire remettre en question la tonte du gazon à tous les jeudis ainsi que l entreposage de la neige sur nos aires communes. Lucie Lahaie suggère de scinder la résolution en deux parties, l une pour le gazon, l autre pour la neige. La première consisterait à revoir la fréquence de tonte du gazon et surtout à effectuer cette tonte une autre journée que le jeudi, jour de collecte de déchets et de recyclage. Suite à la discussion, M. Lepoutre retire sa proposition. Le président du Conseil se dit en accord avec la nécessité de revoir la fréquence et le jour de tonte du gazon et indique que le Conseil en discutera avec le fournisseur du service. En ce qui a trait à la politique de la neige, M. Lepoutre propose ses services pour faire des propositions à l assemblée générale annuelle de l an prochain. Son offre est acceptée. 19 Le gestionnaire de la copropriété ou une conciergerie sur place Proposition : Il est résolu que le Conseil soit mandaté afin d analyser la situation actuelle de la gestion de la copropriété et de faire rapport à l assemblée par voie de communiqué quant à une gestion par conciergerie interne, afin d améliorer la communication, la proximité des services, l entretien des parterres et de la peinture et pour maintenir les documents du Syndicat sur le territoire de la copropriété.. La proposition n est pas appuyée. M. Lepoutre propose de faire une analyse coûts/bénéfices. Son offre est déclinée par l Assemblée à la majorité. 20 L acte de copropriété et la location de chambre Proposition : Il est résolu que le CA applique de façon explicite l alinéa 3 du chapitre 2 de l acte de copropriété. La résolution n étant pas appuyée, elle n est pas considérée par l Assemblée. AGA

8 21- Le règlement de la copropriété et les bacs bleus Proposition : Il est résolu que le CA applique de façon explicite le règlement de la copropriété quant au rangement extérieur des bacs de recyclage dans les garages en tout temps, tel que publié dans le bulletin d information Entre Nous. La résolution n étant pas appuyée, elle n est pas considérée par l Assemblée. De plus, l Assemblée souligne que le règlement est clair à ce sujet et doit être suivi par tous les copropriétaires. 22 Varia La présidente d assemblée demande si des copropriétaires ont des points qu ils aimeraient discuter à l item varia. Aucun point n est soulevé Levée de l assemblée Levée de l assemblée à 21 h. Proposé par Suzanne Ouellet Appuyé par Lucie Lahaie. Carole Theauvette Président Christiane Théberge Secrétaire Adopté le jour de AGA

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