Analyse du Cadre Légal et Réglementaire des Associations

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1 Analyse du Cadre Légal et Réglementaire des Associations EN REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO REGIME GENERAL, FISCAL ET SOCIAL une étude commanditée par well grounded et réalisée par le cabinet lubala & associés 1

2 Well Grounded Analyse du Cadre Légal et Réglementaire des Associations Well Grounded travaille pour que les organisations de la société civile (OSC) en Afrique atteignent leur plein potentiel et apportent un changement réel et positif pour la justice environnementale et sociale. C est dans cette lumière que nous avons commissionné cette étude sur le cadre légal qui touche les OSC : nous avons trouvé, dans notre travail quotidien, que beaucoup d organisations ne sont pas au courant de leurs obligations légales, les informations pertinentes sont difficilement accessibles et quand elles sont disponibles, leur langage n est pas accessible pour tout le monde. Nous avons donc demandé aux experts légaux locaux de récolter et d organiser toute information nécessaire pour qu une OSC soit en ordre dans le système légal national et de le traduire en langage accessible. Nous l offrons à toute OSC qui voudrait s enregistrer formellement ou qui n arrive pas à savoir quelles obligations elle doit remplir pour se conformer à la loi associative. Cath Long Directrice Générale 2

3 Table de matière Introduction...4 Objet de l étude... 5 Etendue de l étude... 5 Durée de l étude... 5 Méthodologie... 5 Considerations generales sur la notion d association...8 Définition de l association sans but lucratif... 9 Définition de l établissement d utilité publique... 9 Catégories des ASBL en droit congolais... 9 Règles générales de constitution des ASBL La rédaction des statuts L obtention de la personnalité juridique Formalités pour la création d un établissement d utilité publique Régime des associations sans but lucratif étrangères Procédure de dissolution et liquidation d une association Fiches des obligations et avantages par theme...12 Présentation de la structure des fiches Présentation du contenu des fiches Thème 1: Juridique...14 Obligation n 1 Rédiger les statuts et les faire notarié Obligation n 2 Publication des statuts de l association au Journal Officiel Obligation n 3 Nombre minimum des membres effectifs pour créer une ASBL Obligation n 4 Désigner les personnes chargées de l administration/direction Obligation n 5 Informer en cas de tout changement survenu dans l association.. 18 Obligation n 6 Payer les frais relatifs à la publication au journal officiel Obligation n 7 Faire la déclaration des acquisitions d immeubles Obligation n 8 Faire mention du sigle ASBL sur tous les imprimés de l association Obligation n 9 Réunir la majorité de 2/3 des membres effectifs pour décider de la dissolution de l association Avantage n 1 Obtention de la personnalité juridique Avantage n 2 Facilités administratives et fiscales Thème 2: Finances et comptabilite...24 Obligation n 1 Tenue d une comptabilité régulière Thème 3: Administration Sociale...25 Obligation n 1 Déclarer l établissement ou l ouverture de l association Obligation n 2 Limiter l emploi de la main d œuvre expatriée à 15% au sein des associations de droit congolais Obligation n 3 Disposer de la carte de travail pour étranger Obligation n 4 Limiter l emploi des étrangers à maximum 40% dans les ONG étrangères Obligation n 5 Obtenir le visa de tout contrat de travail (salariés nationaux et étrangers) Obligation n 6 Interdiction d employer les stagiaires bénévoles Obligation n 7 Limiter la durée d un contrat à durée déterminée (CDD)et son renouvellement Obligation n 8 Le contrat de travail doit être constaté par écrit - De la forme écrite obligatoire du contrat de travail Obligation n 9 Immatriculer les employés auprès l INSS - Immatriculer l employé auprès de l Institut National de Sécurité Sociale Obligation n 10 Administration du personnel Obligation n 11 Paiement des cotisations à la sécurité sociale Avantage n 1 Droit d obtention du permis de séjour pour étrangers et leurs familles Thème 4: Fiscalité...38 Obligation n 1 Déclarer trimestriellement les sommes versées à des tiers Obligation n 2 Payer la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) Obligation n 2 Payer la Taxe Spéciale sur la Circulation Routière (T.S.C.R.) Obligation n 3 Déclarer et payer l Impôt Professionnel sur les revenus (IPR et IERE) Obligation n 4 Impôts sur les revenus mobiliers Avantage n 1 Exonération de l impôt sur les revenus locatifs «IRL» Avantage n 2 Exonération de l impôt sur les revenus professionnels Avantage n 3 Exonération de l impôt foncier Avantage n 4 Exonération de l impôt sur les véhicules Avantage n 5 Exonération du Précompte Industriel et Commercial sur le Bénéfice (BIC) Avantage n 6 Exonérations de la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) à l importation Avantage n 7 Exonérations de la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) dans le cadre de la mission d ASBL Avantage n 7 Exonération des droits de douane (admission en Franchise douanière) Avantage n 8: Exonération de Taxe Spéciale sur la Circulation Routière (T.S.C.R.)

4 Well Grounded Analyse du Cadre Légal et Réglementaire des Associations Introduction Eu égard à la disparité des textes légaux en vigueur et à la complexité du système administratif en République Démocratique du Congo (RDC), les Associations sans but lucratif qui opèrent en RDC sont confrontées à des problèmes d ordre juridique dans l application des règles relatives à leur constitution, à leur fonctionnement et même parfois à leur dissolution. En général, ces difficultés résultent de la méconnaissance des textes légaux par les membres des associations : manque d accès à l information relative aux textes légaux ou incapacité de les interpréter correctement. Cela amène très souvent les associations à ne pas remplir leurs obligations légales, détruisant ainsi leurs relations avec les pouvoirs publics avec un impact négatif sur leur image et leur développement organisationnel. Cette étude porte donc sur l analyse des lois régissant les associations en RDC. Elle est réalisée à la demande de Well Grounded qui fournit un appui en développement organisationnel et renforcement des capacités aux organisations de la société civile (OSC) en Afrique (particulièrement dans le bassin du Congo) afin qu elles aient l information, les compétences et les ressources dont elles ont besoin pour faire leur travail. 4

5 Objet de l étude L objet de la présente étude consiste à recenser, analyser, synthétiser et traduire en langage accessible les obligations et avantages qu ont les associations en RDC. Le but final visé étant de «permettre aux associations, d une part, d avoir une idée exhaustive de leurs droits et obligations afin d être en règle avec l Etat et d anticiper toute situation qui mettrait l association en difficulté du fait de son irrégularité, d autre part». Dans le cadre de cette étude, le terme «association» désigne un regroupement d'au moins deux personnes qui décident de mettre en commun leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices. En excluant les regroupements à caractère politique et certaines associations corporatives telles que les ordres des avocats ou des médecins, l étude ne concerne que les organismes qui font partie de la société civile et qu on retrouve en RDC sous forme d associations sans but lucratif ou d établissements d utilité publics (ou fondations). Etendue de l étude La présente étude abordera le cadre légal des associations en se structurant sur les thèmes suivants : Juridique: création d une association, formes juridiques possibles, fonctionnement statutaire, agrément, ; Finances et comptabilité: obligations, exemptions, contrôle Fiscalité: Obligations, exonérations et/ou exemption ; Administration sociale: quelles particularités pour les associations en matière de droit de travail et sociale notamment d engagement des stagiaires-bénévoles, engagement des étrangers ; Douane: exonérations par rapport aux opérations liées à l exécution de la mission de l association, tels qu accordés par le Code des Douanes ; Missions d intérêt public: exonérations douanières et fiscales pour les associations qui interviennent comme agences d exécution dans le cadre des marchés publics à financement extérieur ; Facilités: les facilités administratives et fiscales, accordées par l Etat aux associations selon la nature de leur mission ; Droit Foncier: exemption des droits proportionnels d enregistrement, dans le cas des mutations opérées à titre gratuit ; Durée de l étude L étude a débuté le 5 mars 2013 et prend fin le 20 juin Méthodologie Le présent rapport résulte des entretiens réalisés auprès des dirigeants d Associations sans but lucratif et d agents de l Etat chargés du secteur et analyses documentaires. 5

6 Well Grounded Analyse du Cadre Légal et Réglementaire des Associations Les personnes rencontrées Institutions 1. Ministère de la Justice et Droits Humains, Direction des Cultes et Associations/Etablissements d Utilité Publique 2. Ministère du Plan, Direction de la Coordination des Ressources Extérieures Noms / Fonctions Monsieur Willy MUTOMBO MUKELENGE Chef de Bureau, Secrétaire de la Direction Monsieur KOMPANYI Responsable de la Direction 3. Ministère des Finances, Cabinet du Ministre Madame Lilie MUVOVA Chargée des Etudes -Fiscalité 4. ASADHO/ASBL (Association Africaine de défense des Droits de l Homme) Madame Josepha Pumbulu Responsable de la Direction Femmes, Enfants et Personnes vulnérables 5. DIAKONIA RDC (People changing the World) Madame Anne-Marie Mukwayanzo Country Representative 6. Fédération des Entreprises du Congo (FEC)/ASBL Monsieur Honoré JIBIKILA Administrateur 7. Syndicat GST (Garantie Sociale des Travailleurs) Madame Lucienne BUHENDWA Chef d Antenne/Etablissement Public CRAA (Centre de Recherches Agro-Alimentaires), Lubumbsashi/Province du Katanga Documents recueillis et analysés Lors de notre campagne de récolte d informations, nous avons recueilli des documents soit des dispositions légales, soit des déclarations des responsables des institutions consultées. Ainsi, nous avons examiné les textes ci-après : Textes légaux et règlementaires du secteur associatif 1. Loi n 004 du 20 juillet 2001 portant dispositions applicables aux ASBL et aux établissements d utilité publique ; 2. Code des Impôts et des Textes connexes à savoir : Loi n 004/2003 du 13 mars 2003 portant réforme des procédures fiscales ; Ordonnance-loi n 01/001 du 20 août 2010, portant institution de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (T.V.A.) ; Décret n 011/42 du 22 novembre 2011, portant mesures d exécution de l Ordonnance n 10/001 du 20 août 2010, portant institution de la Taxe sur la Valeur Ajoutée ; Arrêté Ministériel n 065/CAB/MIN/FINCES/2011 fixant les modalités complémentaires de remboursement de la taxe sur la taxe sur la valeur ajoutée ; Note de Service n 01/0046/DGI/DG/DELC/MB/DELC MB/2010 du 28 mai 2010, diffusion du Décret n 10/16 du 22 avril 2010 portant annulation des exonérations et allègements contra legem en matière fiscale et douanière ; 3. Loi n 015/2002 du 16 octobre 2002 portant Code du Travail, qui a abrogé l ancien Code du Travail annexé à l Ordonnance Loi n 67/310 du 09 août 1967 ; 4. Mesures d Application de la Loi n 015/2002 du 16 octobre 2002 portant Code du Travail (textes réglementaires) ; 5. Ordonnance-Loi n 10/002 du 20 août 2010, portant Code des Douanes ; 6. Ordonnance-Loi n 005/2012 modifiant et complétant certaines dispositions de la Loi n 004/2003 du 13 mars 2003 portant réforme des procédures fiscales ; 7. Loi n 10/010 du 27 Avril 2010 relative aux Marchés Publics et ses mesures d exécution, qui a abrogé l ordonnance-loi n du 05 décembre 1969 et ses mesures d exécution ; 6

7 8. Décret n 10/22 du 02 juin 2010 portant Manuel des Procédures de la Loi relative aux Marchés Publics ; 9. Les Codes Larcier, République Démocratique du Congo, Tome IV, Droit du travail et de la sécurité sociale, Ed. Larcier Afrique Editions, Bruxelles, 2003; 10. Les Codes Larcier, République Démocratique du Congo, Tome V, Droit fiscal, Ed. Larcier/Afrique Editions, Bruxelles, 2003 ; 11. Les Codes Larcier, République Démocratique du Congo, Volume 1, Droit public, Tome VI, Droit public et administratif, Ed. Larcier/Afrique Editions, Bruxelles, 2003 ; 12. Constitution de la République Démocratique du Congo, Modifiée par la Loi N 11/002 du 20 Janvier 2011 portant Révision de Certains Articles de la Constitution de la République Démocratique du Congo Du 18 Février 2006 (Textes Coordonnés) ; 13. Arrêté Interministériel n 002/CAB/MIN/J&DH/2013 et n 785/CAB/FINANACES/2013 du 15 avril 2013, modifiant et complétant l Arrêté Interministériel n 001/CAB/MIN/ J&DH/2012 et n 455/CAB/MIN/FINANCES/2012 du 24 mai 2012 portant fixation des taux des droits, taxes et redevances à percevoir à l initiative du Ministère de la Justice et des Droits Humains ; 14. Arrêté Ministériel n 061/BCE/FIN/78 fixant la forme de certains documents à produire en annexe aux déclarations fiscales, source : Les Codes Larcier-République Démocratique du Congo, Tome V, Droit Fiscal, Edition Larcier, Bruxelles, 2003 ; 15. Arrêté ministériel n 006/CAB/PVPM/ETPS/2010 du 01 avril 2010, fixant les modalités de déclaration d embauche et de depart d un travailleur (Journal Officiel, n 16 du 15 août 2010, col. 20) ; 16. Arrêté ministériel n 008/CAB/PVPM/ETPS/2010 du 01 avril 2010 fixant les modalités de déclaration d ouverture et de fermeture d établissement ou d entreprise (Journal Officiel, n 16 du 15 août 2010, col. 22) ; 17. Ordonnance-loi n 13/004 du 23 février 2013 portant abrogation de certaines dispositions de la loi n 006/03 du 13 mars 2003 fixant les modalités de calcul et de perception des acomptes et précomptes de l impôt sur les bénéfices et profits(journal Officiel, n spécial du 27 février 2013, col. 77) ; 18. Ordonnance-loi n 13/008 du 23 février 2013 modifiant et complétant certaines dispositions de l ordonnance-loi n 69/009 du 10 février 1969 relative aux impôts cédulaires sur les revenus (Journal Officiel, n spécial du 27 février 2013, col. 106). 19. Ordonnance-loi n 13/007 du 23 février 2013 modifiant et complétant certaines dispositions de l ordonnance-loi n 10/001 du 20 août 2010, portant institution de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (Journal Officiel, n spécial du 27 février 2013, col. 95 Ouvrages et revues consultés 20. Le Régime Juridique des ASBL en République Démocratique du Congo, in CADICEC-Information, Bulletin du Centre d Action pour Dirigeants et Cadres d Entreprise Chrétiens, n 74/75, 1er & 2ème Trimestres 1999, Kinshasa (RDC) ; 21. Jean-Marie F. MBOKO DJ ANDIMA, Code Général des Impôts, 3ème édition, Presses Universitaires du Congo, 2011, pp 451 à 468 ; ; 22. Sylvestre BISIMWA NTAKOBAJIRA, Evolution de la législation congolaise relative aux Associations sans but lucratif et Etablissements d Utilité Publique, Recueil des lois, de 1888 à 2001, CEPAS, 2009 ; 23. Martin EKWA bis ISAL, s.j, Vade-Mecum du Gestionnaire de la PME Fascicule IV, Régime Juridique des asbl et des PME, Editions CADICEC, Kinshasa ; 24. Congo-Afrique, n 191, DIENG Adama, Les droits de l homme en Afrique-Plaidoyer pour un développement des ONG africaines (1985) ; Liens importants

8 Well Grounded Analyse du du Cadre Légal et et Réglementaire des Associations Considérations générales sur la notion d association En droit congolais, la notion d association est circonscrite aux associations sans but lucratif et aux établissements d utilité publique. 8

9 Définition de l association sans but lucratif De façon courante, l Association Sans But Lucratif (ASBL) est définie comme étant un groupement de droit privé, constitué entre personnes qui décident de mettre en commun de façon permanente leurs connaissances ou leurs activités dans un but autre que de partager des bénéfices (pêche chasse, sport, culture etc.) (Gérard Cornu/Association Henri Capitant, Vocabulaire juridique, PUF, 1987, p73). Et la loi congolaise définit l association sans but lucratif comme étant celle qui ne se livre pas à des opérations industrielles ou commerciales, si ce n est à titre accessoire, et qui ne cherche pas à procurer à ses membres un gain matériel. Et d ajouter que, de par sa nature, l association sans but lucratif est apolitique (article 1 er de la Loi n 004 du 20 juillet 2001 portant dispositions applicables associations sans but lucratif et aux établissements d utilité publique). Ainsi donc, ce qui caractérise l association sans but lucratif c est le fait que son activité ne vise pas la réalisation d un profit matériel pour ses membres, même quand elle viserait la défense d intérêts d ordre économique (exemple : le cas des chambres de commerce). Par ailleurs, elle est en dehors de la sphère politique ; ce qui la distingue des partis politiques. Définition de l établissement d utilité publique La loi définit les établissements d utilité publique comme étant «les établissements qui, à l exclusion d un gain matériel, tendent uniquement à la réalisation d une œuvre à caractère philanthropique, scientifique, artistique, ou pédagogique» (article 58 de la loi n 004 du 20 juillet 2001 portant dispositions applicables associations sans but lucratif et aux établissements d utilité publique). A la différence d une ASBL qui demande un minimum de 7 personnes pour sa création, toute personne peut affecter par acte authentique ou testament olographe tout ou partie de ses biens à la création d un établissement d utilité publique (article 59). Toutefois, ces biens doivent être affectés à la réalisation d une œuvre d intérêt général et à but non lucratif. Ce qui veut dire que la notion d établissement d utilité publique correspond, sous d autres cieux, à celle des «Fondations». Il y a un acte par lequel une personne met à disposition son patrimoine ou sa fortune pour la réalisation d une œuvre à caractère philanthropique et d intérêt général. Catégories des ASBL en droit congolais 1. Selon sa nature et son objet, l association sans but lucratif peut être soit : a. Une association à caractère culturel, social ou éducatif ou économique b. une organisation non gouvernementale O.N.G., en sigle; c. une association confessionnelle. 2. En fonction du lieu où se situe son siège social, une association sans but lucratif peut être soit : a. de droit congolais, si son siège social est situé en RDC b. de droit étranger lorsque son siège social est établi à l étranger. (Article 29 de la Loi n 004 du 20 juillet 2001 portant dispositions applicables aux associations sans but lucratif et aux établissements d utilité publique). 3. Enfin, selon le but poursuivi et le domaine d activité où elles opèrent, les associations sans but lucratif peuvent être classées en : a. Les syndicats socioprofessionnels : Organisation d employeurs ou de travailleurs, ou encore de personnes en corporation pour défendre leur métier ; b. Les associations mutualistes : Gérées par leurs adhérents et visant la protection contre la maladie, le décès, la vieillesse. c. Les clubs et associations «culturelles» : Qui réunissent des personnes selon les centre d intérêts qu elles on en commun (origines ethniques, jeunesse, sport, loisirs, etc.) ; d. Les coopératives : Il s agit des coopératives créées en milieu rural et à l initiative des O.N.G. (à ne pas confondre avec les sociétés coopératives qui sont régies par la législation sur les sociétés commerciales). Ces coopératives doivent travailler selon les statuts des ONGs qui les ont créées et dont elles ne sont qu une activité. e. Les ONG (Organisations Non-Gouvernementales) : Celles-ci sont une réponse des initiatives privées pour pallier les carences des structures officielles dans les domaines vitaux de la population, l objectif visé étant de concourir au développement des communautés locales ; f. Les associations confessionnelles (Eglises) : Permettent l exercice des cultes dans le respect de l ordre public et des bonnes mœurs 9

10 Well Grounded Analyse du Cadre Légal et Réglementaire des Associations Règles générales de constitution des ASBL La constitution d une association sans but lucratif impose plusieurs démarches qui se résument en deux points : la rédaction de statuts et l obtention de la personnalité juridique. La rédaction des statuts La première étape pour la constitution d une association sans but lucratif est la rédaction des statuts. Appelés aussi «acte constitutif», les statuts renferment des clauses sur lesquelles les fondateurs se mettent d accord et qui déterminent leurs droits et obligations. A noter cependant que les statuts de l association sans but lucratif ne peuvent contenir aucune disposition contraire aux lois, aux bonnes mœurs ou à l ordre public. En revanche, ils doivent mentionner : la dénomination suivie ou précédée des mots «association sans but lucratif», en sigle «ASBL» ; le siège de l association ; celui-ci doit être établi sur le territoire de la République Démocratique du Congo ; l objet de l association ; la ou les provinces où l association exercera ses activités ; les diverses catégories de membres ; les conditions d adhésion, de sortie ou d exclusion des membres ; l organisation de l administration ou la direction de l association, le mode de nomination et de révocation des personnes chargées de cette administration, la durée de leur mandat et l étendue se leur pouvoir, la manière dont l association est représentée à l égard des tiers ; le mode d établissement des comptes annuels ; les règles à suivre pour la modification des statuts ; l affectation du patrimoine en cas de dissolution de l association. Les statuts sont signés par les membres fondateurs qui sont de droit membres effectifs de l association. Le nombre des membres effectifs ne peut pas être inférieur à sept (article 6 de la loi n 004/2001 du 20 juillet 2001 portant dispositions générales applicables aux associations sans but lucratif et aux établissements d utilité publique). Selon la loi, les statuts doivent être rédigés par écrit et notariés (alinéa 3 de l article 4 de la loi). Ils ne sont opposables aux tiers qu à partir de leur publication au journal officiel de la République Démocratique du Congo. Cette publication est faite par le ministère de la justice endéans quarante-cinq jours (article 9). L obtention de la personnalité juridique. Pour fonctionner en toute légalité sur le territoire de la République Démocratique du Congo, une association sans but lucratif doit être dotée d une personnalité juridique. Celle-ci est définie comme étant l aptitude à être sujet de droits et d obligations (Lukombe Nghenda, Droit congolais des sociétés, Tome I. PUC, 1999, p.71). L octroi de la personnalité juridique aux associations sans but lucratifs est soumis à une procédure prévue par la loi n 004/2001 du 20 juillet 2001 susvisée. Aux termes de cette loi, la personnalité juridique est accordée par le Ministre de la Justice après avis favorable du ministre ayant dans ses attributions le secteur d activités visé (Article 3). En attendant l obtention de la personnalité juridique, l avis favorable du ministre ayant dans ses attributions le secteur d activités visé vaut autorisation provisoire de fonctionnement. En ce qui concerne les associations sans but lucratif enregistrées en province, l autorisation provisoire est accordée par le gouverneur de province. L autorisation provisoire a une validité de six mois. Passé ce délai, la personnalité juridique est sensée être octroyée. Dans ce cas, le Ministre de la Justice est tenu de délivrer l arrêté portant octroi de la personnalité juridique dans le mois qui suit (Article 5). Dans la pratique, le dossier à présenter par les requérants pour l obtention de la personnalité juridique doit comporter les éléments ci-après : Deux exemplaires de la requête en obtention de la personnalité juridique adressée à Son Excellence Monsieur le Ministre de la Justice à déposer à la Direction des Cultes et Associations du Ministère de la Justice et Droits Humains ; Statuts conformes à la Loi n 004 du 20 juillet 2001 portant dispositions applicables associations sans but lucratif et aux établissements d utilité publique, dûment signés par tous les membres chargés de l administration ou de la direction de l ASBL ; Annexe I : la liste déclarative des membres effectifs de l ASBL/ONG composée de deux rubriques : Nom, post nom et adresses. Cette liste n est signée que par les membres chargés de l administration ou de la direction seulement ; Annexe II : la déclaration de désignation des membres effectifs chargés de l administration ou de la direction composée de quatre rubriques : Noms, profession, adresse, fonctions au sein de l ASBL/ONG. Cette déclaration est signée par la majorité des membres effectifs ; Annexe III : la déclaration relative aux ressources de l ASBL ONG reprenant toutes les sources des recettes, signée par tous les membres effectifs chargés de l administration ou de la direction de l ASBL/ONG ; Les Certificats de Bonne Conduite, Vie et Mœurs de tous les membres effectifs chargés de l administration ou de la direction de l ASBL/ONG ou Etablissement d Utilité Publique. Ces certificats ne peuvent pas dater de plus de six mois ; Le paiement des frais au profit du Trésor Public ; L avis favorable du ministère du secteur d activité de l ASBL non confessionnelle De l enquête de la viabilité du siège ; Produire en deux (2) exemplaires le dossier complet (originaux et copie ou photocopie) composé de tous les éléments cités ci-haut ; 10

11 En plus de ces éléments, il faut joindre les pièces suivantes : 1. Pour les ASBL non confessionnelles : celles qui n exercent pas un culte religieux (néant). 2. Pour les ASBL confessionnelles, le représentant légal doit produire : a. Certificat médical délivré par un médecin neuropsychiatre ; b. Attestation de naissance du représentant légal ; c. Acte constitutif de la doctrine originale (fondement de foi). Celui-ci reprend en résumé toutes les lignes maîtresses de la doctrine, des cultes ; d. Extrait de Casier Judiciaire ; e. Titre académique (en théologie) du Représentant légal. Formalités pour la création d un établissement d utilité publique Il est à noter que la constitution des Etablissements d utilité publique répond aux mêmes conditions générales que celles énumérées ci-haut concernant les associations sans but lucratif. A cela s ajoute d autres conditions spécifiques qui sont : a. La déclaration de cession des biens, signée par le cédant et le(s) bénéficiaires(s). b. Elle est notariée ; c. La déclaration de désignation des administrateurs signée par le Fondateur ou le Promoteur de l Etablissement d Utilité Publique ; d. Les dispositions testamentaires. Régime des associations sans but lucratif étrangères Au sens de la loi n 004/2001 du 20 juillet 2001 portant dispositions générales applicables aux associations sans but lucratif et aux établissements d utilité publique, est considérée comme étrangère l association sans but lucratif qui a son siège à l étranger. Aucune association étrangère ne peut exercer ses activités en République démocratique Congo sans une autorisation du Président de la République donnée par ordonnance sur proposition du Ministre de la Justice. Ministère Public (magistrat du parquet) ou par toute personne intéressée devant le Tribunal de Grande Instance du ressort de l association (lieu du siège social) et que ledit tribunal statue par un jugement de dissolution. Il s agit en ce cas d une dissolution judiciaire 2. Ainsi la Décision de dissolution est prise par la majorité des membres dans le cas d une dissolution volontaire ou par jugement rendu par le Tribunal de Grande Instance du ressort de l association, qui prononce la dissolution judiciaire de ladite association; 3. L assemblée générale ou le Tribunal désigne un liquidateur ou plusieurs liquidateurs pour la réalisation des biens de l association. Cette désignation est faite : soit en conformité avec ce qui est indiqué dans les statuts de l ASBL ; soit par décision de la majorité des membres effectifs, soit encore, par une décision de justice, c est-à-dire un jugement du Tribunal de Grande Instance du ressort de l association, en réponse à la demande du Ministre public ou de toute personne intéressée; 4. Le liquidateur aura pour mission d affecter des biens de l association : Soit, suivant la destination contenue dans les statuts ; ou alors, en l absence de dispositions statutaires, il donnera aux biens une affectation qui se rapproche le plus possible de l objet en vue duquel l association a été créée ; 5. Les décisions portant sur la dissolution ainsi que sur l affectation de l actif de l association dissoute sont communiquées au Ministre de la Justice pour être publiées au Journal Officiel de la République Démocratique du Congo. Selon qu elle est à caractère économique, culturel, éducatif ou social, l association étrangère requiert au préalable, l avis et l enregistrement auprès du ministère ayant dans ses attributions le secteur d activités. En cas d avis favorable, la demande d autorisation est adressée au Ministre de la Justice. Pour être recevable, la demande d autorisation doit se conformer aux dispositions de l article 4 de la loi sur les ASBL. Il convient de rappeler que cet article 4 indique les conditions requises pour l obtention de la personnalité juridique. Procédure de dissolution et liquidation d une association Elle se réalise selon les étapes suivantes : 1. C est l Assemblée Générale qui en principe est habilitée à décider de la dissolution volontaire de l association. Cependant, la dissolution peut être forcée : c est le cas lorsqu une demande de dissolution est formulée par le 11

12 Well Grounded Analyse du du Cadre Légal et et Réglementaire des Associations Fiches des obligations et avantages par théme 12

13 Présentation de la structure des fiches Pour faciliter l accès à l information et son interprétation, les obligations ou les avantages liés au statut d association ont été regroupés sur des fiches. Il y a une fiche unique pour chaque obligation et une fiche unique pour chaque avantage. Les utilisateurs de ce rapport peuvent ainsi accéder directement à l information dont ils ont besoin. Ces fiches sont structurées de cette manière en trois parties : Enoncé de la règle : Décrit l obligation ou l avantage dans un langage simple et accessible Référence de la loi : Précise pour chaque obligation et chaque avantage la loi y afférente Où trouver l information : décrit le service qui dispose des informations relatives à la loi décrite Interlocuteurs légaux : Précise les autorités légales avec qui l association doit prendre contact pour adresser les questions relatives à la loi décrite. Risque en cas de non application de la loi : décrit les risques que l association encoure si elle n applique pas les lois concernées Procédure à suivre : Décrit étape par étape la procédure à suivre pour que l association se décharge de ses obligations et ait accès aux avantages éventuels. Présentation du contenu des fiches Référence de loi : La principale loi régissant les ASBL et Etablissement d Utilité Publique est la loi n 004/2001 du 20 juillet Elle peut être considérée comme la «bible» des associations. Sur chacune des fiches nous ferons allusion à cette loi. Où trouver l information : Les informations relatives aux textes de lois se trouvent principalement au ministère de la Justice et des Droits Humains. C est le 2ème Direction du Secrétariat Général, qui est spécialement chargée des associations, et établissements d utilité publique et des cultes. Le ministère du secteur d activité concerné est une deuxième source d informations relatives aux lois (droits et devoirs) des ASBL. Par exemple, pour une ASBL du secteur de santé c est le ministère de santé, pour une ASBL qui travaille dans le secteur de nutrition c est le ministère de santé et d agriculture qui sont concernés, etc. En province ce sont la division provinciale de la Justice et la division provinciale du ministère du secteur d activité concerné qui détiennent les informations. Et enfin, le journal officiel de la RDC est une source non négligeable d information Interlocuteurs: Selon que l association opère en province ou en capitale, elle aura dans un cas ou unautre à traiter avec les interlocuteurs ci-dessous. Sur chacune des fiches nous serons plus précis sur l interlocuteur spécifique concerné par l obligation ou l avantage dont il est question. Directeur de la 2 ème Direction chargée des Cultes, Associations et Etablissements d Utilité Publique; Chef de Division Provinciale de la Justice en province; Directeur du Cabinet du Ministre du secteur d activités ; Chef de Division Provinciale du Ministère du secteur d activités Directeur Général et Préposés au Journal Officiel de la République Démocratique du Congo à Kinshasa comme en provinces ; Chef de division de la Division Provinciale et préposés du Journal Officiel de la RDC ; 13

14 Well Grounded Analyse du Cadre Légal et Réglementaire des Associations thème 1 Juridique Obligation n 1 Rédiger les statuts et les faire notarié La création des associations sans but lucratif se fait par voie de statuts rédigés par des membres fondateurs et signés par les membres effectifs chargés de l administration ou la direction de l association. Les statuts doivent être notariés selon la Loi n 004 du 20 juillet 2001 portant dispositions applicables aux associations sans but lucratif et aux établissements d utilité publique Articles 4 c et 7. L acte est établi et signé par le Notaire de la Ville, ou alors par le Directeur-Chef de Service de la Chancellerie et Contentieux du Ministère de la Justice et des Droits Humains. Le rôle du Notaire est de conférer par sa signature un caractère authentique aux actes rédigés par des personnes physiques ou morales, et dont elles comptent faire usage à des fins administratives. Les statuts de l association doivent comporter obligatoirement les mentions ci-après : 1. la dénomination suivie ou précédée des mots «association sans but lucratif», en sigle «A.S.B.L.» ; 2. le siège de l association; celui-ci doit être établi sur le territoire de la République démocratique du Congo ; 3. l objet de l association ; 4. la ou les provinces où l association exercera ses activités ; 5. les diverses catégories des membres ; 6. les conditions d adhésion, de sortie ou d exclusion des membres ; 7. l organisation de l administration ou de la direction de l association, le mode de nomination et de révocation des personnes chargées de cette administration, la durée de leur mandant et l étendue de leur pouvoir, la manière dont l association est représentée à l égard des tiers ; 8. le mode d établissement des comptes annuels ; 9. les règles à suivre pour la modification des statuts ; 10. l affectation du patrimoine en cas de dissolution de l association. 14

15 La Loi n 004 du 20 juillet 2001 portant dispositions applicables aux associations sans but lucratif et aux établissements d utilité publique. Articles 4 c et 7 ; Procédure (en étape) Risque en cas de non application Le risque le plus considérable c est: le refus d agrément par le Ministre de la Justice, lorsque l association introduit un dossier incomplet; ou alors, en cas d agrément, une sanction d annulation de l association peut être prononcée par le juge pour n avoir pas respecté les conditions essentielles relatives à la création d une association Service concerné 1 Les membres fondateurs Description de la procédure Rédaction des statuts : Les membres fondateurs, réunis en assemblée générale, rédigent ou approuvent les statuts rédigés par leur conseil (avocat). Validation des statuts : Les statuts sont signés par les membres effectifs chargés de l administration ou de la direction de l association, autrement dit conseil d administration 2 Le notaire Authentification des statuts : Les statuts doivent être passés devant notaire. Ainsi quatre exemplaires des statuts sont déposés à l office notarial. Durée du processus et frais : La durée est fonction de la diligence apportée par le demandeur au suivi de son dossier. Elle peut prendre un minimum de deux jours. Quant aux frais ils sont fixés comme suit, aux termes de l Arrêté Interministériel n 002/CAB/ MIN/J&DH/2013 et n 785/CAB/FINANCES/2013 du 15 avril 2013, modifiant et complétant l Arrêté Interministériel n 001/CAB/MIN/J&DH/2012 et n 455/CAB/MIN/FINANCES/2012 du 24 mai 2012 portant fixation des taux des droits, taxes et redevances à percevoir à l initiative du Ministère de la Justice et des Droits Humains: 1. Identification des dossiers Identification ONG ou Etablissement d Utilité Publique (EUP) : Francs Congolais Identification Eglise: Francs Congolais 2. Déclaration de désignation ONG ou Etablissement d Utilité Publique(EUP): Francs Congolais Eglise: Francs Congolais 3. Approbation de la liste des membres effectifs ONG ou Etablissement d Utilité Publique(EUP): Francs Congolais Eglise: Francs Congolais 4. Modifications des statuts ONG ou Etablissement d Utilté Publique (EUP) : Francs Congolais Eglise: Francs Congolais 5. Enquête de viabilité des activités et de siège ONG ou Etablissement d Utilité Publique (EUP), Eglise : Francs congolais 6. Droits d insertions payantes dans le journal Officiel de tout document dactylographié ou manuscrit Document dactylographié ou manuscrit : 300 Francs Congolais par ligne.- 15

16 Well Grounded Analyse du Cadre Légal et Réglementaire des Associations Obligation n 2 Publication des statuts de l association au Journal Officiel Les statuts doivent être publiés au journal officiel pour que les autres personnes soient informées de la création d une association. Les statuts ne peuvent être utilisés contre tierces personnes s ils ne sont pas publiés. C est le Ministre de la Justice qui assure la transmission des statuts pour publication au journal officiel. La publication se fait normalement dans les quarante-cinq jours de la transmission des statuts.rédigés par des personnes physiques ou morales, et dont elles comptent faire usage à des fins administratives. Loi n 004 du 20 juillet 2001, article 9 Risque en cas de non application Inopposabilité des Statuts de l association aux tiers. Ce qui veut dire que les statuts non publiées ne sont pas opposables ou brandis aux tiers qui tiennent ces statuts non publiés comme inexistant. En cas contestations les tiers peuvent les utiliser contre l association s ils sont informés de leur existence même si les statuts n ont pas été publiés (article 27) Non octroi de la personnalité juridique Procédure (en étape) Service concerné 1 2ème Direction Chargée des Cultes, Associations et Etablissements d Utilité Publique Description de la procédure Dépôt des statuts et paiement des frais auprès du cabinet du Ministre de la Justice qui en assure la transmission au Journal Officiel pour publication. Conditions préalables : Statuts notariés, réunir le nombre minimum de 7, le dossier doit être complet, les statuts doivent comporter les signatures requises Eléments du dossier : la requête en obtention de la personnalité juridique au Ministre de la Justice(en double exemplaire), sous couvert du Ministère du secteur d activités de l association. Elle doit être signée par les membres du Conseil d Administration. une liste des membres effectifs de l ASBL (noms, post-noms, prénoms, domicile ou résidence). Cette liste est signée par tous les membres du Conseil d Administration une déclaration signée par la majorité des membres effectifs indiquant les noms, professions et domicile ou résidences de ceux qui, à un titre quelconque, sont chargés de l administration ou de la direction de l association ; les certificats de bonne conduite, vie et mœurs de tous les membres effectifs chargés de l administration ou de la direction de l association ; une déclaration relative aux ressources de l ASBL prévues pour la réalisation de l objectif qu elle s assigne (Annexe 3, selon modèle disponible au Ministère de la Justice). 16

17 Obligation n 3 Publication des statuts de l association au Journal Officiel LPour créer une ASBL, le nombre des membres effectifs ne peut être inférieur à sept (7). Article 6 de la loi n 004 du 20 juillet 2001 Risque en cas de non application Non octroi de la personnalité juridique ; En effet, l octroi de la personnalité juridique est l aboutissement de la démarche lorsque le dossier de demande a été déposé au Ministère de la Justice. Avec comme préalable la conformité du dossier aux exigences légales de forme et qui sont strictes : notamment le respect du nombre minimum de sept (7) membres tel que fixé par l a Loi, l accomplissement des formalités de légalisation des statuts devant Notaire par acte authentique, la publication desdits statuts par les soins du Ministre de la Justice, etc. Nullité absolue de l association si l autorisation provisoire ou la personnalité juridique est déjà accordée. Obligation n 4 Désigner les personnes chargées de l administration/direction Désigner les personnes chargées de l administration/direction La majorité des membres effectifs(ou assemblée générale) a l obligation de désigner les personnes chargées de l administration/direction de l association. Ce sont des administrateurs ou le conseil d administration. Ils sont responsables de la gestion quotidienne de l Association. Loi n 004 du 20 juillet 2001, article 10 ; C est l Assemblée générale qui les nomme et qui les révoque. Ces personnes interviennent chacun à des degrés différents, selon qu ils ont un pouvoir de décision en tant qu organes exécutifs; ou selon qu ils sont des agents d exécution dans le cadre d un organigramme mis en place au sein de l association. Chaque association étant en principe libre de définir son organisation interne. Risque en cas de non application Non octroi de la personnalité juridique ; Nullité absolue de l association si l autorisation provisoire ou la personnalité juridique est déjà accordée Procédure (en étape) Service concerné 1 Assemblé général Description de la procédure Examen de la requête ; Observations ; 17

18 Well Grounded Analyse du Cadre Légal et Réglementaire des Associations Obligation n 5 Informer en cas de tout changement survenu dans l association Tout changement survenu dans le personnel chargé de l administration ou de la direction doit faire l objet d une déclaration signée par la majorité des membres effectifs et être adressée dans le mois, au ministre de la Justice avec copie au ministre ayant dans ses attributions le secteur d activités visé. Loi n 004 du 20 juillet 2001, articles 11, 14-alinéas 1&2 et article 27. Risque en cas de non application Les décisions non publiées ne peuvent pas être opposables ou brandies aux tiers dont les droits ou obligations sont nés avant la publication. C est autant dire que sans la publication au journal, les tiers sont censés ne pas être au courant de ces décisions. Néanmoins, ils peuvent s en servir, les brandir à l Association s ils les connaissent. Procédure (en étape) Service concerné 1 Assemblée Générale réunissant la Majorité des membres effectifs 2 Ministère de la Justice et Droits Humains, Office Notarial. Ou encore : Ministère de la Justice, Direction de la Chancellerie et Contentieux Description de la procédure Décision et déclaration de décision des changements par l assemblé générale Légalisation de la décision ou déclaration: les modifications aux statuts doivent être passées devant le notaire (authentification). 3 Ministère de la justice et des droits Humains, Secrétariat Général, 2ème Direction Chargée des Cultes,Associations et Etablissements d Utilité Publique. Transmission par lettre de la décision ou déclaration concernée, adressée à Son Excellence Monsieur le Ministre de la Justice, à déposer à la Direction des Cultes et Associations du Ministère de la Justice et Droits Humains ; Accusé de Réception de la décision ou déclaration concernée, délivré par la Direction des Cultes et Associations du Ministère de la Justice et Droits Humains, Secrétariat Général; Transmission au Journal officiel pour publication, les frais y relatifs étant préalablement payés par l Association. 18

19 Obligation n 6 Payer les frais relatifs à la publication au journal officiel L association a l obligation de payer les frais relatifs à : Publication des statuts ou de leur modification; Validation des déclarations désignant les membres effectifs chargés de l administration ou de la direction de l association; Validation des décisions de dissolution et de liquidation de l association. Validation des décisions d affectation des biens de l association; Voir loi sur les ASBL : Articles 19 et 28 ; Arrêté Ministériel n 076/CAB/MIN/ECO-FIN&BUD/2002 du 11 février 2002, portant mesures d application du décret 007/2002 du 2 février 2002 relatif au mode de paiement des dettes envers l État (Ministère de l Économie, Finances et Budget), Article 4 ; Risque en cas de non application Non validation et non-publication des documents ; Procédure (en étape) Service concerné 1 Ministère de la justice et des droits Humains, Secrétariat Général, 2ème Direction Chargée des Cultes, Associations et Etablissements d Utilité Publique. Description de la procédure Etablissement d une Note de perception par l antenne locale de la Direction Générale des Recettes Administrative Domaniales et Judiciaires, en sigle «DGRAD» ; La procédure pour payer les recettes Judiciaires se présente comme suit : Obtention de la Note de Perception auprès de la DGRAD comme préalable à tout payement, selon l acte générateur qui est la démarche à effectuer ; Présentation de ladite Note au guichet d une banque commerciale agréée pour la perception des payements destinés au Trésor Public. La Banque délivre un Bordereau de Versement Espèce ou une Attestation de Paiement. La preuve de paiement susmentionnée sera versée au dossier de l administration concernée, pour la suite des formalités à accomplir. Le Paiement se fait par voie bancaire, contre remise d une Attestation Bancaire comme preuve de paiement ; En effet, la preuve de paiement des dettes envers l État est constituée de: Pour le débiteur de l État (contribuables, redevables légaux ou assujettis): le bordereau de versement et l attestation de paiement, pour le règlement en espèces; l avis de débit et l attestation de paiement, pour le règlement par voie document bancaire valant titre de paiement, lié soit à un ordre de paiement ou à un bordereau de remise de titre ; la note de perception ou de versement établie par l intervenant (banque commerciale, caisse d épargne, institution financière). Pour avoir le caractère libératoire, ces imprimés doivent être repris sur le relevé journalier des encaissements des recettes publiques établi par les intervenants. Pour l État: le relevé journalier de perception des recettes publiques; le chèque certifié et barré unique ou le bordereau de versement établi par l intervenant bancaire ou financier. 19

20 Well Grounded Analyse du Cadre Légal et Réglementaire des Associations Obligation n 7 Faire la déclaration des acquisitions d immeubles. L association sans but lucratif peut faire des acquisitions d immeuble si ceux-ci sont nécessaires pour réaliser l objectif ou la mission sociale pour laquelle elle est créée. Les acquisitions et les vente ou cessions à titre gratuit d immeubles ainsi que toutes opérations qui en donnant droit à l usage ou la jouissance Loi sur les ASBL : Articles 15 et 17; Procédure (en étape) ou en entraînant la perte de l usage ou de la jouissance doivent être déclarées par écrit au ministre de la Justice avec copie au ministre des Finances dans le délai de 3 mois à compter de la date de l acte le réalisant. Le prix d acquisition ou d aliénation doit être indiqué dans la déclaration. Risque en cas de non application Le tribunal de grande instance dans le ressort duquel se rouve le siège de l association peut prononcer, à la demande soit d un membre effectif, soit d un tiers intéressé, soit du ministère public, l annulation de tout acte accompli par ses organes qui serait contraire aux statuts, à la loi, à l ordre public ou aux bonnes mœurs. Les décisions non publiées ne sont pas opposables aux tiers dont les droits ou obligations sont nés avant la publication. Néanmoins, ces tiers peuvent s en prévaloir s ils ont connaissance de ces décisions. (article 27). C est-à-dire bien qu étant des décisions non publiées, les tierces personnes qui ont un intérêt à défendre peuvent en faire état, brandir et les mentionner comme preuve d existence de l association. Service concerné 1 Ministère de la justice et des droits Humains, Description de la procédure Déposer la déclaration écrite validée par la majorité des membres effectifs au Ministère de la Justice. ; 2 Ministère des Finances Déposer une copie auprès du Ministre des Finances, dans un délai de 3 mois à compter de la date de l acte le réalisant. Obligation n 8 Faire mention du sigle ASBL sur tous les imprimés de l association Tous les actes, factures, annonces, publications et autres pièces émanant de l association sans but lucratif doivent mentionner sa dénomination Loi sur les ASBL : Articles 16; sociale précédée ou suivie immédiatement de ces mots écrits lisiblement en toute lettre: «association sans but lucratif» en sigle «A.S.B.L.». Risque en cas de non application Le tribunal de grande instance dans le ressort duquel se trouve le siège de l association peut prononcer, à la requête soit d un membre effectif, soit d un tiers intéressé, soit du ministère public, l annulation de tout acte accompli par ses organes qui serait contraire aux statuts, à la loi, à l ordre public ou aux bonnes mœurs. 20