QUALIMAIL PRO 2. DOCUMENTATION v1.001

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1 QUALIMAIL PRO 2 DOCUMENTATION v1.001 I. Accueil...2 II. Qualification d une base existante...3 III. Création d une nouvelle base de recherche...9 VI. Qualification à partir d une liste de sites...11 VII. Reprise d une recherche...12 VIII. Choix des moteurs de recherche...13 IX. Paramétrage de la recherche...14 X. Traitement de la recherche...16 XI. Qualification des données Qualification des données en vue groupée Qualification des données en vue dégroupée...22 XII. Gestion des bases...24 XIII. Gestion des désabonnements...26 XIV. Mise à jour & Proxy /27

2 I. Accueil 1 Le logiciel va rechercher les adresses des entreprises à partir de leurs coordonnées. Utilisez cette fonction si vous avez une liste d'entreprises avec leurs noms et numéros de téléphone. 2 Utilisez cette fonction pour rechercher des s à partir de mots clés comme les mots clés d'une activité professionnelle, d'une zone géographique,... 3 Utilisez cette fonction pour trouver des adresses en surfant manuellement sur Internet. Le logiciel capturera les s présents dans les pages lorsque vous surferez avec Internet Explorer. 4 Utilisez cette fonction pour trouver des adresses électroniques à partir d une liste de sites Internet. En donnant une liste précise de sites Internet au logiciel, ce dernier pourra les examiner dans leur intégralité si vous le désirez. Utilisez cette fonction pour reprendre une recherche terminée ou stoppée préalablement. 2/27

3 II. Qualification d une base existante Cette partie vous explique comment le logiciel va vous permettre de trouver les adresses d entreprises que vous possédez déjà et qui sont stockées dans un fichier de type tableur CSV. Cette liste d entreprises doit contenir au moins deux colonnes : le nom de l entreprise et son numéro de téléphone. Après avoir cliqué sur le bouton «Je veux qualifier une base existante» de la partie Accueil, vous obtenez l écran suivant : Dans la zone de saisie1, saisissez le nom que vous désirez donner à votre recherche. Cela vous sera utile pour accéder à ses résultats ultérieurement. Une fois le nom saisi, cliquez sur le bouton suivant qui est devenu actif : La fenêtre suivante s ouvre alors : 3/27

4 Sélectionnez le type de séparateur de votre fichier, par exemple le point virgule pour le CSV puis cliquez sur le bouton et sélectionnez votre fichier : 4/27

5 N oubliez pas de choisir dans le type de Fichiers 1 l extension CSV si votre fichier est un CSV ou TXT s il s agit d un fichier texte sinon, sélectionnez *.* pour visualiser tous les types de fichiers disponibles si votre fichier est dans un autre format. Dans le cas de notre exemple, le fichier est de type CSV. Une fois votre fichier sélectionné2, cliquez sur le bouton «Ouvrir» 5/27

6 Seules les 5 premières lignes de données contenues dans votre fichier apparaissent alors. Elles sont affichées ici afin que vous indiquiez au logiciel ce que contient chaque colonne et ce que doit faire le logiciel avec chacune de ces colonnes. 1 Cochez «ne pas importer les lignes vides» si vous pensez que votre fichier contient des lignes sans donnée. En cas de doute, cochez cette case. Cochez la seconde case si la première ligne de votre fichier contient le nom des colonnes comme dans l exemple ci-dessus. Ensuite cliquez sur le nom des colonnes libellées temporairement «A ne pas prendre» pour indiquer au logiciel de quel type de donnée il s agit. 6/27

7 En cliquant sur l entête de la colonne, l écran ci-dessus apparaît. 1 Choisissez dans la liste s il faut utiliser ou non la donnée pour effectuer la recherche et s il s agit d un téléphone : le pays auquel il correspond. Si vous ne souhaitez pas utiliser cette donnée, laissez le choix sur «A ne pas prendre». Si vous désirez rechercher les s d une liste d entreprises, suivez impérativement les 3 étapes suivantes : 1 Sur la colonne des noms d entreprises, choisissez «Société (aide au tri, mais pas la recherche) 2 Sur la colonne des numéros de téléphone, choisissez «A prendre Tel //Pays//» : indiquez si ce sont des entreprises françaises, suisses ou belges. 3 Pour toutes les autres colonnes, choisissez «A ne pas prendre» 2 Cliquez sur le bouton de validation pour définir votre choix. 7/27

8 Une fois la correspondance des champs effectuée, vous pouvez cliquer sur le bouton «Enregistrer» 1. Cliquez maintenant sur le bouton ou sur l onglet «Moteurs de recherche» (1capture ci-dessous) puis consultez la rubrique choix des moteurs de recherche. Nous vous invitons à regarder le chapitre VIII de cette documentation. 8/27

9 III. Création d une nouvelle base de recherche Cette partie vous explique comment le logiciel va vous permettre de trouver les adresses à partir d une série de mots clés. Après avoir cliqué sur le bouton «Je veux rechercher des contacts d un secteur d activités, d une ville,» de la partie Accueil, vous obtenez l écran suivant : 1 Tout d abord donnez un nom à votre nouvelle base de mot clés. Cela vous sera utile pour accéder à ses résultats ultérieurement. 2 Ensuite définissez les différents mots clés sur lesquels la recherche sera effectuée. Attention, le nom des colonnes est donné à titre d exemple mais il vous est possible d indiquer d autres types de mots clés. Dans le choix de vos mots clés, il faut savoir que chaque ligne de ce tableau représente une recherche différente et que les recherches regroupent leurs mots clés avec l expression «ET». Par exemple : 9/27

10 Dans ce cas présent, 3 recherches seront effectuées par le logiciel : - la première va rechercher les pages web contenant simultanément sur la même page le mot «informatique» et le mot «réseaux» - la seconde recherche trouvera les pages web contenant simultanément les mots «informatique» et «logiciel» et «comptabilité» - la troisième recherche trouvera celles contenant «internet» et «conception» et «site» Le choix de vos mots clés est ainsi déterminant dans le ciblage des sociétés que vous désirez trouver. Une fois la liste de vos mots clés terminée, vous pouvez cliquer sur le bouton Cliquez maintenant sur le bouton ou sur l onglet «Moteurs de recherche» (1capture ci-dessous) puis consultez la rubrique choix des moteurs de recherche. Nous vous invitons à regarder le chapitre VIII de cette documentation. 10/27

11 IV. Qualification en surfant sur Internet Cette partie vous explique comment le logiciel va vous permettre de trouver les adresses en surfant simplement sur Internet. Après avoir cliqué sur le bouton «Je veux qualifier en surfant sur Internet» de la partie Accueil, saisissez le nom de votre ensemble de mots et enregistrez. Reportez-vous ensuite à la rubrique IX Paramétrage de la recherche. VI. Qualification à partir d une liste de sites Cette partie vous explique comment le logiciel va vous permettre de trouver les adresses présentes sur les sites que vous lui indiquerez. Après avoir cliqué sur le bouton «Je veux créer une base à partir d une liste de sites» de la partie Accueil, vous obtenez l écran suivant : Saisissez le nom de votre ensemble de mots clés 1 puis saisissez dans la zone 2 les noms de domaines où le logiciel doit chercher les adresses s en prenant soin de retourner à la ligne entre chaque nom de domaine. Si vous posséder un fichier contenant une liste de noms de domaine, vous pouvez l importer en cliquant sur le bouton «ouvrir». Une fois la liste de noms de domaine terminé, vous pouvez cliquer sur le bouton Cliquez maintenant sur le bouton ou sur l onglet «Moteurs de recherche» (1capture ci-dessous) puis consultez la rubrique paramétrage de la recherche. 11/27

12 VII. Reprise d une recherche Cette partie vous explique comment relancer une recherche que vous aviez lancée précédemment. Le logiciel peut reprendre une recherche à l endroit où elle avait été stoppé et aussi ré effectuer complètement une ancienne recherche : le contenu d Internet évoluant sans cesse, une nouvelle recherche vous permettra peut-être de trouver de nouveaux résultats. Après avoir cliqué sur le bouton «Je veux reprendre une recherche réalisée précédemment» de la partie Accueil, vous obtenez l écran suivant : 1Choisissez votre base de mots clés à partir de laquelle vous souhaitez poursuivre une recherche : le détail des mots clés 2 apparaît en dessous pour vous aider dans votre choix. Vous pouvez aussi supprimer une recherche précédente en sélectionnant l ensemble de mots clés 1 puis en cliquant sur le bouton de suppression. Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur le bouton ou sur l onglet «Moteurs de recherche» (1capture ci-dessous) puis consultez la rubrique choix des moteurs de recherche. Nous vous invitons à regarder le chapitre VIII de cette documentation. 12/27

13 VIII. Choix des moteurs de recherche Vous pouvez sélectionner les moteurs de recherche sur lesquels votre recherche va être effectuée. Dans la quasi-totalité des cas, il est amplement suffisant de ne choisir que Google et Yahoo. Ces deux moteurs de recherche vous permettront de trouver ce que vous cherchez. Si vous choisissez plus de moteurs, il y aura peut être plus de réponses ce qui n est pas certain- mais le temps de travail du logiciel en sera proportionnellement augmenté. 13/27

14 IX. Paramétrage de la recherche Nota : Certains des encadrés ci-dessus peuvent ne pas être présents selon l action que vous avez choisie au démarrage du logiciel. 1 Choisissez le nombre maximum de réponses renvoyées par chaque moteur. Dans le cas d une recherche sur une liste d entreprises avec leurs numéros de téléphone, nous vous conseillons le nombre 10. Dans le cas d une recherche à partir de mots clés, nous vous conseillons le nombre 100, voire beaucoup plus (1000,...). Attention, plus ce nombre est élevé, plus le temps de travail du logiciel sera long. 2 Lorsque le logiciel interrogera les moteurs de recherche, ceux-ci renverront une liste de pages web qui contiennent ce que vous recherchez. Cependant les moteurs renvoient aussi des liens de publicité et d autres liens inutiles. Il est donc inutile pour le logiciel d aller regarder le contenu de ces pages. Cette zone permet de les exclure. Vous pouvez exclure certaines réponses des moteurs de recherche par rapport à une expression contenue dans le lien de la réponse. Dans l exemple ci-dessus, si une réponse des moteurs contient «.google.» dans son lien, celle-ci ne sera pas prise en compte. De même, si vous ajoutez «.gouv.fr», toutes les réponses contenues sur des sites gouvernementaux seront tout simplement ignorées. Vous pouvez en ajouter facilement en saisissant l expression à exclure à la fin de la liste et en retournant à la ligne entre chaque expression. N oubliez pas d enregistrer pour que vos modifications soient prises en compte. Vous pouvez exclure les réponses dont le lien contient une adresse IP et non un nom de domaine. 14/27

15 4 Il vous est possible aussi d exclure certains types de fichier à analyser. Ne supprimer pas les extensions d images tel que *.gif car le logiciel ne peut pas récupérer les textes inclus dans les images et cela entraînerait une nette augmentation des temps de traitements. Vous pouvez ajouter de nouvelles extensions en les séparant par une virgule et en les faisant précéder par «*.». Profondeur des pages à analyser : Suite à une recherche, Google peut renvoyer par exemple 10 réponses. Le logiciel capturera chacune des 10 pages indiquées par Google. Cependant le logiciel peut aussi capturer les pages dont le lien est affiché à l intérieur de chacune de ces 10 pages. Exemple si chacune des 10 pages contient 5 liens vers d autres pages: - Si vous avez indiqué «2» dans la profondeur, se seront au total 60 ( ) pages qui seront capturées. - Si vous avez indiqué «1» dans la profondeur, seules les 10 pages seront capturées, les liens vers les 50 autres pages ne seront pas suivis. - Si vous avez indiqué «3» dans la profondeur, se seront au total 60 ( ) pages qui seront capturées plus toutes les pages qui seront liées à ces 50 pages. Ainsi si chacune des 50 pages contient 3 liens, se seront au total 10 + (5 x 10) + (5 x 10 x 3) soit 210 pages. Pour information, le logiciel ne suit que les liens présents sur les mêmes sites. Exemple : si la page comporte deux liens : et le logiciel ne capturera que la première et ignorera celle sur le site Limiter le temps de recherche : Le nombre en minutes indique le temps que passera le logiciel pour «analyser» chacun des résultats renvoyés par les moteurs de recherche. Plus le temps de recherche est grand, plus vous augmentez les chances de trouver un résultat mais plus votre recherche prendra du temps et moins les résultats seront pertinents. Pour une recherche sur une liste d'entreprises avec numéros de téléphone, nous vous conseillons de 2 à 3 minutes. Il est possible de modifier l expression régulière qui va servir à l extraction des données. Cependant, il s agit d une fonction avancée : nous vous conseillons de ne pas la modifier si vous ne possédez pas les compétences requises. Supprimer les mots suivants des réponses : Vous pouvez aussi supprimer les parties des adresses s comportant certains termes en complétant la liste située en dessous de la zone précédente. Par exemple si vous ajoutez «NOSPAM» et qu une réponse trouvée est le logiciel conservera 6 Vous pouvez activer le dédoublonnage des résultats afin d obtenir des résultats uniques sans doublon. Le dédoublonnage est effectué alors systématiquement et au moment d'ajouter un dans la liste des résultats, le logiciel regarde si le résultat a déjà été trouvé lors de toutes les recherches depuis la première utilisation du logiciel. 7 Vous pouvez aussi ignorer les réponses des moteurs de recherche comportant certains termes en complétant la liste. Par exemple si vous mettez «.gouv.fr» ou «.asso.fr», les adresses gouvernementales et d association seront ignorées. Une fois votre paramétrage effectué, n oubliez pas de cliquer sur le bouton 15/27

16 Le paramétrage étant maintenant effectué, vous pouvez cliquer sur l onglet «Traitement» afin de lancer votre recherche. X. Traitement de la recherche Cliquez sur le bouton «Rechercher» 1 pour lancer la recherche. 16/27

17 Un rapport d activité 1 vous permet de suivre en temps réel les différents traitements en cours d exécution. Les différentes barres de progression de cette zone 2 vous indiquent l état d avancement de votre recherche. La recherche est terminée lorsque le texte «Traitement terminé» apparaît en rouge clignotant sous la zone des barres de progression. Vous pouvez à tout moment faire une pause dans votre recherche en cliquant sur le bouton puis sur le bouton pour relancer votre recherche. Vous pouvez aussi stopper votre recherche en cliquant sur le bouton. Vous pourrez alors quitter le logiciel et reprendre votre recherche ultérieurement en cliquant sur le bouton «Réeffectuer une recherche» de l écran d accueil du logiciel (voir rubrique «IV. Reprise d une recherche»). Attention, lorsque vous cliquez sur le bouton «pause» ou «stopper», le logiciel termine les traitements en cours avant de s arrêter : cette étape peut prendre un peu de temps selon l opération en cours mais il s agit d une phase normale. Le texte «Traitement terminé» apparaît lorsque la pause ou l arrêt est atteinte. Cas du traitement en surfant sur Internet : 17/27

18 Cliquez sur le bouton «Ecouter» puis lancer Internet Explorer. Il vous suffit alors de surfer sur Internet. Toutes les adresses s présentes sur les sites que vous visiterez et répondant à vos critères seront automatiquement ajoutées à la liste de la zone principale comme c est le cas dans la capture ci-dessus. Vous pouvez aussi faire analyser par le logiciel des données que vous aurez préalablement copiées dans le presse-papier en cliquant simplement sur le bouton «Traiter le contenu du presse-papier». Une fois votre navigation terminée, cliquez sur le bouton "Stop". 18/27

19 XI. Qualification des données Deux vues différentes sont disponibles pour effectuer la qualification des résultats de vos recherches : la vue groupée et la vue dégroupée. Vous pouvez passer de l une à l autre en cochant ou non qui apparaît sur la fenêtre volante lorsque vous cliquez sur le bouton. 1. Qualification des données en vue groupée Vous avez coché la case «Vue groupée» 1 Sélectionnez parmi les bases celle que vous désirez qualifier : le nom des bases ayant pour nom la date et l heure de la recherche suivies du nom de l ensemble de mot clés utilisé pour la recherche. 19/27

20 La liste des résultats s affiche dans la zone 2. Il s agit d une partie des résultats : pour des raisons pratiques ils sont présentés par série de pages. Vous pouvez changer le nombre de résultats affichés par page en modifiant la valeur du champ situé dans la fenêtre volante lorsque vous cliquez sur le bouton : Le nombre total de résultats vous est indiqué en bas de l écran de qualification. Vous pouvez passer d une page de résultats à l autre en utilisant soit la zone déroulante ou avec les boutons et. Pour Visualiser chaque résultat obtenu sur les différents sites Internet de la recherche, il vous suffit de cliquer sur une ligne du tableau de la zone 2 ou d utiliser les boutons et. La zone vous affiche le détail de cet enregistrement. La sélection d un enregistrement dans la zone met à jour la partie droite de cet écran : Dans l exemple ci-dessus, nous obtenons les résultats de la recherche portant sur la société «Vanves immobilier» et sur le numéro de téléphone « ». Vous pouvez consultez la page web sur laquelle a été trouvé l adresse en sélectionnant l adresse dans la zone et en cliquant sur le lien 4. Il vous est aussi possible de 20/27

21 visualiser en permanence les pages où figuraient les adresses s en cochant «Afficher la page» de la fenêtre volante qui apparaît lorsque vous cliquez sur le bouton. Il vous est possible de consulter le domaine de l adresse (le-domaine.com pour l par exemple) en cliquant sur le bouton. Comme vous pouvez le constater dans la zone, les adresses s correspondant à la recherche sont classées par ordre de probabilité. L adresse la plus cohérente avec votre recherche se trouve en tête de liste en vert foncé (ici Plus le vert devient clair est plus la probabilité que l adresse corresponde à votre recherche diminue. Pour qualifier une adresse , il vous suffit de la sélectionner et de cliquer sur le bouton validées. : l sera alors déplacé dans la zone 6 parmi les adresses électroniques Inversement, pour invalider une adresse , sélectionnez le dans la zone 6 et cliquez sur le bouton Ce bouton valide les adresses s trouvées sur le site où figurait celle que vous avez sélectionnée en zone ou 6 Ce bouton valide les adresses s ayant le même nom de domaine (le-domaine.com pour l par exemple) que celle que vous avez sélectionnée en zone ou 6 Ce bouton valide le site sur lequel figurait l adresse que vous avez sélectionnée en zone ou 6 comme étant celui de la société. Ce bouton valide le nom de domaine de l adresse que vous avez sélectionnée en zone ou 6 comme étant celui de la société. Ce bouton supprime l enregistrement correspondant à l adresse e- mail que vous avez sélectionnée en zone ou 6 Ce bouton supprime les autres enregistrements que celui correspondant à l adresse que vous avez sélectionnée en zone ou 6 21/27

22 2. Qualification des données en vue dégroupée Vous retrouvez ici les mêmes fonctionnalités principales qu en vue groupée sauf que chaque enregistrement de résultat est apparent avec la reprise des informations communes. 1 Sélectionnez parmi les bases celle que vous désirez qualifier : le nom des bases ayant pour nom la date et l heure de la recherche suivie du nom de l ensemble de mot clés utilisé pour la recherche. La liste des résultats s affiche dans la zone 2. Il s agit d une partie des résultats : pour des raisons pratiques ils sont présentés par série de pages. Vous pouvez changer le nombre de résultats affichés par page en modifiant la valeur du champ situé dans la fenêtre volante lorsque vous cliquez sur le bouton : Le nombre total de résultats vous est indiqué en bas de l écran de qualification. Vous pouvez passer d une page de résultat à l autre en utilisant soit la zone déroulante ou avec les boutons et. Pour visualiser chaque résultat obtenu sur les différents sites Internet de la recherche, il vous suffit de cliquer sur une ligne du tableau de la zone 2 ou d utiliser les boutons et. 22/27

23 Vous pouvez consultez la page web sur laquelle a été trouvé l adresse en sélectionnant l adresse dans la zone 2 et en cliquant sur le lien. Il vous est aussi possible de visualiser en permanence les pages ou figuraient les adresses s en cochant «Afficher la page» de la fenêtre volante qui apparaît lorsque vous cliquez sur le bouton. Il est possible de consulter le domaine de l adresse (le-domaine.com pour l par exemple) en cliquant sur le bouton. Pour enlever les adresses s, il vous suffit de cliquer sur le bouton pour supprimer celles que vous ne souhaitez pas conserver. 23/27

24 XII. Gestion des bases Choisissez tout d abord une base dans la liste déroulante : ici, nous avons choisi la base « les sté» Vous pouvez : Supprimer la base que vous venez de sélectionner Compacter vos bases afin de diminuer leur taille sur votre disque dur Importer une base précédemment exportée Exporter la base que vous avez choisie. L exportation des données se fait vers le format CSV ou texte afin de permettre leur importation dans d'autres logiciels. Deux versions de votre logiciel sont disponibles, seule la version «Gold» vous permet d exporter l intégralité des résultats ET le fichiers source avec les coordonnées des entreprises qui a permis d obtenir ces résultats. Contactez votre revendeur si vous désirez une mise à jour vers la version «Gold». 24/27

25 L encadré ci-dessus vous permet d effectuer des opérations sur vos résultats. Après avoir choisi la base sur laquelle vous souhaitez travailler1 (choisissez «toutes les tables» si vous souhaitez effectuer le traitement sur la totalité de vos tables), sélectionnez le type d opération à effectuer 2 et enfin la règle. Il vous est possible de charger une liste de mots ou de les saisir à la main. Dans l exemple ci-dessus, les données contenant les termes : «immo», «agence», «orpi» et «century» seront validées dans toutes les tables. 25/27

26 XIII. Gestion des désabonnements Vous pouvez gérer les désabonnements des internautes suite à vos mailings directement dans le logiciel. Il vous suffit de préciser les mots clés présents dans le message et permettant de définir s il s agit ou non d un de désabonnement dans l onglet Désabonnement (cf. capture cidessus) puis de configurer le compte de messagerie électronique chargé de récupérer ces messages dans l onglet «Paramètres». Il ne vous reste plus qu à lancer le traitement régulièrement en cliquant sur le bouton «Recevoir et traiter les demandes de désabonnements» situé dans la partie «Traitement». 26/27

27 XIV. Mise à jour & Proxy Les mises à jour sont automatiques au lancement du logiciel et au début de chaque recherche mais peuvent être demandées manuellement en cliquant sur le bouton «Mettre à jour le logiciel» dans la partie «A propos». Les mises à jours sont gratuites pour une même version (2.0 vers 2.1 par exemple) mais payant lors du passage vers une version supérieure auquel cas elles ne sont pas obligatoires (par exemple 2.4 vers 3.0). Si votre réseau possède un Proxy pour l accès à Internet et que celui-ci requiert un login et un mot de passe, vous pouvez le préciser dans cette même rubrique. 27/27

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