Guide du plug-in BR-Docs pour Office

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1 Guide du plug-in BR-Docs pour Office Version 0 FRE

2 Table des matières 1 Guide du programme d installation 1 Installation de BR-Docs Plug-In for Office...2 Configuration matérielle et logicielle requise...5 Désinstallation de BR-Docs Plug-In for Office Guide de l administrateur 8 Configuration de BR-Docs Plug-In for Office...8 Installation d add-ins...10 Installation pour l Explorateur Windows...11 Installation pour Microsoft Word...12 Installation pour Microsoft Excel...15 Installation pour Microsoft PowerPoint...15 Installation pour Microsoft Outlook Guide de l utilisateur 16 Utilisation de la fenêtre «Classement dans BR-Docs»...16 Utilisation de l indexation avancée...18 Classement de documents via l Explorateur Windows...20 Classer un dossier...20 Classer un document...21 Classement de documents Microsoft Word...22 Classement de documents Microsoft Excel...22 Classement de documents Microsoft PowerPoint...22 Classement de documents Microsoft Outlook...23 i

3 BR-Docs Plug-In for Office est une solution logicielle qui vous permet de classer de façon dynamique dans BR-Docs tous vos documents (Word, Excel, PowerPoint ) et s (Outlook ) Microsoft Office, directement depuis votre application Microsoft. Le Guide du plug-in BR-Docs pour Office pour Windows propose des recommandations, conseils et suggestions pour optimiser votre utilisation de BR-Docs Plug-In for Office. Pour tirer pleinement parti de ce guide, veuillez vous familiariser avec les concepts et procédures de configuration décrits dans ce guide, ainsi que dans la documentation liée à BR-Docs, le module Web de gestion de documents (DMS). Pour plus d informations, ou pour consulter de la documentation portant sur les sujets traités dans ce document, reportez-vous au site Web de Brother, à l adresse suivante : Ce manuel a été rédigé et publié sous le contrôle de Brother. Il couvre les descriptions et spécifications des derniers produits. L intégralité des formulations, des références produit, des recommandations et du contenu peut être modifiée sans préavis. Brother se réserve le droit de modifier, sans préavis, toutes les spécifications et informations contenues dans le présent manuel et ne sera en aucun cas être tenue pour responsable de quelque dommage que ce soit (y compris les dommages indirects) résultant des informations incluses, y compris, mais sans s y limiter, les erreurs typographiques ou autres liées au manuel. ii

4 iii

5 1 Guide du programme d installation 1 BR-Docs Plug-In for Office est une solution logicielle développée pour classer et indexer des documents dans BR-Docs. La documentation Microsoft Office pouvant être classée inclut les formats suivants : Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint et Microsoft Outlook. Au lancement de l application, le programme d installation détecte automatiquement Microsoft Office 2003, Microsoft Office 2007 ou Microsoft Office La solution offre les trois fonctions de base suivantes : Classement et indexation dans BR-Docs de documents Microsoft Office directement depuis Microsoft Word, Microsoft Excel et Microsoft PowerPoint. Classement et indexation dans BR-Docs d un ou de plusieurs documents Microsoft Office en même temps (sélection multiple ou sélection d un dossier de documents), directement depuis le menu contextuel de l Explorateur Windows. Classement et indexation dans BR-Docs depuis Microsoft Outlook : Classement d un au format PDF, avec ses pièces jointes Classement d une ou de plusieurs pièces jointes uniquement 1 IMPORTANT Lorsque vous classez un , l d origine n est pas supprimé de votre boîte aux lettres. 1

6 Chapitre 1 Installation de BR-Docs Plug-In for Office 1 La section d installation de BR-Docs Plug-In for Office va vous guider pas à pas dans le processus d installation du logiciel. IMPORTANT Assurez-vous que toutes les applications Microsoft Office sont fermées avant d installer BR-Docs Plug-In for Office. Cliquez sur le lien Cliquez ici pour télécharger des outils supplémentaires de votre dashboard BR-Docs, puis suivez la procédure d installation ci-dessous : Description Double-cliquez sur le fichier.exe pour exécuter le programme d installation. Illustration La page d accueil s affiche. Cliquez sur Suivant. 2

7 Guide du programme d installation Description Cliquez sur Parcourir pour sélectionner l emplacement d installation du logiciel. Cliquez sur Suivant une fois que vous avez choisi un emplacement. Illustration 1 Une page de confirmation s affiche. Cliquez sur Suivant pour lancer l installation. Attendez que l installation soit terminée. 3

8 Chapitre 1 Description L installation est à présent terminée. Cliquez sur Fermer. Illustration 4

9 Guide du programme d installation Configuration matérielle et logicielle requise 1 Ordinateur avec un processeur Intel Pentium IV 800 MHz, ou supérieur Windows XP 32 bits, Windows Vista 32 bits, Windows 7 32 bits ou 64 bits Microsoft Office 2007 ou Microsoft Office 2010 Microsoft Framework.Net Mo de mémoire flash (1 Go ou plus recommandé) 200 Mo d espace disponible sur le disque Une résolution minimale de 800 x 600 (1 024 x 768 ou plus recommandé) Carte réseau TCP/IP BR-Docs Plug-In for Office est conçu pour fonctionner avec Microsoft Office 2007 ou 2010 sous Windows XP, Vista ou 7 32 bits et sous Windows 7 64 bits. BR-Docs Plug-In for Office est compatible avec les serveurs de gestion de documents numériques BR-Docs, version 5.2 ou ultérieure. L utilisation de BR-Docs Plug-In for Office requiert l utilisation d un compte d administrateur local sur la station de travail. 1 5

10 Chapitre 1 Désinstallation de BR-Docs Plug-In for Office 1 La section de désinstallation de BR-Docs Plug-In for Office va vous guider pas à pas dans le processus de désinstallation du logiciel. IMPORTANT Avant de désinstaller BR-Docs Plug-In for Office Fermez toutes les applications actives, notamment votre antivirus. Connectez-vous en tant qu administrateur sur votre station de travail. Dans le Panneau de configuration de Windows, sélectionnez BR-Docs Plug-In for Office, puis cliquez sur Désinstaller. Suivez ensuite la procédure de désinstallation ci-dessous : Description Double-cliquez sur le fichier.exe pour lancer le processus de désinstallation. Illustration La page d accueil s affiche. Sélectionnez Supprimer BR-Docs Plug-In for Office, puis cliquez sur Terminer. 6

11 Guide du programme d installation Description Attendez que la désinstallation soit terminée. Illustration 1 La désinstallation est à présent terminée. Cliquez sur Fermer. 7

12 2 Guide de l administrateur 2 Configuration de BR-Docs Plug-In for Office 2 Procédez comme suit pour définir les paramètres de communication avec votre serveur BR-Docs. Lancez le module BR-Docs Plug-In for Office - Configuration : Dans le menu Démarrer, cliquez sur BR-Docs Plug-In for Office - Configuration, sous Tous les programmes - Brother - BR-Docs - BR-Docs Plug-In for Office - BR-Docs Plug-In for Office - Configuration. OU Double-cliquez sur l icône BR-Docs Plug-In for Office - Configuration créée sur votre bureau Windows par le programme d installation. REMARQUE Il est possible de se connecter à BR-Docs en mode SaaS, ainsi qu en mode HTTPS sécurisé (si le serveur BR-Docs a été configuré dans ce mode). Entrez l adresse IP (ou l URL) de votre espace de travail BR-Docs, ainsi que le nom d utilisateur («admin» par défaut) et le mot de passe («admin» par défaut) correspondant au serveur. Entrez le port 8000 (port par défaut) pour les serveurs BR-Docs Windows, ou le port 80 (port par défaut) pour les serveurs BR-Docs Linux. 8

13 Guide de l administrateur Si vous utilisez un proxy, cliquez sur Configurer un serveur proxy. Deux méthodes de configuration sont possibles : Configuration automatique. Cliquez sur Détecter automatiquement les paramètres, puis sélectionnez Enregistrer. Configuration manuelle. Cliquez sur Configurer manuellement les paramètres, renseignez les champs situés en dessous, puis sélectionnez Enregistrer. 2 Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les paramètres du serveur BR-Docs. Un test de communication est exécuté pendant le processus d enregistrement pour vérifier les paramètres. Une info-bulle s affiche dans la barre de notification de Windows pour vous informer des résultats du test. IMPORTANT BR-Docs Plug-In for Office est compatible avec les serveurs de gestion de documents numériques BR-Docs, version 5.2 ou ultérieure. 9

14 Chapitre 2 Installation d add-ins 2 Lancez le module BR-Docs Plug-In for Office : Dans le menu Démarrer, cliquez sur BR-Docs Plug-In for Office, sous Tous les programmes - BR-Docs - BR-Docs Plug-In for Office. OU Double-cliquez sur l icône BR-Docs Plug-In for Office créée sur votre bureau Windows par le programme d installation. Dans l onglet Installation d Add-in Manager, vous pouvez activer ou désactiver tous les add-ins Office. Cliquez sur Installer tous les Add-Ins disponibles pour lancer l installation de tous les add-ins. La fenêtre d installation des add-ins Microsoft Office s ouvre alors. Sélectionnez Installer pour les installer. Vous pouvez également choisir d installer chacun d eux individuellement. Pour ce faire, suivez les instructions des paragraphes suivants. 10

15 Guide de l administrateur Installation pour l Explorateur Windows 2 Lancez le module BR-Docs Plug-In for Office : Dans le menu Démarrer, cliquez sur BR-Docs Plug-In for Office, sous Tous les programmes - Brother - BR-Docs - BR-Docs Plug-In for Office - Administrateur - BR-Docs Plug-In for Office. OU Double-cliquez sur l icône BR-Docs Plug-In for Office créée sur votre bureau Windows par le programme d installation. Cliquez sur le bouton Installer pour lancer l installation des add-ins Windows Explorer pour chaque type de document (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, PDF, dossiers Windows ). 2 Lorsque les add-ins sont installés, l interface se présente comme suit : Chaque fois que vous cliquez sur Installer, une info-bulle s affiche pour confirmer l installation du plug-in. Une fois les add-ins installés, un nouveau menu s affiche lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur un dossier ou un fichier depuis l Explorateur Windows : Classer dans BR-Docs. 11

16 Chapitre 2 Installation pour Microsoft Word 2 Lancez le module BR-Docs Plug-In for Office : Dans le menu Démarrer, cliquez sur BR-Docs Plug-In for Office, sous Tous les programmes - Brother - BR-Docs - BR-Docs Plug-In for Office - Administrateur - BR-Docs Plug-In for Office. OU Double-cliquez sur l icône BR-Docs Plug-In for Office créée sur votre bureau Windows par le programme d installation. La fenêtre ci-dessous s ouvre : 12

17 Guide de l administrateur Suivez maintenant la procédure d installation : Description Dans la section «Microsoft Office 2010», sur la droite de «Word Addin 2010», cliquez sur le bouton Installer pour lancer le processus d installation. La page d accueil s affiche. Cliquez sur Suivant. Illustration 2 Le chemin d accès pour l installation de l add-in s affiche. Cliquez sur Suivant. 13

18 Chapitre 2 Description Une page de confirmation s affiche. Cliquez sur Suivant pour lancer l installation. Illustration Attendez que l installation soit terminée. L installation est à présent terminée. Cliquez sur Fermer. Une fois l installation terminée, un nouvel onglet BR-Docs est ajouté à Microsoft Word. Il contient une option Classer permettant de classer un document dans BR-Docs. 14

19 Guide de l administrateur Installation pour Microsoft Excel Reportez-vous au processus d installation pour Microsoft Word (section Installation pour Microsoft Word), mais utilisez le processus correspondant au plug-in Microsoft Excel. Installation pour Microsoft PowerPoint Reportez-vous au processus d installation pour Microsoft Word (section Installation pour Microsoft Word), mais utilisez le processus correspondant au plug-in Microsoft PowerPoint. Installation pour Microsoft Outlook 2 Reportez-vous au processus d installation pour Microsoft Word (section Installation pour Microsoft Word), mais utilisez le processus correspondant au plug-in Microsoft Outlook. Une fois l installation terminée, un nouveau menu est ajouté à Microsoft Outlook. Un nouveau dossier «BR-Docs» est ajouté à la boîte aux lettres. 15

20 3 Guide de l utilisateur 3 Utilisation de la fenêtre «Classement dans BR-Docs» 3 Lorsque vous classez des documents, BR-Docs Plug-In for Office affiche la fenêtre Classement dans BR-Docs. Dans cette fenêtre, vous devez réaliser les tâches suivantes : Vérifier les documents à classer dans la liste des documents. Si cette liste ne contient qu un seul document, il sera sélectionné par défaut. Choisir le répertoire BR-Docs dans lequel classer les documents sélectionnés. Choisir le type d indexation (avancée ou non). Si vous sélectionnez Oui, un formulaire s affiche. Vous pouvez y sélectionner la règle d indexation à appliquer aux documents. Cliquez sur Archiver pour démarrer le classement de documents dans BR-Docs. Cliquez sur Annuler pour annuler le classement et fermer la fenêtre. IMPORTANT Le traitement peut prendre quelques secondes. 16

21 Guide de l utilisateur Si la liste de documents contient plusieurs documents, vous pouvez sélectionner ceux que vous souhaitez classer : 3 IMPORTANT Vous ne pouvez pas créer de répertoire BR-Docs depuis cette fenêtre. Si vous devez créer un nouveau répertoire, connectez-vous à votre espace de travail BR-Docs depuis votre navigateur. 17

22 Chapitre 3 Utilisation de l indexation avancée 3 Avec BR-Docs Plug-In for Office, vous pouvez choisir des options d indexation avancée lorsque vous classez des documents. IMPORTANT Cette fonction vous permet d intégrer des index à la documentation en cours de classement dans BR-Docs. Pour que l indexation avancée fonctionne, vous devez utiliser BR-Docs 5.2 ou ultérieur. Lorsque vous classez des documents, BR-Docs Plug-In for Office communique avec BR-Docs pour récupérer la liste des types de documents qu il peut traiter et les index liés. Si vous souhaitez qu une règle s affiche dans BR-Docs Plug-In for Office, cette règle doit avoir été utilisée au moins une fois par BR-Docs et être configurée dans ce sens pour utiliser BR-Docs Plug-In for Office. Si vous sélectionnez Oui pour l indexation avancée, BR-Docs Plug-In for Office affiche la liste des règles. Lorsque vous sélectionnez la règle souhaitée, un formulaire contenant la liste des index liés à cette règle s affiche. Ces index seront associés au document et utilisés pour les recherches de documents dans BR-Docs. 18

23 Guide de l utilisateur REMARQUE Ces index figurent sous les propriétés du document dans votre interface BR-Docs. Si vous ne souhaitez pas utiliser l indexation avancée, votre document sera enregistré sous le type Défaut. 3 19

24 Chapitre 3 Classement de documents via l Explorateur Windows Classer un dossier 3 Cet add-in vous permet de classer tous les documents enregistrés dans un dossier Windows. Cliquez avec le bouton droit sur un répertoire pour ouvrir son menu contextuel, puis cliquez sur Classer dans BR-Docs. La fenêtre Classement dans BR-Docs s affiche. Consultez la section Utilisation de la fenêtre «Classement dans BR-Docs» pour plus d informations sur le traitement du classement. 20

25 Guide de l utilisateur Classer un document 3 Pour classer dans BR-Docs un document PDF, un document Microsoft Word, une feuille de calcul Microsoft Excel ou un diaporama Microsoft PowerPoint directement depuis l Explorateur Windows, cliquez avec le bouton droit sur le document, puis cliquez sur Classer dans BR-Docs. 3 La fenêtre Classement dans BR-Docs s affiche. Consultez la section Utilisation de la fenêtre «Classement dans BR-Docs» pour plus d informations sur le traitement du classement. Une fois que vous avez choisi un répertoire de destination pour le document, cliquez sur Archiver pour démarrer le classement de documents dans BR-Docs. 21

26 Chapitre 3 Classement de documents Microsoft Word Pour classer un document Microsoft Word dans BR-Docs, ouvrez l onglet BR-Docs, puis cliquez sur le bouton Classer. La fenêtre Classement dans BR-Docs s affiche. Consultez la section Utilisation de la fenêtre «Classement dans BR-Docs» pour plus d informations sur le traitement du classement. Classement de documents Microsoft Excel Pour classer un document Microsoft Excel dans BR-Docs, ouvrez l onglet BR-Docs, puis cliquez sur le bouton Classer. La fenêtre Classement dans BR-Docs s affiche. Consultez la section Utilisation de la fenêtre «Classement dans BR-Docs» pour plus d informations sur le traitement du classement. Classement de documents Microsoft PowerPoint Pour classer un document Microsoft PowerPoint dans BR-Docs, ouvrez l onglet BR-Docs, puis cliquez sur le bouton Classer. La fenêtre Classement dans BR-Docs s affiche. Consultez la section Utilisation de la fenêtre «Classement dans BR-Docs» pour plus d informations sur le traitement du classement. 22

27 Guide de l utilisateur Classement de documents Microsoft Outlook 3 Cet add-in vous permet de classer et d indexer des s et pièces jointes dans BR-Docs, directement depuis Microsoft Outlook. Il existe deux façons de classer un ou plusieurs s : Sélectionnez le ou les s à classer, puis faites-les glisser dans le sous-dossier BR-Docs correspondant. 3 Sélectionnez le ou les s à classer, puis cliquez sur Classer dans BR-Docs, sous l onglet Compléments, en haut de la barre d Outlook. 23

28 Chapitre 3 La fenêtre Classement dans BR-Docs s affiche. Elle contient des paramètres pour Microsoft Outlook : Dans cette fenêtre, vous pouvez sélectionner les s et pièces jointes à classer en cochant les cases correspondantes. Les s sont classés au format texte PDF et les pièces jointes dans leur format d origine. Vous pouvez modifier le titre des s si vous le souhaitez. Pendant le processus de classement, BR-Docs Plug-In for Office utilise ce titre pour créer un répertoire dans BR-Docs et y classer l au format PDF et les pièces jointes. Si vous ne sélectionnez qu une seule pièce jointe, BR-Docs Plug-In for Office ne crée pas de répertoire et classe le document dans l espace de travail BR-Docs sélectionné dans la liste des dossiers Microsoft Outlook. BR-Docs Plug-In for Office offre une indexation automatique avancée des s avec Microsoft Outlook. BR-Docs Plug-In for Office indexe l expéditeur, le destinataire et la ligne d objet de chaque que vous classez. L sera classé dans BR-Docs sous le type de document «Microsoft Outlook». Consultez la section Utilisation de l indexation avancée pour plus d informations sur l indexation avancée. IMPORTANT BR-Docs Plug-In for Office ne classe que les s. Vous ne pouvez pas classer d autres objets Microsoft Outlook, comme des demandes de réunion, des événements ou des tâches. Lorsque vous classez un , l d origine n est pas supprimé de votre boîte aux lettres. 24

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