RÉUNION DE C.A. 30 juin 2015

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1 RÉUNION DE C.A. 30 juin 2015 Présents : Camille, Clément, Étienne, Grégoire, Sébastien, Damien, Gaëlle, Thomas Excusés : Stéphane Invitée : Nathalie (employée) Ordre du jour : Désignation du secrétaire de séance Signature du Compte rendu de la réunion précédente et rappel des décisions prises hors réunion Tâches en cours Point mensuel sur le budget et les adhésions - Chiffre Juin Ouverture du local / implication des bénévoles Point mensuel sur les missions et les heures de Nathalie Cahier de liaison Fermetures estivales et travaux Colbert OctoGônes Réflexion portant sur une définition des limites des décisions entre le CA et les Groupes Point sur les groupes de travail Répartition des tâches à effectuer Ordre du jour de la prochaine réunion bénévoles Prochaine réunion du CA Désignation du secrétaire de séance Sébastien se porte volontaire pour être secrétaire de séance. Réunion de CA 1/5 JJ/MM/2012

2 Signature du Compte rendu de la réunion précédente et rappel des décisions prises hors réunion C.A. Les comptes rendus d'avril et de mai 2015 sont signés par les différents administrateurs présents lors de ces Au cours du dernier mois, la décision suivante a été validée : * Le CA a validé l Hébergement de la boutique en ligne Octogones sur le serveur de l'association. Tâches en cours Devanture [Thomas, Etienne] : La réunion de copropriété a eu lieu. Nous avons l accord du propriétaire ainsi que de la copropriété pour réaliser les travaux Crédit Coopératif: procurations [NAT] : Dossier déposé Mise aux normes de sécurité [Damien] : Tâche fermée Guide des outils d'administration [Clément] : Pas d'avancée Rangement de la clé du bureau [Thomas] : Toujours pas de contact avec un serrurier. La CA attend des propositions d Étienne par mail pour une boîte à clé à code pour y ranger la clé. Une décision sera prise par mail. Renouvellement du bail [Clément] : Le renouvellement du bail a été envoyé. Le montant de l'acte d'huissier à honoraires libres a augmenté de 50 euros, il a donc coûté 400 euros. Hygiène coin évier : Il est important de rappeler aux bénévoles qu'il faut rincer les bouteilles vides avant de les déposer dans la bac à verre. Sinon, il y a eu une nette amélioration de la propreté du coin de l'évier. Renouvellement de la licence II [Clément & Nath] : Après vérification, une association n'est pas tenue de procéder au renouvellent d'une telle licence. Des affichages seront tout de même apposés près du bar. Il a été acté que Clément se charge d appeler la mairie pour savoir exactement q'uelles affiches apposer, Lisibilité du bilan financier [TOUS] : Une invitation au prochain CA est faite à Bénédicte pour qu'elle puisse faire une présentation des bilans financiers. Nathalie se charge de la contacter. Meuble du bureau [Nathalie] : La première partie du bureau est arrivée. Luminaires pour le bar [Nathalie] : En attente d'un électricien pour la pose. Ébauche de CRA [Gaëlle] : pas d'avancement Recherche d'un nouveau fournisseur de cidre [Nathalie] : Les brasseurs contactés par Nathalie ne livrent pas sur Lyon. Pas de nouveaux problèmes signalé. La tâche est fermée. Tâches fermées ce mois : Recherche d'un nouveau Fournisseur de cidre, Assurance pour la fenêtre cassée, Carreau mal fixé, Mise aux normes de sécurité, Renouvellement du bail, Animation jeux pour les temps périscolaires, Réunion de CA 2/5 JJ/MM/2012

3 Point mensuel sur le budget et les adhésions - Chiffre Juin Le chiffre d'affaire est équivalent à celui du mois de juin de l'année adhésion ce mois ci. Ouverture du local / implication des bénévoles Quatre fermetures ce mois. Ce problème d'ouverture vient questionné l'implication des bénévoles, De plus, le grand nombre de relances effectués chaque semaine pour remplir les permanences vient également questionner l'implication des bénévole. Le CA constate également qu'il y a moins de bénévoles récurrents que par le passé. Les bénévoles seront questionnés lors de la prochaine réunion bénévoles sur les raisons qu'ils pensent identifier face à cette difficulté. Point mensuel sur les missions et les heures de Nathalie Nathalie sera en congés deux semaines en juillet et un semaine en août. Le CA donne sont accords pour reporter le reste de congés sur début septembre. Cahier de liaison La décision a été prise hors CA de le lire à chaque CA. Après lecture, de celui-ci, le CA prends en compte la demande d'achat d'une nouvelle calculatrice. Fermetures estivales et travaux Le CA vote la fermeture du local la dernière semaine pleine de juillet soit du 20 au 26 juillet 2015 afin de réaliser des travaux. La liste de ces travaux sera finalisée pour la prochaine réunion des bénévoles. Colbert Rien de particulier à signaler si ce n'est qu'il n'y aura pas de régisseur cette année, des nouveaux tapis seront mis en place et des jeux pour enfants seront achetés. OctoGônes La Triche, comme chaque année propose des pré-ventes pour OctoGônes pour 15, une enveloppe est disponible sous le tiroir à monnaie de la caisse enregistreuse pour inscrire les acheteurs. Réflexion portant sur une définition des limites des décisions entre le CA et les Groupes Lors du CA, une réflexion a été entamée portant sur les limites entre la prise de décisions des groupes vis à vis du CA. Cette réflexion a donné lieu à un intense débat qui a notamment portée sur les points non déléguable où le CA doit être impérativement informé des décision qui Réunion de CA 3/5 JJ/MM/2012

4 concerne : le partenariat; les dépenses financières en-dehors du budget de chaque groupe; l'ouverture exceptionnelle motivée par un groupe; l'emprunt de matériel et de jeux pour un usage hors du cadre de l association. La suite de cette réflexion s effectuera par mail Point sur les groupes de travail Communication La carte des boissons a été plastifié. Les cubes ont également été changé. Le groupe Com note un problème de droit d'accès à la page facebook de l'association. Binouz Écho positif du travail du groupe. Il est actuellement à la recherche de nouvelles bières du mois. Événements Jeux La porte ouverte de la Triche n'a pas été une réussite, peu de monde présent. Le troc de jeux quand à lui a bien fonctionné, environ 30 jeux ont été échangés. Il n'y a pas eu de problème dans l'organisation des événements ce mois ci. Le groupe propose de relancer les expositions au sein du local, et ce, de façon plus régulière. Il a déjà engagé ce processus par l'installation de l'exposition portant sur le jeux Pollen. Un gros ménage des jeux extérieurs a été effectué, il y aura donc des jeux en bon état pour la place Colbert ainsi que de nouveaux jeux pour les enfants. ELAN Un inventaire des jeux de la Triche sera réalisé durant l'été. L événement Croix Rousse en fête s'est bien déroulé, il y avait suffisamment de bénévoles présents pour en assurer le bon fonctionnement. C'est un événement qui sera à refaire. CERF Félicitation du CA au groupe pour l'organisation du week end bénévoles. Réseau des cafés ludiques Une première réunion s'est tenue le mois dernier, en découle un projet de réaliser une sorte de séminaire avec les associations du réseau à Lyon hors d'un événement ludique, ainsi que de mettre à jour la liste des membres. Répartition des tâches à effectuer Crédit Coopératif: procurations [NAT] Réunion de CA 4/5 JJ/MM/2012

5 Guide des outils d'administration [Clément] Rangement de la clé du bureau [Thomas] Volet qui ferme mal [Nath] Renouvellement du bail [Clément] Luminaires pour le bar [Nath] Lisibilité du bilan financier [TOUS] Ordre du jour de la prochaine réunion bénévoles Rinçage des éponges Pensez a éponger la tireuse à la fin de la permanence Pré vente de billets pour OctoGônes Discussion autour du problème des ouvertures Demande d'idée pour les travaux de l'été (sur le forum) Rappel d'utiliser plus régulièrement le cahier de liaison La nouvelle carte d adhérent est arrivée Prochaine réunion du CA Date : 28 juillet Sujets à aborder Bilan financiers Bilan des travaux Prochaine réunion de CA : JJ mois 2012 Réunion de CA 5/5 JJ/MM/2012