Le registre du syndicat

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1 Le registre du syndicat Par: RÉMY IMBEAULT CPA,CMA PRÉSIDENT GRI GESTION DE COPROPRIÉTÉS LACHINE Laval - 3 novembre 2012

2 Le registre: pourquoi? Toutes les personnes morales ont un registre. La copropriété divise, maintenant personne morale, ne fait pas exception. Selon le ministre, l article de loi sur le registre du syndicat poursuit deux buts: 1- Obliger le syndicat à tenir registres et archives et à conserver les documents importants qui concernent la copropriété et sont d intérêt pour la personne morale qu est le syndicat; 2- Permettre aux copropriétaires d avoir accès aux documents de la copropriété dont, entre autres, au règlement de l immeuble.

3 Article 1070 du Code civil du Québec 1070 LE SYNDICAT TIENT À LA DISPOSITION DES COPROPRIÉTAIRES UN REGISTRE CONTENANT LE NOM ET L ADRESSE DE CHAQUE COPROPRIÉTAIRE ET DE CHAQUE LOCATAIRE, LES PROCÈS-VERBAUX DES ASSEMBLÉES DES COPROPRIÉTAIRES ET DU CONSEIL D ADMINISTRATION, AINSI QUE LES ÉTATS FINANCIERS. IL TIENT AUSSI À LEUR DISPOSITION LA DÉCLARATION DE COPROPRIÉTÉ, LES COPIES DE CONTRATS AUXQUELS IL EST PARTIE, UNE COPIE DU PLAN CADASTRAL, LES PLANS ET DEVIS DE L IMMEUBLE BÂTI, LE CAS ÉCHÉANT, ET TOUS AUTRES DOCUMENTS RELATIFS À L IMMEUBLE ET AU SYNDICAT.

4 Le registre : c est quoi? Les documents et informations composant le registre n ont pas à être consignées dans un seul volume, ni dans un seul endroit; Le registre n a pas de forme prescrite par la loi. Le syndicat est le gardien du registre et le conseil d administration en est le gestionnaire; Il n y aucune obligation de l exposer à la vue; Il est accessible aux copropriétaires et mandataires exclusivement; Le règlement de l immeuble peut définir les critères de consultation incluant les frais de délivrance des copies de documents.

5 Le registre contient quoi? o Liste des copropriétaires (nom et adresse) o Liste des locataires (nom et adresse); o Procès verbaux : o Réunions du conseil d'administration o Assemblées des copropriétaires (AGA et AGE) o Réunions des comités o États financiers; o Les copies de contrats; o Le plan cadastral; o Plans et devis de l'immeuble; o Autres documents relatifs à l immeuble et au syndicat.

6 Liste des copropriétaires La liste des copropriétaires contient les noms et adresses des personnes ayant un titre de propriété sur une fraction de l immeuble Nom et prénom de chacun des copropriétaires indivisaires avec leur(s) adresse(s) a) Défense d inscrire le sexe, l âge ou l origine ethnique de la personne; b) Si le copropriétaire ne donne pas d adresse, il est présumé demeurer sur les lieux de la partie privative de sa fraction; c) On peut inclure le numéro de téléphone et de courriel mais obligation de l enlever sur demande; d) Cette liste est permanente.

7 Liste des copropriétaires (exemple) Appartemen t Nom, prénom Année d arrivée Adresse Stationnement Téléphone courriel 101 Victor Bérubé Jeannine Parent 1986 Ici dans l immeuble Aucun Pierre Marchand 1998 Ici dans l immeuble Aucun Huy Tran Van Guyen Pham Phom Tuck Barlow, Shawinigan Qc J4W 3X1 B ca

8 Liste des locataires La liste des locataires est celle contenant les noms et adresses des personnes ayant, par bail, un droit d occuper en permanence une partie privative Nom et prénom de chacun des copropriétaires indivisaires avec leur(s) adresse(s) a) Défense d inscrire le sexe, l âge ou l origine ethnique de la personne; b) Les numéros de téléphone et de courriel sont confidentiels; c) Cette liste est permanente avec les changements qui s ajoutent.

9 Liste des locataires (exemple) Appartemen Nom, prénom Année Adresse Stationnement Téléphone courriel t d arrivée 101 Cyrille Martel 2007 Ici à l immeuble B Appartemen t Nom, prénom Année d arrivée Adresse Stationnement Téléphone courriel 102

10 Procès verbaux Procès verbaux : Conseil d'administration Assemblée des copropriétaires Réunions des comités Les procès verbaux incluent uniquement les décisions prises ainsi qu un bref résumé des commentaires exprimés sur le sujet. Un procès-verbal ne contient pas le verbatim de tout ce qui se dit lors d une assemblée ou d une réunion.

11 Caractéristiques Le procès verbal des assemblées de copropriétaires est obligatoire; Le procès verbal d un conseil d administration est obligatoire; Les procès verbaux n ont pas à être dactylographiés; (article 324 du Code civil.) mais un règlement d immeuble peut fixer des critères. Le procès-verbal reflète uniquement les décisions qui y sont prises; Toutefois, il doit comprendre un résumé des raisons qui les justifient. La loi ne fixe aucun délai pour le rédiger; La loi ne demande pas qu il soit envoyé aux copropriétaires. Un règlement d immeuble peut le spécifier

12 États financiers Les États financiers tels qu on les connait ne sont pas demandés par la loi; La loi (articles 347 et 1087 du Code civil) demande uniquement: Un bilan; Un état des résultats; et Un état des dettes et créances. Votre déclaration peut exiger de produire des états financiers vérifiés; Tous les documents qui furent expédiés avec l avis d assemblée annuelle des copropriétaires doivent être au registre.

13 Copies de contrats Sont déposés au registre, tous les contrats auxquels le syndicat est partie: Exemple: Contrat de gestion, contrat du concierge et contrat du surintendant; Contrats de neige et de gazon; Contrat d entretien des ascenseurs; Contrats d entretien des machines et équipements; Contrat d assurances; Tous les autres contrats en vigueur.

14 Le plan cadastral Ceci équivaut au certificat de localisation des parties communes

15 Les plans et devis de l immeuble Plans et devis de l'immeuble bâti ; Ce document est vivant. Au fur et à mesure des réparations et rénovations, il est mis à jour. Ces plans sont d une importance capitale pour le règlement des sinistres et l établissement d une étude du fonds de prévoyance. Ils servent aussi à situer les parties communes à usage restreint

16 Autres documents relatifs à l immeuble et au syndicat Exemples de documents relatifs à l immeuble du syndicat: L étude du fonds de prévoyance; L évaluation aux fins d assurance; Un rapport sur un élément majeur (par exemple: «pyrite») Le plan de gestion de l actif et le plan d entretien préventif; Une lettre de la Ville disant qu on a modifié le zonage;

17 Autres documents relatifs à l immeuble et au syndicat Lettre du gouvernement concernant les crédits d impôts; Une lettre de la ville vous avisant d une infraction; Lettre d annulation de couverture de l assureur; Les documents judiciaires (que vous soyez poursuivis ou que vous poursuiviez); Mais, pas les lettres de menaces, de dénonciation ou de demande de renseignements ; ni les lettres strictement privées; Une mise en demeure vous prévenant d une possible poursuite judiciaire.

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