FORUM DES GESTIONNAIRES. Actualités du Service Financier et Comptable. Vendredi 5 décembre 2014 P. 1. Délégation Normandie

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1 P. 1 FORUM DES GESTIONNAIRES Actualités du Service Financier et Comptable Vendredi 5 décembre 2014

2 SOMMAIRE P. 2 1 I Point d étape SCTD 2 I Les achats réguliers 3 I Fiches fournisseurs 4 I Fin d exercice I Point budgétaire 6 I Nouvelle instruction missions 7 I Questions diverses

3 P. 3 1 I Point d étape SCTD

4 1 I Point d étape SCTD Contexte : P. 4 La dématérialisation de la chaine de la dépense est un projet prioritaire pour l établissement qui fait partie du plan d action adopté par le CA du CNRS le 17 février ) Organisation et missions : Service de la DCIF implanté à Nancy et placé sous la responsabilité de l Agent Comptable Principal du CNRS, ce service aura pour missions : - de dématérialiser les factures papier - de gérer le fichier des fournisseurs du CNRS - de réaliser des contrôles pour le compte du comptable

5 1 I Point d étape SCTD P. 5 2) Les impacts : - Suppression des tâches liées au traitement des factures : ouverture des enveloppes, enregistrement des factures, impression des bordereaux de factures, envoi des pièces à la DR, etc. >> temps dégagé pour des tâches à plus forte valeur ajoutée : suivi des contrats de recherche, tenue de l inventaire physique, qualité des commandes, suivi du budget de l unité,. - Maintien des prérogatives des unités dans leurs décisions d achat

6 Traitement facture Traitement commande 1 I Point d étape SCTD 3) L unité dans la nouvelle organisation : P. 6 Processus gestion de la dépense Saisit une commande dans Geslab Réceptionne un produit/une prestation Atteste le Service Fait dans Geslab Ne reçoit plus sa facture Reçoit éventuellement un workflow Traite le workflow (avec l aide du SFC le cas échéant) peut visualiser à tout moment sa facture et son état d avancement continue ensuite à recevoir dans Geslab le flux de la facture réglée

7 1 I Point d étape SCTD 4) Les outils : Un scanner P. 7 Invoices (lecture et reconnaissance) Process director (intégration dans BFC)

8 1 I Point d étape SCTD 5) Le calendrier : P : lancement du projet 2012 : appel d offres et conception de la solution 2013 : mise en œuvre et expérimentation - 2 avril : ouverture du SCTD à Nancy - 3 ème trimestre : lancement des sites pilotes 2014 : Déploiement des 5 premières DR

9 1 I Point d étape SCTD 6) Le déploiement, focus sur une délégation : P. 9 M-1 Information officielle des acteurs S-2 Formation Formateurs de toute la vague (3 jours) Démarrage délégation Semaine 1 Semaine 2 1 er point déploiement à la fin de la 1 ère semaine de démarrage 2 éme point déploiement à la fin de la 2 ème semaine de démarrage Formation gestionnaires Formation gestionnaires Préparation Déploiement Déploiement Le démarrage se fait au fur et à mesure des formations dispensées, sur 1 mois environ Un laboratoire est formé sur 1 journée, et démarre le lundi de la semaine suivante

10 P I Les achats réguliers

11 2 I Les achats réguliers P. 11 1) Les enjeux d une bonne codification : - Juridique : le contrôle et le respect des seuils des marchés publics - Financier : la justification auprès des financeurs (FEDER ) et des autorités de contrôle (Cour des comptes, ) du respect des règles relatives aux marchés publics - Comptable : qualité des comptes - Analytique : la mesure de la consommation réelle sur une famille d achat

12 2 I Les achats réguliers P. 12 2) Le contexte : - Audits INTERREG et FEDER - Cumuls > sur les achats réguliers - Pénalités

13 2 I Les achats réguliers 3) Quelles solutions? P Respect des règles internes du CNRS - Mise en concurrence et traçabilité - Surveillance des cumuls

14 2 I Les achats réguliers P. 14 4) Quels outils? - NACRES - Les unités fonctionnelles - Le Projet GAUSS - Les marchés locaux ou nationaux

15 P I Fiches fournisseurs

16 3 I Fiches fournisseurs P. 16 1) Objectifs : Création et fiabilisation d une base fournisseur unique pour le CNRS Mise en place de RESEDA, outil partagé par tous : unités, SFC et SCTD. Plus fiable et plus convivial que COUGUAR. Création d une cellule Tiers au SCTD pour valider les demandes de création et de modification des fournisseurs (externes)

17 3 I Fiches fournisseurs 2) Les clés du succès : P. 17 Vérifier systématiquement l existence du fournisseur avant toute demande de création. Saisir les données obligatoires ( Nom, Adresse, SIRET, TVA Intracommunautaire ). Joindre les pièces justificatives.

18 3 I Fiches fournisseurs P. 18 Les sites importants pour vérifier la validité des informations données par les fournisseurs : Site répertoire SIRENE pour vérifier la validité du n SIRET Site européen VIES pour vérifier la validité du n TVA Intracommunautaire

19 3 I Fiches fournisseurs La vie d un fournisseur : P Création dans le référentiel avec toutes ses coordonnées, - Modification pour : 1) changement de RIB 2) changement d adresse, donc de SIRET 3) changement de raison sociale, donc de SIRET 4) liquidation judiciaire 5) absorption, fermeture Tous ces changements sont traduits dans le référentiel, avec un blocage ou non suivant le cas (Un fournisseur bloqué ne doit plus être utilisé).

20 P I Fin d exercice 2014

21 4 I Fin d exercice 2014 P Reconduction du processus de fin d exercice et de réouverture des flux - Calendrier 2014 globalement identique à 2013 pour la préparation

22 Les dates importantes du calendrier P /12/ /12/ /12/ /12/ /12/2014 Date limite Transmission DCIF planification bascule Dernières commandes sur RP Ouverture Geslab Dernier paiement dès 7h00 dans BFC pour saisie des événements 2015 par anticipation Remontée des (uniquement les crédits SE commandes et les missions, interdiction de saisir SF et factures) Derniers transferts Geslab BFC Déconnexion de l outil à partir de 17h00

23 4 I Fin d exercice 2014 P Période de fermeture de GESLAB : du 23/12/14 (17h) au 24/12/14 (7h) - Aucun accès à BFC du 29/12/14 au 05/01/15

24 Les dates importantes du calendrier P /01/2015 Du 21 au 23/01/2015 Du 26/01/2015 au 02/02/2015 Dernier flux BFC vers Geslab 13h30 : Fermeture de tous les laboratoires dans l EAI Génération dans BFC des flux d initialisation GESLAB Bascule d exercice dans GESLAB et réouverture des flux selon planification par DR

25 4 I Fin d exercice 2014 P. 25 Deux opérations à conduire conjointement du 1 er janvier jusqu à la fin de l exercice : - Le nettoyage des bases GESLAB - Le rattachement des charges à l exercice

26 4 I Fin d exercice 2014 P. 26 Le nettoyage des bases c est : - Importer les sessions en attente - Intégrer tous les mouvements - Intégrer et traiter les rejets commandes, SF et factures - Lancer la vérification de cohérence avec correction automatique quotidiennement - Solder les commandes qui n ont plus lieu d être (doublons, annulations ) - Contrôler et traiter votre HISTO-DAX - Traiter les commandes, factures et missions avec statut autre que «transmis» - Vérifier les lignes de commandes livrées mais non facturées - Solder les OMP après intégration de la dernière facture en accord avec DR - Corriger les déphasages pour les missions liquidées à 0

27 4 I Fin d exercice 2014 P. 27 Le rattachement des charges à l exercice : - Saisir tous les services faits constatés (dès constatation) avant la fin de l exercice - En 2015, indiquer la date exacte du SF pour les commandes de Répondre avec diligence et précision aux demandes du SFC > Critères de rattachement à retenir : livraison du bien (ou mise en service) ou fin de l exécution de la prestation

28 4 I Fin d exercice 2014 P. 28 Pour information : - Annulation (DCIF) des missions non soldées dont la date de fin est antérieure au 31/12/ Suppression (DCIF) des commandes 2009 à 2013 non soldées (engagé 0 / facturé 0)

29 4 I Fin d exercice 2014 P. 29 Les outils à votre disposition à exploiter et à mettre en relation avec les états de reporting GESLAB : - Historiques laboratoires - ECCUS - Etats FINEX - Et bien sûr la SFC ou le SSI (dr19.sos-geslab@cnrs.fr)

30 P I Point budgétaire

31 5 I Point budgétaire P. 31 1) Mise en place des crédits : La provision mise à disposition des délégations pour leur permettre de mettre en place les crédits est calculée en fonction des recettes prévisionnelles du CNRS (budget primitif) puis ajustée au mois de septembre en fonction du réalisé (budget rectificatif). Jusqu en 2012, les recettes réelles étaient > aux recettes prévisionnelles. La provision était donc réabondée : il n y avait aucune difficulté de mise en place. En 2013, le phénomène s est inversé. Pour la première fois, il y a eu diminution des recettes et donc de la provision (septembre 2013). En 2014, il s est encore accentué. Les recettes prévisionnelles ainsi que la provision ont été revues fortement à la baisse. Malgré une installation à 50 % en janvier, blocage de la provision dès juillet.

32 5 I Point budgétaire P. 32

33 5 I Point budgétaire P. 33

34 5 I Point budgétaire 1) Mise en place des crédits : P. 34 Conséquences : - Les prévisions de dépenses doivent être calculées au plus juste (installation de 50 % en janvier puis le reste sur demande du laboratoire) et réajustées au plus vite si des événements venaient à les modifier, - La priorité est donnée aux recrutements puis aux mises en place sur les contrats justifiables, - Le SFC arbitre en dernier ressort pour les autres mises en place (dont les ressources banalisées), - Les unités s autofinancent dans la mesure du possible (transferts de crédits entre OTP).

35 5 I Point budgétaire 2) Taux de consommation des crédits : P RP mise en place RP engagées RP non consommée Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept Oct Nov Montant de la provision en baisse de / 2013 soit une diminution d environ 25%. Au 30 juin 2014 : MEP = Taux d engagé = 47,90 % - Disponible = Au 30 Novembre : MEP = Taux d engagé : 83,01 % - Disponible = Pour mémoire : Au 30 Juin 2013 : MEP = Taux d engagé = 41,53 % - Disponible = Au 30 Novembre 2013 : MEP = Taux d engagé : 78,19 % - Disponible =

36 5 I Point budgétaire 3) Réactualisation des prévisions des mises en place pluri-annuelles : P Les mises en place 2014 sont souvent inférieures aux montants prévus : Il y a donc décalage entre les estimations et la réalisation des dépenses, - Pour 2015, afin d être au plus près de la réalité, il est nécessaire de les réactualiser, - Les mises en place se feront au vu de cette nouvelle fiche.

37 5 I Point budgétaire 4) Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) au 01/01/2016 : P. 37 DR Unité Mise en place des crédits tout au long de l année, Gestion des AE (budget d engagement) et des CP (budget de paiement), Fiche de prévisions pluri-annuelles des dépenses pour les contrats, Intégration des mises en place dans GESLAB, Engagements des crédits, Pilotage périodique des crédits (AE/CP), Suivi de la programmation des projets (écart prévision réalisation), Retour périodique à la DSFIM d éléments de suivi Suppression Mise en Place de crédits Fiche financière par contrat avec détail annuel des engagements, actualisable après signature, Enveloppe financière globale pour la gestion des engagements (SE et RP), Pour les contrats, engagement possible à hauteur de l AGD (autorisation globale de dépense = limite maximale des dépenses autorisées sur la durée du contrat) => Le chercheur a la possibilité donc d utiliser l intégralité de l enveloppe de son contrat en une année.

38 5 I Point budgétaire 4) Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) au 01/01/2016 : P. 38 Résumé : Un contrat = une AGD (Autorisation Globale de Dépense) Le chercheur prévoit ses dépenses annuellement par contrat (fiche financière actualisable tout au long de la vie du contrat) La somme de ces prévisions (tous labos tous contrats) donne la capacité totale d engagement de la DR pour l exercice(plafond AE) Le chercheur peut engager la totalité de son AGD même si cela n est pas prévu >> consomme le plafond AE de la DR (visa SFC) Conclusion : plus de souplesse mais programmation-anticipation et pilotage (soutenabilité budgétaire)

39 P I Nouvelle instruction missions

40 6 I Nouvelle instruction missions P. 40 1) Textes de références : - Décret n du 3 juillet Instruction CNRS du 13 octobre 2014

41 6 I Nouvelle instruction missions P. 41 2) Les précisions : - L Etat de frais : Sa signature vaut approbation du déroulement de la mission >> les différences avec l OM ne nécessite pas de resaisir ce dernier - Les marchés nationaux liés aux missions : Ils sont toujours obligatoires, la dérogation n est autorisée que lorsqu elle est dictée par une contrainte technique ou temporelle. Elle ne peut résulter d un choix du missionnaire ou de l unité.

42 6 I Nouvelle instruction missions P. 42 3) Les évolutions : - La carte corporate : Reste un moyen de paiement avec débit différé mais n entraine plus le bénéfice des tarifs du marché hébergement. - Le marché hébergement : Pour le marché hébergement, seule la fourniture d une attestation de passage hors marché permettra de rembourser au-delà de 60.

43 6 I Nouvelle instruction missions P. 43 3) Les évolutions : - Déplacements dans les pays à risques : Suivre pas à pas la procédure (attention aux délais contraints) - Les missions à l étranger : Disparition de la notion d heure le jour du départ. Remboursement des repas sur déclaration (cohérence avec les horaires mentionnés sur l état de frais)

44 6 I Nouvelle instruction missions 3) Les évolutions : P Véhicule personnel : La copie du permis de conduire est à produire chaque année. Remboursement sur la base du trajet le plus direct. - Véhicule de location : Recours obligatoire au marché Pas de paiement par bon de commande Déplacements dans une zone géographique restreinte ou autour d une ville - Véhicule administratif CNRS : Règlement des frais de carburant via une carte de carburant, pas de remboursement au missionnaire

45 6 I Nouvelle instruction missions P. 45 4) Précisions à venir - Le forfait - Le nouvel état de frais

46 P I Questions diverses

47 7 I Questions diverses P. 47 1) Ordres de mission : Obligation de renseigner l organisme d appartenance

48 7 I Questions diverses P. 48 2) Fiches immobilisations : Pensez à alimenter le n inventaire labo

49 7 I Questions diverses P. 49 C est à vous

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