Compte-rendu de la réunion du Conseil syndical. Vendredi 17 avril 2015 (15h-17h)

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1 MJA 18/04/2015 v1.0 Présents : Absent : Compte-rendu de la réunion du Conseil syndical Vendredi 17 avril 2015 (15h-17h) Mmes Brauns, Broussaudier, Descatoire, Gilson, Isoardi-Robert, Morand, Morice, Vergier Mrs Céréciat (Président CS), Gonzalez (CITYA), Jarrige (Vice-président CS) M Bizjak Monsieur Céréciat ouvre la réunion et remercie monsieur Gonzalez et les membres du CS de leur présence Monsieur Gonzalez rappelle que des devis ont été demandés concernant les travaux suivants : - Rénovation des terrasses et balcons des bâtiments restant à traiter (hors bâtiments D, F et I déjà traités) ; - Reprise de l étanchéité des terrasses et balcons sur l ensemble des bâtiments (hors I déjà traité) ; - Rénovation des portes palières (masticage et remise en peinture). Mme Isoardi-Robert indique qu elle travaille habituellement avec un auto-entrepreneur dont elle est satisfaite et qui pourrait également être consulté : Var Multi Services, Fabien Lemonnier Le Muy ( / / fabienlemonnier@sfr.fr) Monsieur Jarrige présente ensuite les questions/résolutions que le CS souhaite voir être portées à l ordre du jour de la prochaine AGO prévue le vendredi 29 mai 2015 à 14h30. Les membres du CS approuvent ces questions résolutions avec une légère augmentation du budget de fonctionnement du CS demandée par monsieur Céréciat. Monsieur Jarrige est chargé de la rédaction des questions/résolutions concernant la prise en charge par le Syndicat des copropriétaires de la fonction Régisseur-Animateur du Club House. Cette rédaction prendra en compte les dernières propositions à venir de la société SERVIGEST représentée par monsieur T. Estournet (1 ère solution) et la pré-validation d une éventuelle convention de mise à disposition de personnel. Monsieur Gonzalez est chargé de trouver des candidats potentiels (en regard du contenu de la fiche de fonction Régisseur-Animateur du Club House), prioritairement et de préférence sous le statut d auto-entrepreneur Monsieur Gonzalez quitte la réunion en raison d obligations extérieures (16h15) Monsieur Céréciat ouvre en suite le débat sur la prise en charge par le Syndicat des copropriétaires de la fonction Régisseur-Animateur du Club House, sur la base de l étude réalisée par monsieur Jarrige. 3 solutions sont évoquées :

2 - Mise en place d une nouvelle convention de mise à disposition de personnel ; - Traitement des activités de la fonction via les prestations d un auto-entrepreneur ; - Embauche par le Syndicat des copropriétaires, via CITYA. La seconde solution (auto-entrepreneur) recueille l assentiment de la majorité des membres du CS. Il est convenu que monsieur Céréciat convoquera une réunion du CS avant la prochaine AGO pour sélectionner un(e) candidat(e) à la fonction de Régisseur-Animateur du Club House Pièces annexées : - Questions/Résolutions pour l AGO du 29 mai Budget prévisionnel de fonctionnement du CS Convention ARC/ORANGE pour la fibre optique - Devis Combi Paysagiste (2) - Étude sur la prise en charge par le Syndicat des copropriétaires de la fonction Régisseur- Animateur du Club House - Fiche de fonction Régisseur-Animateur du Club House

3 MJA 17/04/2015 v1.4 Assemblée Générale Ordinaire du 29/05/2015 VO Saint-Raphaël Questions/Résolutions proposées par le CS Question n? Décision à prendre concernant le quitus au syndic. Conditions de majorité de l Article 24 Il est rappelé qu aucun texte ne fait obligation de voter le quitus, ni même de poser la question à l assemblée. L approbation des comptes justes est une décision «comptable», alors que le quitus est une décision «juridique». Ces deux questions/résolutions sont donc de nature totalement différente et ne sont pas liées. Projet de résolution Le syndicat des copropriétaires n étant pas en mesure d avoir connaissance de l intégralité des actes, correspondances ou dispositions prises par le syndic, et quand bien même il en aurait eu connaissance, n étant pas en mesure d en apprécier toute la légalité ou la licité, décide afin de préserver ses intérêts, de ne pas donner quitus au syndic. Le syndicat des copropriétaires souhaite et demande que cette question ne soit plus posée lors des AG ultérieures.

4 Question n? Décision à prendre concernant le budget prévisionnel de fonctionnement du Conseil syndical. Conditions de majorité de l Article 24 Les dépenses nécessitées par l'exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d'administration. Elles sont supportées par le syndicat des copropriétaires et réglées par le syndic. Le conseil syndical peut, pour l'exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité. Il fixe avec ces derniers les conditions de paiement des honoraires, frais et débours, sauf si elles sont déjà déterminées dans le règlement de copropriété, éventuellement modifié ou complété par décision de l assemblée générale. Il est donc nécessaire de prévoir, dans le budget prévisionnel soumis au vote de l assemblée générale, une ligne «Dépenses de fonctionnement du conseil syndical» affectée au fonctionnement de ce conseil notamment pour permettre, le cas échéant, la rémunération de toute personne de son choix. Document annexé : Budget prévisionnel de fonctionnement du Conseil syndical pour l exercice Projet de résolution Le syndicat des copropriétaires approuve le budget prévisionnel de fonctionnement du conseil syndical pour l exercice 2016, à hauteur de

5 Question n? Décision à prendre concernant les charges relatives à la location du Club House et à la fonction Régisseur-Animateur. Conditions de majorité de l Article 24 Pour une meilleure lisibilité des comptes et des appels de charge, il parait nécessaire d isoler les écritures comptables afférentes à la vie sociale et à l animation de la copropriété et du Club House, en trois items distincts : - Location Club House - Fonction Régisseur-Animateur - Budget d animation Projets de résolution Le syndicat des copropriétaires approuve la présentation des charges afférentes à la vie sociale et à l animation de la copropriété en trois items distincts (Location Club House, Fonction Régisseur-Animateur, Budget d animation), et ce, tant au niveau de la tenue des comptes de la copropriété que des appels de charge.

6 Question n? Décision à prendre concernant la mise en place et l organisation de la fonction de Régisseur- Animateur du Club House. Conditions de majorité de l Article 25 1) Présentation de la nouvelle convention de mise à disposition de personnel.. 2) Présentation de la candidature retenue en réunion du CS.. Projets de résolution 1) Présentation de la nouvelle convention de mise à disposition de personnel.. 2) Présentation de la candidature retenue en réunion du CS..

7 Question n? Budget prévisionnel d Animation du Club House. Conditions de majorité de l Article 24 Un budget de base concernant les activités exercées par le Régisseur-Animateur au sein du Club House au bénéfice des résidents doit être mis en place. Ce budget permet de disposer d un fond de caisse permettant l achat de petites fournitures nécessaires aux activités. Il est précisé que les animations qui imposent des frais particuliers à l occasion d une animation spécifique sont évalués préalablement et répartis entre les participants à cette dernière et payables lors de l inscription ou au plus tard lors de la participation. Une caisse «espèces» est mise en place et gérée par le Régisseur-Animateur du Club House qui tient sa comptabilité sur un cahier ou via Excel et qui communique cette comptabilité au CS chaque trimestre Budget prévisionnel annuel de base : 50,00 x 6 mois = 300, Budget prévisionnel annuel de base : 50,00 x 12 mois = 600,00. Projet de résolution Le syndicat des copropriétaires approuve le budget prévisionnel de fonctionnement du Club House pour l exercice 2015, à hauteur de 300 et pour l exercice 2016, à hauteur de 600.

8 Question n? Décision à prendre concernant l installation de la fibre optique pour l Internet Très Haut Débit. Conditions de majorité de l Article 25 Il est rappelé que le raccordement à la fibre optique sur la ville de Saint-Raphaël est gratuit en passant par le fournisseur d accès à Internet Orange. Document annexé : CONVENTION D INSTALLATION, GESTION, ENTRETIEN ET REMPLACEMENT DE LIGNES DE COMMUNICATIONS ELECTRONIQUES A TRES HAUT DEBIT EN FIBRE OPTIQUE, type Orange / ARC (09/2014). Projets de résolution Après examen de la convention d Orange/ARC, le syndicat des copropriétaires décide de faire effectuer le raccordement à la fibre optique de la copropriété en partenariat avec la société Orange. Le syndic est missionnée pour effectuer et suivre la procédure, en collaboration avec le conseil syndical qui s assurera de l impact des travaux d Orange sur la copropriété. Le syndicat des copropriétaires autorise Orange à implanter au sein de la copropriété, à ses frais, ledit réseau de fibre optique, composé d un boîtier ou plusieurs boîtiers de distribution, des points de branchement ainsi que des raccordements utilisant les gaines et passages existants ou créés après réalisation des travaux nécessaires autorisés. L implantation de ce réseau interne sera réalisée selon les normes en vigueur et en application des règles de l art. Cette installation sera réalisée, après information des copropriétaires par affichette, dans un délai de six mois après la signature de la convention. Le syndicat des copropriétaires mandate le syndic pour signer la convention susvisée avec Orange.

9 Question n? Décision à prendre concernant la création d un fonds travaux, placement et montant d approvisionnement. Conditions de majorité de l Article 24 La loi ALUR a intégré l obligation pour le syndic d ouvrir un fonds travaux à compter du 1er janvier 2017 (articles 14-2 II et 18-II de la loi du 10 juillet 1965). Cette nouvelle obligation concerne toutes les copropriétés exceptées : - Les copropriétés de moins de 5 ans (le fonds travaux sera constitué à l issue d une période de 5 ans suivant la date de réception des travaux) ; - Les copropriétés de moins de 10 lots ayant voté à l assemblée générale à l unanimité contre l ouverture d un fonds travaux ; - Les copropriétés ayant réalisé un diagnostic technique global (DTG) qui ne fait apparaître aucun besoin de travaux dans les dix prochaines années. Il est proposé la mise en place d un fonds de travaux conformément à l art 14-2 de la loi du 10 juillet 1965, afin de faire face aux dépenses résultant des travaux prescrits par les lois et règlements, et des futurs travaux décidés par l assemblée générale des copropriétaires. Projets de résolution Le syndicat des copropriétaires décide la création d un fonds de travaux conformément à l art 14-2 de la loi du 10 juillet 1965, afin de faire face aux dépenses résultant des travaux prescrits par les lois et règlements, et des futurs travaux décidés par l assemblée générale des copropriétaires. Les sommes versées par les copropriétaires sur ce fonds sont acquises aux lots. En cas de vente, le syndic doit informer le notaire de l existence de ce fonds, le vendeur faisant son affaire de l information à l acheteur dès la promesse de vente ou acte équivalent, à charge pour le vendeur de majorer le prix de vente en conséquence. En cas de paiements partiels des appels de charges et de quotes-parts du fonds de travaux, le syndic devra affecter prioritairement au fonds travaux les sommes versées par le copropriétaire. Les sommes versées par les copropriétaires sur ce fonds sont déposées par le syndic sur un compte de placement sécurisé au profit du syndicat des copropriétaires. Le contrat d ouverture de ce compte doit prévoir que les fonds ne seront débloqués par l établissement bancaire qu au vu de la production d un procès-verbal certifié conforme d assemblée générale. L assemblée générale après avoir délibéré, décide de fixer la cotisation annuelle au fonds travaux à 5% du budget prévisionnel. Pour information, le montant minimum de cotisation annuelle imposée par la loi à partir du 1er janvier 2017 est de 5% du budget prévisionnel (article 14-2 II 6). La cotisation au fonds travaux sera appelée chaque trimestre à partir du 1er janvier 2016 sur la base de la grille des charges communes générales. Dès à présent le fonds de travaux est alimenté du solde du compte, pour... Ce compte existe actuellement dans la comptabilité de la copropriété et sera clos ensuite de cette opération.

10 Question n? Décision à prendre concernant l aménagement du parking Nord (au droit de l avenue de Valescure). Conditions de majorité de l Article 24 Lors de l AGO du 18 juin 2014 (question/résolution n 25), une enveloppe de a été votée et affectée au réaménagement de certaines parties des parkings de la résidence , 11 ayant été consommé pour les premiers aménagements, le solde disponible à ce jour de cette enveloppe financière est de 1 488,89. La réfection du sol du parking Nord, non prévue à l origine, est nécessaire (mis en place de tout venant + roulage de compactage) pour éviter les projections de boue lorsqu il pleut. Un devis a été demandé à Combi Paysagiste qui s élève à 2 361,50. Si nous souhaitons faire réaliser ces travaux, une extension de l enveloppe initiale est nécessaire à hauteur de 872,61. Projets de résolution Le syndicat des copropriétaires décide une extension du budget relatif au réaménagement de certaines parties des parkings de la résidence à hauteur de 900.

11 Question n? Décision à prendre concernant l abattage d un arbre présentant un risque avéré pour le lot D25. Conditions de majorité de l Article 24 Un cèdre de grande taille se situe contre la pergola du lot D25 et présente un risque avéré de dommage à cette dernière et à la terrasse carrelée qu elle recouvre. Combi Paysagiste a été consulté pour résoudre cette difficulté et préconise son abattage pur et simple. Un devis est proposé pour ces travaux à hauteur de Projets de résolution Le syndicat des copropriétaires décide de faire procéder à l abattage de l arbre concerné (jardin privatif du lot D25) suivant le devis proposé, soit

12 MJA- 17/04/2015 Budget prévisionnel de fonctionnement 2016 Frais de gestion administrative (cartouches imprimantes, papier, etc.) 500,00 Frais de gestion du site Internet (domaine, hébergement, mises à jour techniques, etc.) 200,00 Adhésion annuelle ARC UNARC (99,00 + (66 x 4,00 ) = 363,00 370,00 Provision pour consultation ou avis technique auprès de tout professionnel 500,00 Total 1570,00

13 CONVENTION D INSTALLATION, GESTION, ENTRETIEN ET REMPLACEMENT DE LIGNES DE COMMUNICATIONS ELECTRONIQUES A TRES HAUT DEBIT EN FIBRE OPTIQUE Entre les soussignés Le [syndicat des copropriétaires du "adresse site" dûment autorisé après délibération de l assemblée générale datant du ( ), et représenté par son syndic en exercice, qui tient à disposition de l Opérateur la résolution extraite du procès verbal d assemblée générale l habilitant à signer la présente convention], "Nom_Syndic", dont le siège est au "adresse syndic" inscrit au registre du Commerce et des Sociétés de "Localité RCS" sous le n "siret du syndic" et représenté par "Civilité Contact syndic Nom Contact syndic", dûment habilité ; désigné ci-après sous la dénomination «le Propriétaire», et Orange, SA au capital de euros dont le siège social est situé à Paris au 78, rue Olivier de Serres, Paris, inscrite au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le N ; prise en son Unité de Pilotage Réseau ( ) et représentée par son Directeur en exercice, (. ), dûment habilité à cet effet et y faisant élection de domicile au (. ) cedex désignée ci-après sous la dénomination «l'opérateur» Il est convenu ce qui suit : Article 1 - Définitions Le terme Convention désigne ci-après la présente convention conclue sur le fondement des articles L. 33-6, R. 9-2, R. 9-3 et R. 9-4 du code des postes et des communications électroniques (CPCE). Le terme Lignes désigne ci-après le réseau de lignes de communications électroniques à très haut débit en fibre optique permettant de desservir un ou plusieurs utilisateurs finals dans un immeuble de logements ou à usage mixte en vue de fournir des services de communications électroniques. Ce réseau est constitué d un chemin continu en fibre optique, composé d une ou plusieurs fibres optiques, partant du point de raccordement, tiré dans la colonne montante de l immeuble, et aboutissant, via un boîtier d étage le cas échéant, à un dispositif de terminaison installé à l intérieur de chaque logement ou local à usage professionnel. Le terme Propriétaire désigne ci-après le syndicat des copropriétaires dûment autorisé après délibération de l assemblée générale en date du../.../... et représenté par son syndic en exercice. Le terme Opérateur désigne l opérateur d immeuble signataire de la Convention, choisi par le Propriétaire pour installer, gérer, entretenir et remplacer les Lignes dans l immeuble au titre de la Convention. Le terme Opérateurs tiers désigne ci-après les opérateurs ayant signé avec l Opérateur une convention d accès aux Lignes au titre de l article L du CPCE portant sur cet immeuble, afin de commercialiser leurs offres auprès des habitants de l immeuble. Article 2 - Objet La Convention, définit les conditions d installation, de gestion, d entretien et de remplacement des Lignes. Ces conditions ne font pas obstacles et sont compatibles avec la mise en œuvre de l accès aux Lignes prévu à l article L du CPCE. Les Lignes et équipements installés par l Opérateur doivent faciliter cet accès. L Opérateur prend en charge et est responsable vis-à-vis du Propriétaire des interventions ou travaux d installation, de gestion, d entretien et de remplacement de l ensemble des Lignes. L Opérateur peut mandater un tiers pour réaliser certaines opérations. La Convention ne comporte en revanche aucune disposition fixant des conditions techniques ou tarifaires de l accès aux Lignes. En complément du présent document, des conditions spécifiques, dédiées aux adhérents de l'association des Responsables de Copropriété, dument identifiés comme adhérents dits collectifs, décrivent les modalités de mise en œuvre de certaines des stipulations prévues par la Convention. Les parties peuvent, le cas échéant, s accorder dans un document distinct de la Convention, sur les conditions techniques et financières de la fourniture de services de communications électroniques additionnels au bénéfice du Propriétaire ou de l ensemble des occupants. La Convention est modifiée en tant que de besoin pour tenir compte des évolutions législatives et réglementaires entrant en vigueur avant son terme. Article 3 - Réalisation des travaux L Opérateur installe une Ligne pour chaque logement ou local à usage professionnel de l immeuble. La fin des travaux d installation dans l immeuble ne peut excéder 6 (six) mois après la date de signature de la Convention la plus tardive. En cas de non respect de cette obligation, la Convention peut être résiliée dans les conditions définies à l alinéa 3 de l article 12. Le raccordement reliant le boîtier d étage au dispositif de terminaison précité, dit raccordement client, peut être réalisé ultérieurement pour répondre à la demande d un occupant ou à la demande d un opérateur tiers au titre de l article L du CPCE, dans un délai convenu, sous réserve d aléa opérationnel. L Opérateur respecte le règlement intérieur de l immeuble ou le règlement de copropriété, ainsi que les règles applicables, notamment les règles de l art et les règles d hygiène et de sécurité propres à l immeuble. Les installations et chemins de câbles respectent l esthétique de l immeuble. Le Propriétaire met à la disposition de l Opérateur les infrastructures d accueil ou l espace nécessaire pour permettre l installation des Lignes. Lorsque de telles infrastructures d accueil ne sont pas disponibles, l Opérateur en installe dans le respect de l alinéa précédent. Dans tous les cas, l Opérateur fait en sorte que les infrastructures d accueil puissent être utilisées par des opérateurs tiers. Lorsque le point de mutualisation installé par l Opérateur se situe dans l immeuble, le Propriétaire permet le raccordement des opérateurs tiers, qui peuvent emprunter un accès existant sous la responsabilité de l Opérateur. Chaque raccordement d un opérateur tiers fait l objet d une information préalable du Propriétaire. Article 4 - Gestion, entretien et remplacement La gestion, l entretien et le remplacement de l ensemble des Lignes, des équipements et des infrastructures d accueil installés ou utilisés en application de l article 3 sont assurés par l Opérateur. Le Propriétaire autorise l Opérateur à mettre à disposition d opérateurs tiers toutes les ressources nécessaires au titre de l accès aux Lignes. L Opérateur est responsable de ces opérations et en informe le Propriétaire. Article 5 - Modalités d accès au bâtiment L Opérateur respecte les modalités d accès au bâtiment définies dans les conditions spécifiques à l occasion de toute intervention nécessaire aux opérations d installation, de gestion, d entretien et de remplacement. Le Propriétaire garantit cet accès à l Opérateur, à tout tiers mandaté par lui et, à ce titre, aux opérateurs tiers. Article 6 - Raccordement des Lignes à un réseau de communications électroniques à très haut débit ouvert au public Le raccordement des Lignes à un réseau de communications électroniques à très haut débit ouvert au public interviendra dans les 3 mois suivant la fin des travaux d installation dans l immeuble. Article 7 - Responsabilité et assurances L Opérateur est responsable des dommages tant matériels que corporels causés par les travaux ou par ses installations et équipements, tant pour lui même que pour les tiers mandatés par lui, et ce à l égard du Propriétaire, de ses ayants droits et des tiers qui 1 Orange SA au capital de rue olivier de Serres Paris Cedex RCS Paris

14 se trouveraient dans la propriété privée au moment des travaux. Préalablement au commencement des travaux, il contracte les assurances nécessaires pour couvrir les éventuels dommages matériels ou corporels, dont le périmètre et le montant du plafond sont précisés dans les conditions spécifiques, et s engage à en justifier à la première demande du Propriétaire. L Opérateur et le Propriétaire établissent un état des lieux contradictoire, selon les modalités prévues à l article des conditions spécifiques avant les travaux et après achèvement des travaux d installation. En cas de dégradations imputables aux travaux, l Opérateur assure, à ses frais exclusifs, la remise en état des lieux. Article 8 - Information du Propriétaire, de l Opérateur et des Opérateurs tiers Préalablement à l exécution des travaux, l Opérateur propose au Propriétaire un plan d installation des Lignes, des équipements et des éventuelles infrastructures d accueil. L Opérateur tient à jour ce document et le tient à disposition du Propriétaire ainsi que toutes les informations utiles sur les modifications apportées aux installations établies dans le cadre de la Convention, selon les modalités définies dans les conditions spécifiques. Dans le mois suivant la signature de la Convention, l Opérateur en informe les Opérateurs tiers conformément à l article R. 9-2 III du CPCE. Le Propriétaire informe l Opérateur de la situation et des caractéristiques de l immeuble, notamment celles liées à son environnement, à sa vétusté, à son accès, à sa fragilité et aux nuisances sonores. En particulier, le Propriétaire tient à disposition de l Opérateur toutes les informations disponibles et nécessaires à la réalisation des travaux d installation, notamment dans le cadre des études techniques préalables à l installation. Article 9 - Dispositions financières L autorisation accordée par le Propriétaire à l Opérateur d installer ou d utiliser les Lignes, équipements et infrastructures d accueil n est assortie d aucune contrepartie financière. L installation, l entretien, le remplacement et la gestion des Lignes se font aux frais de l Opérateur, sauf exception pour les copropriétés qui auraient refusée par deux fois la dite installation (Ordonnance n du 12 mars 2014). réception, sans qu il soit besoin de faire ordonner cette résiliation en justice. - À l initiative de l Opérateur : L Opérateur peut résilier la Convention par lettre recommandée avec accusé de réception en respectant un préavis de 18 (dix-huit) mois avant le terme de la Convention. À ce titre, l Opérateur informe le Propriétaire de l identité des Opérateurs tiers dans son courrier de résiliation. Lorsque la Convention est renouvelée, l Opérateur peut la résilier par lettre recommandée avec accusé de réception, en respectant un préavis de 18 (dix-huit) mois minimum avant le terme envisagé. Article 13 - Continuité du service En cas de changement d opérateur d immeuble, l Opérateur, signataire de la Convention, assure la continuité du service jusqu à ce que les opérations de gestion, d entretien et de remplacement des équipements installés soient transférées à un nouvel opérateur d immeuble, et ce pendant un délai maximum de 6 mois, à compter du terme de la Convention. Article 14 - Conditions spécifiques Les conditions spécifiques précisent obligatoirement : - le suivi et la réception des travaux ; - les modalités d accès aux parties communes de l immeuble ; - la police d assurance et le montant du plafond prévus à l article 7; - les modalités d information du propriétaire et de l opérateur quant au respect de la législation sur la présence d amiante. Les conditions spécifiques peuvent préciser : - les engagements de qualité complémentaires éventuellement pris par l Opérateur ; - les standards techniques mis en œuvre par l Opérateur ; - les modalités de gestion, d entretien et de remplacement des Lignes, équipements et infrastructures d accueil, en complément des dispositions de l article 4 ; - la durée de la Convention et les conditions de son renouvellement si elles diffèrent de celles prévues à l article 11 ; - les procédures et les cas de résiliations ; - les modalités d évolution de la Convention. Article 10 - Propriété L Opérateur est propriétaire des Lignes, équipements et infrastructures d accueil qu il a installés dans l immeuble, et le demeure au terme de la Convention. Article 11 - Durée et renouvellement de la Convention Sauf dispositions contraires définies dans les conditions spécifiques, la Convention est conclue pour une durée de 25 (vingt cinq) ans à compter de la date de sa signature. Lorsque la Convention n est pas dénoncée par l une ou l autre des parties dans les conditions définies à l article 12, elle est renouvelée tacitement pour une durée indéterminée. Article 12 - Résiliation de la Convention - À l initiative du Propriétaire : Le Propriétaire peut résilier la Convention par lettre recommandée avec accusé de réception en respectant un préavis de 12 (douze) mois avant le terme de la Convention. Dans ce cas, l Opérateur l informe de l identité des Opérateurs tiers au plus tard dans les 90 (quatre-vingt-dix) jours suivant la date de réception de la notification de la dénonciation de la Convention. Lorsque la Convention est renouvelée, le Propriétaire peut la résilier par lettre recommandée avec accusé de réception, en respectant un préavis de 18 (dix-huit) mois minimum avant le terme envisagé. En cas d inexécution des travaux d installation des Lignes dans l immeuble dans le délai de 6 (six) mois à compter de la date de signature de la Convention la plus tardive, le Propriétaire peut résilier la Convention par courrier recommandé avec avis de 2

15 CONDITIONS SPECIFIQUES OU CHARTE POUR BONNE EXECUTION ENTRE L OPERATEUR D IMMEUBLE ORANGE ET L'ASSOCIATION DES RESPONSABLES DE COPROPRIETE En matière du traitement des conditions spécifiques, garantes de la bonne exécution de la relation engagée entre les parties, il est convenu entre l Opérateur ORANGE et l ASSOCIATION DES RESPONSABLES DE COPROPRIETE d établir la présente Charte, annexée à la convention conclue entre l Opérateur ORANGE et le Syndicat des Copropriétaires après autorisation par l assemblée générale. Il est rappelé par ailleurs, que : - seule l assemblée générale des copropriétaires peut autoriser le Syndic à signer la convention entre le Syndicat des copropriétaires et l Opérateur Orange. - la présente charte ne s applique qu au parc immobilier existant, pour lequel l Opérateur est amené à construire à ses frais, un réseau de communications électroniques à très haut débits en fibre optique. Article 14.1 Documents contractuels Les présentes conditions spécifiques relèvent et font partie intégrante des conditions générales de la convention, conclue sur le fondement de l article L du Code des Postes et Communications Électroniques, entre l Opérateur et le Propriétaire de l immeuble sis au. relatives aux conditions d installation, et / ou de gestion, d entretien et de remplacement de lignes de communications électroniques à très haut débit en fibre optique. Les documents composant la présente Convention sont par ordre de priorité décroissante : - les conditions générales, - les conditions spécifiques et annexes convenues entre l Opérateur Orange et l'association des Responsables de Copropriété, constituant pour les adhérents identifiés sous la dénomination adhérents collectifs de l'association un niveau d'engagement réciproque dont ils pourront se prévaloir, - la copie de la résolution de l'assemblée générale autorisant la signature de la présente Convention sous peine de nullité de celle-ci, - l'annexe 1 : synthèse des informations sur l accès à l immeuble. Article Phase de négociation préalable Relation avec le syndicat des copropriétaires Le Syndicat des Copropriétaires et l Opérateur par le biais d équipes dédiées répondront aux besoins des copropriétaires via : - un interlocuteur unique nommé pendant la phase chantier, - une hot line dédiée et gratuite (à partir d une ligne fixe Orange) pour répondre à toutes questions : , - un site web : Fourniture d'une documentation didactique Un dossier d'information est remis au syndic à destination de la copropriété comprenant : - une plaquette d'information, - un exemplaire de la convention autorisant l Opérateur Orange à installer le câblage sous réserve de la faisabilité technique. Dans le cas où des travaux particuliers sont nécessaires (percements de dalles ou de colonnes...), un accord spécifique est demandé au syndic Prise de contact L Opérateur prendra contact avec le syndic représentant de la copropriété ciblée pour lui présenter l opportunité de l installation d'un câblage très haut-débit dans l'immeuble choisi. Simultanément à cette présentation, l Opérateur Orange informera l ensemble des copropriétaires de cette opportunité. Le Syndic mettra en œuvre les dispositifs nécessaires à l'obtention des autorisations par la copropriété, dans les règles établies par les lois en vigueur. Pour obtenir ces autorisations, l Opérateur Orange remet au syndic ou à l administrateur de biens : - la convention d'installation, gestion, entretien et remplacement de lignes de communications électroniques à très haut débit en fibre optique élaborée avec l'arc, - le présent document détaillant les conditions spécifiques convenues dans la dite "Charte" entre l Opérateur Orange et l'association des Responsables de Copropriété, - l identification des travaux à réaliser dans les parties communes, - une date prévisionnelle de signature de la convention (après tenue de l Assemblée Générale Ordinaire), tenant compte des délais de recours pour contestation d une décision prise en l Assemblée Générale Ordinaire ainsi que des éventuelles contraintes liées au déploiement du réseau en partie publique. Cette date prévisionnelle de signature de la Convention la plus tardive pourra sur dérogation être renégociée d'un commun accord par les parties. Le 'Propriétaire' conservant alors la possibilité de résilier la 'Convention" par courrier recommandé avec accusé de réception prévue à l'article 12 alinéa 3, si le délai de six mois n'était pas respecté pour l exécution des travaux d installation des Lignes dans l immeuble. Le Syndic, interlocuteur unique de l Opérateur Orange pour ce qui concerne le déploiement du réseau dans les parties communes fera connaitre en temps utiles à l Opérateur Orange la date de la future Assemblée Générale Ordinaire. L Opérateur Orange est seul responsable de la négociation et de l installation du réseau fibre optique à l intérieur des immeubles. Article Etude, suivi et réception des travaux Etude L Opérateur Orange procèdera à une ou plusieurs visites de l'immeuble, après information préalable du syndic, pour effectuer l'étude décrivant les travaux de câblage vertical et horizontal (pour futurs raccordements clients) en utilisant les infrastructures existantes dans les parties communes de l'immeuble. Le représentant de l Opérateur Orange chargé de l étude sera accompagné d un membre du syndicat des copropriétaires choisi en accord avec le syndic. Cette étude précisera à minima : - la situation des points de branchement dans les étages et les conditions d accès des techniciens à ceux-ci, - l implantation du point de mutualisation (ou du point de raccordement) et les conditions d accès des techniciens à celuici, s il est situé dans l immeuble. - les parcours existants ou à réserver qui seront utilisés pour le passage des câbles en fibre optique, dans les parties communes. En l absence de gaine ou en cas de gaine saturée, notamment pour les raccordements dits «clients», l Opérateur demande par anticipation au Propriétaire, l autorisation de poser le câblage dans une goulotte en apparent si le cahier des clauses techniques particulières du site l exige, ou la pose exceptionnelle du câblage en apparent sans goulotte. L étude sera présentée au syndic qui pourra éventuellement demander des modifications afin que l Opérateur lui soumette un nouveau projet. L' Opérateur Orange s'engage à concevoir une installation qui respecte les parties communes de l'immeuble (dissimulation, utilisation des gaines ou passage existants, respect des lieux de vie communs). Pour toute complétude relative à l étude, l' Opérateur s'engage à demander l'accord exprès de la copropriété ou de son mandant pour tous travaux nécessitant une modification d'aspect et n ayant pas fait l objet d une remarque spécifique dans l étude (pose du câblage en goulotte apparente ou pose du câblage en apparent sans goulotte, percement de dalle). Il est l'interlocuteur unique du syndic dans le cadre de ces demandes. Faute d'accord de la copropriété sur ces travaux ou si ceux-ci devaient entrainer des frais à la charge de celle-ci ou contrevenir au règlement de copropriété ou aux dispositions réglementaires, le 3

16 syndic après avoir été dûment mandaté par la copropriété pourra résilier la présente convention par lettre recommandée avec avis de réception. Le réseau sera installé dans les règles de l'art définies dans le Cahier des Clauses Techniques Générales qui sera fourni, sur demande du syndic, par l opérateur Orange. Le CCTG fait référence pour l'ensemble des prestataires référencés par l'opérateur Orange et celui-ci s'engage sur le respect de l'utilisation de son CCTG Suivi des travaux L' Opérateur Orange assure directement ou par l'intermédiaire de prestataires référencés, tout ou partie de la négociation et de l'installation du réseau fibre optique à l'intérieur des immeubles. L'état des lieux contradictoire prévu à l'article 7 est effectué sur demande et par le syndic - représentant la copropriété - et par un technicien de référence de l Opérateur Orange. Pour la réalisation des travaux d'installation de la fibre à l'intérieur de l'immeuble, l'opérateur Orange s'engage : - sur la durée du chantier dans les parties communes, - à respecter les usages professionnels et les normes en vigueur, - à remettre un modèle de travaux à effectuer dans les parties communes, - à mettre à disposition un interlocuteur unique pendant toute la phase du chantier dont il transmet le nom et les coordonnées au syndic Réception des travaux (respect des parties communes) En fin d'installation, une réception des travaux est effectuée par le technicien de l Opérateur Orange et le syndic de l'immeuble. Cette réception comportera une partie "état des lieux contradictoire entre les deux parties" sur la base de celui réalisé avant le démarrage des travaux. L Opérateur Orange s engage à une garantie de parfait achèvement des travaux, sur la base de l étude précédemment approuvée par les parties. En cas de réception de travaux avec réserves, l Opérateur Orange s engage à traiter les problèmes sous un délai convenu et précisé dans le procès verbal de réception. La réception des travaux effectués et les réserves levées, l Opérateur Orange assurera la gestion et la maintenance du réseau. Article Modalités d'accès aux parties communes de l'immeuble L' Opérateur Orange s'engage : - à adapter autant que possible les horaires de chantier en fonction des contraintes de l'immeuble. Ces horaires seront négociés par le syndic avant le démarrage des travaux, - à réaliser un plan de prévention générique sur les travaux de l'immeuble avec une attention particulière sur les points à risques, - à baliser, si nécessaire, les parties communes sur lesquelles subsisteraient une gêne ou un risque durant l'interruption des travaux en heures non ouvrables, - à indiquer les travaux qui seront à réaliser dans les parties communes. Article Modalités d'information du Propriétaire et de l'opérateur - Amiante Le Propriétaire et l Opérateur conviennent que la communication relative aux conditions d exécution des travaux ou d exécution de la présente convention notamment sur les conditions d accès à l immeuble pour la maintenance ou la mise en place d un câblage d étage, s effectueront par courrier ou par échange de mails. L Opérateur informera le Propriétaire avec un préavis raisonnable des interventions dans l immeuble pour effectuer les études ou procéder aux travaux d installation des lignes de communications électroniques, exception faite des câblages d étage destinés au raccordement des Clients finals. A titre indicatif les délais d information préalables sont de 3 jours ouvrables pour l étude et de 5 jours ouvrables pour les travaux. Le Propriétaire s engage : - à adresser à l Opérateur les informations figurant en annexe 1 selon la périodicité mentionnée dans cette annexe, - à informer l Opérateur de tout changement de syndic. Dans l'hypothèse où l'immeuble est soumis à la réglementation sur la protection contre les risques liés à une exposition à l'amiante, le Propriétaire fournit à l Opérateur, avant tous travaux, le dossier technique sur ce sujet. Article Plafonnement de responsabilité et d'assurance Le plafonnement de responsabilité et d assurance prévu à l article 5 des conditions générales est fixé comme suit : pour les dommages corporels, pour les dommages matériels et immatériels directs, contre les recours des voisins et des tiers. Cette garantie est couverte par la police d assurance souscrite par l Opérateur Orange qui sera fournie sur demande. Article Engagement de respect environnemental L' Opérateur Orange s'engage : - à respecter la propreté des parties communes durant les travaux et en fin de travaux, - à stocker et évacuer les déchets en fin de chaque journée de travail, - à la fin des travaux, à informer individuellement chaque résidant que l'immeuble est équipé par l Opérateur Orange d'un réseau fibre optique très haut débit. Article Gestion, entretien et remplacement des lignes Gestion des lignes L' Opérateur Orange : - devra assurer la gestion du réseau selon les modalités fixées dans la convention signée. - s engage conformément à la Loi qui l y oblige à assurer la possibilité de mutualisation du câblage vertical installé à tout opérateur déclaré "FttH", le réseau vertical installé dans les parties communes étant mutualisable avec tous les opérateurs "FttH" souhaitant câbler un client dans l'immeuble ; cette mutualisation s effectue à partir du PMI (Point de Mutualisation Immeuble), - ne garantit le seul usage de la colonne montante en fibre optique qu à des opérateurs de réseaux "FttH" et faisant fonction de FAI (Fournisseur d Accès Internet) dûment déclarés à l'arcep, Entretien et remplacement des lignes L' Opérateur Orange s'engage : - à maintenir son réseau pendant toute la durée de la convention qui le lie avec la copropriété, - à mettre à disposition du syndic un numéro de téléphone pour le joindre en cas de dysfonctionnement du réseau, Article Propriété du réseau L Opérateur Orange devient propriétaire du réseau dès sa construction et s engage à lever les réserves pour non-conformité émises par le propriétaire du site lors de la réception des travaux. L Opérateur Orange est seul et unique propriétaire de son réseau et cette propriété emporte obligation d'exploitation (gestion, entretien, réparations, etc.) sans que le syndicat des copropriétaires puisse en être inquiété pendant toute la durée d exploitation des matériels. La pérennité de cette propriété est subordonnée au maintien d'une gestion et d'une maintenance gratuite du réseau. Si l Opérateur Orange décidait de ne plus assurer gratuitement l'exploitation du réseau pour la copropriété, une information par L.R.A.R devra être adressée au syndic, mandataire du syndicat des copropriétaires. Dans ce cas, le Syndicat des Copropriétaires aurait la possibilité de résilier la présente Convention. L Opérateur Orange, amené à céder son réseau à un autre Opérateur, devra toutefois assurer la continuité du service jusqu à ce que les opérations d'exploitation des équipements installés soient transférées à un nouvel opérateur d immeuble, et ce pendant un délai maximum de 6 mois, à compter du terme de la Convention. En cas de résiliation de la Convention conclue avec l'opérateur Orange et par dérogation à l'article 10, celui-ci cédera la propriété du réseau au nouvel opérateur dans des conditions à convenir entre eux afin d'éviter tout litige entre opérateurs préjudiciable au Client. 4

17 Article Durée - Résiliation - Annulation - Enregistrement La durée de la convention conformément aux conditions générales est de 25 (vingt cinq) ans à compter de sa signature. Elle pourra être résiliée avec un préavis de 18 mois par l une ou l autre des parties à l issue des 15 (quinze) années d exploitation, correspondant à une période d observation qualitative minimale. Elle pourra être résiliée de plein droit par anticipation par l une ou l autre des deux parties en cas de faute, à l issue d un délai de 3 mois après envoi d un courrier recommandé avec demande d avis de réception, visant le manquement constaté et non réparé dans le délai imparti dans ce courrier. Lorsque la Convention n est pas dénoncée par l une ou l autre des parties dans les conditions définies à l article 12, elle est renouvelée tacitement pour une durée indéterminée. La Convention sera résiliée en cas de destruction totale ou partielle de l immeuble rendant impossible la poursuite de l exploitation des lignes de communications électroniques à très haut débit en fibre optique. La Convention sera annulée de plein droit en cas d impossibilité technique d accès à l immeuble notamment en adduction ou lorsque des travaux à la charge du Propriétaire n auront pas été effectués dans un délai raisonnable. La partie qui souhaite effectuer la formalité de l enregistrement de la Convention en supportera les frais y afférents. Article Cession des droits Le Propriétaire autorise, pendant toute la durée de la Convention prévue à l article 14.10, la cession de tout ou partie des droits issus de la présente Convention à toute entité du groupe Orange ou à un opérateur de réseau FTTH, sous réserve que cet opérateur offre les mêmes fonctionnalités techniques que le réseau de fibre optique de l Opérateur Orange. Annexe 1 : Synthèse des informations sur l'accès à l'immeuble Date Signature de l Opérateur Date Signature du Propriétaire 5

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20 MJA 14/04/2015 v1.1 Prise en charge par le Syndicat des copropriétaires de la fonction Régisseur-Animateur du Club-House Ref. : Règlement de copropriété, AGE du 19/12/2015 1) Actuellement Actuellement madame Clairanne LAURENT est embauchée par la société SERVIGEST (SIREN : , NAF : 6832A) en CDI pour 1 ETP et effectue entre autres activités, la fonction de Régisseur-Animateur du Club House. Une convention de mise à disposition de personnel a été passée entre la société SERVIGEST et le Syndicat des copropriétaires, pour la période courant du 18 juin 2014 à la prochaine AGO ou au plus tard au 30/06/2015, qui précise que madame Clairanne LAURENT assure pour le Syndicat des copropriétaires les fonctions de Régisseur- Animateur du Club House, et ce, à hauteur de 0,5 ETP et pour un coût refacturé de 50% de son salaire. Deux factures ont d ores et déjà adressées pour le 2 ème semestre 2014 pour 4 774,50 et 5 562,80, soit ,30. Deux factures sont attendues pour le 1 er semestre Cette convention de mise à disposition de personnel cessant ses effets au plus tard le 30 juin 2015, le Syndicat des propriétaires doit dès à présent préparer la continuation de la gestion et de l animation du Club House au service des résidents. 2) Premières réflexions Dans un premier temps, plusieurs solutions ont été rapidement explorées : - Mise en place d une nouvelle convention de mise à disposition de personnel ; - Traitement des activités de la fonction via les prestations d un auto-entrepreneur ; - Traitement des activités de la fonction via une société spécialisée (contrat de prestation de services) ; - Embauche pure et simple d un personnel en CCD, puis en CDI. La solution via une société spécialisée n est pas retenue car elle présente un coût trop élevée et le marché n est pas mature. Il reste donc trois solutions à explorer : - Mise en place d une nouvelle convention de mise à disposition de personnel ; - Traitement des activités de la fonction via les prestations d un auto-entrepreneur ; - Embauche par le Syndicat des copropriétaires, via CITYA.

21 Préambule : 3) 1 ère solution : Nouvelle convention de mise à disposition de personnel En regard de l étude effectuée par le Cabinet CAPSTAN Montpellier, cette solution semble licite à condition de respecter le formalisme imposé par les textes (Loi n du 28 juillet 2011, article L du Code du travail, etc.). Conditions de mise en œuvre : - Implique un changement de position de la société SERVIGEST ; - Implique un accord express de madame Clairanne LAURENT ; - Implique de préparer la convention préalablement à l AGO ; - Implique un vote en AGO pour valider une nouvelle convention Coûts : Points positifs : - Coûts maitrisés et prévisibles ; - Mise en œuvre simple et aisée ; - Pas de gestion des ressources humaines. Points négatifs : - Pas de changement en regard des difficultés rencontrées actuellement (répartition du travail entre les parties, remarques formulées par le CS, management, etc.).

22 Préambule : 4) 2 ème solution : Traitement des activités de la fonction via les prestations d un auto-entrepreneur La solution via un auto-entrepreneur présente un risque important de requalification (Réponse ministérielle, n 7103, 6 août 2013), si l auto-entrepreneur qui intervient a comme seul client le Syndicat des copropriétaires. Ce risque est écarté si l auto-entrepreneur qui intervient pour notre compte facture par ailleurs d autres prestations à d autres clients. Conditions de mise en œuvre : - Implique de définir les prestations souhaitées ; - Implique de faire un appel à candidature et de recevoir les candidats ; - Implique de sélectionner préalablement un candidat ; - Implique de faire réaliser par CITYA les formalités contractuelles et la mise en place du service ; - Implique un vote en AGO pour valider l auto-entrepreneur choisi. Coûts : Points positifs : - Permet la mise en place du service dans un cadre clair et défini, sans interférence avec d autres activités externes ; - Coûts inférieurs, maitrisés et prévisibles ; - Pas de gestion des ressources humaines. Points négatifs : - Assurer en interne (CS ou volontaire) ou en externe (autre prestataire) les remplacements, pour un service à minima, en cas d absence de l auto-entrepreneur.

23 Préambule : 5) 3 ème solution : Embauche par le Syndicat des copropriétaires, via CITYA Le mode de recrutement de la personne concernée a été précisé par l AGE du 19/12/2014 dans sa question/résolution n 10, comme indiqué ci-après : «Le Conseil syndical effectue ce choix en respect du budget prévisionnel afférent et rapporte à la prochaine AGO (Assemblée Générale Ordinaire) des raisons et conditions de son choix. L AGO confirme ou infirme le choix effectué.» Il en est de même pour les grandes lignes du contenu de la fonction «Régisseur-Animateur». La personne concernée, sauf accord particulier à venir entre le Syndicat des propriétaires / SERVIGEST, est totalement indépendante de la société SERVIGEST qui devra trouver sa propre solution pour le traitement de ses activités, notamment commerciales, via CITYA ou autres. Conditions de mise en œuvre : - Implique de définir les conditions d embauche ; - Implique de faire un appel à candidature et de recevoir les candidats ; - Implique de sélectionner préalablement un candidat ; - Implique de faire réaliser par CITYA les formalités d embauche et la mise en place du candidat ; - Implique un vote en AGO pour valider le candidat choisi. Coûts : - Charge annuelle variable suivant le candidat et la CC applicable. Points positifs : - Permet la mise en place de la fonction dans un cadre clair et défini, sans interférence avec d autres activités externes. Points négatifs : - Le Syndicat des copropriétaires, via CITYA, redevient un employeur ce qui l expose aux obligations de gestion des ressources humaines afférentes ; - Coûts augmentés des frais liés aux remplacements en cas d absence du titulaire du poste (maladie, congés, etc.) ; - Coûts augmentés des frais de gestion de personnel facturés par CITYA ; - Procédure plus complexe que celle présentée par la solution de convention de mise à disposition de personnel. 5.1) Fiche de fonction Régisseur-Animateur du Club House