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1 GUIDE POUR L UTILISATION DE LA PLATE-FORME DE DEMATERIALISATION DES MARCHES PUBLICS DU CONSEIL GENERAL DE L ISERE 1

2 La plate-forme de dématérialisation des marchés publics du Conseil général de l Isère permet de consulter les avis de publicités en cours, télécharger les dossiers de consultation des marchés, consulter les avis d attribution des contrats, poser des questions au Conseil général sur une affaire en cours de consultation, et remettre une offre électronique. Elle peut être consultée par une entreprise disposant ou non d un compte. Le fait de disposer d un compte d accès à la plate-forme permet la remise d une offre électronique ou encore la mise en place d un système d alertes par mail selon le type de marchés. Le présent document est un outil d aide à destination des entreprises qui souhaitent utiliser la plate-forme de dématérialisation des marchés publics. Vous y trouverez les informations essentielles ainsi que des recommandations pour : -créer un compte..page 3 -télécharger les avis de publicités, RC et DCE page 14 -poser une question sur une consultation page 25 -déposer une offre électronique.page 32 -en savoir plus..page 42 2

3 CREATION D UN COMPTE 3

4 Un compte peut être créé à partir de la page d accueil de la plate-forme de dématérialisation. Première étape pour créer un compte à son entreprise : indiquer le n de SIRET ; 4

5 puis cliquer sur OK 5

6 Un formulaire complet doit ensuite être complété. Les rubriques précédées de «*» sont des champs obligatoires. Important : Vous devez choisir un identifiant et un mot de passe (il est recommandé de conserver une trace de ces éléments). puis valider 6

7 Le compte de votre entreprise est donc créé. Lors de la création de votre compte, vous avez indiqué une adresse mail : Vous recevrez sur cette boîte un mail en provenance de la plate-forme de dématérialisation du Conseil général de l Isère confirmant la création d un compte pour votre société. Adresse de l expéditeur : CG-38 - Conseil général de l'isère 7

8 8

9 A partir de l écran d accueil s affichant lorsque vous vous êtes identifié, vous avez plusieurs possibilités : => modifier les coordonnées du compte personnel (nom, prénom, adresse mail, mot de passe ) ou de l entreprise, =>enregistrer un certain nombre de documents concernant votre société (ex DC5) NB : seule une personne disposant de vos codes d accès peut accéder à ces documents. Le Conseil général de l Isère ne peut pas les visualiser ; il en va de même pour les autres entreprises utilisatrices de la plate-forme. =>avoir accès à la liste des affaires sur lesquelles vous avez déposé une offre dématérialisée. => mettre en place un certain nombre d alertes (réception de mails de la plate-forme vous informant qu une consultation correspond à vos critères a été mise en ligne) 9

10 Cliquer sur «créer une nouvelle alerte» 10

11 Vous pouvez mettre en place une alerte en fonction de plusieurs paramètres ; les plus intéressants sont : -la CPV -les mots clés (à définir ; exemple : impression, nettoyage, entretien, travaux ) Ensuite, vous fixerez la fréquence à laquelle vous souhaitez que la plate-forme vous adresse un mail en cas de mise en ligne d une consultation entrant dans le champs de vos critères. puis enregistrez. 11

12 Dès lors que vous disposez d un code d accès à la plate-forme, il est recommandé de vous authentifier lors de votre connexion. Vous indiquerez alors dans la rubrique «déjà inscrit?» votre identifiant et votre mot de passe. En cas d oubli, il est possible de cliquer sur «mot de passe oublié». Vous devrez alors entrer l adresse mail correspond à votre compte utilisateur. La plate-forme enverra à cette adresse alors un nouveau mot de passe à utiliser. Cas de l entreprise disposant de plusieurs agences ou filiales ayant toutes le même numéro de SIRET : Pour chaque filiale, il sera possible de créer un compte dit personnel. Pour cela, il convient d indiquer le n de SIRET dans la rubrique «nouvel utilisateur?» ; Ce numéro étant déjà associé à un compte entreprise, la plate-forme laissera la possibilité de créer un nouveau compte personnel : 12

13 Les coordonnées de la maison mère sont reprises et non modifiables. Il est possible de créer un autre compte personnel pour une agence ou filiale, avec indication des nom et prénom + adresse mail de la personne créant ce nouveau compte ; + création d un identifiant et d un mot de passe propres à cette agence. puis enregistrer 13

14 TELECHARGEMENT D UN DOSSIER 14

15 Plusieurs possibilités : soit afficher l intégralité des consultations en cours soit faire une recherche par mot clé (exemple : impression, travaux, entretien ). 15

16 Accès à la liste des consultation, avec indication des caractéristiques essentielles de chacune (ex : date et heure de remise des plis) Dans la colonne «actions», deux possibilités différentes : 1/accéder à la consultation 2/ tester la configuration de mon poste (utile en préparation d une éventuelle remise d une offre électronique) 16

17 Cliquer sur accéder à la consultation ; Plusieurs actions possibles : -Tester ma configuration (idem page précédente) -Télécharger publicité: pas de condition d identification -Télécharger RC: pas de condition d identification -Télécharger le DCE : avec ou sans identification préalable NB : l identification de votre entreprise lors du téléchargement du dossier vous permettra de recevoir les éventuelles modifications du DCE apportées par la collectivité, ainsi que les éventuelles réponses aux questions posées par les candidats. En pratique, il s agit donc de l option à privilégier. -Poser une question -Remettre une offre électronique NB : les remarques concernant l identification sont uniquement valables dans le cas où l entreprise ne dispose pas d un compte sur la plate-forme de dématérialisation. Si l entreprise dispose d un compte, il lui est conseillé de s authentifier dès la connexion à la plate-forme, à partir de l écran d accueil. 17

18 TESTER MA CONFIGURATION: Ce test permet de vérifier que votre poste répond bien aux spécifications techniques nécessaires pour pouvoir remettre une offre dématérialisée. En cas de difficulté, vous pouvez vous reporter au document récapitulant l ensemble des pré-requis techniques disponible en bas de chaque écran. 18

19 TELECHARGER l AVIS DE PUBLICITE : Téléchargement de l avis de publicité : ouverture immédiate du document sans identification (obligation réglementaire) 19

20 TELECHARGER LE REGLEMENT DE CONSULTATION : Téléchargement du règlement de consultation : ouverture immédiate du document sans identification (obligation réglementaire). 20

21 TELECHARGER LE DOSSIER DE CONSULTATION : Téléchargement du dossier de consultation des entreprises (toutes les pièces du marchés : acte d engagement, cahier des charges techniques et administratives, pièces financières ). 21

22 Si vous ne vous êtes pas authentifié ( saisie des identifiant + mot de passe) lors de la connexion à la plate-forme, vous aurez alors deux possibilités pour télécharger le DCE: -vous identifier, c est-à-dire compléter un formulaire (3 rubriques obligatoires) : permet à la collectivité de vous communiquer par mail les éventuelles modifications apportées au DCE ainsi que les réponses aux questions posées par des candidats ; Il s agit de la pratique recommandée par le Conseil général de l Isère. -ne pas vous identifier, c est-à-dire télécharger les documents de manière anonyme ; ceci ne permet pas à votre entreprise d être mise au courant des modifications apportées au dossier. Dans les deux cas : ne pas oublier d accepter les conditions générales d utilisation. 22

23 En cas de TELECHARGEMENT AVEC IDENTIFICATION : Compléter obligatoirement : NOM, prénom et adresse mail (cette dernière permettra au Conseil général de l Isère de vous contacter notamment en cas de modification du dossier de consultation). NB : il ne s agit pas ici de créer un compte pour votre entreprise sur la plate-forme de dématérialisation des marchés publics du Conseil général de l Isère. => vous aurez donc pour chaque nouveau téléchargement de DCE à compléter ce même formulaire. En revanche, la plate-forme vous permet de créer un compte pour votre entreprise, auquel vous associerez un identifiant et un mot de passe. Ainsi à chaque consultation de la plate-forme vous n avez plus qu à saisir les identifiant et mot de passe de votre société pour accéder à l ensemble des possibilités de la plate-forme (y compris remise d une offre dématérialisée). => pour la création d un compte entreprise, se reporter à la page 3. Dans un but pratique, il est donc préférable de créer un compte pour votre entreprise. 23

24 deux possibilités (quel que soit le mode de téléchargement avec ou sans identification ou compte) : 1/ téléchargement complet du DCE 2/ téléchargement partiel : sélection de certaines pièces uniquement dans la liste à cocher (ex : CCTP). NB : en fonction de la taille des pièces du dossier, le téléchargement peut prendre plusieurs minutes. 24

25 POSER UNE QUESTION 25

26 En cours de consultation, vous avez la possibilité de poser des questions d ordre technique ou administratif. Ceci est possible via la plate-forme de dématérialisation. -se positionner sur la consultation concernée -cliquer sur «accéder à la consultation» dans la colonne de droite «actions» -cliquer sur «poser une question» 26

27 Si vous ne vous êtes pas authentifié lors de votre connexion à la plate-forme de dématérialisation (saisie de vos identifiant et mot de passe), alors un formulaire d identification doit être complété pour pouvoir poser une question via la plate-forme. Ce formulaire comporte seulement 3 rubriques obligatoires précédées d un «*». + accepter les conditions générales d utilisation....et valider 27

28 Puis inscrire votre question dans la rubrique associée. NB : vous avez la possibilité de joindre un document, en annexe à votre question (utile en particulier dans le cas où le texte de votre question dépasse 250 caractères). et cliquer sur envoyer. 28

29 Le Conseil général de l Isère répondra à votre question par l intermédiaire de la plate-forme de dématérialisation. Ainsi, vous recevrez un mail à l adresse indiquée dans le formulaire d identification. Cet ne contiendra pas, en règle générale, le texte de la réponse, mais vous invite à cliquer sur un lien afin d y avoir accès. 29

30 En cliquant sur le lien, vous êtes redirigé vers la plate-forme de dématérialisation et avez alors accès au contenu du mail ainsi qu à une éventuelle pièce jointe (laquelle contient généralement les questions et réponses). 30

31 31

32 REPONDRE A LA CONSULTATION 32

33 Une fois positionné sur la consultation concernée, vous pouvez déposer une offre dématérialisée. 33

34 attention : il y a un préalable à réaliser : disposer d un compte sur la plate-forme de dématérialisation (d où le message d erreur en rouge). Retrouvez la procédure de création d un compte en page 3. 34

35 Afin de ne pas rencontrer de difficulté lors du dépôt de votre offre nous vous recommandons : -de ne pas attendre le dernier jour (vois la dernière heure!) pour remettre une offre électronique ; -de tester la configuration de votre poste (cf page 18 et pré-requis techniques) ; -de vérifier la date de validité de votre certificat électronique ; -de tester votre certificat électronique sur une consultation de test disponible sur la plateforme (permet de remettre en conditions réelles une offre électronique sur une consultation fictive). Pour remettre une offre électronique, cliquer sur «répondre à la consultation». 35

36 NB: le temps d acheminement de votre réponse dépend, entre autres facteurs, du poids de votre dossier ainsi que des performances de votre poste. Rappel : c est l heure à laquelle votre offre est totalement téléchargée sur le serveur de la plate-forme qui vaut heure d arrivée de votre réponse ( et non l heure à laquelle vous commencez votre dépôt électronique : d où la nécessité de ne pas commencer la remise de votre offre à la dernière minute.) Ainsi, en cas d offre lourde par exemple, si vous commencez à déposer votre offre à quelques minutes de l heure de clôture, la plate-forme ira jusqu au bout du téléchargement, y compris si celui-ci se termine après l heure limite de dépôt des offres ; votre offre sera bien déposée sur la plate-forme. Toutefois, elle apparaitra pour le Conseil général comme ayant été remise hors délai puisque l heure réelle de remise (correspondant à la fin du téléchargement) sera postérieure à l heure limite de dépôt des offres. NB : il est recommandé de ne pas déposer sur la plate-forme de dématérialisation des marchés publics du Conseil général de l Isère des dossiers dont le poids est supérieur à 50 voire 60 MO. 36

37 Il convient de déposer sur la plate-forme votre dossier de réponse au format.zip (dans la rubrique aide outils informatiques, il est possible de télécharger cet outil de compression). Et reconnaître avoir pris connaissance des conditions d utilisation de la plate-forme. A cette étape, il convient de brancher votre certificat électronique (notamment s il s agit d un certificat contenu sur une clé USB). et valider 37

38 La plate-forme vous demande alors de sélectionner le certificat que vous souhaitez utiliser dans le cadre de cette consultation. Si votre certificat est assorti d un mot de passe, il conviendra de le saisir (écran spécifique s affiche alors). NB : la plate-forme ne fait pas de contrôle sur la validité du certificat au moment de la remise de votre offre ; Il vous revient de vous assurer de sa validité. 38

39 La plate-forme télécharge votre dossier de réponse et crypte l ensemble des documents. Ceux-ci ne pourront être consultés par le Conseil général qu après la date limite de remise de offres, et au moyen d un outil de décryptage. NB : Les documents déposés sur la plate-forme de dématérialisation ne peuvent pas être modifiés par le CG38. Ils sont conservés sur la plate-forme de dématérialisation dans la version que vous avez déposée. 39

40 Une fois que le dépôt de votre offre est achevé, un message de confirmation apparaît sur votre écran. Vous recevrez en outre un accusé de réception par mail (à l adresse paramétrée dans votre compte personnel). => cf mail ci dessous. 40

41 41

42 EN SAVOIR PLUS 42

43 Liste des organismes habilités à délivrer un certificat électronique permettant la remise d une offre dématérialisée : Outils informatiques de références pour l utilisation de la plate-forme de dématérialisation du Conseil général de l Isère : La plate-forme met à la disposition des entreprises, en téléchargement libre un certain nom d outils. 43

44 Dans la rubrique aide/ guides d utilisation, sont aussi à disposition d autres guides élaborés par le fournisseur de la plate-forme de dématérialisation du Conseil général de l Isère, à savoir, la société ATEXO. 44

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